分身有術(shù)提升時間管理與工作效率的四項修煉

分身有術(shù)—提升時間管理與工作效率的四項修煉
【課程背景】
時間對于每個人來說都是公平的，但創(chuàng)造的價值卻不同。時間管理能力較強的人，把工作安排得井然有序，從容自如，可以利用有限的時間創(chuàng)造出無限的工作績效；而時間管理能力差的人，從早忙到晚，廢寢忘食，天天加班卻依然有忙不完的工作，工作效率低下。究其原因，效率不同是一個重要因素！而效率的背后卻是時間利用的差異，也就是時間管理的效能。 時間管理這門課是每個人的一門必修課，無論您級別有多高，無論您做什么工作，都需要好好學習一下這門課。只有管理好自己時間的人，才能管理好自己的工作和生活。管理學大師彼得·德魯克曾說過：如果你不能管理好自己的時間，便什么都管理不好。 對于管理者而言，管理者時間管理的兩個核心：一是“聚焦要事”，授權(quán)“可由別人處理的事”給他人。二是“提升效率”，提升“應(yīng)由自己完成的事”的處理效率。主要包括科學授權(quán)、人際維護、人事決策和培養(yǎng)下屬四個維度。本課程將聚焦這四個維度，分享實用的方法和技巧： o 如何科學授權(quán)“可由別人處理的事”給他人 o 如何高效進行人際關(guān)系維護，建立關(guān)系和信任，保持團隊的高效運轉(zhuǎn)？ o 如何有效進行人事決策，選對人且用對人，保證團隊健康發(fā)展？ o 如何培養(yǎng)下屬，解放自己的雙手，讓管理者有更多時間思考更有價值事宜？
【課程目標】
1、科學授權(quán)的步驟和技巧
2、人際關(guān)系維護的方式方法
3、進行人事決策方式方法
4、培養(yǎng)下屬的三種方式
【課程形式】
1、針對性：根據(jù)參訓企業(yè)及學員特點，針對性的選擇國內(nèi)外真實案例。
2、真實性：現(xiàn)場使用行動學習法，系統(tǒng)解決企業(yè)真實問題。
3、系統(tǒng)性：內(nèi)在邏輯性讓你頓然開悟，課后運用倍感輕松。
【課程對象】
企業(yè)各級管理人員
【課程時長】
2天（6小時/天）
【課程大綱】
課程導(dǎo)入：認識你的時間
1、猴子管理法則
【案例導(dǎo)入】猴子管理法則：如何避免自己忙死、下屬閑死？
【課堂分享】如何才能避免下屬的“猴子”跳到自己背上呢？
【課堂討論】你的時間主要用在哪些事上？如何提高事情的處理效率？
2、占用管理者的時間的4個維度
①老板
②組織
③外部
④下屬
3、管理者時間管理的2個核心
1）聚焦要事：授權(quán)“可由別人處理的事”給他人
2）提升效率：提升“應(yīng)由自己完成的事”的處理效率
4、管理者時間管理的四項核心修煉：
1）科學授權(quán)——讓下屬分擔工作
2）人際維護——建立關(guān)系和信任
3）人事決策——選對人且用對人
4）培養(yǎng)下屬——解放自己的雙手
第一講：科學授權(quán)——讓下屬分擔工作
一、授權(quán)基礎(chǔ)
正確認知授權(quán)
1、授權(quán)是什么：將權(quán)力分派給其他人以完成特定活動的過程，它允許下屬做出決策
【小測驗】你認為授權(quán)是什么?
