職業(yè)辦公能力訓(xùn)練課程
職業(yè)辦公能力訓(xùn)練課程詳細(xì)內(nèi)容
職業(yè)辦公能力訓(xùn)練課程
一、 職業(yè)化辦公工作能力與個(gè)人基礎(chǔ)素質(zhì)
1. 職業(yè)化辦公工作能力的主要標(biāo)準(zhǔn)
定義：職業(yè)能力體現(xiàn)于員工對(duì)職業(yè)規(guī)范的理解和執(zhí)行能力。主要包括三方面內(nèi)容：
**，是否明確自己應(yīng)該做什么，即“該做什么、不該做什么”。以此確定工作方向。
第二，能否明確職業(yè)規(guī)范及工作流程，即“先做什么、后做什么”。以此明確事務(wù)規(guī)律。
第三，才是掌握如何做，即具體的工具和操作方法，并在高效、高質(zhì)的過(guò)程中達(dá)成目標(biāo)。
然而，在以往的個(gè)人（或職業(yè)）能力訓(xùn)練中，人們常常將焦點(diǎn)集中于后一個(gè)環(huán)節(jié)（掌握技巧）。導(dǎo)致軟件功能雖然學(xué)會(huì)了，但仍然不能有效落實(shí)到自己的實(shí)際工作中，并持續(xù)挖掘并提升解決具體問(wèn)題的能力。
所以，有關(guān)職業(yè)能力提升的技能培訓(xùn)，在很大程度上就是要求職業(yè)人士，按職業(yè)工作的規(guī)范，掌握一套正確的思維模式，養(yǎng)成一系列良好的行為習(xí)慣。
2. 個(gè)人素質(zhì)的表現(xiàn)及培訓(xùn)難點(diǎn)
我們認(rèn)為，個(gè)人素質(zhì)及能力的表現(xiàn)主要包括兩個(gè)方面：
一是能否具有正確的思維模式，二是能否具有扎實(shí)的行為（或動(dòng)手）能力。
偏重前者，可能導(dǎo)致紙上談兵；側(cè)重后者，則易產(chǎn)生埋頭拉車的后果。所以，素質(zhì)修煉應(yīng)當(dāng)是集思維模式培養(yǎng)與行為能力訓(xùn)練的全方位過(guò)程。
不論提升工作能力，還是增強(qiáng)個(gè)人素質(zhì)，關(guān)鍵在于堅(jiān)持不懈地進(jìn)行上述兩方面的修煉（需要反復(fù)的過(guò)程和自我約束）。這一特點(diǎn)，就決定了修煉的過(guò)程不可能在一朝一夕之內(nèi)完成，而是在重復(fù)和反芻中升華的。這恰恰就是素質(zhì)教育、能力培訓(xùn)的難點(diǎn)。
針對(duì)素質(zhì)修煉和能力培養(yǎng)的這一難點(diǎn)，我們提出了自己的觀點(diǎn)：借助工具的使用，降低修煉過(guò)程的難度（簡(jiǎn)化操作），減少有規(guī)律且重復(fù)性的操作過(guò)程，同時(shí)在規(guī)范使用工具的過(guò)程中鎖定（養(yǎng)成）高效的職業(yè)化辦公行為習(xí)慣。
所以，我們的課程將提供一個(gè)重復(fù)訓(xùn)練的過(guò)程。在此過(guò)程中，我們借助工具，幫助學(xué)員簡(jiǎn)化有規(guī)律且重復(fù)的繁雜操作（效率）、提高操作過(guò)程的精度（質(zhì)量）、養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣（素質(zhì)），以此達(dá)到提升工作能力和個(gè)人素質(zhì)的目標(biāo)。
針對(duì)職業(yè)化辦公文檔制作能力的提升，我們的訓(xùn)練工具就是Office軟件。
常用Office課程
1、 借Word提升職業(yè)化行文寫作與表述能力（6～12h）
本課程從行文、寫作的規(guī)律出發(fā)，重點(diǎn)說(shuō)明簡(jiǎn)化規(guī)范文稿的制作技巧，在提高效率的前提下改善行文質(zhì)量（結(jié)構(gòu)清晰、版式規(guī)范、操控簡(jiǎn)單）。具體內(nèi)容包括：
