“辦公室管理與辦公氛圍”

**講  職場素養(yǎng)

l 做拍手游戲

一、學(xué)習(xí)力

1. 關(guān)  系

貴人提攜固然重要

機(jī)會只垂青有準(zhǔn)備的人

關(guān)系是泥飯碗會碎

2. 學(xué) 歷

碩士劫匪與文盲老大

危機(jī)感與優(yōu)勢感

青蛙效應(yīng)   

鐵飯碗會銹

3. 學(xué)習(xí)力

人和人之間是有差別的

l 做舉手游戲

學(xué)習(xí)勵志

只有知識才是真正屬于自己的

氣質(zhì)修煉

塑造自己學(xué)習(xí)力是金飯碗

4. 辦公室學(xué)習(xí)氛圍的營造

提升組織核心能力

企業(yè)如何營造良好的學(xué)習(xí)氛圍

二、贏在人際

溝通不暢

l 高臺游戲

l 敲背游戲

1. 良好的溝通基于人際

2. 人際關(guān)系的重要原則

相互傾軋成功得更悲哀

3. 情感投入

4. 不要忽略周圍的任何一個人

5. 打招呼的距離效應(yīng)

6. 人際溝通技巧 2 招

與人交往時

笑一笑

7. 溝通語言

言多必失、禍從口出

地點；試衣間

投票選班花

啟 示

與領(lǐng)導(dǎo)溝通技巧

第二講 辦公室氛圍的營造

一、辦公室主任的作用

（一）辦公氛圍

辦公氛圍的核心

（二）營造良好工作氛圍的主體

領(lǐng)導(dǎo)    全體員工

1. 領(lǐng)導(dǎo)作為主體

群羊效應(yīng)

l 游戲領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)是典范

2. 定 律

擁有真正屬于自己的員工

3. 講人情

4. 人性化管理

5. 批 評

6. 不要吝嗇你的掌聲

鴨子效應(yīng)

啟 示？

7. 有效的管理

當(dāng)你此刻很忙的時候，就問問自己

李嘉誠談“忙” 

二、員工作為主體

1. 人的兩面性

營造良好的辦公室氛圍是可能的

2. 學(xué)會改變我們自己

l 做改變游戲

學(xué)會站在別人的角度

對“改變自我”的質(zhì)疑

真正失去自我

不要成為異類

外圓內(nèi)方你才能走得更遠(yuǎn)

3. 自我定位

4. 高尚做人

5. 小 人

小人百態(tài)

三、營造良好的辦公室氛圍的目標(biāo)

測 評

目 標(biāo)

具體表現(xiàn)

鷹一樣的做人，狼一樣的集體

辦公氛圍的高境界

影響良好辦公氛圍營造消極因素

四、辦公氛圍的元素

1. 鯰魚效應(yīng)

鯰魚型人才的特點

2. 辦公室精神領(lǐng)袖

l 做竹竿游戲

辦公室精神領(lǐng)袖

辦公室精神領(lǐng)袖的定位

辦公室精神領(lǐng)袖的意義

3. 男女搭配干活不累效應(yīng)

（1）有趣的現(xiàn)象

異性面前的表演欲望

外激素作用

（2）和女同事一起

男人的成就感

修身養(yǎng)性

（3）和男人共事更安全

女性更在乎男同事的關(guān)注或贊賞

4. 辦公室人員的性別安排

男女互補(bǔ)性

男女搭配也有前提

5. 不要將曖昧作為提高效率的動力

第三講  職場禮儀

一、 親和力

與同事建立親和力

親和力與你的建議

（一）如何培養(yǎng)親和力

1. 尊重別人

種瓜得瓜，種豆得豆

山谷效應(yīng)

唾沫也會落在自己的臉上

3. 樂于助人

雪中送炭

關(guān)懷的話語

3. 心存感激

（1）人與人的關(guān)系微妙不過

滴水之恩 涌泉相報

（2）存一份感激之心

4. 優(yōu)秀員工都具有非凡的親和力

（1）博取同事的信賴

（2）喜歡有友誼基礎(chǔ)的人打交道

（3）親和力的建立

（二）親和力表現(xiàn)微笑

1. 微笑的風(fēng)采

建 議

2. 文明的舉止

3. 是禮儀中通常的表達(dá)方式

（三）微笑的鍛煉

誰的微笑打動了你

“微笑”也惹禍

二、 辦公室男士服飾禮儀

儀容儀表

（一） 男士服飾及其禮節(jié)

