市場上的遺留問題，始終是困擾許多企業(yè)的一塊心病。盡管有些遺留問題不至于使企業(yè)傷筋動骨，但是日積月累，也會給企業(yè)造成每年幾十萬元、上百萬元的直接損失，而且，因遺留問題造成廠商關系惡化導致的間接損失，更無法用數(shù)字來衡量，許多經銷商甚至因此對企業(yè)不再信任。
　　遺留問題往往是由于企業(yè)相關政策在傳達和執(zhí)行過程中管理不善而出現(xiàn)的。幾種常見的現(xiàn)象是：

　　1．業(yè)務人員口頭傳達政策，經銷商在業(yè)務人員離職后渾水摸魚，要求兌現(xiàn)某某政策，由于無法取證，公司陷入兩難境地。

　　2．某些業(yè)務人員準備離職，在離職前向經銷商作出公司沒有的政策承諾，自己拿到高獎金和提成后一走了之。

　　3．業(yè)務人員在向經銷商傳達政策的過程中，對政策斷章取義。如某公司針對一款新產品制定了激勵政策及相應的限制條件，業(yè)務員張某為了便于自己工作的開展，僅把最大力度的激勵告知客戶卻沒有講明相關條件。盡管客戶大力推廣這一新產品，月底仍沒能完成最大激勵要求的銷量指標，實際兌現(xiàn)的利益與“企業(yè)”承諾不一致，經銷商的怒氣可想而知。

　　4．業(yè)務人員在政策傳達過程中無中生有。如某公司業(yè)務員李某為了完成指標，私自向經銷商承諾招聘5名直銷人員，工資和費用由經銷商墊付，一定時間后由公司集中兌現(xiàn)。經銷商人招了，錢墊了，卻無法在公司兌現(xiàn)。

　　企業(yè)對經銷商的管理往往由業(yè)務人員負責，政策的傳達和執(zhí)行需要業(yè)務人員來完成，如果這個環(huán)節(jié)管理不善，就會導致遺留問題的出現(xiàn)。有沒有一種簡便有效的方法可以避免上述問題呢?筆者在實踐中采用的“政策通知單”制度收到了很好的效果?！　?

　　政策通知單　　

　　采用政策通知單，就是用書面形式告知經銷商政策，它可以達到以下目的：　

　　避免經銷商由于理解不一樣，對企業(yè)的政策產生誤解；　

　　避免一些經銷商由于企業(yè)業(yè)務人員變動，渾水摸魚謀取不當利益；

　　避免業(yè)務人員在企業(yè)和經銷商之間玩弄兩面手法。

　　政策通知單樣單見表1。

政策通知單填寫要求　　

　　填寫政策通知單要遵循以下相關要求：　

　　1．“市場”項要填寫經銷商所在的市場，“經理”項要填寫在公司登記的經銷商姓名，經銷商簽字處必須是公司登記經銷商或其授權人簽名；　

　　2．“月份”項必須填寫注明政策執(zhí)行期限；　

　　3．“限制條件”指經銷商享受這項政策是否有附加條件，如銷量指標等，“備注”部分用以補充說明注意事項；　

　　4．表格內不能留有空格，空白項必須用斜杠劃去；

　　5．“其他政策”用以填寫在單品欄內無法闡述清楚的政策，如“本月銷量達到100萬元，公司獎勵一輛價值3萬元面包車”；　

　　6．簽名必須由相關人員親筆簽署或由其授權人簽署；　

　　7．日期部分要求大寫。　　

　　落實制度　　

　　為使政策通知單制度有效落實，公司要把采取政策通知單的時間、目的、注意事項，以公函的方式發(fā)給每個經銷商。同時，制定相應的規(guī)章制度并嚴格執(zhí)行。參考制度如下：　

　　1．業(yè)務人員必須按要求填寫政策通知單，對于不按要求填寫的給予一定處罰；　

　　2．政策通知單必須由業(yè)務人員在月初交給或傳真至客戶，簽字生效后上報銷售管理部門；銷售管理部門設置專人，對收回的政策通知單進行審核、存檔、備案；　

　　3．落實經銷商、業(yè)務代表、區(qū)域經理三方共同簽字生效制度，區(qū)域經理的上一級領導要定期抽查審核，并承擔連帶責任；

　　4．如果業(yè)務代表在政策通知單上虛報公司政策內容，公司應按政策通知單內容給客戶兌現(xiàn)，給公司造成的損失從該業(yè)務代表的工資、獎金、費用中扣除，區(qū)域經理及其上一級領導承擔相應責任，情節(jié)嚴重的開除相關人員；

　　5．偽造客戶簽字并對市場造成不良影響的，務必重罰直至開除相關業(yè)務人員；　

　　6．如果市場出現(xiàn)特殊情況(如需要調整經銷商)，可暫停發(fā)放通知單，但必須提前向相關管理人員說明情況，依照公司相關程序進行；

　　7．提出離職的業(yè)務人員，必須在政策通知單有效日期已過，且經銷商沒有提出異議時，方可辦理全部離職手續(xù)；

　　8．經銷商偽造政策通知單，要給予相應處罰直至取消經銷權。

　　實踐證明，嚴格實施政策通知單制度，因政策傳達不暢導致的遺留問題將不復存在，同時可以大大減少公司損失，增強公司的盈利能力。

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