教學(xué)階段 | 主要教學(xué)內(nèi)容 |
按規(guī)范流程制作電子文稿 | — 職場(chǎng)行文規(guī)范及人與計(jì)算機(jī)交流的基本方法： 規(guī)范行文特點(diǎn)和職業(yè)化電子文稿的評(píng)價(jià)標(biāo)題（“文檔結(jié)構(gòu)圖”、“樣式和格式”窗格），人機(jī)交流方法（光標(biāo)特點(diǎn)及解讀、工具按鈕狀態(tài)與格式對(duì)應(yīng)關(guān)系、菜單分布規(guī)律），空格使用亂版處理技巧； — 輸入規(guī)則和技巧：鍵盤控制（中英鍵盤及標(biāo)點(diǎn)切換、輸入法選擇、全半角切換），輸入技巧（漢字輸入技巧、符號(hào)輸入技巧），文字內(nèi)容的檢查和更改（拼寫語(yǔ)法、自動(dòng)更正、批量替換），簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換，中英翻譯等； — 文字內(nèi)容編輯：編輯的定義（目的、對(duì)象、操作內(nèi)容等），正確選擇操作對(duì)象（插入點(diǎn)、字、詞、句、段落等），編輯技巧（菜單法、按鈕法、拖拉法、右鍵法、快捷鍵法等）； — 文稿格式修飾：修飾的定義與編輯的區(qū)別，字符格式（規(guī)則、技巧）、段落修飾（對(duì)齊方式、縮進(jìn)、間距等），框線和背景修飾（段落加框及特殊處理、文字加框、頁(yè)面加框），項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)設(shè)置（符號(hào)特點(diǎn)、設(shè)置技巧和使用限制、項(xiàng)目編號(hào)的特點(diǎn)、處理技巧和應(yīng)用問(wèn)題、多級(jí)符號(hào)的使用環(huán)境和設(shè)置方法）等； — 文稿整排版：紙張?jiān)O(shè)置（紙型、方向、頁(yè)邊距等），頁(yè)眉和頁(yè)腳（作用、設(shè)置方法）、分欄排版，特殊版式等； — 文稿保存和打?。罕４骖愋停４妗⒏采w保存與備份設(shè)置、版本保存、定位保存、更名保存、變類型保存、加密保存等），打印（常規(guī)，特殊打印設(shè)置）。 |
使用模板、樣式快速創(chuàng)建規(guī)范文稿 | — 樣式應(yīng)用：樣式的作用（規(guī)范當(dāng)前文稿的各類段落的格式），創(chuàng)建樣式的方法（修改法、匹配法、命名法），樣式的管理方法（刪除樣式、通用樣式、樣式快捷鍵）、樣式的使用方法（點(diǎn)名法、匹配法、彈琴法、大綱法），用樣式與多級(jí)符號(hào)建立規(guī)范文稿的結(jié)構(gòu)，樣式的三種擴(kuò)展應(yīng)用（綱目結(jié)構(gòu)編輯、目錄自動(dòng)生成與更新、文檔結(jié)構(gòu)與演示文稿結(jié)構(gòu)的關(guān)聯(lián)）等。 — 模板應(yīng)用：模板的作用（規(guī)范同類文稿重新制作時(shí)的整體版式風(fēng)格），創(chuàng)建模板的方法（建立規(guī)范文檔、控制常量和變量、保存模板文檔），用模板文檔處理不規(guī)范文稿（調(diào)用方法、處理方法）等； — 規(guī)范企業(yè)行文流程：針對(duì)企業(yè)內(nèi)相對(duì)固定的文件類型創(chuàng)建一組模板；**行政手段部署并分發(fā)；用模板提升企業(yè)整體行文效率和質(zhì)量（工作方法）。 |