1. 服飾原則及其禮節(jié)

（1）工作時要穿工作服

（2）鞋子是工作服的一部分

（二）男士西裝著裝的講究

1. 要配套和得體

2. 要穿好襯衣

3. 應(yīng)注意紐扣的扣法

4. 要注意整體協(xié)調(diào)

5. 要注意領(lǐng)帶的選擇和佩戴

領(lǐng)帶與襯衫的配色規(guī)律

6. 領(lǐng)帶的長度和領(lǐng)帶夾

（一）化妝的原則

1. 辦公室淡妝適宜

2. 辦公室化妝禁忌

（二） 女士服裝禮儀

女士服裝禮儀

1. 面料選擇

2. 色 彩

全部色彩不要超過兩種

3. 尺 寸

（1）長短

（2）寬窄肥瘦

（3）尺 寸

4. 穿著到位

（1）衣扣必須全部系上

（2） 年齡、體型、氣質(zhì)、職業(yè)等特點

（3）襪子

5. 妝 飾

（1）不宜添加過多的點綴

（2）佩戴與化妝

6. 搭 配

（1）襯衫與外套和諧

（2）皮鞋

（3）襪子

7. 辦公室女士的禁忌

四、辦公室言談舉止

（一）言談禮儀需遵循的原則

1. 充分聆聽的原則

2. 言語有度的原則

（1）適 時

（2）適 量

（3）適 當(dāng)

（4）實事求是

（二）談吐禮儀

辦公室禮貌用語

（三） 辦公室儀態(tài)禮儀

肢體語言的組成

1. 目光交流

（1） 目  光

（2） 目光交流的方法技巧

1）眼睛是心靈的窗戶

2）目光的表意及反饋

3）與人見面時

4）忌諱目光

5）視線范圍

6）目光會意

7）目光抬起

2. 怎么正確使用目光交流

（1）接納法

（2）戀視法

（3）回視法

（4） 目光確認(rèn)法

（5）抱 歉

五、辦公室身體姿態(tài)禮儀

（一） 站如松

1. 雙手插在褲袋

2. 雙手交叉抱胸前

3. 歪倚斜靠

正確的站姿

（二） 坐姿禮儀

辦公室女士正確坐姿

辦公室女士錯誤坐姿

男士兩腿之間可有一拳的距離

男性蹺腿

（三） 辦公室蹲姿禮儀

1. 男士高低式蹲姿

2. 女士交叉式蹲姿

3. 半蹲式蹲姿

4. 半跪式蹲姿

5. 無論是采用哪種蹲姿

6. 避免衛(wèi)生間姿勢

六、辦公室接待禮儀

（一）來訪接待

來訪接待禮儀內(nèi)容

1. 儀態(tài)形象要求

2. 來訪接待要求

3. 電話接待

讓客戶先收線

（二）來賓迎送的禮儀

1. 應(yīng)先期做好接待的準(zhǔn)備

2. 講究儀表

3. 迎賓禮讓

（1）迎 候

（2）致 意

4. 熱情相待

5. 送別禮節(jié)

（三）行進(jìn)次序的禮儀

1. 平面行進(jìn)時

2. 上下行時

3. 男女同行時

4. 出入房間時

5. 出入電梯時

（四）介紹的禮儀

1. 介紹的手勢

2. 介紹的順序

（五）握手的禮儀

1. 是交際的一個部分

2. 應(yīng)當(dāng)握手的場合

3. 伸手次序

4. 握手時長

（六）名片的禮儀

1. 名片的交換

（1）攜帶名片

（2） 遞送名片

（3）接受名片

（七）座次排列的禮儀

1. 并列式

2. 分列式

3. 相對式

第四講  辦公室制度建設(shè)

一、辦公室制度建設(shè)概念

（一）辦公室制度建設(shè)

