“用人不疑”的教訓

續(xù)浩是一家報紙的記者，最近在采訪中他獲知這樣一件事：

北京美迪達電信科技有限公司在去年5月招聘了某名牌大學畢業(yè)生廖某，并聘其為市場部項目經(jīng)理，負責一項很重要的外商合作談判項目。面對公司的信任與重托，瘳某卻在7月份攜帶公司的筆記本電腦不辭而別，一去不返。因為與談判有關的文件、數(shù)據(jù)都保存在廖某的筆記本電腦中被一并帶走，項目的后續(xù)談判陷入了十分被動的局面。“不僅前期的努力付之東流，而且也為日后的合作制造了很大障礙。”提起這件事，美迪達公司總經(jīng)理王楓依然氣憤難平。

“一個20多歲的孩子，怎么能做出這樣狠毒的事兒來？我必須承認，這件事給我們造成了很大的傷害，再招聘人員時我無形中就會有很多顧慮，在用人上我們也不能像以前那樣充分信任與放權了，而是層層設防、束手束腳。”

美迪達公司遭遇的“人才誠信危機”事件并不是絕無僅有的例子，社會整體道德水平的缺陷以及社會征信機制的完善早已是人才市場建設的“老話題”了。正如美迪達的總經(jīng)理王楓所言：“社會上有人才交流中心，有人事檔案記錄，但人才的誠信度、職業(yè)道德水準卻無從得知。”加快完善相應的人才流動誠信機制與約束機制，這是全社會面對的課題，也不是一朝一夕能夠完成的，但是“美迪達事件”卻給我們每一個HR經(jīng)理提了一個醒：如果廖某就在你的公司，HR如何管理？你是不是記錄了廖的準確而真實的聯(lián)系資料，能夠在最快時間內找到廖本人或她的家人、朋友？對公司的技術文檔是不是都有備份并做到及時歸檔？對關鍵崗位關鍵人物，是否考慮過“接班人培養(yǎng)”，進行了“人才備份”？

和美迪達的“人禍”相比，中國郵幣卡網(wǎng)人力資源經(jīng)理宋彬的遭遇更像是“天災”。

中國郵幣卡網(wǎng)為中國集郵收藏、投資理財?shù)拈T戶網(wǎng)站，主要為郵幣卡收藏愛好者提供收藏、投資信息服務。早期在公司搭建網(wǎng)絡體系時，“為了工作方便”，人力資源部的電腦和其他部門連結在一起，掛在了公司外部網(wǎng)上。但是，因為網(wǎng)管人員的失職，網(wǎng)站整整被黑了兩天才恢復，而保存在電腦中的一些人事資料如工資系統(tǒng)、考核表、出勤記錄等都丟失了。“我當時真是眼也黑了，頭也大了”，宋彬這樣形象當時的慘狀。還有一回，宋彬的機器“因為總經(jīng)理親自出面借用”，而借用者的誤操作使硬盤被格式化了，損失也很大。

經(jīng)歷了這幾次事件，宋彬被牢牢地上了一次“安全教育”課，他總結到：人力資源部一定要做到至少有一臺機器是不上網(wǎng)的，所有的重要資料都要備份，存在不上網(wǎng)的機器中，而且要有打印稿備份，“千萬不能掉以輕心，抱有僥幸心理：哪能那么寸，就剛好讓我趕上了。”宋彬說：“不遇到不知道，遇到了才知道危害有多大。HR一定要有安全意識，甚至天天講、月月講都不過分。”

假如“9•11”……

“美國9•11事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和災難恢復系統(tǒng)的支持下，業(yè)務全面恢復。這說明那些先進的企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)、人力資源管理信息網(wǎng)絡化已經(jīng)發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。但是，在我國，從政府到企業(yè)，這些方面還遠遠做得不夠。”國務院信息化辦公室電子政務信息安全體系研究組副組長陳拂曉對此充滿了憂慮。

電子商務、電子政務、企業(yè)信息化管理，這些新趨勢給安全工作提出了新的問題，而一些傳統(tǒng)的安全防范措施因為其“傳統(tǒng)”而被人們所忽視，很多企業(yè)由于HR人員本身的經(jīng)驗欠缺以及企業(yè)制度不完善，犯了很多“初級階段”的錯誤，給自己的工作造成了不必要的麻煩。而在一個制度建設完善并嚴格執(zhí)行流程的規(guī)范化企業(yè)里，上面例子中的事故是可以預防的。

