高效會議管理技巧課程大綱
高效會議管理技巧課程大綱詳細內(nèi)容
高效會議管理技巧課程大綱
高效會議管理技巧課程大綱
課程目標
? 了解會議的目的、種類和體系
? 了解會議效率不高的原因及對策
? 掌握有效為會議做準備的要領(lǐng)
? 掌握會議中的溝通和反饋技巧
? 掌握會議主持人的會議管理技巧
? 學會提高會議效率和質(zhì)量的技巧
課程對象：公司管理部門和會議參與員工
課程時長 一天 6H
課程大綱
第一章 當今會議面面觀
一：會議的意義、目的、種類
A:會議的意義
? 會議是一個集思廣益的渠道
? 會議顯示一個組織或一個部門的存在
B：會議的目的
? 開展有效的溝通、傳達資訊
? 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾、達成協(xié)議與解決問題
? 資源共享、開發(fā)創(chuàng)意、激勵士氣
? 鞏固組織或主管地位
二：會議成本的計算
? 會議的時間成本
? 直接的會議成本
? 效率損益成本
第二章 開會前的準備工作
一：會議準備工作的作用
? 選擇最恰當?shù)倪x擇方式
? 使參會者能對討論有清楚的方向可循
? 清楚的告知參會者應有何種行為表現(xiàn)
? 節(jié)省時間與減少沖突
備注：會議準備的5W1H法
二：會議主持人的4個準備
? 設(shè)定溝通目標
? 制訂行動計劃
? 預備可能的爭執(zhí)
? 進行SWOT分析
第三章 成功會議的策略
一：有效的做開場白
? 定義：3~5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。
? 內(nèi)容：開會目的，時間安排，議事方式，紀律規(guī)則等。
? 程序：
? 概觀會議進行程序；
? 提供與會議有關(guān)的資訊；
? 規(guī)范議程；
? 指定會議記錄者；
? 征求對議程設(shè)計的意見。
二：有效的達成決議—決策方式
彼德·德魯克決議法：
? 用足夠多的時間檢視困難所在，并是參會者達成共識
? 列舉或圖示各提案并開始討論
? 客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭
? 估計各提案之獲益律
? 估計有無采集更多參考資料的需要
? 征求反對意見
? 以中立角度檢視正反意見
? 尋求與會者對各題案之認同
? 對提案做適當?shù)男菡c妥協(xié)
? 確認議事結(jié)果
? 組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。
? 備注：四種決策方式（頭腦風暴、的菲爾法、易地思考法、思路轉(zhuǎn)化法）
三：固定的會議流程規(guī)范
會議本身要遵守的規(guī)則
? 參會者要將工作安排交給會議主席
? 超過1小時的會議要有書面的通知
? 所有參會者都要有準備發(fā)言的心態(tài)
? 會議要能準時開始、準時結(jié)束
? 負責人對決議能否達成負主要責任
? 在會上要維護別人的尊嚴
? 要有人提出不同的意見
? 會后要能拿到書面的記錄
? 參會者要履行反饋職責
? 要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量
第四章 會議記錄與會后跟進
一：會議記錄者的功能
? 僅次于主持人
? 記錄及維持議程所設(shè)計的 順序
? 協(xié)助主持人總結(jié)與歸納
二：會議記錄者的才能
? 反應快、寫字快
? 知識面廣、記憶力特別強
? 傾聽能力強、總結(jié)能力強
會議記錄的10大建議
三：參會者會后跟進的內(nèi)容
? 拿到會議記錄以后要細讀
? 分析不同參會者的眾生相
? 考慮自己任務的完成方法
? 會議是一項新任務的開始
四、主持人的會后跟進
? 請大家填寫會議評估表
? 針對意見做出改進措施
? 詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事
? 制定跟進計劃，負責跟進
? 如有需要找高層協(xié)助
? 如計劃進行順利，取消下次會議
? 會議之后檢討得失
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