管理弊端

故 事

分 析

制度建立的幾個要點

辦公室制度類別

1. 崗位職責(zé)

作用和意義

2. 工作程序類制度

作用和意義

4. 個人行為規(guī)范類

作用和意義

二、辦公室制度制作技巧

（一） 規(guī)章制度的特點

1. 執(zhí)行上的強(qiáng)制性

2. 內(nèi)容上的嚴(yán)密性

3. 表達(dá)上的條款性

（三） 規(guī)章制度的基本結(jié)構(gòu)

1. 標(biāo) 題

2. 日 期

3. 正 文

（1）總 則

（2）分 則

（3）附 則

（四）規(guī)章制度的寫作要領(lǐng)

1. 知名性

2. 可行性

3. 規(guī)范性

（五）制度的格式

1. 制度的正文寫作

第五講  辦公室日常管理

一、執(zhí)行力

1. 執(zhí)行力

2. 執(zhí)行能力

3. 執(zhí)行力差的五大原因

（1）員工不知道干什么

（2）不知道怎么干

（3）干起來不順暢

（4）不知道干好了有什么好處

（5）知道干不好沒什么壞處

3. 解決執(zhí)行差難題的五大方法

4. 投訴一項

二、時間管理

什么是時間管理

（一）計劃管理

1. 待辦單

2. 待辦單主要包括的內(nèi)容

3. 待辦單的使用注意

（二）時間“四象限”法

1. 既緊急又重要

2. 重要但不緊急

3. 緊急但不重要

4. 既不緊急也不重要

5. 時間管理的重要觀念

7. 如何區(qū)別重要與不重要的事情

              第六講 辦公室6S管理

一、6S管理定義： 

6S即：整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）、安全（SAFETY） 。

具體內(nèi)容：

1S----整理（SEIRI）：

對辦公室物品進(jìn)行分類處理，區(qū)分為必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和貴重物品等； 

目的：騰出空間，提高工作效率。 

2S----整頓（SEITON）：

對非必要物品果斷丟棄，對必要物品要妥善保存，使辦公現(xiàn)場秩序昂然、井井有條；并能經(jīng)常保持良好狀態(tài)。這樣才能做到想要什么，即刻便能拿到，有效地消除尋找物品的時間浪費和手忙腳亂； 

目的：排除尋找的浪費。 

3S----清掃（SEISO）：

對各自崗位周圍、辦公設(shè)施定期進(jìn)行徹底清掃、清洗，保持無垃圾、無臟污； 

目的：使不足、缺點明顯化，是品質(zhì)的基礎(chǔ)。 

4S----清潔（SEIKETSU）：

維護(hù)清掃后的整潔狀態(tài)； 

目的：**制度化來維持成果，并顯現(xiàn)“異?！敝凇?nbsp;

5S----素養(yǎng)（SHITSUKE）：

將上述四項內(nèi)容切實執(zhí)行、持之以恒，從而養(yǎng)成習(xí)慣； 

目的：提升“人的品質(zhì)”，養(yǎng)成對任何工作都持認(rèn)真態(tài)度的人。 

6S----安全（SAFETY）：

上述一切活動，始終貫徹一個宗旨：安全**。 

目的﹕杜絕安全事故、規(guī)范操作、確保產(chǎn)品質(zhì)量。 

6S管理的實踐

一、6S管理目的： 

1. 實行6S管理，是理順工作現(xiàn)場秩序和提高工作效率的重要管理手段，**規(guī)范現(xiàn)場、現(xiàn)物，營造干凈、整潔的工作環(huán)境，培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣。

2. 實行6S管理，培養(yǎng)各級管理人員工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、程序化、系統(tǒng)化的工作方式，管理各種物品及文件資料，及時準(zhǔn)確地按工作內(nèi)容、工作程序分類定置，便于及時處理各種信息，從而提高工作效率。同時辦公室是個窗口，為了發(fā)揮窗口的作用，樹立企業(yè)良好的對內(nèi)對外形象。

 二、6S管理操作規(guī)范 

（一）、責(zé)任區(qū) 