用字、表、圖三要素豐富文章內(nèi)容 | — 文字處理：前兩部分知識(shí)的綜合運(yùn)用； — 表格應(yīng)用：表格的類型（文書表格和電子表格），創(chuàng)建表格（結(jié)構(gòu)計(jì)算法、繪圖法、文本轉(zhuǎn)表格法等），表格編輯（正確選擇表格對(duì)象，常規(guī)編輯、表結(jié)構(gòu)編輯），表格修飾（格線、填充），表格排版（大小、位置、版式），表格的特殊處理（斜線表頭、表頭跨頁(yè)、表屬性），表格編輯問(wèn)題的處理技巧等； — 圖文混排：圖對(duì)象的類型，添加圖形（剪貼畫、圖片、藝術(shù)字等），圖形編輯（圖形對(duì)象的定位、大小、位置等）、圖形修飾（框線、背景等），圖形對(duì)象的排版（嵌入型、非嵌入型的應(yīng)用環(huán)境和處理技巧），圖形對(duì)象的排版問(wèn)題處理等。 |
長(zhǎng)文章處理技巧 （選擇內(nèi)容） | — 利用綱目結(jié)構(gòu)審改文稿（顯示文檔結(jié)構(gòu)圖、綱目結(jié)構(gòu)編輯）； — 制作目錄（制作、更新）； — 插圖插表處理（表題注與圖題注自動(dòng)編號(hào)、交叉引用與更新）； — 電子文稿制作（書簽、超鏈接）； — 文章審閱（修訂、批注、整合）。 |
以上內(nèi)容可以根據(jù)學(xué)員情況或單位要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，或針對(duì)指定要求增減內(nèi)容。
2、 借Excel提升職業(yè)化數(shù)據(jù)處理、分析和表達(dá)能力（12h）
本課程從數(shù)據(jù)管理的規(guī)則出發(fā)，重點(diǎn)說(shuō)明兩方面內(nèi)容，即（結(jié)構(gòu)）合理、（數(shù)值）準(zhǔn)確地創(chuàng)建電子表格，以及從表格數(shù)據(jù)中靈活獲取有用信息的技巧。具體內(nèi)容包括：
教學(xué)階段 | 主要教學(xué)內(nèi)容 |
創(chuàng)建結(jié)構(gòu)合理且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、有效的電子表格 （避免生產(chǎn)垃圾表格） | 說(shuō)明數(shù)據(jù)管理的規(guī)則及規(guī)范建表的原則（展示問(wèn)題、說(shuō)明方法） — 建立合理的表格結(jié)構(gòu)：認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)規(guī)范和類型、明確正確搭建表結(jié)構(gòu)的控制內(nèi)容，以及創(chuàng)建表格過(guò)程的注意事項(xiàng)； — 控制數(shù)據(jù)的有效性：導(dǎo)致數(shù)據(jù)問(wèn)題的原因，現(xiàn)有數(shù)據(jù)的調(diào)用法、批量數(shù)據(jù)的導(dǎo)入法，規(guī)范表頭的填充法，數(shù)據(jù)有效性的控制法； 普通公式常規(guī)處理：創(chuàng)建公式（格地址法、數(shù)值法、名稱法），公式復(fù)制（含意、方法、注意事項(xiàng)）、公式跟蹤（審核、監(jiān)視）； — 表格編輯（控制結(jié)構(gòu)）：編輯的定義，正確選擇操作對(duì)象（單元格、區(qū)域、列、行、工作表等）、表格的結(jié)構(gòu)性編輯（插入、刪除、移動(dòng)）、內(nèi)容編輯（添加、移動(dòng)、復(fù)制、清除）；編輯對(duì)象和名稱及命名方法； — 表格修飾（增強(qiáng)效果）：數(shù)字格式（常規(guī)、特殊和自定義），對(duì)齊方式（水平、垂直、文字和特殊），格線和背景（控制方法、套用格式），運(yùn)行保護(hù)（意義鎖定、隱藏）、條件格式等； — 表格數(shù)據(jù)的保存和打?。罕４娴念愋汀⒆饔煤吞幚矸椒?，表格內(nèi)容的打印（小表格、大表格設(shè)置、超大表格的打印和顯示控制技巧）。 |
