1、根據(jù)文件的流程進行歸檔：生成期的文件，處于制作、接收、處理與發(fā)出的過程中，需要檢閱文件或發(fā)給其他部門及外單位。因此，需要建立非文件負責人也能隨時找出文件的管理系統(tǒng)?！?

　　 達到的效果：

　　 （1）分出前后順序，易于把握個人所做的工作

　　 （2）責任人不在，其他人也能找到

　　 （3）管理者可以把握部門的整體工作并進行管理

　　 （4）可順序滿足公司內外的需要　

　　 2、處理中文件的管理

　　 文件－文件套－雜志匣－文件柜（架）

　　 （1）?。殻┓诸悾喊词掠捎梦募A對文件進行分類；按照一件事一個文件套的原則，每個人準備10－20個文件套；按類別或內容將使用中的文件整理到文件套；可以用文件套的顏色對文件類別進行區(qū)分；做到需緊急查詢正在使用中的文件時，即使責任人不在也能找到。

　　 （2）中分類：將文件套收集到輕便雜志匣中；把文件套整齊地擺放在輕便雜志匣里并立于桌面上；責任人外出或離職時，務必將輕便雜志匣放到“使用中文件架（柜）”上；文件套的取放簡單方便，由于可看到文件夾的標簽，還易于檢索；用標簽機或打字機制作雜志匣的標簽，可做到整潔美觀并易于分類；每個人都備有“使用中的輕便雜志匣”，并在標簽處填入人名。

　　 （3）大分類：將輕便雜志匣放在文件架（柜）里；將部門用的文件架（柜）的部分空間劃分出來，作為“使用中的文件架（柜）”，可使部門和每個人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可臨時性地存放文件資料；使用開放式文件架，檢索、管理都很方便，避免文件私有化?！　?

　　 3、桌面文件的管理

　　 為了方便處理桌面文件，每個人可以在自己的桌面上設置三個文件盒，并用不干膠貼標明“接收”、“處理中”、“處理完”三種文件的使用狀態(tài)以及自己的名字。這樣，既可避免桌面混亂，提高工作效率，又能使上級迅速了解下屬的工作狀況。即使責任人不在，公司工作也可以順利開展

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