職務(wù)分析是現(xiàn)代人力資源管理所有職能，即人力資源獲取、整合、保持與激勵(lì)、控制與調(diào)整、開發(fā)等職能工作的基礎(chǔ)和前提，只有做好了職務(wù)分析與設(shè)計(jì)工作，才能據(jù)此有效完成以下具體現(xiàn)代人力資源管理工作：（1）制定企業(yè)人力資源規(guī)劃；（2）核定人力資源成本，并提出相關(guān)的管理決策；（3）讓企業(yè)及所有員工明確各自的工作職責(zé)和工作范圍；（4）組織有效招聘、選拔、使用所需要的人員；（5）制定合理的員工培訓(xùn)、發(fā)展規(guī)劃；（6）制定考核標(biāo)準(zhǔn)及方案，科學(xué)開展績(jī)效考核工作；（7）設(shè)計(jì)出公平合理的薪酬福利及獎(jiǎng)勵(lì)制度方案；（8）為員工提供科學(xué)的職業(yè)生涯發(fā)展咨詢；（9）設(shè)計(jì)、制定高效運(yùn)行的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)；（10）提供開展人力資源管理自我診斷的科學(xué)依據(jù)。

開展職務(wù)分析，應(yīng)收集以下信息：（1）工作內(nèi)容是什么（What）；（2）責(zé)任者是誰(shuí)（Who）；（3）工作崗位及其工作環(huán)境條件等（Where）；（4）工作時(shí)間規(guī)定（When）；（5）怎樣操作（How）及操作工具是什么；（6）為什么要這樣做（Why）；（7）對(duì)操作人員崗位職責(zé)與任職資格，如生理、心理、技能要求是什么（What）；（8）與相關(guān)崗位工作人員的關(guān)系要求是什么(what)。

為了收集這些用于職務(wù)分析的信息，一般采用觀察法、問(wèn)卷法、關(guān)鍵事件分析法、訪談法、工作日志分析法、事故分析法等。其中觀察法、關(guān)鍵事件分析法、訪談法、工作日志分析法、事故分析法主要用于定性分析，為定量分析提供科學(xué)的分析要素和相關(guān)的可量化規(guī)律。問(wèn)卷法雖然可以用于定性分析，但就目前國(guó)內(nèi)外的使用情況來(lái)看，如美國(guó)普渡大學(xué)（Purdue University）職業(yè)研究中心開發(fā)的“職位分析調(diào)查問(wèn)卷（PAQ）”就主要用于定量分析，以便獲取更為具體、詳細(xì)、量化的職務(wù)信息。采用問(wèn)卷法進(jìn)行職務(wù)分析時(shí)，首先是通過(guò)定性分析，找到有效搜集各種職務(wù)信息的分析要素、指標(biāo)；其次，是用語(yǔ)言恰當(dāng)描述這些要素、指標(biāo)；再次，給每一要素指標(biāo)語(yǔ)句賦予適當(dāng)?shù)脑u(píng)定等級(jí)數(shù)字，便可形成一初步職務(wù)分析調(diào)查問(wèn)卷；最后，是使用這一初步問(wèn)卷進(jìn)行規(guī)范的抽樣試調(diào)查，并進(jìn)行信度、效度檢驗(yàn)，就可得到一較為科學(xué)的正式職務(wù)分析調(diào)查問(wèn)卷。使用這一職務(wù)分析問(wèn)卷，就可以達(dá)到較為科學(xué)的職務(wù)分析信息。

不過(guò)，一般企業(yè)，如中小企業(yè)只要使用定性分析方法，進(jìn)行初步的職務(wù)分析就足以應(yīng)付日后的人力資源管理各項(xiàng)工作了。

下面就以一個(gè)擁有30人以上，500人以下，集開發(fā)、生產(chǎn)加工、維修、銷售為一體的中小型電子科技企業(yè)為例，詳細(xì)談?wù)勈褂枚ㄐ苑治龇椒?，如觀察法、訪談法、關(guān)鍵事件分析法等，開展職務(wù)分析工作的關(guān)鍵步驟和技術(shù)規(guī)范。

步驟一：各類職務(wù)信息的初步調(diào)查

1．瀏覽企業(yè)組織已有的各種管理制度文件，并和企業(yè)組織的主要管理人員進(jìn)行交談，對(duì)組織中開發(fā)、生產(chǎn)、維修、會(huì)計(jì)、銷售、管理等職務(wù)的主要任務(wù)、主要職責(zé)及工作流程圖有個(gè)大致的了解。

2．準(zhǔn)備一個(gè)較為粗略的提綱，并確定幾個(gè)關(guān)鍵的工作崗位和事件，作為深入訪談和重點(diǎn)觀察分析的參考、指南。

3．列出各職務(wù)的主要任務(wù)、特點(diǎn)、職責(zé)、要求等。

步驟二：工作現(xiàn)場(chǎng)的初步觀察

1．對(duì)預(yù)先確定的關(guān)鍵或不太熟悉的工作崗位、現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行初步觀察。

2．工作現(xiàn)場(chǎng)的初步調(diào)查的目的是使分析者熟悉工作現(xiàn)場(chǎng)的工作環(huán)境、條件，了解工作人員使用的工具、設(shè)備、機(jī)器，一般的工作條件、工作內(nèi)容、工作環(huán)境特點(diǎn)及工作崗位對(duì)工作人員的要求和工作職責(zé)。