2、管理者為什么應(yīng)該授權(quán)
1）管理者授權(quán)的3個好處
2）各級管理者可授權(quán)的比例
3）管理者授權(quán)的障礙與分析
3、授權(quán)必須遵循的原則
1）授權(quán)不授責
2）授權(quán)要適當
3）授權(quán)要明確
4、可以授權(quán)的事
【案例導(dǎo)入】一位非常匆忙的市場總監(jiān)彼得
1）不可以授權(quán)的5類事項
2）可以授權(quán)的4類事項
5、可以授權(quán)的人：受權(quán)者需要滿足4個條件
1）態(tài)度積極
2）能力勝任
3）責任到位
4）品行端正
二、科學授權(quán)四步法
授權(quán)人選：了解下屬的“三三三法”
1、了解下屬的三個問題 【案例導(dǎo)入】你了解你的下屬嗎？
1）他是誰——了解下屬的基本情況
2）他想要什么——了解下屬的愿望和動機
3）他能做什么——了解下屬的能力
2、了解下屬的三個維度
1）“聊一聊”——下屬有什么樣的故事
2）“看一看”——下屬是如何工作的
3）“驗一驗”——下屬的另一面是什么
【尋求反饋】如何理解下屬所處的環(huán)境
3、“聊一聊”的三個方法
1）期望管理
2）工作面談
3）喬哈里視窗
授權(quán)任務(wù)：基于SMART原則的目標設(shè)定
1、什么是SMART原則
①明確性（S）→②可衡量性（M）→③可實現(xiàn)性（A）→④相關(guān)性（R）→⑤時限性（T）
2、實操SMART原則
【找錯】哪些目標不符合SMART原則
【練習】修改不符合SMART原則的目標
【應(yīng)用】請用SMART原則寫出部門/個人的年度目標
3、設(shè)定目標的典型錯誤的規(guī)避技巧
1）發(fā)號施令替代商討達成共識
2）不愿為達成共識花費更多時間
3）缺乏與員工共識的方法和技巧
4、設(shè)定目標的關(guān)鍵點
1）參與決策（領(lǐng)導(dǎo)參與、員工參與）
2）讓總目標成為每個人的具體目標
3）當承接目標時必須提供一個實現(xiàn)目標的行動方案
4）自上而下地分解目標，自下而上地層層保證
5）評價績效
任務(wù)下達
1、職場那么多返工的原因分析
2、真實視頻案例分享
【案例分析】領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)意圖是什么
3、典型職場管理場景
【案例分析】聽聽樊登解讀任務(wù)下達
【角色扮演】怎么任務(wù)下達給下屬
【課堂討論】工作中的返工現(xiàn)象是如何造成的
4、任務(wù)下達六步法
1）清晰解釋任務(wù)背景
2）詳細闡明授權(quán)任務(wù)
3）明確任務(wù)權(quán)責要求（匯報機制）
4）說明任務(wù)的交付標準（含交付日期）
5）確認理解與共識
5、任務(wù)下達時明確交付標準的好處
【實操演練】給下屬任務(wù)下達
6、任務(wù)下達時的常見提問
授權(quán)管控：工作狀態(tài)盡在掌控中
1、什么是匯報
2、上司期望的匯報
結(jié)果匯報：只是60分的匯報
中間匯報：能讓上級滿意的匯報
3、為什么要中間匯報
【案例分析】小明的工作事項
【課堂討論】小明怎樣匯報才讓管理者才放心？
1）中間匯報的時間選擇
2）要向上級做中間匯報的6個場合
3）屬怠于匯報的9種心態(tài)分析
4、需要下屬持續(xù)匯報的原因
1）上級對下屬所有工作承擔終極責任
2）對員工輸出不放心
3）上級對工作狀態(tài)需要盡在掌控中
第二講：人際維護——建立關(guān)系和信任（1H）
一、維系職場360度的人際關(guān)系
1、維系與上級的良好合作關(guān)系
2、建立與直屬下屬的相互尊重和支持的工作關(guān)系
3、建立與利益相關(guān)方起“雙贏”關(guān)系
二、減少領(lǐng)地意識
【案例】部門負責人的領(lǐng)地意識的產(chǎn)生根源
1、減少領(lǐng)地意識的3個要點
1）弱化領(lǐng)地意識，強化陣地意識
2）能接受評論，歡迎他人的建議
3）全局是最優(yōu)解，大局才是重點
名言：有陣地意識，沒有領(lǐng)地意識?！止?jié)跳動《領(lǐng)導(dǎo)力原則》
三、提升同部門員工的相互關(guān)系
【導(dǎo)入案例】和二柱的談話
1、什么是基于弱點的信任
【課堂分享】個人經(jīng)歷分享
2、開展基于弱點的信任活動
