有一種說法，一切的革命都是從會議開始的，無論是國家，還是公司。

筆者尚未無法考評其真?zhèn)?。但我們知道，一百年前，孫中山先生曾痛感中國人缺乏組織習(xí)慣和團(tuán)體生活的訓(xùn)練，曾說：“我們中國人還不知道怎么開會，以至于始終制訂不出正確的決策。 ”認(rèn)為要行使民權(quán)，必須從如何開會的基本功學(xué)起。1917年，孫中山先生出版《民權(quán)初步》，一半談的是民權(quán)，另一半談的則是會議，內(nèi)容包括如何動議，如何提案，如何討論，如何表決，如何維持會場秩序等等，共五卷二十章一百五十八節(jié)，全部是關(guān)于怎么開會的。孫中山成為我國會議學(xué)的發(fā)軔者。

據(jù)說，孫中山寫《民權(quán)初步》，很大程度上參考了《羅伯特議事規(guī)則》(Robert’s Rules of Order)。該書最初是美國人亨利.馬丁.羅伯特 1876年所寫，他在參加各種各樣的會議中，痛感人們總是爭論不休，沒有統(tǒng)一的議事規(guī)則，難以形成決議，于是他研究已有的各種議事程序，探索這些程序的邏輯，為什么要這樣規(guī)定，如果不這樣規(guī)定會產(chǎn)生什么結(jié)果。經(jīng)過幾年努力拿出一部議事規(guī)則，后來一版再版，成為美國人開會的標(biāo)準(zhǔn)手冊。里面的無數(shù)規(guī)則看似繁瑣，卻是西方世界在長期的民主實(shí)踐中不斷積累和提煉出來的，體現(xiàn)著對人性的深刻洞察，對公平和效率的兼顧，對程序和權(quán)利的尊重。

毛澤東對會議也十分重視其效率與改革，在《反對黨八股》一文中，批評不僅公文里有黨八股，開會也有。他批評道： “‘一開會，二報告，三討論，四結(jié)論，五散會’。假使每處每回?zé)o大無小都要按照這個死板的程序，不也就是黨八股嗎？在會場上做起‘報告’來，則常常就是‘一國際，二國內(nèi)，三邊區(qū)，四本部’，會是常常從早上開到晚上，沒有話講的人也要講一頓，不講好像對人不起?？傊?，不看實(shí)際情形，死守著呆板的舊形式、舊習(xí)慣，這種現(xiàn)象，不是也應(yīng)該加以改革嗎? ”針對會議文件和決議，他還專門寫道：“事實(shí)上，你們只要瞧一瞧我們的傳單、報紙、決議和提綱，就可以看到，這些東西常常是用這樣的語言寫成的，寫得這樣的艱深，甚至于我們黨的干部都難于懂得，更不用說普通工作。 ”毛澤東在《黨委會的工作方法》中，專門談到在黨委會上如何提出問題，互通情報，起草的文件成熟后再下發(fā)，對情況和問題有基本的數(shù)量分析，還要事先“安民告示”，告知要討論和解決什么問題，會議不要開得太長，決議草案應(yīng)當(dāng)簡明扼要，不要過多形容詞和過長句子等等。

一個偉大的戰(zhàn)略家、革命家對會議的細(xì)節(jié)、規(guī)范是何等的重視!企業(yè)的變革更得要從會議開始，在此，三星可謂典范！上世紀(jì)90年代，三星CEO李健熙首先發(fā)起公司的“會議文化”革命，建立良好的會議文化，擯棄官僚作風(fēng)。

一、凡是會議，必有準(zhǔn)備

永遠(yuǎn)不開沒有準(zhǔn)備的會議，會議最大的成本是時間成本，會議沒有結(jié)果就是對公司的犯罪，沒有準(zhǔn)備的會議就等于一場集體謀殺。所以，在三星重大的會議由事先檢查制度，沒有準(zhǔn)備好的會議必須取消。在會議前，必須把會議材料提前發(fā)給與會人員，與會人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備，不能進(jìn)了會議室才開始思考。

