《行政文秘綜合技能提升訓練》

行政文秘綜合技能提升訓練

課程背景：
今天，中國發(fā)展宏觀環(huán)境進入經(jīng)濟新常態(tài)，邁入四個疊加時期，統(tǒng)籌四個布局，實施四
大戰(zhàn)略決策，這些新常態(tài)影響乃至決定者企業(yè)組織的行為，而被譽為“二號首長”的高級
行政文秘注定在新經(jīng)濟常態(tài)下，組織行為和角色正在發(fā)生和將要發(fā)生的重大變化。越來
越多的企業(yè)老總越深刻認識到行政文秘在組織的工作中往往在溝通中傳遞影響，溝通中
傳遞效能。新常態(tài)對辦公室人員的素質(zhì)要求越來越高。面對事無巨細、紛繁復雜的辦公
室工作，有的人整天忙得團團轉(zhuǎn)，卻無法體現(xiàn)工作成果，更無法實現(xiàn)自身價值。如何提
升行政文秘工作規(guī)范和技巧，讓其具備良好素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)，是我們不容忽視的問題。
本課程結(jié)合多年從業(yè)經(jīng)驗，旨在通過系統(tǒng)實用的訓練，解決行政文秘人員的工作困惑，
提升形象價值及其綜合技能。

課程收益：
提升五大核心力：
形象力：職業(yè)化的著裝禮儀，鑄就職場戰(zhàn)斗力；
寫作力：文書表達清晰有力，檔案管理井然有序；
溝通力：內(nèi)外溝通八面玲瓏，待人接物面面俱到；
推行力：日常服務(wù)高效給力，事務(wù)統(tǒng)籌保障到位；
文化力:文而化之，內(nèi)化于心，外化于行。
通過五力達到掌握辦公室工作規(guī)范與技巧，提升工作效率。

課程時間：2天，6小時/天
授課對象：董事會秘書、助理；總經(jīng)理助理；部門經(jīng)理秘書、助理和行政管理者。
授課方式：互動教學，小組研討、角色扮演、現(xiàn)場模擬。

課程大綱
導論：行政文秘角色認知
一、文秘助理的工作特點
二、文秘助理的必備素質(zhì)
三、文秘助理的必備技能。

第一講：自我形象力——職場禮儀概述
一、職場禮儀的定義
案例分析：職業(yè)形象vs專業(yè)技能.
二、職場禮儀的作用
1、 針對個人：
提高自身素質(zhì)
改善人際關(guān)系
2、針對企業(yè)
塑造企業(yè)形象
提高客戶滿意度
提升企業(yè)效益
三、職場禮儀的基本原則
案例分析：為什么好心提醒卻沒有好報？

第二講：職場化行為——職場禮儀規(guī)范
一、著裝禮儀
1、服裝選擇的學問
2、鞋襪選擇的學問
3、首飾佩戴的學問
案例分析：穿衣學問
你的形象價值百萬
自我職業(yè)形象塑造
二、談話禮儀
1、談話形式
柔聲細語
注重互動（尊重對方、避免歧義）
2、禮貌用語
萬能用語
小練習：怎樣致謝和致謙？
案例分析：談話的不準和不談
三、電話禮儀
1、打電話的原則
2、接電話的原則
四、名片禮儀
1、名片的索取禮儀
2、名片的遞送禮儀
案例分析：名片禮儀中的原則
五、座次禮儀
小練習：怎樣安排座位？
六、餐桌禮儀
案例分析：酒桌上的潛規(guī)則