馬力老師的其它課程《用結(jié)構(gòu)化思維模式指導(dǎo)辦公軟件應(yīng)用技能》針對(duì)匯報(bào)類工作的呈現(xiàn)與訓(xùn)練篇基本情況1課程背景?在工作中遇到棘手問(wèn)題時(shí)，您是否常常感到無(wú)從下手？?在與領(lǐng)導(dǎo)、同事、下屬溝通時(shí)，您是否常常感到相互理解很難？?在員工提交的文字報(bào)告中，您是否常常感覺(jué)其內(nèi)容讓讀者困惑？?在演講展示的過(guò)程中，您是否常常感覺(jué)PPT沒(méi)有起到輔助演講和內(nèi)容表達(dá)的功效？?金字塔原理是麥肯錫核心工具之一 講師：馬力詳情第1階段教學(xué)內(nèi)容包括：如何明確制表目標(biāo)，并合理搭建表體結(jié)構(gòu)；如何有效控制表格數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性；同時(shí)說(shuō)明目前制表過(guò)程中普遍存在的一些問(wèn)題。明確制表過(guò)程的“編輯”操作，包括目的、內(nèi)容、對(duì)象及相關(guān)高效處理技巧（準(zhǔn)確選擇、快速操作等）。明確表格“修飾”操作的目的、對(duì)象、內(nèi)容，以及突出重點(diǎn)數(shù)據(jù)的規(guī)則和處理技巧等。按規(guī)范保存電子表格數(shù)據(jù)并重復(fù)使用的技巧。針對(duì)電子表格 講師：馬力詳情創(chuàng)建可以有效使用的電子表格（必會(huì)內(nèi)容）這部分教學(xué)內(nèi)容主要是回顧Excel第1階段的必會(huì)應(yīng)用內(nèi)容。包括：制表目標(biāo)與表體結(jié)構(gòu)搭建的關(guān)系，數(shù)據(jù)輸入準(zhǔn)確性和有效性的處理方法和技巧；可操作對(duì)象的選擇及“編輯”、“修飾”目的和技巧；電子表格的保存與打印技術(shù)要點(diǎn)等。目的在于，避免生產(chǎn)的垃圾數(shù)據(jù)影響分析結(jié)果，為靈活處理和分析數(shù)據(jù)做好思想和物質(zhì)的準(zhǔn)備。從表格數(shù)據(jù)中靈活有效的獲 講師：馬力詳情1.借助Project提升項(xiàng)目管理和跟蹤能力（6h～12h）針對(duì)項(xiàng)目管理的規(guī)則和要求，按項(xiàng)目創(chuàng)建的規(guī)范流程介紹Project軟件功能的使用。包括規(guī)劃創(chuàng)建項(xiàng)目文檔、簡(jiǎn)單資源管理，以及常規(guī)項(xiàng)目跟蹤等。具體內(nèi)容包括：教學(xué)階段主要教學(xué)內(nèi)容解任務(wù)并建立項(xiàng)目管理文檔—理論準(zhǔn)備階段：概述項(xiàng)目管理（目標(biāo)、對(duì)象、條件限制、理論機(jī)制等），認(rèn)識(shí)Project軟件工作環(huán)境。如表（主 講師：馬力詳情教學(xué)階段主要教學(xué)內(nèi)容按演講規(guī)則建立演示文稿的結(jié)—演講規(guī)律和演示文稿制作特點(diǎn)：演講規(guī)律（看、聽(tīng)、記），多視圖工作環(huán)境、多角色分工規(guī)律（演示文稿制作者、演講者），有效表達(dá)元素（圖形字符、表格和圖表、繪畫圖片、聲音和電影）；—演示文稿的結(jié)構(gòu)：片頭和摘要頁(yè)制作，結(jié)構(gòu)編輯（大綱視圖、升降級(jí)、位移和展開(kāi)、折疊技巧）；—幻燈片頁(yè)處理：處理對(duì)象（文本、框、頁(yè)），編輯（與位置 