【小組活動】基于弱點的信任
【工具】《基于弱點的信任》活動實操參考單
四、加強跨部門協(xié)作關(guān)系
1）跨部門的輪崗機制
2）定期信息交流，部門間交叉分享（部門培訓，聯(lián)合培訓等）
3）線下活動拉近距離（沙龍，研討）
第三講：人事決策——選對人且用對人
一、業(yè)務(wù)部門管理者的人力資源管理
【課堂討論】人事（HR）是誰的事？ 2022年人才市場現(xiàn)狀？員工離職原因分析？
1、員工生命周期的管理
2、配合人力資源和行政流程
3、業(yè)務(wù)部門管理者的人力資源職責——你的部門你負責
1）業(yè)務(wù)部門管理者在人力資源六大板塊的職責
二、面試：招人是關(guān)鍵 導(dǎo)入：你是如何面試候選人的？
1、面試的4個主要事項
1）先行明確崗位最關(guān)鍵任務(wù)
2）避免一見鐘情
3）無須求全責備，候選人長處是否匹配崗位
4）需做背調(diào)
三、STAR行為描述面試法
1、STAR行為描述面試法解讀 ①Situation(背景) → ②Task(任務(wù)) → ③Action(行動) → ④Result(結(jié)果)
2、實操STAR行為描述面試法 【課堂實操】行為面試法
3、STAR行為描述面試法的2個注意事項：
1）問題一定要具有一定的挑戰(zhàn)性
2）問題不要太俗套和老舊
四、入職：用人也重要
1、入職后注意事項
1）明確3個月的關(guān)鍵目標和任務(wù)
2）期望管理
3）導(dǎo)師制
2、人事調(diào)整的注意事項
1）員工表現(xiàn)不好即果斷調(diào)整
2）直接主管要能承擔用人不當?shù)呢熑?
3）調(diào)整老員工時審慎實施
3、人事決策的2個建議
1）加強業(yè)務(wù)部門負責人的招聘技能培養(yǎng)
2）加強對新員工的前期輔導(dǎo)
第四講：培養(yǎng)下屬——解放自己的雙手
導(dǎo)入：培養(yǎng)下屬是人力資源（HR）還是業(yè)務(wù)部門管理者的事？
一、績效輔導(dǎo)
績效輔導(dǎo)
1、績效管理四部曲 【案例分析】街亭失守誰之過？
2、典型布置任務(wù)的場景的績效輔導(dǎo)
1）工作計劃中的績效輔導(dǎo)
2）工作實施中的績效輔導(dǎo)
3、什么時候需要績效輔導(dǎo)？
【案例分析】小明尋求上司協(xié)助、小剛拜訪客戶
01為員工提供日常輔導(dǎo).mp4
02通過建設(shè)性反饋幫助員工進步.mp4
績效面談
1、面談準備：準備相關(guān)資料（管理者與員工）
2、績效面談九步法
營造氣氛→（2）進入主題→（3）認真傾聽→（4）告知考核結(jié)果→（5）探討溝通→（6）設(shè)定下次目標→（7）內(nèi)容總結(jié)→（8）結(jié)束面談→（9）整理面談記錄
演練：進行績效面談
3、面談后續(xù)處理
1）制定IDP面談結(jié)果確認
二、賦能于人
1、新員工入職培訓（非HR）
1）安排導(dǎo)師
2）第1天的歡迎面談
3）部門各業(yè)務(wù)板塊介紹
4）第1周的工作面談
5）第1月的面談
2、案例討論學習
1）常見的8種討論案例
2）案例討論的能力培養(yǎng)
【案例分享】跨部門溝通的角色扮演
3、外部培訓之轉(zhuǎn)訓
1）外部學習的轉(zhuǎn)訓安排
2）轉(zhuǎn)訓對員工的3大好處
【案例分享】汽車銷售培訓后的轉(zhuǎn)訓要求
4、轉(zhuǎn)訓的能力培養(yǎng)
5、內(nèi)部研討會/內(nèi)部評審會
【案例分享】一個好的方案是如何出籠的
1）研討會的能力培養(yǎng)
6、分組管理
【案例分享】承接艱難技術(shù)攻克所面臨的困難是如何解決的
1）小組承擔任務(wù)：提升下屬的管理能力
2）A/B角形式
3）分組管理形式的能力培養(yǎng)
7、培養(yǎng)下屬的4個要點
1）目的說明
2）培養(yǎng)內(nèi)容
3）誰來培養(yǎng)
4）培養(yǎng)形式
課程回顧
8、課程回顧
1）你計劃哪些措施來改進你的時間管理？
9、后續(xù)落實措施（選擇1-2個實施/思考）：
1）科學授權(quán)四步法
2）在部門內(nèi)開展一次基于弱點的信任活動
3）培養(yǎng)下屬的五種實用方法

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