精解“時間”

 作者:李永群    77

哲人說,世界上最有權(quán)力的是時間!時間不等人,時不我待。
  接續(xù)步驟與程序,策劃思維的第九個要素就是時間,在硬讀格式上的對應(yīng)語句是“經(jīng)過……時間努力”。步驟是“通過”的,時間是“經(jīng)過”的,在步驟上可以停下來,可通過也可不通過,而對于時間我們必須經(jīng)過。

  策劃思維中的“時間”要素是指策劃方案的決策、貫徹、執(zhí)行預(yù)計所需要的時間。

  策劃所要預(yù)計的時間大體上包括三個時段:決策時段、貫徹時段、執(zhí)行時段。

  策劃的結(jié)果是決策預(yù)案,把決策預(yù)案變成決策方案,需要審批過程,除非策劃者本人兼任決策者,否則策劃者需要把決策預(yù)案報給決策者審批,甚至在多階組織中,還要層層報批。1980年,某航空公司維修人員更換飛機(jī)的一個螺絲釘就需要五道審批程序,更何況決策一個銷售方案了。許多策劃方案的失敗,并不在于策劃方案本身,而是在層層報批過程中,策劃方案所涉及的要素已經(jīng)發(fā)生了很大變化,決策者看到策劃方案時,方案已經(jīng)過時。中國某大型國有服裝公司,總經(jīng)理于2003年接到一個待批的策劃方案,這個方案起草于2000年,當(dāng)總經(jīng)理在這個方案上批示“中國已經(jīng)加入WTO,方案不具備可實施性”時,第二個策劃方案與第三個策劃方案已在報審的途中!所以,先進(jìn)的企業(yè)在決策管理方面有一條規(guī)定:提案人有權(quán)跟蹤審批過程,可直接向即將行使決策權(quán)力的審批人通報與策劃方案有關(guān)的最新情況。

  面對新經(jīng)濟(jì),決策的時段往往占去了很多的時間,所以,國際上套用“二八法則”有一種說法:企業(yè)家應(yīng)把80%的精力用在策劃決策,20%的精力用在操作實施。這種說法在美伊戰(zhàn)爭中得到了全世界的見證:衛(wèi)星定位瞄準(zhǔn)的時間很長,打擊目標(biāo)只需要按下按鈕。

  策劃方案變成決策方案后,還不能馬上實施,還要“貫徹”——使執(zhí)行者明白策劃方案和決策意圖。除非決策者本人就是執(zhí)行者,執(zhí)行過程中不需要其他人參與,否則,就必須就相關(guān)內(nèi)容向執(zhí)行者貫徹。貫徹所需要的時間與四個因素有關(guān):一是執(zhí)行人素質(zhì)高低,理解能力決定貫徹的效率;二是執(zhí)行人是否意愿,也就是執(zhí)行人是否情愿執(zhí)行決策,所以,貫徹時段的長短也是衡量企業(yè)文化好壞的重要指標(biāo);三是策劃方案的復(fù)雜程度,越是復(fù)雜的方案,理解起來越需要較長的消化時間。有些策劃方案在貫徹之前,不惜采取試點(diǎn)的方式,給執(zhí)行者實戰(zhàn)體會的機(jī)會。四是管理權(quán)限的層級,層級越多,貫徹所需的時間越長。所以,在市場化與全球化時代,企業(yè)普遍需要減少管理層級,提高扁平度,使決策層與執(zhí)行層的距離盡量近,最好是“零距離”,執(zhí)行層直接參與決策,當(dāng)然,這將對執(zhí)行層的素質(zhì)要求更高,人力資源成本更大。

  決策、貫徹之后,才是執(zhí)行時段。我們說策劃的三個特征之一就是“相對超前性”,有些企業(yè)策劃方案形成之時就已經(jīng)不具備可操作性了,因為等到?jīng)Q策與貫徹結(jié)束,市場機(jī)會已經(jīng)失去。所以,我們看到的成功策劃案例,多數(shù)情況下是企業(yè)主直接操作的,不需要別人參與的,這樣的策劃方案幾乎不需要決策與貫徹時間。微軟收購雅虎不需要職工參與,執(zhí)行過程主要是高層談判;而柯達(dá)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型,不僅需要產(chǎn)品徹底改造,還需要進(jìn)行管理方式的變革,“360度考核”幾乎涉及全體職工,光貫徹動員就需要將近一年的時間,快魚吃慢魚,若不是柯達(dá)策劃得超前,就有可能因為改革慢半拍而全軍覆沒,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)環(huán)境的進(jìn)步不等人,富士等其他競爭對手也在快馬加鞭追趕信息時代。所以說柯達(dá)策劃的超前性是其改革成功的關(guān)鍵。

