和時間賽跑——高效時間管理與工作統(tǒng)籌
和時間賽跑——高效時間管理與工作統(tǒng)籌詳細內(nèi)容
和時間賽跑——高效時間管理與工作統(tǒng)籌
課程大綱:為何忙亂 1:時間失控的原因
? 缺乏計劃問題
? 時間觀念問題
? 缺乏組織問題
? 用人不當(dāng)問題
? 缺乏控制問題
? 時間虛耗問題
2:時間管理的殺手
? 有形的
ü 接聽電話
ü 打電話
ü 會議
ü 打擾
ü 溝通不夠
ü 桌面雜亂無章/找不到東西
ü 辦公室政策
ü 資源不足
ü 閱讀文件及郵件
ü 交通堵塞
? 無形的
ü 優(yōu)先順序不明確/危機管理
ü 欠缺周詳計劃
ü 缺乏優(yōu)先/目標
ü 貪多嚼不爛
ü 不速之客
ü 無效授權(quán)
ü 缺乏自律/拖延
ü 不會說“NO”
討論:請1-2位同學(xué)展示自己的時間管理經(jīng)驗
案例分析:馬經(jīng)理的一天
3:三種錯誤的時間觀
? 視時間為主宰
? 視時間為敵人
? 視時間為奴隸 了解時間浪費在哪里,在工作中減少浪費時間的現(xiàn)象。合理統(tǒng)籌工作的方法1:工作的分類
? 工作時間緊迫性分析
? 工作優(yōu)先級綜合分析
2:帕累托原則
? 帕累托原則的核心
ü 80%的銷售額來自于20%的客戶
ü 80%的外餐在20%你**喜歡的餐館中進行的
ü 80%的請假是20%的員工請的
? 不遵循原則的誤區(qū)
ü 面面俱到——都想做好
ü 完全主要——都想做完
ü 平均分配時間和精力
3:四象限工作法
? A(碎石型的事務(wù))——重要緊急
ü 危機
ü 急迫的問題
ü 有期限壓力的計劃
? B(石塊型的事務(wù))——重要不緊急
ü 發(fā)掘新機會
ü 規(guī)劃
ü 改進產(chǎn)能
ü 建立伙伴關(guān)系
ü 防患于未然
? C(細沙型的事務(wù))——緊急不重要
ü 不速之客的接待
ü 某些信件、文件、電話的處理
ü 某些會議的出席
ü 某些必要而不重要的會議、活動
? D(水型的事務(wù))——不重要不緊急
ü 一些可做可不做的雜事
ü 一些不必要的應(yīng)酬
4:其他方法
? 生物節(jié)律識別
ü 設(shè)定目標:規(guī)劃好您的人生與事業(yè)
? 4D原則
? 授權(quán)
? 阿爾卑斯山方法
? ABC法則有趣的活動 掌握工作統(tǒng)籌的原則,學(xué)習(xí)合理安排時間的策略。做好工作規(guī)劃與執(zhí)行2 引言:成功金字塔
1:目標原則
? 目標設(shè)定的SMART原則
ü Specific——明確的
ü Measurable——可以量度的
ü Achievable——可以達成的
ü Realistic——實際可行的
ü Time Bound——有時間性的
? 目標確立的7個步驟
ü 羅列
ü 好處
ü 障礙
ü 支持
ü 資訊
ü 行動
ü 期限
2:制定工作計劃
? 怎樣擬定計劃
ü 訂好長期目標,以及短期目標
ü 根據(jù)目標的輕重,安排優(yōu)先次序
ü 清楚個人活力周期表,勾勒出“理想時間表“
? 制定目標的SMART原則
? 理想的工作時間表
ü 要有正面的工作態(tài)度
ü 留意自己的表現(xiàn)曲線
ü 預(yù)留自己安靜的時間
ü 利用工作日志
? 以行動配合計劃
ü 將目標寫下來
ü 行動次序
ü 時間估計
ü 靈活性時間表
工具導(dǎo)入:魚骨圖、甘特圖
? 開展你的工作計劃
3:選擇工作模式
? 并行工作模式
案例:
? 串行工作模式——要充分考慮工作的連續(xù)性
? 并行串行如何兼顧
