協(xié)調(diào)是黨委辦公廳（室）的一項(xiàng)重要職能。怎樣才能做好協(xié)調(diào)工作，是秘書工作者比較關(guān)心的問題。應(yīng)中華秘書網(wǎng)的邀請(qǐng)，我和大家來談一談秘書工作中的協(xié)調(diào)藝術(shù)。

秘書部門的協(xié)調(diào)既重要又微妙，必須遵循協(xié)商辦事的原則

一要把握身份，不以勢(shì)壓人。這是一個(gè)發(fā)生在美國的故事。胡佛總統(tǒng)執(zhí)政期間， 25000余名第一次世界大戰(zhàn)的退伍老兵請(qǐng)?jiān)?，要求政府給予“退伍軍人補(bǔ)助金”。他們與政府進(jìn)行了多次對(duì)話，但都互不相讓。最后，胡佛拒絕了退伍兵的一切要求，并出動(dòng)軍隊(duì)將退伍兵強(qiáng)行趕出了華盛頓。羅斯福上臺(tái)后，退伍兵們又以更大的聲勢(shì)請(qǐng)?jiān)浮Ｍ瑯?，幾次談判未果。后來，羅斯福與夫人埃利諾商定，由埃利諾出面協(xié)調(diào)。埃利諾與總統(tǒng)助手路易斯一同前往，到了退伍兵聚集地時(shí)，埃利諾讓路易斯留在車上，她獨(dú)自一個(gè)人下了車，沒有絲毫猶豫地踏著齊踝深的泥水，微笑著向退伍兵們走去。退伍兵見到滿身泥水的總統(tǒng)夫人，倍受感動(dòng)，忙把她扶了過來。埃利諾詢問了他們的疾苦，傾聽了他們的訴說，還和他們一起唱了歌，氣氛非常熱烈。在這種融洽的氛圍中，埃利諾成功地說服了退伍兵，使他們做出了讓步，問題得到協(xié)商解決。這個(gè)事例告訴我們，把握身份，動(dòng)之以情，曉之以理，以情感人，以理服人，在協(xié)調(diào)工作中是十分重要的。如果只憑自己的身份和手里的“尚方寶劍”，居高臨下，盛氣凌人，甚至以勢(shì)壓人，不僅無助于問題的解決，反而會(huì)使矛盾激化。
二要公正處事，不偏心偏愛。在日常工作中，上級(jí)與下級(jí)，部門與部門之間出現(xiàn)意見或分歧是難免的。秘書部門在協(xié)調(diào)這類問題時(shí)，應(yīng)依據(jù)分歧的客觀情況，從維護(hù)大局、有利于工作出發(fā)，客觀公正地協(xié)調(diào)，決不能從個(gè)人好惡出發(fā)，厚此薄彼，偏心偏向。尤其要防止對(duì)有“背景”的偏袒，對(duì)無“背景”的打壓的現(xiàn)象。比如，在領(lǐng)導(dǎo)決策與部門認(rèn)識(shí)不一致時(shí)，只要不是原則問題，就不能一味強(qiáng)調(diào)“不折不扣”，壓著部門去辦；也不能違背領(lǐng)導(dǎo)意圖，走所謂“群眾路線”，而應(yīng)當(dāng)把領(lǐng)導(dǎo)的指示與客觀實(shí)際結(jié)合起來，把對(duì)上負(fù)責(zé)與對(duì)下負(fù)責(zé)統(tǒng)一起來，在充分協(xié)商的基礎(chǔ)上搞好“微調(diào)”，從而既保證領(lǐng)導(dǎo)意圖的落實(shí)，又符合客觀實(shí)際，能夠被群眾所接受。如果領(lǐng)導(dǎo)決策與客觀實(shí)際出入較大，可將實(shí)際情況和部門建議及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，以便調(diào)整決策。當(dāng)部門與部門之間發(fā)生矛盾需要協(xié)調(diào)溝通時(shí)，秘書部門應(yīng)認(rèn)真聽取各方的意見，從中找出“共同點(diǎn)”，并以“參謀”的角色，提出容易被雙方接受的意見和建議，使他們逐步取得共識(shí)，以達(dá)到令人滿意的結(jié)果。
三要誠實(shí)為本，不欺騙他人。協(xié)調(diào)時(shí)，要光明磊落、實(shí)實(shí)在在，一是一，二是二，不耍小聰明，不玩弄權(quán)術(shù)。否則，最終會(huì)將協(xié)調(diào)的后路堵死?，F(xiàn)實(shí)生活中，有這樣一種現(xiàn)象，有的秘書工作者牽頭承辦一項(xiàng)重大活動(dòng)，開始協(xié)調(diào)的時(shí)候，因?yàn)樾枰獎(jiǎng)e的部門出人、出錢、出物，就陪著笑臉與大家商量，一旦大功告成，往往獨(dú)攬功勞，翻臉不認(rèn)人。這種過河拆橋的做法，不僅不利于調(diào)動(dòng)方方面面的積極因素，也有損秘書部門的形象。在與同級(jí)部門進(jìn)行工作協(xié)調(diào)時(shí)，首先要想一想自己能夠做些什么，怎樣才能為對(duì)方完成工作創(chuàng)造便利條件；在與下級(jí)部門協(xié)調(diào)時(shí)，首先要想一想怎樣幫助下級(jí)解決困難，是不是理解了下級(jí)的苦衷，是不是調(diào)動(dòng)了下級(jí)的積極性。