王偉杰是北京ABB低壓電器有限公司人事行政經(jīng)理，負責這家合資工廠的行政與人事兩大部門。工廠管理事務繁雜，這并不是他們放松安全管理的理由，相反，企業(yè)性質決定他們把安全管理看得更為重要。“ABB集團有專人負責各企業(yè)的安全情況，并定期到各分公司、各工廠檢查監(jiān)督。ABB不僅有嚴格的安全生產(chǎn)措施，對于信息資料的安全保管也十分重視。公司要求所有的文件都要有備份，而且是雙備份，包括人員信息、培訓檔案等資料。每天有專人負責對昨天的歷史數(shù)據(jù)刷新，所有的資料都刻成光盤永久保管。所有備份除了存放于公司檔案柜中，還必須在公司之外尋找第二處安全性高的場所存放。因為他們考慮到萬一公司發(fā)生火災或其他突發(fā)事件，這些檔案資料能夠被妥善保管。企業(yè)管理的出發(fā)點是，為了業(yè)務的持續(xù)性，把可預見的風險降到最低。”

和ABB的做法類似，柯達公司也要求所有的資料都要有備份，所有的數(shù)據(jù)資料必須在第二天及時更新并保存記錄。經(jīng)過這樣嚴格甚至有些刻板的制度打磨，這些企業(yè)的HR們不僅對企業(yè)內部的安全管理十分重視，而且對合作伙伴的安全性產(chǎn)生了更高要求。“我出差到廣州，我總是會抽時間去平安保險公司總部辦公室去看一看，我們員工的商業(yè)保險是在平安投保。我必須清楚地了解：你的各種憑據(jù)、記錄文件存放在哪里？防火、防潮措施是否有效？檔案柜保管是不是安全？我們繳納的保費是否及時記錄在冊？數(shù)據(jù)有沒有出入？”ABB中國投資公司人力資源副總裁韓愉認為自己這樣做十分有必要，“因為人壽保險涉及到員工幾十年后的利益，如果現(xiàn)在有些問題不及時發(fā)現(xiàn)并督促對方處理，等到幾十年以后再處理就晚了。”

制度壓倒一切

除了數(shù)據(jù)信息的管理，HR還面對一個更大的安全挑戰(zhàn)，那就是如何降低用人風險。

大眾汽車（中國）投資公司高級人力資源主管邢巖在人員招聘中遇到這樣一件事：該企業(yè)招聘了一個秘書，因為急著用人，面試合格后就讓她上崗了。但是在后來為她辦理各種勞動保險手續(xù)，需要借調其檔案時，才發(fā)現(xiàn)她既沒戶口也沒有檔案，其來歷整個兒一個謎。“她是個什么人？她拿不出任何一點能證明她身份的材料。往極端點猜，說不定是個在逃犯你也不知道。”

為了妥善處理這件事，公司上上下下開會討論好幾次，“如果沒有檔案材料，最基本的三險都不能辦理。但如果不辦，公司就違反了勞動法。作為一個國際性大公司，絕對是要遵紀守法的，不能在這些小事的處理上出現(xiàn)差錯。”最終的意見是不能聘用她。因為招聘過程的不謹慎，公司在這個職位上浪費了大量時間成本。邢巖及其同事從中得到的教訓是，無論多么急著用人，一定要按正常的錄用流程走，要保證員工入職的手續(xù)齊備、材料完整。

減少企業(yè)用人風險，快步易捷公司人事經(jīng)理崔淑惠的經(jīng)驗是從“入職管理”做起。“譬如，入職時要做相應的背景調查，要核查他各種資料的真實性；要保證他與其他公司已經(jīng)解除勞動合同，否則一旦員工與對方企業(yè)發(fā)生法律糾紛，你作為用人單位是要承擔連帶責任的。還有進行體檢等，這些都是最基本的操作。這是人員聘用的規(guī)范化流程，HR不能怕麻煩而偷工減料。”如何做背景調查才更有效，如何簡便識別證書的真假，HR們都有自己的一套經(jīng)驗。