辦公室個人責(zé)任區(qū)是指個人的桌面、抽屜、電腦、文件柜以及個人辦公室的地面、墻面、天花板、窗臺以及相關(guān)辦公設(shè)備和設(shè)施。每個人均有責(zé)任做好個人責(zé)任區(qū)的6S工作；

（二）、 辦公室6S操作規(guī)范 

1、辦公區(qū)門廳、通道、地面、門窗、墻壁、天花板管理規(guī)定。

2、辦公室各類物品擺放的規(guī)定。 

3、辦公桌（柜）內(nèi)物品的位置。 

4、文件柜（架）內(nèi)物品的定置。 

5、辦公室規(guī)范。 

三、公共部位的管理要求 

（一）會議室 

（二）衛(wèi)生間 

（三）洗手間

（四）垃圾點（室內(nèi)垃圾桶、公共垃圾箱） 

四、6S的檢查要點 

（一）整體環(huán)境 

（二）公共區(qū)域 

（三）辦公室 

6S管理檢查考核評分標(biāo)準(zhǔn) 

五、公司各級員工在6S活動中的責(zé)任  

（一）、部門領(lǐng)導(dǎo)及班組長6S責(zé)任 

1、結(jié)合公司的行動目標(biāo)，學(xué)6S知識、技巧；

2、負(fù)責(zé)本部門／班組6S活動宣傳、教育； 

3、劃分部門／班組內(nèi)部6S責(zé)任區(qū)域； 

4、依公司6S活動計劃表，制定本部門／班組活動計劃； 

5、擔(dān)當(dāng)6S活動委員及評分委員；         

6、分析和改善6S活動中問題點； 

7、督導(dǎo)部屬的清掃點檢及安全巡查；       

8、檢查員工服裝儀容、行為規(guī)范。 

（二）、員工6S責(zé)任 

1、自己的工作環(huán)境須不斷地整理、整頓，物品、材料及資料不可亂放；

2、不用的東西要立即處理，不可使其占用作業(yè)空間；

3、通道必須經(jīng)常維持清潔和暢通； 

4、物品、工具及文件等放置于規(guī)定場所； 

5、滅火器、配電盤、開關(guān)箱、電動機(jī)、冷氣機(jī)等周圍要時刻保持清潔； 

6、物品、設(shè)備要仔細(xì)地放，正確地放，安全地放，較大較重的堆在下層； 

7、保管的工具、設(shè)備及所負(fù)責(zé)的責(zé)任區(qū)域要整理； 

8、要養(yǎng)成隨時隨地拾起地面上的紙屑、玻璃屑、材料屑、零件的習(xí)慣，并集中存放于規(guī)定場所； 

9、不斷清掃，保持清潔； 

10、聽取上級的指示，并積極配合。

六、6S的檢查要點-----施工現(xiàn)場 

1、施工物料是否存放在指定地點、是否整齊、有序。  

2、施工過程中當(dāng)天產(chǎn)生的垃圾是否及時清走，不遺留積存。

3、施工完畢徹底清理現(xiàn)場，把保持清理潔凈。 

七、6S的檢查要點——生產(chǎn)現(xiàn)場 

1、現(xiàn)場擺放物品（如原材料、半成品、成品、余料、垃圾等）是否定時清理，區(qū)分“要”與“不要”； 

2、物料架、模具架、工具架等是否正確使用與清理； 

3、模具、夾具、量具、工具等是否正確使用，定位擺放；

 4、機(jī)器上有無不必要的物品、工具或物品擺放是否牢靠； 

5、桌面、柜子、臺面及抽屜等是否定時清理； 

6、茶杯、私人用品及衣物等是否定位擺放； 

7、資料、保養(yǎng)卡、點檢表是否定期記錄，定位擺放； 

8、手推車、電動車、架模車、叉車等是否定位擺放，定人負(fù)責(zé)；

9、塑料籃、鐵箱、紙箱等搬運箱是否定位擺放； 

10、潤滑油、切削液、清潔劑等用品是否定位擺放并作標(biāo)識； 

11、作業(yè)場所是否予以劃分，并標(biāo)示場所名稱； 

12、消耗品（如抹布、手套、掃把等）是否定位擺放，定量管理； 

13、加工中的材料、半成品、成品等是否堆放整齊并有標(biāo)示； 