秘書部門的協(xié)調(diào)既瑣碎又繁雜，必須強(qiáng)化主動(dòng)辦事的意識(shí)

一是未雨綢繆，準(zhǔn)備預(yù)案，確保協(xié)調(diào)的超前性。1955年4月,周恩來總理率團(tuán)出席在印度尼西亞萬隆市召開的亞洲、非洲共29個(gè)國家領(lǐng)導(dǎo)人出席的第一次亞非會(huì)議，史稱“萬隆會(huì)議”。與會(huì)國的情況十分復(fù)雜，不但社會(huì)制度、意識(shí)形態(tài)和宗教信仰不同，而且在一些重大國際問題上的主張也不同。這意味著會(huì)上的分歧和斗爭在所難免。為此，周總理告誡代表團(tuán)成員始終遵循“求同存異”原則。比如，會(huì)上多提亞非國家的共同性問題，不突出我國的特殊問題；對(duì)某些國家出于對(duì)社會(huì)主義的不了解和疑懼而進(jìn)行的攻擊、污蔑，采取申明立場(chǎng)、不為所動(dòng)的方針，避免陷入無謂的爭論之中；盡力團(tuán)結(jié)大多數(shù)與會(huì)國，使會(huì)議能就共同愿望和要求達(dá)成協(xié)議，等等。正是由于周總理的周密計(jì)劃和部署，不僅使我方始終占據(jù)主動(dòng)，而且使會(huì)議朝我方預(yù)想的方向發(fā)展，最后達(dá)成協(xié)議，通過了以周恩來的發(fā)言為基調(diào)的《亞非會(huì)議最后公報(bào)》。這就是著名的“萬隆精神”。無數(shù)事實(shí)證明，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。秘書部門只有不斷提高超前思維能力，才能把握協(xié)調(diào)的主動(dòng)權(quán)。對(duì)一個(gè)時(shí)期和一個(gè)階段的工作，從上級(jí)指示要求、本級(jí)機(jī)關(guān)工作內(nèi)容到所屬單位工作動(dòng)態(tài)，以及領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)前思考的問題、思路等，都要進(jìn)行全面的考慮和思索，從中預(yù)測(cè)出下一步工作形勢(shì)的發(fā)展變化及可能要做的協(xié)調(diào)工作。
二是信息暢通，確保協(xié)調(diào)的及時(shí)性。1950年，朝鮮半島劍拔弩張，戰(zhàn)爭一觸即發(fā)。戰(zhàn)爭爆發(fā)的前8天，歐洲德林公司打算將他們“美國如果出兵朝鮮，中國的態(tài)度將如何”的研究成果賣給美國對(duì)華政策研究室，成果的內(nèi)容概括起來僅有7個(gè)字：“中國將出兵朝鮮”，索價(jià)500萬美元（相當(dāng)于當(dāng)時(shí)一架最先進(jìn)的戰(zhàn)斗機(jī)的價(jià)格）。美國對(duì)華政策研究室以為這純屬無稽之談，不予置理。直到美國在朝鮮大敗，美國國會(huì)開始辯論“究竟出兵朝鮮是否真有必要”的時(shí)候，才有人想起德林公司的研究成果。此時(shí)雖已時(shí)過境遷，但在野黨為了在國會(huì)的辯論中言之有據(jù)，仍以280萬美元的價(jià)格買下了這個(gè)研究成果。當(dāng)記者問及從朝鮮戰(zhàn)場(chǎng)回來的美軍司令麥克阿瑟對(duì)德林公司的研究成果有什么看法時(shí)，他感慨地說：“我們最大的失策——就是舍得幾百億美元和數(shù)十萬美國軍人的生命，卻吝嗇只夠買一架戰(zhàn)斗機(jī)的金錢。”這個(gè)事例從反面證明了信息溝通的重要性。信息溝通是整個(gè)協(xié)調(diào)工作的主線，任何協(xié)調(diào)無不以信息為依據(jù)，達(dá)到認(rèn)識(shí)的統(tǒng)一和行動(dòng)的一致。秘書部門要了解和收集各部門的工作動(dòng)態(tài)和短期內(nèi)的工作安排，為領(lǐng)導(dǎo)安排近期工作和調(diào)整各部門之間的工作提供依據(jù)；傳達(dá)和通報(bào)領(lǐng)導(dǎo)的指示和各部門的工作進(jìn)程，使各部門了解整個(gè)機(jī)關(guān)工作的全局，明確自己所負(fù)責(zé)的工作與全局是否協(xié)調(diào)，并以領(lǐng)導(dǎo)指示和各部門工作情況為向?qū)В{(diào)整和確定自己的下一步工作。
三是周密籌劃，確保協(xié)調(diào)的穩(wěn)妥性。1999年 5月8日，美國戰(zhàn)機(jī)悍然襲擊中國駐南斯拉夫大使館，三名中國記者遇難，中美關(guān)系頓時(shí)跌入低谷，中美雙方關(guān)于中國加入世貿(mào)組織的談判中斷。4個(gè)月后，兩國領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備在新西蘭召開的亞太經(jīng)濟(jì)合作組織領(lǐng)導(dǎo)人非正式會(huì)議期間舉行會(huì)晤。如何協(xié)調(diào)安排兩國元首會(huì)面，是一個(gè)非常敏感的問題。會(huì)晤的地點(diǎn)選在新西蘭總督在奧克蘭的官邸，有關(guān)方面在會(huì)見細(xì)節(jié)的安排上煞費(fèi)苦心：會(huì)晤廳設(shè)了兩個(gè)門，分別通向兩側(cè)的休息室。中美兩國首腦來到這里后，先各自在休息室里休息，這樣就不必讓誰去等誰了。下午5時(shí)，江澤民主席和克林頓總統(tǒng)分別從休息室走出來，同時(shí)進(jìn)入大廳，相聚在大廳中央，在18名中國記者和18名美國記者的閃光燈下握住了手。由于有關(guān)方面的精心安排和妥善協(xié)調(diào)，使兩國元首的會(huì)晤達(dá)到了預(yù)期的效果。秘書部門的協(xié)調(diào)，就需要這樣深思熟慮、周密籌劃和謹(jǐn)慎穩(wěn)妥。