“HR還應該是勞動法規(guī)方面的專家，要加強對國家法律法規(guī)政策的學習。”華普信息技術有限公司人事主管蘇琛認為，員工的法律意識在加強，他們對保護自身合法權益也越來越專業(yè)。同時，“國家勞動人事政策不斷細化，你必須隨時跟進，及時了解最新變化。最可怕的是法律條款已經(jīng)變化了，但你還按老一套做，你還自認為很正確。”HR要時刻留意國家政策的調整，要有專人負責與勞動部門接口聯(lián)系，要在了解國家大政策的基礎上及時調整企業(yè)自己的規(guī)章制度。

“最好的管理不是人去管理，而是程序管理、制度管理。”IBM中國公司人力資源代表陳朝巍的觀點具有代表性，他說：“無論是入職管理、離職管理，還是知識管理、技術文檔的管理，首先建立一套制度是重要的。在制訂制度、設計條款時就全面考慮到各種安全隱患，作好預防工作。制度規(guī)范了，HR的工作就好做了。”

堡壘先從內部攻破

“安全來自警惕，事故出于麻痹”，“隱患險于明火，防范勝于未然”，當我們討論HR的安全問題時，這些曾經(jīng)流行過的口號不自覺地跑了出來，這些詞用來提醒HR經(jīng)理做好安全防范是很適用的。

安全來自警惕，就像開車要系好安全帶一樣，一個合格的HR經(jīng)理應該做到：重要材料必須備份3份，并在不同的地方保管；計算機獨機操作，專機專用；工作場所要注意保密性（見后圖），辦公桌、文件柜隨時上鎖；新聘用人員要手續(xù)齊備合法；加強知識管理，科技文檔及時記錄并歸檔；關鍵崗位有人才備份……從工作環(huán)境安全到人才安全，從手寫筆記本到電子計算機，每一步、每一環(huán)節(jié)都要求HR具備安全意識，采取相應措施。

但是，HR最終要從瑣事中脫離出來，要尋找市場的高端價值。重慶長豐通信股份有限公司人力資源中心時榮國主任認為，人事檔案的保管、工資的發(fā)放，這些都可以逐步外包。一個有實力的外包商畢竟更專業(yè)、更規(guī)范、更安全。據(jù)前程無憂副總裁呂楠介紹，外包在國外已經(jīng)逐漸成為趨勢，IT、財務以及人事部門都可能外包。在選擇外包商時，其安全措施是否得力是第一考察的因素。作為HR，你一定要看他的機房設備，要閱讀對方人員管理手冊，要了解發(fā)生問題時可能的解決方案?？傊?，要制訂一個詳細的合作合同。“對內部有多嚴格，對外要更加嚴格。只有供應商能夠滿足安全性的要求，才是可能被選擇的合作商。”呂楠告誡說。

在有效處理掉來自外部的安全問題后，做好公司內部的保密工作又是一個更大的課題擺在HR面前。PEOPLE SOFT公司總經(jīng)理莊國光在介紹EHR系統(tǒng)的安全性時說：80%的安全隱患是來自企業(yè)內部，只有20%的可能是由于黑客入侵。因為內部人員的惡意盜取比外部黑客襲擊危險性高4倍，堡壘最容易從內部攻破。“即便是以絕密方式抄送的電子郵件，除了發(fā)件人和收件人雙方，還有第三方知道，那就是IT管理人員。”如何做好IT、HR、財務等涉密人員的保密工作，這是包括很多企業(yè)的人事經(jīng)理們在思考的問題。

沒有制度是萬萬不行的，但是制度不是萬能的。類似前文“美迪達事件”中，對廖某之類問題員工的管理，單純依靠鋼性的制度處罰可以對付一個廖某，但倘使公司沒有形成一種基于互相信任基礎上的企業(yè)文化，員工對企業(yè)沒有歸屬感，企業(yè)對員工沒有凝聚力，處理了一個廖某，還會有更多的廖某以別的方式“攻擊”企業(yè)。建立起企業(yè)與員工間的互相認可，倡導真正的以人為本，促進企業(yè)高績效、低成本運作，這是HR安全的最高境界——不戰(zhàn)而屈人之兵，上上策矣！

擴展閱讀

版權聲明：