  在執(zhí)行時段,步驟越多,決策點(diǎn)越多,執(zhí)行所需的時間就越多。這是因為步驟之間的連接需要判斷,判斷消耗時間。如搞慶典活動,“發(fā)布期待”結(jié)束后,再啟動“廣泛動員”,這時,就要判斷“發(fā)布期待”是否充分,邀請參加慶典活動的對象是否已經(jīng)有所期待?若發(fā)現(xiàn)被邀請者中許多人尚未收到慶典消息,或者雖然收到了慶典消息,但相當(dāng)一部分人沒有產(chǎn)生參與的興趣,那么,第二步的“廣泛動員”就難以開展。

  在執(zhí)行時段有一個重要的現(xiàn)象,那就是“再接耗時”。所謂“再接耗時”現(xiàn)象是指在暫停執(zhí)行的情況下,實際停頓的時間比待命時間長。前一個決策點(diǎn)執(zhí)行完畢,并不馬上啟動執(zhí)行后一個決策點(diǎn),意外暫停,則在等待一段時間之后,再啟動執(zhí)行后一個決策點(diǎn),所需要的時間比原來預(yù)計所需要的時間更多。因為再啟動之前,需要對前幾個決策點(diǎn)執(zhí)行過程進(jìn)行回顧,回憶占用了時間。這不難理解,軟件程序開發(fā)到中途,因為某種原因,經(jīng)理要求開發(fā)小組暫時停下來,去做別的工作,過了幾周,經(jīng)理又命令小組繼續(xù)開發(fā)這個程序,開發(fā)小組在繼續(xù)開發(fā)前,需要拿出很長時間從頭學(xué)習(xí)原代碼。所以,執(zhí)行講求一鼓作氣,正如中國古代《曹劌論戰(zhàn)》中所說的“一鼓作氣,再而衰,三而竭……”。

  所以,對于復(fù)雜的策劃,預(yù)計時間要留有余地,懷著急切的心情進(jìn)行時間預(yù)計,往往會預(yù)計時間不足,在時間不足的壓力下,一些步驟做得不充分,可能會造成返工,結(jié)果,時間越緊張,浪費(fèi)的時間就越多,時間就越發(fā)顯得不足,所謂“欲速則不達(dá)”。

  是不是預(yù)計時間越充分越好呢?這個問題不能簡單回答。“再接耗時”現(xiàn)象引出了一對兒重要的時間預(yù)計原理:“緊迫充分原理”和“充分不足原理”。這兩個原理是相通的,是一個問題的兩個方面,學(xué)術(shù)上把這兩個原理合稱“時間緊張原理”:

  所謂“緊迫充分原理”就是指時間預(yù)留越少,反而時間顯得越充分。所謂“充分不足原理”就是指時間預(yù)留越多,反而時間顯得越不夠。老百姓常說,時間是搶出來的,效率是逼出來的。日常生活中最典型的事例就是舉辦婚禮,考慮事情越多,越準(zhǔn)備越?jīng)]底兒。為什么有這種現(xiàn)象呢?原來,復(fù)雜的事務(wù)反映到?jīng)Q策環(huán)上,各個決策點(diǎn)有著非線性聯(lián)系,第一個決策點(diǎn)可能與第四個決策點(diǎn)有著內(nèi)在聯(lián)系,例如在婚禮慶典上,“發(fā)布期待”可能與“一舉推出”有著內(nèi)在聯(lián)系,“發(fā)布期待”有承諾,例如,來賓可共同制作、共同分享巨大的蛋糕,這個承諾要在“一舉推出”的婚禮現(xiàn)場兌現(xiàn),這樣一來,事情就復(fù)雜了?;槎Y操辦人員是臨時組成的,時間拖得越久,人員變動越大,跨決策點(diǎn)聯(lián)系就越容易中斷,面對這種情況,快速執(zhí)行,保持操辦人員隊伍穩(wěn)定,就容易保持執(zhí)行效率。

