《高效會務管理》（1天）

《高效會務管理》
課程背景：
會議作為企業(yè)管理的重要形式被企業(yè)廣泛運用，但是會務缺乏管理，會遭到與會人員厭煩，很難起到會議應有的作用，會務管理是所有會務人員必須掌握的方法與技巧。每一個成功的會議只有做到各個環(huán)節(jié)都緊密相扣才能保證整個的完美運作，而會務管理在其中發(fā)揮著環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)間的樞紐作用，了解會議和會務管理的基本要領，你才能知道如何去放置以及調節(jié)這些樞紐。
“會而不議、議而不決、決而不行、行而不果”的突出問題在企業(yè)中非常常見，很多企業(yè)管理者一直在思考如何才可以高效開會，進而提升會議效率。本課程講師羅老師曾在順豐、巴德富、麥克韋爾等集團型大型龍頭企業(yè)有成功的實踐和經驗總結，通過實戰(zhàn)學習、分享和練習，徹底解決企業(yè)管理者會務管理不力的困惑：
不清楚會議規(guī)模與會務安排之間的關系；
會前籌備缺少計劃，凌亂不堪導致臨時抱佛腳；
會中安排的各種座席、接待等禮儀不專業(yè)；
會中流程缺乏部署，會務方向把握不準；
5）會后缺少嚴密的閉環(huán)流程，會后執(zhí)行不到位；
......
課程收益：
1.了解會議是一種企業(yè)活動，需具備對應的特點；
2.了解會議的目的、意義、種類和體系；
3.了解會議效率不高的原因及對策；
4.掌握大中型會議會前、會中和會后的關注事項；
5.掌握會議中的溝通和反饋技巧、主持技巧、速記技巧等；
6.現場設置場景實操訓練，講師點評。
培訓對象：企業(yè)各級員工、會議策劃和組織者、會議主講者、會議參與者
課程時間：1天
課程形式：理論講解+分組研討+視頻賞析+現場模擬+實戰(zhàn)點評
課程大綱：
一、對會議的基礎認知
1.1 會議是一種常見的企業(yè)活動
1.會前、會中和會后，策劃與執(zhí)行誰更重要？
2.企業(yè)活動的一般步驟
3. 企業(yè)活動策劃的九大基本原則
4. 企業(yè)活動的概念與類別
5. 企業(yè)活動的特點
6.企業(yè)活動的核心步驟
1.2 會議的含義與種類
1.按時間分：晨會、夕會;周會、月度會、季度會、年度會
2.按參會人分：外部會、內部會、全員會、部門(小組)會
3.按形式分：例行會、辦公會、臨時會;
4.按內容分：布置會、動員會、匯報會、協(xié)調會、總結會、研討會、培訓會
5.按規(guī)模分：小型會議、中型會議、大型會議、特大型會議
1.3 會議管理關注點
1.開什么類型會議？?
2.會議內容？（會議計劃表）
3.跟誰開會？誰必須參與，誰邀請參與，誰無需參與？
4.不開什么會？
二、會務管理常見問題
2.1 會議常見的問題
討論：您日常組織會議和參會中的問題發(fā)現有哪些？
1.開會目的不明確；
2.會前各類準備不足；
3.重要的人未邀請或沒來參會；?
4.會中安排的各種座席、接待等禮儀不專業(yè)；
5.會中流程缺乏部署，會務方向把握不準，主持方法欠缺；
6.會后缺少嚴密的閉環(huán)流程，會后執(zhí)行不到位；
2.2 會議的成本 VS 成效
1.直接成本與成效?
2.間接成本與成效?
3.會議的感受與影響
三、高效會議/會務閉環(huán)管理實戰(zhàn)
3.1 高效會議的基本要求
1.凡是會議，必有準備；?
2.凡是會議，必有主題；
3.凡是會議，必有議程；
4.凡是會議，必有紀律；?
5.凡是會議，必有記錄；
6.凡是會議，必有決議；
7.凡是會議，必有追蹤；
1) 開會+不落實=零?
