大型企業(yè)的人力資源信息該如何規(guī)劃

 作者:未知    247

時下e-HR是個熱門的話題,很多企業(yè)都開始琢磨這回事。在過去幾年里面,不少企業(yè)都開始了人力資源管理信息化建設,一部分企業(yè)甚至開始了對舊人力資源信息系統(tǒng)的更新?lián)Q代。但并不是所有的企業(yè)都嘗到了e-HR的甜頭,很多大型企業(yè)錢投入了、系統(tǒng)實施了,效果卻并不如人意。這其中主要的原因,是因為相對中小型企業(yè)而言,大型企業(yè)的人力資源信息化,不僅在管理基礎要求上和e-HR系統(tǒng)選型上側(cè)重點不同,在人力資源信息系統(tǒng)實施方法論上,大型企業(yè)更具有自己的特點。

  很多大型企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)的實施效果不盡如人意,很大原因不在于人力資源信息系統(tǒng)本身,而在于沒有一個正確掌握了大型企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)實施方法的實施團隊。這就好像擁有一輛很先進的戰(zhàn)車,卻找不到會開的司機一樣。如何找到這個“司機”?大型企業(yè)人力資源實施是一個復雜度高、風險高的系統(tǒng)工程,涉及到一系列的流程、方法、工具等,而最基礎、也最重要的一項,是人力資源信息規(guī)劃。

  大型企業(yè)為什么需要e-HR信息規(guī)劃?人力資源信息規(guī)劃,是指對人力資源管理中所涉及到的各種信息的定義標準、傳輸標準、使用標準進行全面規(guī)劃,建立統(tǒng)一、可擴展的信息結(jié)構(gòu)體系,為人力資源信息系統(tǒng)的信息管理、業(yè)務流程處理、決策分析奠定信息基礎。

  在小型企業(yè)中,由于采用人力資源信息系統(tǒng)的主要目的是提高工作效率,簡化工作,因此,人力資源信息規(guī)劃的重要程度并不如大型企業(yè)那么明顯。而大型企業(yè)一般具有多個分子公司,跨越不同行業(yè),地域分布廣,人數(shù)眾多。很多大型企業(yè)各業(yè)務處室、各分子公司,使用著不同的人力資源管理軟件,同時各自有一套信息的定義和處理機制,形成了大大小小的“信息孤島”,這些孤島之間信息不一致,無法統(tǒng)一,一方面影響了運營效率,導致工作量增加,維護困難;另一方面信息準確性差、無法更好地綜合利用這些信息為企業(yè)人力資源運營、決策提供輔助決策支持。而通過人力資源信息規(guī)劃,建立統(tǒng)一的信息結(jié)構(gòu)體系與標準,可以統(tǒng)一信息孤島,提高人力資源信息的有效性。

  例如員工學歷,是員工信息中非常基本的一項信息。但是在很多大型企業(yè)中,各地分子公司對學歷的定義差異較大,詳細級別也各不相關(guān),如果不加以規(guī)劃,其數(shù)據(jù)的準確性很難保證。同時,學歷信息的維護權(quán)限要嚴格定義,從而保證信息的嚴肅性、安全性。

  大型企業(yè)的各分子公司由于跨越不同行業(yè),在人力資源管理上,側(cè)重點不一定雷同,會有一部分個性化的管理特點。在滿足大型企業(yè)總體需要的前提下,要滿足各行業(yè)分子公司人力資源管理需要,需要在信息、流程、功能、分析都要有所擴展。通過人力資源信息規(guī)劃,建立可擴展的信息結(jié)構(gòu)體系與標準,既能滿足總體需要,又能達到各分子公司個性化信息管理的要求。通過對人力資源信息規(guī)劃,組織和人員信息整合,實現(xiàn)了資源盤點,人崗匹配、分析。

  大型企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)建設過程中,如果缺少了信息規(guī)劃;只能在短時間內(nèi)滿足操作層的需要;而要滿足管理層、決策層的人力資源分析、決策需要,人力資源信息規(guī)劃必不可少。通過人力資源信息規(guī)劃,消除信息孤島、暢通信息流、提高數(shù)據(jù)的綜合利用程度,將極大地提升信息系統(tǒng)的應用效益。