  這里需要格外注意的是,“緊迫充分原理”并不是主張預(yù)留執(zhí)行的時段越短越好,“充分不足原理”也不是說執(zhí)行時間預(yù)留得越多則越不足,而是說執(zhí)行策劃方案不能拖泥帶水,要“緊張”起來,盡量減少“再接耗時”現(xiàn)象的發(fā)生,所以,我們把這兩個原理合稱“時間緊張原理”,意在形成最大限度節(jié)約時間提高效率的“緊張效應(yīng)”。漢語中的“緊張”一詞具有辯證法意義,“緊”是縮小,“張”是擴(kuò)大,越“緊”就越“張”,越“縮小”就越“擴(kuò)大”,越節(jié)約時間,就越富有時間,節(jié)約一個時辰,富余兩個時辰。

  上述是從主觀上討論的時間預(yù)計問題,接下來我們從客觀上討論時間預(yù)計問題。

  關(guān)于主觀與客觀的兩個時間概念,我們舉個例子:某中國食品企業(yè)生產(chǎn)10噸月餅需要30天時間,三月份就研究好了配方和包裝,四月份生產(chǎn),五月份就可以上市了,可是,市民要到九月份(陰歷八月份)才能買月餅,因為月餅是中秋節(jié)食品,等到中秋節(jié),這些月餅全壞了。

可見,時間雖然是主觀決定的,但必須考慮客觀時間因素。在商務(wù)策劃中,需要考慮的客觀時間,概要地說,主要分六類:
  1、自然時間,即自然規(guī)律所確定的時間。如,一年24個節(jié)氣,農(nóng)業(yè)開發(fā)必須參照;“貓三狗四豬五羊六……”說的是牲畜懷胎時間;長江中下游隆冬季節(jié)末期偶有東南風(fēng)起,諸葛亮正是借助這個客觀時間,巧助東風(fēng),火燒赤壁。

  2、 歷史周期,即歷史上具有紀(jì)念意義的時間。如,1776年7月4日美國《獨(dú)立宣言》由在費(fèi)城召開的第二次大陸會議批準(zhǔn),成為美國獨(dú)立紀(jì)念日,1876年7月4日,借美國獨(dú)立100周年紀(jì)念日,早已建好的波士頓美術(shù)館正式對外開放,贏得了廣泛的新聞效應(yīng)。

  3、 法定時間,即法律上規(guī)定的時間。如,中國商標(biāo)法規(guī)定,商標(biāo)申請需要18個月獲得是否批準(zhǔn)的答復(fù)。所以,要想在中國市場進(jìn)行品牌經(jīng)營,從新商標(biāo)設(shè)計,到正常使用該商標(biāo),最少需要18個月的時間。美國四年一次總統(tǒng)選舉,自2002年法國總統(tǒng)任期由七年改為五年,這對政府政策的連續(xù)性有決定性的影響。隨著全球一體化,各種“國際日”越來越多。

  4、 技進(jìn)時間,即技術(shù)進(jìn)步所展現(xiàn)的時間規(guī)律。如,根據(jù)長期觀察,集成電路芯片上電路數(shù)每18個月增加一倍,這就是著名的“摩爾定律”,它對IT產(chǎn)業(yè)決策具有重要意義。

  5、 節(jié)日時間,即民間節(jié)假日的時間規(guī)律。如,西方的圣誕節(jié)、感恩節(jié)、情人節(jié),中國的春節(jié)、端午節(jié)、中秋節(jié),荷蘭花車游行日,印度的豐收節(jié)……。

  6、 活動周期,即各種組織規(guī)定的具有周期性的活動時間。如,每四年一屆的奧運(yùn)會,每年一屆的世界經(jīng)濟(jì)論壇(也稱“達(dá)沃斯論壇”)等。

  這些客觀時間對市場活躍度都將產(chǎn)生一定的影響,它們共同的影響使市場也像節(jié)氣一樣呈現(xiàn)出規(guī)律性變化,商務(wù)策劃必須符合市場的節(jié)氣規(guī)律,主觀努力若得到市場節(jié)氣的響應(yīng),則可事半功倍。

  所以,時間預(yù)計除了遵循“緊張原理”外,還需要遵循“天時用時吻合原理”。所謂“天時用時吻合原理”是指策劃實施最終實現(xiàn)目標(biāo)的時間恰好可與市場節(jié)氣合拍。2007年史憲文策劃在大連創(chuàng)建“思想公園”,公園里展示著世界級企業(yè)家腦圖,公園蓄勢待發(fā),推出時間恰好是首屆夏季達(dá)沃斯論壇召開前的一周(9月1日),立刻成為媒體報道的重要新聞,乘此勢頭,快馬加鞭,擴(kuò)建“創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)園區(qū)”,于11月11日落成,再次成為焦點(diǎn),因為再過四天就是中共十七大開幕式,而創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)恰和大會精神合拍……。首屆夏季達(dá)沃斯論壇和中共十七大開幕,這是兩個不可多得的天時,形成了強(qiáng)大的市場響應(yīng)力,為項目節(jié)約建設(shè)成本、宣傳成本、品牌塑造成本具有重大幫助,甚至能決定項目的命運(yùn)。天時與用時相互吻合,這種說法并不務(wù)實,多數(shù)情況下是“用時”服從“天時”,主觀努力服從客觀制約,這也許就是“人算不如天算”的又一種解釋吧。

