IT技術(shù)革命在過去15年期間戲劇性地改變?nèi)肆Y源專業(yè)人士的工作方式。今天，許多過去一直手工處理的事務性工作已經(jīng)由計算機完成，把人力資源工作解放出來以處理對公司更具價值的業(yè)務?？梢园l(fā)現(xiàn)，最近企業(yè)對人力資源系統(tǒng)解決方案的需求非常強烈，而且日益增加。


當你被賦予責任去選擇一個新的人力資源信息系統(tǒng)時，你會如何開始呢？你如何評估和推動這樣一個項目？選擇的過程是什么樣的？又會有什么障礙或陷阱？


這篇論文將給出一個人力資源信息系統(tǒng)的選擇程序。無論是人力資源某項特殊需求的軟件解決方案，還是人力資源管理信息系統(tǒng)HRIMS，或是薪資管理系統(tǒng)，都可以按這個程序進行供應商和解決方案的甄選。


選擇人力資源管理信息系統(tǒng)包括18個單獨的步驟。軟件系統(tǒng)解決方案的選擇其實一直是一個比我們預先估計的更為復雜的過程，而且對公司具有長期影響。它需要我們?nèi)嫦到y(tǒng)地分析所有與系統(tǒng)有關(guān)因素，包括技術(shù)、人，以及公司的發(fā)展政策等。


本文的一些步驟看起來是可以被合并或同時進行，但是我們堅持認為如果按照這個流程來進行解決方案的甄選，應該會得到最優(yōu)的結(jié)果。


第一步 組建小組


如果你被賦予責任，為你們的人力資源部門選擇一個新的軟件系統(tǒng)。你從哪里開始呢？大多數(shù)的公司會組成一個小組來負責軟件系統(tǒng)的選擇工作。我們認為組成一個3到7人的小組，來與你一起完成這個任務是一個好的選擇。


一般來說，軟件系統(tǒng)的選擇過程如果能有幾個人員參與，那么項目的質(zhì)量絕對能得到更大的改善或更好的保證。但這個小組應該包括哪些人呢？其實看看誰是主要使用者就能確定了。


此外，你應該從剛一開始就擁有一個擁有豐富IT技術(shù)知識的隊員，并且科學管理，以防因為成本失控，導致項目的失敗。


一些大公司可能會有一個獨立于項目小組的“系統(tǒng)推進委員會”。推進委員會一般由公司的一些決策者組成，他們負責成本或費用的審核，參與合同的談判，并且給與項目小組公司高層支持。


第二步 制定目標


小組的會議應該從識別和制定人力資源管理系統(tǒng)項目的目標開始。如果在一開始沒有設立一套項目目標，你將會在評估錯誤的產(chǎn)品上浪費重要的時間，或者甚至更壞，最后選擇了錯誤的軟件系統(tǒng)。


項目小組必須回答下面問題:


l 你的HR管理系統(tǒng)的IT技術(shù)戰(zhàn)略是什么？


l 你需要什么而且你為什么需要它，你需要系統(tǒng)具有什么功能？


l 你希望通過努力達到什么樣的結(jié)果？


l 你希望通過這個系統(tǒng)改變什么業(yè)務流程？新的業(yè)務流程應該是什么樣的？


l 業(yè)務流程對系統(tǒng)有什么樣的要求？新的系統(tǒng)對整個業(yè)務流程有什么樣的支持作用？


識別這些目標，可能需要訪問包括高級管理人員，人力資源部門的其他人員，以及各種可能會使用系統(tǒng)的用戶，來識別公司對人力資源管理系統(tǒng)的真正需要。


第三步 全景


我們在確定了目標之后，我們就對我們想要的系統(tǒng)有了一個全景式的認識。如果你正在尋找某個人力資源職能的單獨的解決方案，比如職位候選人管理或COBRA管理，那么你一定要保證它們能與公司的人力資源管理信息系統(tǒng)整合在一起。當你需要考慮其他的系統(tǒng)時，你還只是解決一個孤立的問題嗎？如果你正在選擇新的全面解決方案HRIS，它是否能滿足所有的特殊化的需要嗎，比如，培訓記錄管理、績效管理等？考慮單獨的解決方案時，應該考慮它是否符合你的公司的HR的IT技術(shù)戰(zhàn)略


第四步 未來需要


為了保證系統(tǒng)的發(fā)展性，我們還必須考慮幾年后，我們需要什么樣的信息系統(tǒng)？此外，還要考慮幾年后可能會有什么特殊的需要，以及這種可能會在什么時候發(fā)生？未來還需要這些信息嗎？比如員工的身份證明、出生日期，社會保障號碼、名字、住址等等。如果真是這樣，你就必須考慮如何避免重復錄入申請信息？你準備開始進行人力資源信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡化工作了嗎？有什么主要的業(yè)務流程因為系統(tǒng)的實施而發(fā)生了改變，或?qū)⒁l(fā)生改變？員工自助服務系統(tǒng)和經(jīng)理自助服務系統(tǒng)是否列入了你的考慮呢？


第五步 技術(shù)環(huán)境


在選擇任何一個系統(tǒng)之前，你都必須識別和確定新系統(tǒng)的技術(shù)環(huán)境。這個工作將由你的IT專家來負責。一般而言，需要回答的問題如下：


l 你尋找的系統(tǒng)是獨立的計算機，還是局域網(wǎng)還是INTERNET？


l 這個系統(tǒng)需要在什么樣的操作系統(tǒng)上運行？Windows NT，還是Unix等？


l 如果它是一個數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)，那么數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是SQL，Oracle，還是DB2？


l 如何解決遠距離的數(shù)據(jù)錄入和傳輸？


l 需要不需要WEB支持？如果系統(tǒng)編制語言工具不同，比如用C++或Visual Basic會造成什么不同嗎？IT部門有沒有計劃在未來幾年里在技術(shù)平臺方面上實施較大的改變？