秘書部門的協(xié)調(diào)既必辦又難辦，必須探索科學(xué)辦事的方法

要講究語言藝術(shù)。語言是協(xié)調(diào)的重要媒介和基本載體。協(xié)調(diào)工作能否順利進(jìn)行，語言藝術(shù)是關(guān)鍵。常言道：“良言一句三冬暖”。得體的語言既能簡明扼要地表達(dá)自己的意圖，又能使對(duì)方愉快地接受協(xié)調(diào)。要發(fā)揮好語言在協(xié)調(diào)中的作用，除加強(qiáng)語言修養(yǎng)外，在應(yīng)用中還要注意三點(diǎn)：一是要區(qū)別對(duì)象。戰(zhàn)國后期，秦國成為戰(zhàn)國七雄中實(shí)力最強(qiáng)的國家，齊、楚、燕、韓、趙、魏均無力單獨(dú)與它抗衡。為了與強(qiáng)大的秦國對(duì)抗，六國聯(lián)合勢(shì)在必行。這時(shí)，洛陽說客蘇秦?fù)?dān)起了協(xié)調(diào)六國合縱抗秦的重任。他先到燕國，向燕文王指出，在強(qiáng)大的秦國面前，各小國只有聯(lián)合起來，把秦國當(dāng)成共同的敵人，才能保衛(wèi)自己的國家。他勸說燕王與百里之外的趙國聯(lián)合，以對(duì)抗千里之外的強(qiáng)秦。燕王接受了建議后，他又到趙國向趙肅侯進(jìn)言道：秦國暫時(shí)不敢進(jìn)攻趙國，是因?yàn)轭櫦身n、魏兩國襲其后方。如果秦國打敗韓、魏，再舉兵攻趙，那么趙國的災(zāi)難就到了。他希望趙王邀請(qǐng)齊、楚、燕、韓、魏國的國君進(jìn)行談判，共商六國聯(lián)合抗秦的大業(yè)。趙王聽后覺得有道理，于是任命他為相國，并委派他前往其他國家游說。針對(duì)國力稍強(qiáng)的齊國，蘇秦勸說齊王，兩雄不能并存，齊國強(qiáng)則秦國弱，秦國強(qiáng)則齊國弱，秦齊兩國還是要交鋒的。既然如此，齊國何不召集其他小國，結(jié)成聯(lián)盟，共同對(duì)抗秦國？就這樣，經(jīng)過蘇秦的一番游說，終使六國結(jié)成合縱抗秦之盟，令秦國不敢輕易向其中任何一個(gè)國家下手，七國均衡局面延續(xù)近百年。這個(gè)事例證明，協(xié)調(diào)需要區(qū)別對(duì)象選擇適宜的說辭。要根據(jù)協(xié)調(diào)對(duì)象的地位、職業(yè)、經(jīng)歷、文化素養(yǎng)和性格特點(diǎn)等，采取不同的表達(dá)方式。如果不管對(duì)方是誰，都用一種方法去說服，就很難順利達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。二是要注意態(tài)度。一次，英國維多利亞女王與丈夫吵了架，丈夫獨(dú)自回到臥室，閉門不出。女王回臥室時(shí)，只好敲門。丈夫在里面問：“誰？”維多利亞傲然回答：“女王。”沒想到丈夫既不開門，也不說話。她只好再次敲門。里面又問：“誰？”“維多利亞。”里面還是沒有動(dòng)靜。女王只得再次敲門。里面再問：“誰？”女王柔聲回答：“你的妻子。”這一次，門開了。這雖然是個(gè)生活中的故事，但對(duì)協(xié)調(diào)者應(yīng)該持什么態(tài)度是有啟發(fā)的。協(xié)調(diào)要慎用指令性語言，多用商量的口氣，即使傳達(dá)上級(jí)的指示、轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，也不要口氣太硬。在一般協(xié)調(diào)場(chǎng)合，更要注意語言平和、態(tài)度隨和。三是要把握分寸。語言基調(diào)應(yīng)該多用征詢的口氣，要用“建議”、“是不是”、“可以不可以”等帶征詢色彩的語言。但又不能放棄原則。
