拒絕低效會(huì)議:高效會(huì)議組織的8個(gè)步驟

  培訓(xùn)講師:王偉

講師背景:
王偉BOWENWANG華東師范大學(xué)(ECNU)教育學(xué)博士“一課一師”TTT內(nèi)訓(xùn)師培養(yǎng)設(shè)計(jì)導(dǎo)師芬蘭CSA引導(dǎo)師認(rèn)證講師美國(guó)認(rèn)證協(xié)會(huì)(ACI)國(guó)際注冊(cè)ACI職業(yè)沙盤認(rèn)證授權(quán)講師正德咨詢組織經(jīng)驗(yàn)萃取技術(shù)研究院認(rèn)證講師2018(第六屆)“我是好講師 詳細(xì)>>

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拒絕低效會(huì)議:高效會(huì)議組織的8個(gè)步驟

拒絕低效會(huì)議:高效會(huì)議組織的8個(gè)步驟
80%企業(yè)不知道的會(huì)議組織和運(yùn)營(yíng)技巧
【課程背景】
我們?nèi)粘9ぷ髦?,每天的時(shí)間都會(huì)被各種會(huì)議切割得支離破碎。如果你是一個(gè)中層管理者,每周可能有35%的時(shí)間用于參加和主持各種會(huì)議;如果你是一個(gè)高層管理者,則可能超過(guò)50%;從財(cái)務(wù)數(shù)字來(lái)講,大多數(shù)組織直接花在開會(huì)上的費(fèi)用占人事辦公費(fèi)用的7-15%,因此,會(huì)議是企業(yè)管理中的很重要一項(xiàng)工作內(nèi)容。
然而,我們卻往往發(fā)現(xiàn)許多會(huì)議效率很低,冗長(zhǎng)拖延,議而不決……最后大家都會(huì)產(chǎn)生一個(gè)趨同的認(rèn)知:參加的會(huì)議越少越好,越短越好。
可是,當(dāng)我們仔細(xì)考察每一次開會(huì)的理由時(shí),卻發(fā)現(xiàn)絕大部分會(huì)議的召開都是有原因的,那么,我們?cè)趺崔k呢?難道我們不能讓這些會(huì)議更高效些、煩惱更少些么?
【課程目標(biāo)】
1.了解會(huì)議這種特殊管理活動(dòng)的特點(diǎn)和規(guī)律
2.把握解決問(wèn)題一類會(huì)議的操作關(guān)鍵
3.熟悉高效解決問(wèn)題會(huì)議的實(shí)施過(guò)程
4.練習(xí)與思考如何改進(jìn)我們?nèi)粘O嚓P(guān)會(huì)議的效率
【課程對(duì)象】
1.任何發(fā)起會(huì)議的組織者、工程師、技術(shù)專家等
2.中高層管理者、部門經(jīng)理、中基層主管、新任經(jīng)理/主管、班組長(zhǎng)
【課程長(zhǎng)度】
2天(6H/天,可根據(jù)客戶的需求調(diào)整)
【課程綱要】
課程導(dǎo)入:
1.在工作中為什么要開會(huì)?
2.在工作中,開會(huì)時(shí)最優(yōu)的選項(xiàng)嗎?
3. 我們都有哪些不好的開會(huì)習(xí)慣?
單元一:高效成功會(huì)議概述
一、高效會(huì)議中的六大常見(jiàn)現(xiàn)象
(一)臨時(shí)會(huì)議、突發(fā)會(huì)議太多
(二)議事缺乏規(guī)則
(三)會(huì)議層次不清楚
(四)會(huì)前準(zhǔn)備不充分
(五)會(huì)后執(zhí)行不到位
(六)會(huì)議紀(jì)律淡漠
二、“開會(huì)”與“做出決定”是兩個(gè)環(huán)節(jié)
三、會(huì)議成本的計(jì)算
四、會(huì)議管理就是生產(chǎn)力
五、開好會(huì)和做好決定是對(duì)職業(yè)經(jīng)理人的基本要求
六、會(huì)議中的六大角色
七、高效成功會(huì)議的四項(xiàng)基本原則
原則一:無(wú)目標(biāo)不開會(huì)
原則二:無(wú)議程模板不開會(huì)
原則三:無(wú)會(huì)前充分準(zhǔn)備不開會(huì)
原則四:無(wú)會(huì)中決策流程不開會(huì)
單元二:高效成功會(huì)議的八個(gè)步驟
步驟1:“明目的”——明確會(huì)議的4個(gè)依據(jù)
1.決策與執(zhí)行
2.解決問(wèn)題
3.創(chuàng)意發(fā)想
4.凝聚向心力
步驟2:“定形式”——確定會(huì)議舉辦的方式
1.與會(huì)者規(guī)模
2.會(huì)議地點(diǎn)
3.會(huì)議流程
步驟3:“碰時(shí)間”——避免沖突
1.確認(rèn)與會(huì)者的時(shí)間