3．對(duì)復(fù)雜或不太熟悉的工作設(shè)備、流程、環(huán)境及條件親自進(jìn)行觀察了解，便于進(jìn)一步分析。

4．最好由熟悉相關(guān)工作崗位的人員或由任職人員的上級(jí)陪同參加現(xiàn)場(chǎng)觀察，便于了解個(gè)工作崗位的情況，并可隨時(shí)得到有效的咨詢。

步驟三：深入訪談

1．確定深入訪談的對(duì)象，主要是該職務(wù)的實(shí)際擔(dān)任者，如技術(shù)開發(fā)、維修、銷售人員等，他有責(zé)任完成此工作崗位的各項(xiàng)任務(wù)，對(duì)調(diào)查人員了解職務(wù)信息最為直接詳盡；其次，應(yīng)選擇職工中的典型代表作為訪談對(duì)象，如部門經(jīng)理；當(dāng)然，關(guān)鍵崗位的管理人員也是十分必要的，如總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任等。

2．根據(jù)初步的調(diào)查、了解和所應(yīng)收集的職務(wù)分析信息要求，制定較為詳細(xì)的結(jié)構(gòu)化訪談提綱。比如，針對(duì)電腦光驅(qū)維修這一職務(wù)，就可以提出這樣的訪談問(wèn)題： 光驅(qū)維修一般包含哪些程序？ 每一維修程序具體應(yīng)做些什么？ 作為一個(gè)光驅(qū)維修人員應(yīng)掌握哪些知識(shí)？ 作為一個(gè)光驅(qū)維修人員的心理、生理、及手腦技能主要應(yīng)有哪些要求？ 工作中需要哪些人的配合？疲勞情況怎么樣？ 維修工作對(duì)工作環(huán)境、工作條件有什么要求？ ……

3．第一次的談話對(duì)象最好是基層的管理者，他們能更好地提供有關(guān)工作的情況，并能將職責(zé)與職務(wù)很好地聯(lián)系起來(lái)。其次，是從事某一職務(wù)的具體工作人員。在這個(gè)訪談的過(guò)程中，要不斷與關(guān)鍵管理崗位的人員溝通。

4．每天的談話對(duì)象最好不要超過(guò)兩人，談話時(shí)間每人不超過(guò)三小時(shí)，談話過(guò)程中最好有較為詳細(xì)的記錄，便于分析。

5．針對(duì)某一關(guān)鍵事件，如顧客投訴公司的產(chǎn)品質(zhì)量及售后服務(wù)，召集各部門關(guān)鍵人員進(jìn)行座談，就可以深入了解開發(fā)、生產(chǎn)、維修、銷售等職務(wù)的職責(zé)要求及存在的問(wèn)題等。

步驟四：工作現(xiàn)場(chǎng)的深入觀察

1．深入觀察工作現(xiàn)場(chǎng)，主要是為了澄清、明確或進(jìn)一步充實(shí)通過(guò)前期調(diào)查和訪談獲得的信息。

2．深入觀察工作現(xiàn)場(chǎng)之前，應(yīng)擬定需明確的有關(guān)問(wèn)題、信息，如想弄清：每人每天能維修多少臺(tái)光驅(qū)？維修質(zhì)量怎么樣？一般工作多長(zhǎng)時(shí)間后會(huì)出現(xiàn)疲勞現(xiàn)象？等等。

3．深入觀察工作現(xiàn)場(chǎng)，最好仍由最初陪同觀察和訪談的基層管理人員一同參加觀察。

4．深入觀察，不應(yīng)僅僅停留在觀察上，應(yīng)工作人員多交流，并不斷咨詢相關(guān)人員。最好有錄音機(jī)進(jìn)行記錄。

步驟五：職務(wù)信息的綜合處理

這一階段的工作較為復(fù)雜，需要投入大量的時(shí)間對(duì)材料進(jìn)行分析和研究，必要時(shí)，還需要用到諸如計(jì)算機(jī)、統(tǒng)計(jì)分析等分析工具和手段。

1．對(duì)根據(jù)文件查閱、現(xiàn)場(chǎng)觀察、訪談及關(guān)鍵事件分析得到的信息，進(jìn)行分類整理，得到每一職務(wù)所需要的各種信息。

2．針對(duì)某一職務(wù)，根據(jù)職務(wù)分析所要搜集的八點(diǎn)信息要求，逐條列出這一職務(wù)的相關(guān)內(nèi)容。即為初步的職務(wù)說(shuō)明書。

3．職務(wù)分析者在遇到問(wèn)題時(shí)，還需隨時(shí)與公司的管理人員和某一崗位的工作人員進(jìn)行溝通。

步驟六：完成職務(wù)說(shuō)明書的撰寫

1．召集整個(gè)職務(wù)分析工作中所涉及的人員，并給每位分發(fā)一份職務(wù)說(shuō)明書初稿，討論根據(jù)以上步驟所制定的職務(wù)說(shuō)明書是否完整、準(zhǔn)確。討論要求仔細(xì)、認(rèn)真，甚至每個(gè)詞語(yǔ)都要認(rèn)真斟酌。職務(wù)分析專家應(yīng)認(rèn)真記下大家的意見。

2．根據(jù)討論的結(jié)果，最后確定出一份詳細(xì)的、準(zhǔn)確的職務(wù)說(shuō)明書。

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