14、通道、走道是否保持通暢，通道內(nèi)是否擺放物品或壓線擺放物品（如料箱、安全網(wǎng)、手推車、木板等）； 

15、不良品、報廢品、返修品是否定位放置并隔離； 

16、易燃品是否定位放置并隔離；

17、制動開關(guān)、動力設(shè)施是否加設(shè)防護(hù)物和警告牌； 

18、垃圾、紙屑、塑料袋、破布（手套）等有沒有及時清除； 

19、廢料、余料、呆料等有沒有隨時清除； 

20、地上、作業(yè)區(qū)的油污有沒有清掃；

21、飲水機(jī)是否干凈； 

22、垃圾箱、桶內(nèi)外是否清掃干凈； 

23、墻壁四周蜘蛛網(wǎng)是否清掃； 

24、工作環(huán)境是否隨時保持整潔、干凈； 

25、長期置放（1周以上）的物品、材料、設(shè)備等有沒有加蓋防塵； 

26、墻壁油漆剝落、地面涂層破損及劃線油漆剝落是否修補(bǔ)； 

27、地上、門窗、墻壁是否保持清潔； 

28、下班后是否清掃物品并擺放整齊； 

29、是否遵守作息時間（不遲到、早退、無故缺席）； 

30、工作態(tài)度是否良好（有無談天、說笑、擅自離崗、看小說、呆坐、打磕睡、吃零食現(xiàn)象）； 

31、服裝穿戴是否整齊，有無穿拖鞋現(xiàn)象； 

32、工作服是否干凈、整潔，無污洉；制蓋車間是否有戴首飾現(xiàn)象； 

33、干部能否確實督導(dǎo)部屬進(jìn)行自主管理； 

34、使用公用物品、區(qū)域是否及時歸位，并保持清潔（如廁所等）； 

35、停工和下班前是否確實打掃、整理； 

36、各區(qū)域是否有現(xiàn)場衛(wèi)生責(zé)任卡，并有責(zé)任人，責(zé)任卡與責(zé)任人是否對應(yīng)。 

37、能否遵照公司有關(guān)規(guī)定，不違反廠規(guī)。

辦公室6S管理的現(xiàn)狀分析與對策

     為創(chuàng)造整潔、舒適、有序的工作、學(xué)習(xí)環(huán)境，改善和提升員工工作效率，延伸企業(yè)文化教育，保障員工在一個健康、舒暢、安全工作環(huán)境下工作。倡導(dǎo)**全員參與，定期檢查，量化考核，持續(xù)改進(jìn)等方式不斷提高現(xiàn)場辦公管理水平，達(dá)到“清潔整齊、有序美觀、安全高效”。特建議各辦公室積極開展此活動
一、目前現(xiàn)狀
經(jīng)觀察，現(xiàn)公司大部分辦公室內(nèi)物品擺放極為不整齊，尤其辦公桌物品及文件的放置，雜亂無章。

二、現(xiàn)狀分析
1. 首先分析人們?nèi)〉梦锲泛蛢梦锲沸枰@么久。
2. 如果你從事小批量生產(chǎn)，但工作周期快，那么每秒都得計算在內(nèi)。

三、以下是取得物質(zhì)品時的一些典型問題：

1. 不知道要取的物品叫什么？
2.不知道存放在哪？
3.存放地點太遠(yuǎn)？
4.存放地點分散？
5.重覆往返？
6、難于找到，因為太多物品存在在那里。
7、沒有貼標(biāo)簽。
8、存放地點沒有此物品，但不知道是否已用完或別人正在用它？
9、不知道是否有零件存在（沒有存檔總表）
10、買進(jìn)的物品有毛病。
11、很難取出。
12、太大了，拿不起。
13、需要調(diào)整或安裝。
14、太重了，拿不起。
15、沒有運輸?shù)耐ǖ馈?/p>

四、 針對以上情況特建議如下：
各辦公室再次認(rèn)真自發(fā)組織學(xué)習(xí)6S管理。
各辦公室對其內(nèi)部文件資料進(jìn)行分類梳理。
對各辦公室以整體為單位進(jìn)行考核，制定獎罰措施。（見附件1）
為持續(xù)提高我公司職能部門工作效率，在原規(guī)章制度基礎(chǔ)上繼續(xù)推進(jìn)辦公室工作，特提議相關(guān)工作規(guī)定如下：