2) 布置工作+不檢查=零
3）會議管理前中后比例--4:2:4
3.2 高效小型會議管理12345模型--以跨部門會議為例（重點）
1.一個中心--會議目的
2.兩個基本點--會前準備、會后跟蹤
3.會前--樹立與會者的責任意識
1）主持人的守則與責任
2）參會者的守則與責任
3）如何處理會議中的沖突
4.會前準備
1）會議主題及流程?
2）會議地點、時間選擇
3）會議文件準備?
4）會議物質準備?
5）會議通知準備
5.會中控制
1）三大主持人主持原則：① 團結與會人員 ② 集中大家注意力
③ 鼓勵發(fā)言
2）會議記錄技巧
3）四種干擾會議行為：滔滔不絕者、交頭接耳者、沉默者、跑題者
6.會后落實
1）會議結果明確?
2）追蹤計劃清晰
3）執(zhí)行落實獎懲
7.五個高效會議步驟：有效開場、澄清觀點、展開討論、形成決策、總結跟進
3.3 大中型會議管理--以公司大型新春團拜會為例（重點）
1. 大型會議如同軍事部署
視頻賞析：諸葛亮調兵遣將
2. 企業(yè)活動項目風險管理
案例1：2021年東京殘奧會升旗儀式中日本國旗意外掛錯方向事件
案例2：2021年深圳賽格大廈晃動事件
工具：風險評估事項確認表
討論：請以公司新春團拜會為例，例舉一份項目資源需求清單
1）人力資源
2）財務資金
3）物質裝備
4）信息傳播
企業(yè)活動項目人力資源整合
特邀嘉賓邀請對象、整合策略及注意事項
受眾賓客功能目的、整合策略及注意事項
幕后團隊成員構成、整合策略及團隊管理
合作伙伴功能作用、整合策略及注意事項
企業(yè)活動項目物質裝備整合
企業(yè)活動項目物質裝備清單
活動場地功能作用、整合策略及注意事項
活動設施功能作用、整合策略及注意事項
活動裝備功能作用、整合策略及注意事項
活動用品功能作用、整合策略及注意事項
企業(yè)活動項目信息傳播整合
企業(yè)活動項目信息傳播清單
活動前期傳播內容、目的、途徑及策略
活動現場傳播內容、目的、手段及策略
企業(yè)活動項目費用運營
大中型會議會務策劃與運營實踐指引（重點）
會前調研、策劃方案與簽呈審批；
啟動通知與啟動會；
策劃組的主要職責、工作內容和注意要點；
宣傳組的主要職責、工作內容和注意要點（含會前、會中和會后宣傳）；
評優(yōu)組的主要職責、工作內容和注意要點；
文案組的主要職責、工作內容和注意要點；視頻組的主要職責、工作內容和注意要點（含暖場視頻、現場視頻、各環(huán)節(jié)視頻、現場拍攝和視頻錄制等）；
主持組的主要職責、工作內容和注意要點；
禮儀組的主要職責、工作內容和注意要點（含迎賓、接待話術、禮儀等）；
化妝組的主要職責、工作內容和注意要點；
現場組的主要職責、工作內容和注意要點（含會場布置等）；
會務組的主要職責、工作內容和注意要點（含接待規(guī)格、人員安排、座位安排等）；
車輛組的主要職責、工作內容和注意要點（含車輛安排與管理等）；
安保組的主要職責、工作內容和注意要點（含場內外安全防護等）；
采購組的主要職責、工作內容和注意要點；
案例：BATF新春團拜會案例
四、現場實操演練與講師點評（重點）
4.1 二選一：
1. 參考“高效小型會議管理12345模型”，現場分角色，結合公司實際場景實操，召開MINI會議，實戰(zhàn)演練；
2. 參考“大中型會議會務策劃與運營實踐指引”，結合公司實際，現場分工協(xié)作，做出一個會議會務策劃方案，學員代表分享；
4.2 學員互評；
4.3 講師點評?；
備注：課后講師會給很多實操表格、工具、模板，拿來即用！

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