工作分析法是人事管理的一重要工具，經(jīng)過工作分析所產(chǎn)生的工作說明書(或稱職位說明書)是人事管理的一切基礎(chǔ)。

1.工作分析意義

所謂工作分析，是對某項工作，就其有關(guān)內(nèi)容與責任的資料，給予匯集及研究、分析的程序。企業(yè)為能在科學的基礎(chǔ)上雇用工作人員，就必須對工作人員的素質(zhì)先行訂立標準，而為了建立人員的素質(zhì)標準，就必須對工作的職務與責任加以研究。工作分析的成果便是撰寫成"工作說明書"及"工作規(guī)范"，此項資料在人事管理上有下列用途：

(1)在編制人力計劃時，可了解業(yè)務上所需人員的條件。

(2)在聘請人才時，可了解各職位所需人員的資歷。

(3)在核定工資等級時，可按其工作職責核定其工資。

(4)在訓練發(fā)展人員時，可根據(jù)工作上所需技能加以培訓。

(5)在考評工作人員效益時，可根據(jù)工作上的要求效益評定其等級。

2.工作分析步驟
工作分析的步驟有下列各項：

(1)收集背景資料：包括機構(gòu)或企業(yè)現(xiàn)有的背景資料，如業(yè)務項目、組織圖、各部門職責。

(2)選擇具有代表性的工作加以分析。

(3)收集工作各項分析資料。

(4)撰寫工作說明書。

(5)撰寫工作規(guī)范。

3.工作分析方法
進行工作分析須有訓練有素的專業(yè)工作分析人員，工作分析一般采用下列方法進行：

(1)觀察(Observation)。為對所分析工作獲得真實了解，分析人員可到工廠實地觀察。分析人員于觀察工作時，必須要注意工作分析要素："做什么"、"如何做"、"為何做"，以及工作中所包含的"技術(shù)"，來探求工作的內(nèi)容。

(2)問卷(Questionnaire)。由分析人員制作工作分析問卷，問卷中包括工作內(nèi)容，職責，使用材料與設(shè)備，以及工作上所需的知識能力等事項。

(3)面談(Interview)。較多公司雇用工作分析師，對工廠人員舉行面談、訪問，以獲得一切有關(guān)資料。此法亦是國外企業(yè)界使用最廣的方法。

4.工作分析的項目
工作分析在進行時，應包括哪些項目，需視分析的目的而有所不同。一般而言，工作分析包括以下項目：

(1)工作名稱。此名稱是公司用以招聘人員，或工作人員之間彼此所用的工作名稱。

(2)聘請人員數(shù)目。同一工作所聘請工作人員的數(shù)目和性別。

(3)工作公司。指工作所在的公司，及其上下左右的關(guān)系，亦即說明工作的組織位置。

(4)執(zhí)行的工作。工作人員為達成其工作目的，所需執(zhí)行的任務。

(5)職責。此項因素是工作人員所負的責任，包括所予監(jiān)督及所受予監(jiān)督程度的高低，因錯誤結(jié)果所造成的損失程序等。

(6)工作知識。圓滿處理某一工作，工作人員所應具備的實際知識。

(7)智力的應用。適當執(zhí)行工作任務時，必須運用的智力及其方法。

(8)經(jīng)驗。工作是否需要經(jīng)驗及何種經(jīng)驗，此因素對人員招聘、訓練及評定工作價值、決定工資都很重要。

(9)教育與訓練。工作人員需具有怎樣的學歷及應受怎樣的訓練，此資料可用為訓練工作所需。

(10)熟練及精確。此因素適用于需用手工操作的工作，工作的精確可用允許差誤的限制說明。

(11)裝備、器材及補給品。此包括工作所使用或所處理的裝備、器材及補給品。 (12)與其他工作的關(guān)系。表明該工作與同公司中其他工作的關(guān)系。

(13)體能要求。表明該工作人員體能狀況的要求，包括視力、聽力、跳越、爬高、舉重、推力等，此因素對需靠體力工作的人員甚為重要。

(14)工作環(huán)境。包括室內(nèi)、室外、溫度、濕度、噪音、光度及工作危險性等。

(15)工作人員特性。指執(zhí)行工作的主要能力。包括四肢的力量及靈巧能力、感覺辯識能力、記憶、計算及表達能力。

(16)工作時間與輪班。工作時數(shù)、工作天數(shù)及一次輪班的時間幅度，是工作分析的重要資料。以上所列分析項目，并非所有職位均需包括，例如在辦公室擔任內(nèi)勤工作者則上列?quot;熟練及精確""裝備器材及補給品""體能要求""工作環(huán)境"等項目可以不必列入。

5.工作說明書與工作規(guī)范
工作說明書與工作規(guī)范是工作分析的成果。該兩項業(yè)務是人事管理的一切基礎(chǔ)。

(1)工作說明書(Job Description)。透過工作分析程序所獲得資料，可撰寫成工作說明書。工作說明書的詳盡程度或項目需視工作說明書使用目的而定。如果工作說明書是用來教導人員如何工作，則工作說明書對工作內(nèi)容必須詳加說明。如果工作分析的目的是為了工作評價，則應著重工作職務的繁簡及責任的輕重。至于如何撰寫工作說明書始能符合企業(yè)需求，以下各項值得注意：

①說明書須能根據(jù)使用目的，反映基本的工作內(nèi)容。

②工作項目應包羅無遺。

③各說明書間文字措辭應保持一致。

④文字敘述應簡潔清晰。

⑤工作職稱可表現(xiàn)出工作技術(shù)水平及職責高低。

⑥可充分顯示各工作間的真正差異。

(2)工作規(guī)范(Job Specification)。

工作規(guī)范是工作人員為完成工作，所需要的知識、技術(shù)、能力及所應具備最低條件的說明。工作說明書是在描述工作，而工作規(guī)范則是在描述工作所需的人員資歷，后者主要是用以指導如何招聘和錄用人員。為了簡化，工作說明書與工作規(guī)范都合并一起。工作規(guī)范成為工作說明書中職位擔任人員需要的資歷條件之一。

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