講師：馬力詳情借Word提升職業(yè)化行文寫作與表述能力 01.01教學(xué)階段主要教學(xué)內(nèi)容按規(guī)范流程制作電子文稿—職場(chǎng)行文規(guī)范及人與計(jì)算機(jī)交流的基本方法：規(guī)范行文特點(diǎn)和職業(yè)化電子文稿的評(píng)價(jià)標(biāo)題（“文檔結(jié)構(gòu)圖”、“樣式和格式”窗格），人機(jī)交流方法（光標(biāo)特點(diǎn)及解讀、工具按鈕狀態(tài)與格式對(duì)應(yīng)關(guān)系、菜單分布規(guī)律），空格使用亂版處理技巧；—輸入規(guī)則和技巧：鍵盤控制（中英鍵盤及標(biāo)點(diǎn)切換、輸入法選擇、全半角切換），輸入技巧（漢字輸入技巧、符號(hào) 講師：馬力詳情教學(xué)階段主要教學(xué)內(nèi)容解任務(wù)并建立項(xiàng)目管理文檔—理論準(zhǔn)備階段：概述項(xiàng)目管理（目標(biāo)、對(duì)象、條件限制、理論機(jī)制等），認(rèn)識(shí)Project軟件工作環(huán)境。如表（主要項(xiàng)目包括：項(xiàng)目名稱、類型、工期、資源、說(shuō)明）、甘特圖等—項(xiàng)目規(guī)劃階段：包括：創(chuàng)建項(xiàng)目（創(chuàng)建時(shí)間、任務(wù)關(guān)系、起止日期等）—?jiǎng)?chuàng)建任務(wù)階段：創(chuàng)建各類任務(wù)（普通、周期、階段點(diǎn)、摘要、關(guān)鍵等）、建立任務(wù)的結(jié)構(gòu)關(guān)系（升降 講師：馬力詳情教學(xué)階段主要教學(xué)內(nèi)容建立電子郵件管理系統(tǒng)—個(gè)人Outlook工作環(huán)境搭建：?jiǎn)?dòng)Outlook，認(rèn)識(shí)工作項(xiàng)目和界面工具；建立個(gè)人賬戶資料及聯(lián)系資料（郵箱申請(qǐng)、賬戶配置及測(cè)試、初始狀態(tài)設(shè)置）等；—建立聯(lián)系人資料庫(kù)：添加聯(lián)系人、創(chuàng)建聯(lián)系人組、個(gè)性視圖設(shè)置、查找聯(lián)系人資料、生日提醒，從Excel導(dǎo)入（聯(lián)系人）資料，或?qū)С鰬?yīng)用等；—制作與發(fā)送電子郵件：設(shè)置郵件信息（收 講師：馬力詳情教學(xué)階段主要教學(xué)內(nèi)容創(chuàng)建結(jié)構(gòu)合理且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、有效的電子表格（避免生產(chǎn)垃圾表格）說(shuō)明數(shù)據(jù)管理的規(guī)則及規(guī)范建表的原則（展示問(wèn)題、說(shuō)明方法）—建立合理的表格結(jié)構(gòu)：認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)規(guī)范和類型、明確正確搭建表結(jié)構(gòu)的控制內(nèi)容，以及創(chuàng)建表格過(guò)程的注意事項(xiàng)；—控制數(shù)據(jù)的有效性：導(dǎo)致數(shù)據(jù)問(wèn)題的原因，現(xiàn)有數(shù)據(jù)的調(diào)用法、批量數(shù)據(jù)的導(dǎo)入法，規(guī)范表頭的填充法，數(shù)據(jù)有效性的控制法；普通公式常規(guī) 講師：馬力詳情
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