  人力資源信息如何規(guī)劃?既然對于大型企業(yè)的E-HR建設,人力資源信息規(guī)劃如此重要,那么究竟應該如何實行呢?應該充分考慮企業(yè)所處人力資源管理階段及其發(fā)展方向、結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標,按照一定的方法步驟、遵循一定的標準規(guī)范、制定人力資源信息標準,建立人力資源信息結(jié)構(gòu)體系的人力資源信息規(guī)劃方法。信息規(guī)劃的過程中,重點要分析各人力資源業(yè)務,包括業(yè)務所涉及到的信息項(讀取、修改、增加)、狀態(tài)、流程、結(jié)果等,進行信息需求和數(shù)據(jù)流分析,包括整理、定義交流數(shù)據(jù)的格式和內(nèi)容,對內(nèi)外、上下數(shù)據(jù)流進行定義分析。

  最后,形成一套包括信息集、信息項、流程狀態(tài)、流程結(jié)果、信息關(guān)聯(lián)、流程關(guān)聯(lián)、業(yè)務與信息關(guān)聯(lián)、業(yè)務與流程關(guān)聯(lián)的全套人力資源信息結(jié)構(gòu)體系,為人力資源信息系統(tǒng)的成功實施奠定基礎。

  在人力資源信息規(guī)劃的這個過程中,需要注意幾點:

 ?。?)這個過程會利用到信息資源管理最基本的標準——數(shù)據(jù)元素標準、信息分類編碼標準、用戶視圖標準和數(shù)據(jù)庫表標準。這些標準的建立,將貫穿信息需求分析、信息規(guī)劃全過程。

  (2)人力資源信息規(guī)劃工作包括對大量復雜資料進行分析整理,尤其是在眾多人員分小組進行的過程中,需要保持定義與理解的一致性。資料的存儲、修改和后續(xù)利用需要規(guī)劃信息和知識的連續(xù)性。

 ?。?)結(jié)果的審核是一個艱苦的過程,需要反復多次確認。

  規(guī)劃結(jié)果如何利用?

  做完了人力資源信息規(guī)劃,就有了企業(yè)的信息結(jié)構(gòu)體系,那么如何利用它,實施過程中起到非?;A的又至關(guān)重要的作用。

  首先,有了人力資源信息結(jié)構(gòu)體系,大型企業(yè)在全系統(tǒng)進行統(tǒng)一的人力資源基礎信息的遷移或采集,形成統(tǒng)一的信息平臺,成為水到渠成的事。所有現(xiàn)存于其它系統(tǒng)中的人力資源信息根據(jù)信息結(jié)構(gòu)體系中的信息標準,進行轉(zhuǎn)換,遷移到統(tǒng)一的人力資源信息平臺中,極大地利用上了已有的信息資源。根據(jù)企業(yè)人力資源管理的狀況,缺失的、錯誤的信息可以根據(jù)新的信息體系架構(gòu)進行補錄或者更正。

  其次,按照信息結(jié)構(gòu)體系中定義完畢的業(yè)務處理的狀態(tài)、結(jié)果,以及對各信息集、信息項在每個步驟中的讀取、修改、增加等的不同操作,業(yè)務管理中涉及到的流程已經(jīng)基本被勾勒出來。按照這些定義配置、定制信息系統(tǒng),可以很快完成業(yè)務系統(tǒng)的建設。

  第三,大型企業(yè)人力資源管理必須要提升到?jīng)Q策支持這個層面上,否則,人力資源信息化的意義將被大大削弱;而人力資源信息規(guī)劃的結(jié)果將很容易為決策分析的建模所用。在確定的信息結(jié)構(gòu)體系下,針對主題的決策分析或綜合分析將有據(jù)可依,有的放矢。

  最后,人力資源信息系統(tǒng)不能解決了內(nèi)部的信息孤島,又與其他系統(tǒng)(生產(chǎn)系統(tǒng)、財務系統(tǒng))形成了大型的信息孤島。而信息結(jié)構(gòu)體系提供了接口標準,基于信息結(jié)構(gòu)體系開發(fā)統(tǒng)一的信息接口,可以方便整個企業(yè)內(nèi)信息系統(tǒng)的集成。

  信息規(guī)劃——為E-HR摩天大廈奠定堅實地基

  人力資源信息規(guī)劃為大型企業(yè)e-HR建設奠定了堅實的基礎,基于信息結(jié)構(gòu)體系,企業(yè)可以逐步展開人力資源信息化的建設,如數(shù)據(jù)遷移、信息補采、培訓、業(yè)務系統(tǒng)建設、決策支持建模等過程。另外,在經(jīng)過人力資源信息規(guī)劃后,用戶方和實施方都基本把握了需求,大大降低了實施的風險。俗話說“萬丈高樓平地起”,有了良好的人力資源信息規(guī)劃,大型企業(yè)的e-HR就好像高樓大廈有了堅實的地基,能夠為企業(yè)高速發(fā)展提供最好的支持。
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