第三講：行政文秘實務(wù)技能之妙筆生花寫作力
公文寫作概要
公文概述
人類外界交流五種方式
公文的分類及應(yīng)用領(lǐng)域。
1)公文寫作的基本類型
2)公文的材料——支撐公文大廈的梁
3)公文的格式和標準——符合標準與審美
4)公文的領(lǐng)域分類——綜合運用，因地制宜
思路決定言路，思想決定文風——公文職場競爭力。
案例分析：諸葛亮的出師表！
二、公文寫作的過五關(guān)斬六將
1、有的放矢——定位
1)公文的“三定”：定對象、定問題、定范圍.
2)定位技巧
具體期望
具體利益
具體行動
〔案例分析〕
杜拉拉為什么會挨批？
蘋果事件中的聲明和致謙信
馬航事件中的聲明
東方之星的即時報道
3）標題說話
明：指向明確
簡：用詞簡練
并：語義并列
新：標題新穎
〔案例分析〕湖北恩施的廣告
4）刪繁就簡
繁就簡（刪除、合并、縮減之和田十二法）
言有物（5W2H分析法、豐田五問法）
〔工具分享〕刪繁就簡三步法
言之有物五問法
2、庖丁解牛——分層關(guān)
1）分類
2）有序（清晰步驟、突出重點、剝離細節(jié)）
（數(shù)字序號、關(guān)鍵動詞、介紹話語、并行結(jié)構(gòu)、表達順序）
〔案例分析〕中央軍委關(guān)于渡江作戰(zhàn)計劃等問題的指示
〔工具分享〕文書分類檢查表
3）結(jié)構(gòu)
結(jié)構(gòu)完整，形式優(yōu)美
案例分析：曹植《銅雀臺賦》
3、 登高望遠——提升關(guān)
〔工具分享〕文章結(jié)構(gòu)類型
1）差異化
2）科學化
3）流程化
4）簡單化
5）圖表說話
選圖準（不同需求不同圖）
要素全
內(nèi)容精
標識明
（字不如表，表不如圖）
4、干凈利索——文字關(guān)
1）確實重要：準確、平實、莊重、簡要
專用語、成語，13457規(guī)律
2）言辭達意，明白如話
〔案例分析〕同一報告的不同形式。
5、移花接木——形式關(guān)
1）字體
2）段落
3）設(shè)置
4）預覽
〔案例分析〕文書不同視覺效果的比較
〔工具分享〕文書視覺檢查表
法定文書格式檢查口訣
6、遵守規(guī)則——標準關(guān)
戴著鐐銬跳舞，人生一樣精彩！
三、常用公文實操演練
1、通知
忌套話，要細化。
〔案例分析〕從《十一期間加班的緊急通知》說起
2、規(guī)章制度
忌五不，要全面。
1）人員職責不明確
2）執(zhí)行標準不量化
3）前后內(nèi)容不配套
4）執(zhí)行表單不到位
5）附則條款不明細
〔案例分析〕五“不”問題。
3、計劃總結(jié)
1）工作計劃
工作計劃五要素
工作計劃評價五法 《smart原則》
〔實操演練〕找找工作計劃問題點
2）總結(jié)報告
總結(jié)報告四大傷（虛假、邀功、避錯、形式）
總結(jié)報告的三度《高、深、廣》一據(jù)（實事求是）
總結(jié)報告的結(jié)構(gòu)
總結(jié)報告評價五法
（寫出措施、寫出效果、寫出特點、寫出不足、寫出方向）
〔實操演練〕唐三藏的萬能總結(jié)模版

第四講 行政文秘的實務(wù)技能之上傳下達溝通力
案例：透過現(xiàn)象看本質(zhì)-管理真諦是溝通。
一、溝通中傳遞文化，行為中綻放未來。
1、溝通的重要性；
2、溝通基本概念；
3、溝通的程序和障礙；
1）溝通流程
（模擬游戲）
2）溝通障礙問題：
二、 行政文秘溝通與行為文化傳遞；
1、對下級正式溝通，傳遞責任、文化：及時、準確、一步到位；
案例：猴子管理法 /三個秘書的傳達藝術(shù)
2、對上級；
匯報的重要性與方法，
案例分享：文秘工作匯報流程
3、橫向之間；
4、非正式溝通；善于用好非正式溝通氛圍。
造勢、造夢、造未來
案例：“阿里巴巴”的夢想。
三、行政文秘的內(nèi)部客戶-上司服務(wù)
1、有效安排日程
案例分析：一位總經(jīng)理的日程安排
2、合理安排約見
3、技巧進行擋駕
4、及時督促活動
案例分析：與上司工作的三個層次
5、電話管理
6、印信保管
四、會務(wù)管理
1、會前準備工作
2、會間組織服務(wù)
3、會后事項處理
案例分析：九段秘書的會議安排
五、行政文秘溝通技巧提升
文秘助理應(yīng)該怎樣說話？
1、思路清晰
2、風格明快
3、語氣肯定
4、語調(diào)自然
5、學會傾聽
案例分析：述事有方的技巧

第五講 行政文秘的事務(wù)技能之績效落地推行力？
一、行政文秘組織力，即：優(yōu)化資源的組織力
1、組織的三個發(fā)力點；
2、營造環(huán)境，優(yōu)化組織性能；
3、善用流程，規(guī)范組織運行；
4、正視矛盾，解決組織沖突；
5、解決沖突的六項策略；
6、情感融通，融洽人際關(guān)系；
二、行政文秘的解碼力塑造（如何選擇有解碼能力的人）；
發(fā)現(xiàn)問題-思考問題-解決問題。
三、行政文秘的監(jiān)督力塑造（如何檢查下屬執(zhí)行力）；
誰是總指揮-是否監(jiān)督過程-是否檢討結(jié)果。
四、行政文秘令行禁止的推動力塑造
1、績效是檢驗推行效果的根本標準；
2、動態(tài)式計劃，確保達成目標；
3、復盤式總結(jié)，推動持續(xù)改善；
4、承諾到位，執(zhí)行變成自行；
5、競賽管理，讓團隊進入“巔峰狀態(tài)”；

第六講 行政文秘的實務(wù)技能之團隊雙贏文化力。
案例：管人不如管環(huán)境。
一、文化傳遞三階段
固化于制
內(nèi)化于心
外化于行
二、行政文秘職業(yè)化素養(yǎng)塑造四個基礎(chǔ)；
職業(yè)化的心態(tài)；
職業(yè)化的形象；
職業(yè)化的行為；
職業(yè)化的技能。
三、行政文秘職業(yè)化素養(yǎng)塑造的三個緯度：
1、喜歡；
2、信任；
3、依賴。
四、行政文秘職業(yè)化的五個忠告

楊文浩老師的其它課程