要做到靈活應(yīng)變。一是因人而異。一般來說，協(xié)調(diào)時(shí)對(duì)老同志要尊敬，對(duì)新同志要和藹；對(duì)熟悉的同志可以隨便一些，對(duì)不熟悉的同志要正規(guī)、謹(jǐn)慎一些；對(duì)工作積極主動(dòng)的，要充分信任，不可層層加碼；對(duì)工作比較拖拉的，要經(jīng)常提醒，加強(qiáng)督促?？傊鶕?jù)不同人的不同特點(diǎn)，有針對(duì)性地進(jìn)行協(xié)調(diào)。二是因事而異。“安史之亂”中，唐玄宗李隆基逃離京師長安，跟隨他的士兵都覺得他是咎由自取，不想跟他走。于是，有人便制造謠言，圖謀叛亂。見此情景，唐玄宗便把士兵們召集起來，對(duì)他們說：“我用人不當(dāng)，招致了安祿山的叛亂，現(xiàn)在必須到遠(yuǎn)處去躲避叛軍的銳氣。大家倉促之間隨我出走，來不及與父母妻子告別，我覺得非常慚愧?，F(xiàn)在請(qǐng)大家都回自己的家去吧，我和自己的子弟前往四川，現(xiàn)在就和大家告別。你們回去見到父母及長安的父老們，請(qǐng)代我向他們致以問候。”隨從的士兵聽后都很感動(dòng)，流著淚說：“陛下既然這樣說，是死是活我們都跟著皇上!”從此，士兵們一直保護(hù)著他。協(xié)調(diào)的道理就是這樣，不同的事情要用不同的方式。對(duì)大家普遍關(guān)心的問題，應(yīng)公開處理，通常影響到多大范圍，就在多大范圍內(nèi)處理。對(duì)不宜公開的事情，如協(xié)調(diào)人事關(guān)系等，應(yīng)運(yùn)用個(gè)別協(xié)調(diào)方式，范圍越小，效果越好。對(duì)涉及多個(gè)部門的具體問題，采取現(xiàn)場(chǎng)辦公的協(xié)調(diào)方式比較好。三是因時(shí)而異。就是說，協(xié)調(diào)要注意捕捉時(shí)機(jī)。比如領(lǐng)導(dǎo)正在思考某個(gè)重要問題或某項(xiàng)重要工作該如何辦理，這時(shí)你如果提出符合領(lǐng)導(dǎo)意圖的協(xié)調(diào)意見，就很容易被領(lǐng)導(dǎo)接受。再一點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)情緒比較好的時(shí)候，也是協(xié)調(diào)的最佳時(shí)機(jī)。對(duì)下協(xié)調(diào)則要善于捕捉時(shí)機(jī)，善于“借東風(fēng)”和順?biāo)浦?。比如一個(gè)重要問題需要協(xié)調(diào)解決而遇到難題時(shí)，這時(shí)正好開了個(gè)會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)有了明確的指示；或上級(jí)下發(fā)了個(gè)文件，有了明確的規(guī)定；或某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)作了批示，有了明確的要求等，這些有利于促進(jìn)問題解決的時(shí)機(jī)，不要輕易錯(cuò)過。

擴(kuò)展閱讀

版權(quán)聲明：