政策通知單,讓遺留問題走開
作者:毛小民 320
遺留問題往往是由于企業(yè)相關政策在傳達和執(zhí)行過程中管理不善而出現(xiàn)的。幾種常見的現(xiàn)象是:
1.業(yè)務人員口頭傳達政策,經銷商在業(yè)務人員離職后渾水摸魚,要求兌現(xiàn)某某政策,由于無法取證,公司陷入兩難境地。
2.某些業(yè)務人員準備離職,在離職前向經銷商作出公司沒有的政策承諾,自己拿到高獎金和提成后一走了之。
3.業(yè)務人員在向經銷商傳達政策的過程中,對政策斷章取義。如某公司針對一款新產品制定了激勵政策及相應的限制條件,業(yè)務員張某為了便于自己工作的開展,僅把最大力度的激勵告知客戶卻沒有講明相關條件。盡管客戶大力推廣這一新產品,月底仍沒能完成最大激勵要求的銷量指標,實際兌現(xiàn)的利益與“企業(yè)”承諾不一致,經銷商的怒氣可想而知。
4.業(yè)務人員在政策傳達過程中無中生有。如某公司業(yè)務員李某為了完成指標,私自向經銷商承諾招聘5名直銷人員,工資和費用由經銷商墊付,一定時間后由公司集中兌現(xiàn)。經銷商人招了,錢墊了,卻無法在公司兌現(xiàn)。
企業(yè)對經銷商的管理往往由業(yè)務人員負責,政策的傳達和執(zhí)行需要業(yè)務人員來完成,如果這個環(huán)節(jié)管理不善,就會導致遺留問題的出現(xiàn)。有沒有一種簡便有效的方法可以避免上述問題呢?筆者在實踐中采用的“政策通知單”制度收到了很好的效果?! ?
政策通知單
采用政策通知單,就是用書面形式告知經銷商政策,它可以達到以下目的:
避免經銷商由于理解不一樣,對企業(yè)的政策產生誤解;
避免一些經銷商由于企業(yè)業(yè)務人員變動,渾水摸魚謀取不當利益;
避免業(yè)務人員在企業(yè)和經銷商之間玩弄兩面手法。
政策通知單樣單見表1。

政策通知單填寫要求
填寫政策通知單要遵循以下相關要求:
1.“市場”項要填寫經銷商所在的市場,“經理”項要填寫在公司登記的經銷商姓名,經銷商簽字處必須是公司登記經銷商或其授權人簽名;
2.“月份”項必須填寫注明政策執(zhí)行期限;
3.“限制條件”指經銷商享受這項政策是否有附加條件,如銷量指標等,“備注”部分用以補充說明注意事項;
4.表格內不能留有空格,空白項必須用斜杠劃去;
5.“其他政策”用以填寫在單品欄內無法闡述清楚的政策,如“本月銷量達到100萬元,公司獎勵一輛價值3萬元面包車”;
6.簽名必須由相關人員親筆簽署或由其授權人簽署;
7.日期部分要求大寫?! ?
落實制度
為使政策通知單制度有效落實,公司要把采取政策通知單的時間、目的、注意事項,以公函的方式發(fā)給每個經銷商。同時,制定相應的規(guī)章制度并嚴格執(zhí)行。參考制度如下:
1.業(yè)務人員必須按要求填寫政策通知單,對于不按要求填寫的給予一定處罰;
2.政策通知單必須由業(yè)務人員在月初交給或傳真至客戶,簽字生效后上報銷售管理部門;銷售管理部門設置專人,對收回的政策通知單進行審核、存檔、備案;
3.落實經銷商、業(yè)務代表、區(qū)域經理三方共同簽字生效制度,區(qū)域經理的上一級領導要定期抽查審核,并承擔連帶責任;
4.如果業(yè)務代表在政策通知單上虛報公司政策內容,公司應按政策通知單內容給客戶兌現(xiàn),給公司造成的損失從該業(yè)務代表的工資、獎金、費用中扣除,區(qū)域經理及其上一級領導承擔相應責任,情節(jié)嚴重的開除相關人員;
5.偽造客戶簽字并對市場造成不良影響的,務必重罰直至開除相關業(yè)務人員;
6.如果市場出現(xiàn)特殊情況(如需要調整經銷商),可暫停發(fā)放通知單,但必須提前向相關管理人員說明情況,依照公司相關程序進行;
7.提出離職的業(yè)務人員,必須在政策通知單有效日期已過,且經銷商沒有提出異議時,方可辦理全部離職手續(xù);
8.經銷商偽造政策通知單,要給予相應處罰直至取消經銷權。
實踐證明,嚴格實施政策通知單制度,因政策傳達不暢導致的遺留問題將不復存在,同時可以大大減少公司損失,增強公司的盈利能力。
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