  所以,“時間”要素最好用“天時”表述,“經(jīng)過3個月時間”遠(yuǎn)沒有“經(jīng)過至首屆夏季達(dá)沃斯論壇召開的時間”具有價值。

  “天時”與“用時”是兩個時間,除了這對“雙時”外,“虛實雙時”也經(jīng)常被使用。所謂“虛實雙時”就是指兩個時間預(yù)計,一個是真實的時間,一個是虛設(shè)的時間。真實的時間往往藏于內(nèi)心,而把虛設(shè)的時間對上匯報或?qū)ο聜鬟_(dá)貫徹。領(lǐng)導(dǎo)人向下傳達(dá)貫徹的時間往往比真實的時間緊迫,以遵循“緊張原理”,實現(xiàn)“緊張效應(yīng)”,萬一不能在預(yù)計的時間內(nèi)完成任務(wù),還有余下的時間起到保險作用。而對上級匯報的時間往往比真實的時間長,防止不能按時完成任務(wù)。有的時候會出現(xiàn)“三時預(yù)計”,對上、內(nèi)心、對下三個時間。不過,人們對時間預(yù)計多很敏感,透過虛設(shè)時間,能夠判斷出真實的時間,這對于策劃的貫徹與執(zhí)行很不利,所以,“雙時預(yù)計”必須能夠使對方確信虛設(shè)時間就是真實時間,所以說“雙時預(yù)計”是一門藝術(shù),是一種“善意欺騙”的動員心理學(xué)。

  如果不留意,很難發(fā)現(xiàn)諸葛亮在《隆中對》中規(guī)劃了時間。仔細(xì)看,才發(fā)現(xiàn)只有四個字與時間要素有關(guān)——“天下有變”,如此簡單,難道諸葛亮在“善意欺騙”劉備嗎?非也,諸葛亮沒有對劉備假設(shè)時間。那么,如何理解“天下有變”?

  這四個字的關(guān)鍵在于“天”上。什么是“天”?當(dāng)時社會在心理上還是歸屬漢王朝的,劉備的對手曹操一直打著興漢的旗號征討天下,諸葛亮認(rèn)為遲早有一天曹操會改朝換代,最起碼曹操在臨終前也會過一把皇帝癮,那時,老百姓就會群起反之,在這種情況下,劉備再進(jìn)行戰(zhàn)略沖擊,里應(yīng)外合,就能一舉成功。可見,這“天”是指社會心理,是指老百姓的人心向背,得人心者得天下。事實上,后來曹操沒有上當(dāng),文武全才的曹操甘心“貼牌經(jīng)營”,當(dāng)他的兒子曹丕登基的時候,民心已經(jīng)發(fā)生了變化,對曹魏的統(tǒng)治已略顯習(xí)慣,加上曹操時時刻刻顧及了百姓利益,最終“天”沒有變。這是后話,我們不再多談。在制定《隆中對》戰(zhàn)略的當(dāng)時,諸葛亮的“天下有變”有三層深刻的含義:一是諸葛亮斷定短時間內(nèi)“天”不會變,劉備展開步驟的“用時”不會受“天時”所限;二是未來“天變”的可能性非常大;三是如果“天變”,自身努力與市場響應(yīng)力共同作用,足以能促成目標(biāo)實現(xiàn)。所以說,諸葛亮在“時間”要素規(guī)劃上遵循了“天時用時吻合原理”。

  專業(yè)策劃師還應(yīng)注意到:運(yùn)用創(chuàng)新方法對“時間”要素的確定具有重大的幫助。例如,運(yùn)用了“背景轉(zhuǎn)換法”,實際上“背景”的時間就成了“天時”,“思想公園開業(yè)”的時間要服從“首屆夏季達(dá)沃斯開幕”的時間。

  “時間”要素之后,就是“目標(biāo)”要素,也是策劃思維最后一個要素,前面所有的思考都是為了這個最后的要素,如何確定好目標(biāo)呢?
 時間

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