2.安排與預(yù)定會(huì)議室
步驟4:“發(fā)通知”——信息告知與反饋
1.會(huì)議通知的撰寫
2.會(huì)議通知發(fā)放的時(shí)間節(jié)點(diǎn)
3.參會(huì)反饋
步驟5:“做準(zhǔn)備”——落實(shí)會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)
1.會(huì)議信息收集
2.會(huì)議材料準(zhǔn)備
3.會(huì)議場(chǎng)地設(shè)備準(zhǔn)備
步驟6:“準(zhǔn)運(yùn)行”——準(zhǔn)時(shí)啟動(dòng)會(huì)議的流程
1.主持人的職責(zé)、要點(diǎn)、善用個(gè)人技巧
2.執(zhí)行會(huì)議流程
3.開放式溝通和與會(huì)者的意見(jiàn)交換
4.如何有效控制會(huì)場(chǎng)氣氛
5.與會(huì)者意見(jiàn)產(chǎn)生分歧時(shí)的有效處理方法
6.如何有效激勵(lì)會(huì)議成員參與
7.如何有效激勵(lì)沉默不發(fā)言的與會(huì)者參與討論
8.如何面對(duì)滔滔不絕的發(fā)言者
9.如何控制爭(zhēng)論的場(chǎng)面
10.偏離會(huì)議主題的情況分析和控制方法
11.會(huì)議的時(shí)間控制
步驟7:“產(chǎn)結(jié)果”——要開有結(jié)果的會(huì)議
1.會(huì)議的決策機(jī)制與流程
2.有效參與會(huì)議中的四項(xiàng)技巧
技巧 1:提案具體
技巧 2:1分鐘演講術(shù)
技巧 3:建立體系
技巧 4:引用提案
3.高效會(huì)議必備的四個(gè)能力
能力1:聆聽(tīng)力
能力2:發(fā)問(wèn)力
能力3:回答力
能力4:決策力
步驟8:“必跟進(jìn)”——會(huì)議成果的落地與實(shí)現(xiàn)
1.會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議報(bào)告
-會(huì)議記錄的原則
-會(huì)議記錄方法和技巧
-會(huì)議報(bào)告的關(guān)鍵要素
-有效地完成會(huì)議報(bào)告
2.追蹤執(zhí)行
-監(jiān)督會(huì)議決議的執(zhí)行及時(shí)控制
-追蹤待議問(wèn)題
-執(zhí)行會(huì)議決議并及時(shí)反饋
-繼續(xù)思考待議論問(wèn)題
單元三:如何開好六種類型會(huì)議的技巧
一、早會(huì)
(一)什么是早會(huì)
(二)早會(huì)的5個(gè)目的及關(guān)鍵點(diǎn)
1.培訓(xùn)
2.激勵(lì)
3.宣導(dǎo)
4.鍛煉
5.灌輸
二、夕會(huì)
(一)夕會(huì)的兩個(gè)核心目的
1.總結(jié)今天的工作,解決遇到的問(wèn)題
2.對(duì)第二天的工作進(jìn)行規(guī)劃
(二)夕會(huì)關(guān)注的4個(gè)要點(diǎn)
三、周例會(huì)
(一)周例會(huì)的參加對(duì)象
(二)周例會(huì)的目的
四、月啟動(dòng)大會(huì)
(一)月啟動(dòng)大會(huì)的目的
(二)月啟動(dòng)大會(huì)包括的內(nèi)容
1.總結(jié)和分析上階段目標(biāo)達(dá)成情況
2.表彰上階段優(yōu)秀部門與個(gè)人
3.分享成功經(jīng)驗(yàn)和感人故事
4.設(shè)定下階段總目標(biāo)及各部門目標(biāo)
5.宣導(dǎo)獎(jiǎng)勵(lì)計(jì)劃,各部門表達(dá)決心,發(fā)起挑戰(zhàn)(公眾承諾)
五、季度戰(zhàn)略研討會(huì)
(一)會(huì)議對(duì)象
(二)會(huì)議重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容
六、年慶和年會(huì)
(一)年慶
(二)年會(huì)
單元四:國(guó)際化視野下的高效成功會(huì)議經(jīng)驗(yàn)
一、日本黛安芬:每日例行營(yíng)銷早會(huì)
二、日產(chǎn)汽車:價(jià)值優(yōu)先會(huì)議
三、英特爾:高效會(huì)議
四、IDEO:頭腦風(fēng)暴
五、奧美集團(tuán):創(chuàng)意發(fā)想會(huì)議
六、三星:目標(biāo)指向型會(huì)議
Q&A

 

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