? 工作任務(wù)轉(zhuǎn)移——適當(dāng)授權(quán)
ü 授權(quán)的形態(tài)
à 下達指令
à 充分信任
ü 授權(quán)的技巧
à 預(yù)期的成果
à 應(yīng)守的規(guī)則
4:提高工作執(zhí)行效率
? 按照輕重緩急計劃開展工作
ü 把握自己的生活
ü 把自己的生活安排的井井有條
ü 幫助你從管理危機中解脫出來
? 提高效率的好習(xí)慣
ü 制作代辦工作清單
ü 決定優(yōu)先順序
ü 制作并運用標準作業(yè)程序
ü 一句身心狀態(tài)調(diào)整時間表
ü 每天保持精力充沛
ü 設(shè)計有生產(chǎn)力的工作空間
5:工作追蹤與控制
? 工作追蹤的原則
? 如何進行工作追蹤
? 在工作追蹤中容易出現(xiàn)的問題
? 下屬對工作追蹤的抵制
? 控制與協(xié)調(diào)的有效性 學(xué)習(xí)工作計劃制定、工作緊急程度分析、工作執(zhí)行模式,掌握高效工作統(tǒng)籌的實施方法。 時間管理技巧1:拒絕外來影響
? 學(xué)會說“NO”
ü 給對方清晰的解釋,說明拒絕理由
ü 有禮貌,尊重對方,表情和顏悅色
ü 拒絕時請托本身而不是拒絕他本人
ü 如何能為他提供其他可行途徑
ü 切忌**第三人來拒絕
? 學(xué)會應(yīng)對“不速之客“
ü 不要采取無條件的“門戶開放”政策
ü 訂立計劃,對各項工作做初步安排
ü 定期與同事或下屬溝通,有效利用溝通時間
ü 在辦公室外接見不速之客
ü 站立會客
ü 控制會談時間,或限時面談
? 應(yīng)付突發(fā)狀況
ü 重新商議
ü 在接下來的步驟中,把浪費的時間補回來
ü 縮小計劃的涵蓋面
ü 爭取更多資源
ü 接受替代品
ü 要求服從
2:減少時間浪費
? 避免拖延
ü 嚴格要求自己,規(guī)定任務(wù)完成的期限
ü 排除工作中的干擾,保持優(yōu)先次序的穩(wěn)定性
ü 不要只做熟悉的事務(wù)性工作
ü 與同事、上司、下屬探討改進工作方法
? 隨時檢視
ü 隨時檢視時間管理狀況
ü 不斷調(diào)整時間管理方法
3:時間管理實用技巧
? 長期準備
ü 購買工具書/增加知識儲備/提高能力
ü 訓(xùn)練你的快速閱讀能力
ü 把常用的文件/文具放好
ü 養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣
? 臨時準備
ü 明天的工作前晚進行優(yōu)先級排序
ü 將相關(guān)的工作列在一起
ü 把工作計劃放到隨時可見的地方
ü 每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘
ü 做好正式工作前的準備工作
? 培養(yǎng)的好習(xí)慣
ü 利用各種裝備如電話/信件等節(jié)省時間
ü 把**困難的事放在效率**高的時候
ü 利用零碎時間處理例行性事務(wù)
ü 午餐或下班前開會效率**高/避免上午開會
ü 休息片刻/伸個懶腰/沖杯咖啡/茶/其他飲料
ü 報刊放在晚上看
ü 每晚沉思片刻/回顧與總結(jié)
? 辦公室5S運動
ü 常組織——區(qū)分,清除
ü 常整頓——擺放整齊,統(tǒng)一標識
ü 長清潔——打掃,保持
ü 常規(guī)范——制度化
ü 常自律——提高個人素質(zhì)修養(yǎng) **應(yīng)對外來影響,減少自身時間浪費,學(xué)習(xí)使用時間管理技巧,掌握時間管理的具體方法。
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