第六步 預算


雖然在和供應商正式洽談前做預算很困難的，但在與供應商接觸之前還是應該先預估自己公司愿意支付的價格。做預算時，非常重要的是把這些成本分做三個部分：軟件、 (電腦)硬件和實施。


軟件費用主要包括系統(tǒng)軟件的使用權(quán)費用，有關(guān)數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)費用，以及軟件的升級和維護費用。


硬件費用主要包括服務器費用、計算機設備和網(wǎng)絡設備費用。


實施費用則包括軟件安裝和調(diào)試費用，教育培訓費用，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換費用，以及供應商或第三方提供給我們的我們需要的咨詢費用。


第七步 編制說明書


完成前面的 6個步驟后,你應該為這個新的軟件系統(tǒng)，編制一個說明書。這個說明文件應該以人力資源整體IT技術(shù)戰(zhàn)略開始，列出項目實施的目標，定義我們需要的基本系統(tǒng)的功能，并說明本系統(tǒng)如何與其他系統(tǒng)相互整合和接口，并列出第五步中所提出來的技術(shù)問題。


這一步是整個選擇過程的關(guān)鍵一環(huán)。如果你的說明書非常的清晰、準確和定義明確，那么你的選擇過程就會非常順利，否則你就不要開始第七步，應該從頭開始再來。


第八步 開發(fā)或購買


在這一過程中，很多公司還要考慮是組織力量由公司自己開發(fā)一個系統(tǒng),還是在市場上購買一套成熟的系統(tǒng)。


這種考慮也許在第二步或第三步的時候就早早考慮了，或者到第十五步或第十六步才開始考慮。我們認為這一步最晚不能晚于第八步，因為這是一個典型的夾雜著情緒的公說公有理婆說婆有理的問題，而且有可能讓你糾纏太多精力，甚至使過程失敗。


一些公司自己開發(fā)的人力資源管理系統(tǒng)也非常成功，但更多的公司的努力是失敗的。當這種爭論開始的時候，你可以問問他們這些問題：


l 公司內(nèi)部是否有足夠的必須的IT技術(shù)資源，來支持和推動這個項目的開發(fā)？


l 人力資源部門是否有足夠的時間和能力來設計系統(tǒng)每一個細節(jié)，包括數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、界面設計、系統(tǒng)編輯和報告系統(tǒng)等等？


l 從IT管理角度來看，這個系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的優(yōu)先級應該是怎么樣的？


l 有什么特殊的需求使你不可能在市場上買到，而要自己來開發(fā)？


最后，如果你的IT部門拿出了一個自己開發(fā)系統(tǒng)的項目計劃書，包括進度和預算，那么你必須對對他們的計劃再翻一倍之后，才能市場上的產(chǎn)品來做比較。


第 九 步 發(fā)布需求信息


現(xiàn)在你已經(jīng)準備好識別與甄選哪一個供應商或他們的產(chǎn)品能夠滿足你的需要了,你如何把這種信息傳遞到供應商那里呢?比簡單的是,詢問你在其他公司的同行們,看看他們是否能夠推薦一些能夠滿一般的功能需求的供應商。還有一個途徑就是通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布需求信息。


第 十 步 資料初審


正常情況下，你會通過發(fā)布需求信息，得到一個候選供應商的名單。接下來，就是同他們接洽，并研究他們給你提供的公司和產(chǎn)品介紹。一般而言，供應商提供的產(chǎn)品手冊深度并不一樣，有的手冊只是對自己產(chǎn)品做一些概念性和理念性的描述，有的則非常詳盡，包含很多信息。


因此，你必須保證獲得了足夠的供應商和產(chǎn)品的資料，以確保選擇和甄選系統(tǒng)的需要。這也是一個非常重要的步驟，不應該被忽視或忽略，因為這是一個你縮小選擇范圍，逼近目標的重要工作。


有的供應商很可能在你打電話詢問的時候就被刪除了，因為他們的產(chǎn)品不能在你的公司的系統(tǒng)平臺上運行，或是因為他們的功能不能滿足你的需要。


當你仔細的討論和研究了供應商們所提供的產(chǎn)品資料，你又能根據(jù)他們的技術(shù)標準和其他問題，再刪減一部分供應商。


這里有一個忠告，當你和他們聯(lián)系的時候，許多供應商都回向你約時間面談，千萬不要答應他們，因為你在這一步的時候，還沒有準備好和他們見面。應該讓他們提供盡可能多的信息給你。讓他們知道，如果你對他們感興趣，你會進一步同他們聯(lián)系的。


第 十一步 發(fā)布項目招標書


現(xiàn)在你可以開始準備一份項目招標書，發(fā)給你目前的已經(jīng)縮小了的供應商名單中的所有幸存者。項目招標書也許只有一頁，也可能有十頁長。這取決于你希望供應商們提供有關(guān)他們產(chǎn)品的細節(jié)的多少。


一些小公司會發(fā)布一些簡單的只有一或二頁的需求說明書。需求說明書只有比較少的信息，但更靈活，可以根據(jù)指導方針加以調(diào)整，以加快這個階段。


大一些的公司或公共部門一般都是用正式的項目招標書。在一個人力資源信息系統(tǒng)的要求中，包括的通用要素有以下幾個方面：


**公司概況介紹；

**介紹軟件的硬件配置，以及能夠支持的員工總數(shù)

**系統(tǒng)的功能介紹

**所需要的軟件環(huán)境與規(guī)格 <P class=maintext

擴展閱讀

版權(quán)聲明：