（一）考核小組成員：

(二)考核標(biāo)準(zhǔn)：
1 辦公室內(nèi)干凈無垃圾。垃圾得到及時收集、清除,  無破舊、過期、不用物品
2 室內(nèi)外地面和立面平整干凈，無蛛網(wǎng)、無污、無洞、無剝落
3 室內(nèi)通道暢通、干凈，線纜、網(wǎng)線排列整齊
4室內(nèi)通風(fēng)良好、無異味
5玻璃透明、光潔、無塵、無污、無損
6墻壁懸掛張貼物牢固、端正、整齊、美觀
7 光線良好，燈具正常照明
8 辦公桌椅、設(shè)施排列整齊、合理
9物品文件分類擺放整齊、無堆積、無積塵
10 消防設(shè)施齊全有效
11 設(shè)施、物品、工具定位擺放，隨時可找到
12 設(shè)施、器材使用說明清楚，有目視化標(biāo)簽指示
13 辦公電器保持良好使用狀態(tài)，外表無塵無跡、內(nèi)部定期清理清洗
14 辦公桌、工作臺表面整潔無塵、無污跡、無雜物、垃圾
15 辦公桌、工作臺、柜廚內(nèi)部物品分類整齊擺放
16定期清理整頓，不斷改進(jìn)，記錄規(guī)范系統(tǒng)，
17 個人衛(wèi)生習(xí)慣良好，令人感覺愉快
18禮儀規(guī)范，文明。接打電話使用公司標(biāo)準(zhǔn)用語，接待來訪人員及公司員工耐心細(xì)致等。（附加款）

（三）評估標(biāo)準(zhǔn)
實行六級制評估標(biāo)準(zhǔn)：
一級  很好，超過標(biāo)準(zhǔn)           
二級  達(dá)標(biāo)且保持一貫         
三級  基本達(dá)標(biāo)但有瑕疵     
四級  正在改進(jìn)但未達(dá)標(biāo)

五級   差距較大              

六級  失控、混亂     

（四）考評方法
1各辦公室實行自檢、專人檢查、定期考核結(jié)合的檢查辦法。
2 職能部門定期指定專人檢查，評估和統(tǒng)計，并定期匯總向分管領(lǐng)導(dǎo)報告。
3制訂規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檢查、監(jiān)督、評估報告系統(tǒng)進(jìn)行定期匯總統(tǒng)計和考核評分。

（五）考核時間：每周一次配合不定期抽檢

（六）6S、考評結(jié)果
評定100分制，評分范圍在-50~100分；
6S評定每月一次，每周6S檢查一次，月底平均分。6S報告占30分，每周檢查結(jié)果公布辦公網(wǎng)上。月底辦公網(wǎng)上極其張貼欄上共公布。在月底前將數(shù)據(jù)提交分管領(lǐng)導(dǎo)，并評分確認(rèn)；根據(jù)評分情況，每月評選5S優(yōu)勝單位1名；
建議制作一面6S優(yōu)勝流動錦旗，以及獎金  xxx 元。
（獎金列入各辦公室自主活動經(jīng)費）
參考：公司相關(guān)制度  員工手冊  6S管理 

小貼士：
下班后，清理放置個人辦公文件和器材。并每天下午下班輪流值班拖地。（時間大約5分鐘搞定）
舊的文件夾和資料可以重新貼上文件導(dǎo)標(biāo)簽。
對常用文件和保存文件分類并進(jìn)行位置遠(yuǎn)近安排。
保留有用物品，處置無用物品
對區(qū)域內(nèi)環(huán)境和陳設(shè)物品進(jìn)行合理布置，分類、定位整齊擺放
逐項進(jìn)行除塵、保養(yǎng)、出新，保持設(shè)施設(shè)備物品持續(xù)良好狀態(tài)，環(huán)境舒適

辦公室6S管理終極目標(biāo)

第七講 辦公室安全管理

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