二、凡是會議，必有主題

開會必須要有明確的會議目的，在會議準(zhǔn)備的PPT前3頁P(yáng)PT，必須顯示會議主題。沒有主題和流程的會議，就好比讓大家來喝茶聊天，浪費(fèi)大家的生命。會議的主題，要事先通知與會人員。

三、凡是會議，必有紀(jì)律

在三星，開會設(shè)一名紀(jì)律檢查官（一般由主持人擔(dān)任），在會議前先宣布會議紀(jì)律，對于遲到要處罰，對于會議上不安流程進(jìn)行要提醒，對于發(fā)言帶情緒要提醒，對于開小會私下討論的行為要提醒和處罰，對于在會上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進(jìn)行處罰。

四、凡是會議，會前必有議程

要在會議之前明確清楚的會議議程，會議運(yùn)營人員并要在會前書面發(fā)給各參加會議的人員，使他們能了解會議的目的、時間、內(nèi)容，使他們能有充分的時間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項(xiàng)討論必須控制時間，不能泛泛而談，海闊天空。

五、凡是會議，必有結(jié)果

開會的目的就是解決問題，會議如果沒有達(dá)成結(jié)果，將是對大家時間的浪費(fèi)，所以，每個人都要積極的參與到會議議程中來，會議監(jiān)督官有權(quán)利打斷那些偏離會議主題的冗長的發(fā)言，會議時間最好控制在1.5-2H以內(nèi)，太長的時間會超過人的疲勞限度。會議主持人要設(shè)置時間提醒，現(xiàn)在還有60分鐘，還有30分鐘，還有10分鐘。會議的決議要形成記錄，并當(dāng)場宣讀出來確認(rèn)。沒有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論，達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。

六、凡是開會，必有訓(xùn)練

三星把培訓(xùn)是看成節(jié)約時間成本的投資，讓員工快速成長。培養(yǎng)員工，讓員工減少犯錯，提示技能，本質(zhì)是提高了時間價值。

三星，有專門針對如何開會的培訓(xùn)，對每個層級的員工都有足夠的“會議訓(xùn)練”，而中國許多企業(yè)缺乏這樣的培訓(xùn)：如何開會，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對待分歧，如何會場匯報等的。這些必要的訓(xùn)練，會讓公司的會議變得高效。

開會難免有意見不一或者爭論，如果處理不好，就會影響開會的效果，適當(dāng)注意一些藝術(shù)和技巧，就會化險為夷，例如要盡量做到在會上公開稱贊、私下批評，在會中要做到就事論事，對事不對人，爭論時也要尊重別人，不可惡意批評別人，對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊，對意見不同也要注意措詞，不能傷害別人的自尊，特別是有上級人員參加時更要注意，千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。有時候要采取民主集中模式，開放心胸，容納意見，要開放自己的心胸去傾聽別人的意見，不要被自己先有的立場所左右，不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人，如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說明不容討論，需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。

七、凡是開會，必須守時

設(shè)定時間，準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束：準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束實(shí)際上就是尊重別人的時間，開會一定要準(zhǔn)時，并要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。如一個議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會人員，使他們有思想準(zhǔn)備。

八、凡是開會，必有記錄

一定要有一個準(zhǔn)確完整的會議記錄，每次會議要形成決議，會議的各項(xiàng)決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項(xiàng)決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成，這點(diǎn)特別重要，企業(yè)的各級管理人員經(jīng)常會犯的一個毛病，由于會議沒有形成決議，導(dǎo)致會議的作用沒有體現(xiàn)出來，更會讓一些管理人員誤認(rèn)為開會沒有意義，直接影響其不想主持開會或者參與開會。

九、凡是散會，必有事后追蹤

記住“散會不追蹤，開會一場空”。加強(qiáng)稽核檢查：要建立會議事后追蹤程序，會議每項(xiàng)決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整，確保各項(xiàng)會議決議都能完成。很多企業(yè)管理人員都沒有這樣的意識和習(xí)慣，企業(yè)的高層也缺乏這樣的要求。

十、最后請記住三個簡單卻很有意義的公式：

①開會+不落實(shí)=零
②布置工作+不檢查=零
③抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)。

公司會議往往是一種復(fù)雜的游戲,包藏多種動機(jī)的參與者在此博奕,整個組織所期望的效率因?yàn)榉椒ㄅc規(guī)則的缺失難以兌現(xiàn)。公司要推進(jìn)創(chuàng)新與改革，首先要從會議開始。德魯克在《卓有成效的管理者》里說，凡是會議過多，一定是管理出了問題，會議運(yùn)營管理能體現(xiàn)一家公司的管理水平。

可以這么說，世界上成功的企業(yè)無不重視會議的效率。GE原CEO杰克韋爾奇要求會議方式單純、迅速，并構(gòu)建了IT基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)，以便組織成員共享會議內(nèi)容。必須做出重要決定或充分反映成員意見的會議就采用“城鎮(zhèn)會議（Town Meeting）的方式。即離開公司召開2～3天的會議。會議場所定在離公司2小時以上路程的地方，參加者事前充分準(zhǔn)備資料。決策者在會議開始時簡單談一下意圖和議題，然后離開會場，不妨礙參加者進(jìn)行自由討論。決策者在快要得出結(jié)論時重新回到會議中，此時要做的是在討論所產(chǎn)生的2～3個方案中選擇其中之一。

Facebook  COO謝麗爾-桑德伯格（Sheryl Sandberg）每次參加會議都會帶上一個螺旋裝訂的筆記本。在這個筆記本中，謝麗爾詳細(xì)記錄了待討論的問題以及其他事項(xiàng)。“每當(dāng)一個問題討論完畢，她就會叉掉它；當(dāng)一頁中的事項(xiàng)都討論完畢時，她就會撕掉這張紙，進(jìn)入下一頁的內(nèi)容。”《財富》雜志報道說，“如果每個事項(xiàng)進(jìn)行10分鐘，那么一個小時的會議很快就會過去。”Tesla CEO埃隆-馬斯克（Elon Musk）開會要求員工充分準(zhǔn)備。馬斯克手下一名員工寫道，“在與埃隆開會時，我們都會做好充分準(zhǔn)備。因?yàn)槿绻銣?zhǔn)備不足，他問你問題而你答不上來，那么你就祈禱自己運(yùn)氣好不被解雇吧。”蘋果已故CEO史蒂夫-喬布斯（Steve Jobs）讓蘋果變成了世界上最有價值的公司，他開會的基本原則是簡約。一次，美國總統(tǒng)奧巴馬邀請喬布斯參加一次科技大腕峰會，結(jié)果喬布斯最后婉言謝絕了，因?yàn)樗l(fā)現(xiàn)奧巴馬邀請的人太多了。谷歌CEO拉里-佩奇（Larry Page）在2011年履新后，立即給全公司員工發(fā)了一封公開信。這封信的主題是：如何有效地開會？他給出的其中一個技巧是每次會議指派一名決策者參加。但是，更重要的是，佩奇認(rèn)為你可能根本不需要開會就可以做出決策。“沒有決策應(yīng)該等到開會之后才作出。”這封電子郵件寫道，“如果有些決策非要在會議后才進(jìn)行，那么你就應(yīng)該立即安排會議。”Evernote CEO菲爾-利賓（Phil Libin）則總是讓有潛力的員工參加會議。在Evernote公司的任何會議上，都有會與會議無關(guān)的人參與。亞馬遜CEO杰夫-貝索斯（Jeff Bezos）則喜歡人們爭論。“領(lǐng)導(dǎo)者在不認(rèn)同某個決策的時候就應(yīng)該站起來反對它，即使這樣做令人感到不快或很傷神。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該具有堅強(qiáng)的信念，堅忍不拔的毅力，他們不應(yīng)為了一團(tuán)和氣而做出妥協(xié)。一旦決策做出，他們就應(yīng)全力以赴地執(zhí)行。”

一個又一個無效的會議正在上演，無論是會議發(fā)起人還是參與者，都在漫長而無效的會議中飽受折磨！或許因會議效率低下而錯失良機(jī)，或許會議總是議而不決、決而不行。無效的會議不僅浪費(fèi)了有限而寶貴的時間資源，而且大大降低了組織的效率，是團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力的敵人。因此，我們必須要向三星學(xué)習(xí)，從會議要發(fā)起革命，建立新的公司會議文化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織在新質(zhì)點(diǎn)為上的躍變！

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