第11節(jié):一分鐘經(jīng)理人團(tuán)隊(duì)版(2)

 作者:肯布蘭佳    92

哪類團(tuán)隊(duì)取得了豐碩成果

  要想在當(dāng)今復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境下取得成功,我們就必須學(xué)習(xí)一種新的團(tuán)隊(duì)工作模式,而這種模式必須使我們的團(tuán)隊(duì)提升到更高的水平。這就是要建立具有創(chuàng)造性的團(tuán)隊(duì),使團(tuán)隊(duì)成員們能夠發(fā)揮各自的知識、經(jīng)驗(yàn)和能動性。

  我們了解到,管理者大都為耗費(fèi)大量時(shí)間的工作所困擾,盡管從行政管理角度看,這些費(fèi)時(shí)頗多的工作是重要的,但是這些工作也使管理者在組織機(jī)構(gòu)中似乎并沒能更好地發(fā)揮其才干和技能。管理者思索著如何才能改變這種狀況,他想到:經(jīng)過他審批的團(tuán)隊(duì)小額采購工具及用品的訂單耗費(fèi)了大量的寶貴時(shí)間,于是管理者考慮如何才能更好地利用員工知識和技能,而不是僅僅最大限度地發(fā)揮他們的經(jīng)驗(yàn)和技巧。

當(dāng)需要為團(tuán)隊(duì)訂購小額工具和材料時(shí),各團(tuán)隊(duì)成員都來找主管申請批準(zhǔn)采購單,于是該主管指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員們學(xué)習(xí)如何處理訂單,并且開始把采購權(quán)限下放給他的團(tuán)隊(duì)成員,即允許隊(duì)員們直接執(zhí)行未經(jīng)他批準(zhǔn)的小額訂單。首先,該主管制定了有關(guān)采購的限額范圍,即采購成本為100美元。 但是隨著團(tuán)隊(duì)(和他自己)對舒適度水平要求的提高,他又提高了這個(gè)限額。沒有了因等待主管批準(zhǔn)而導(dǎo)致拖延的時(shí)間,團(tuán)隊(duì)成員們更容易地行使訂購所必需物品的權(quán)利。該團(tuán)隊(duì)成員感觸頗深,當(dāng)他們謹(jǐn)慎地訂購真正的必需品時(shí),其采購成本也隨之下降了20%。

  是不是聽起來很容易?但是,回顧團(tuán)隊(duì)的歷史和傳統(tǒng),我們還有許多需要學(xué)習(xí)的方面,就像上述這位主管所做的一樣,我們也應(yīng)該廢除繁雜步驟。同時(shí)也應(yīng)該意識到,盡管人們會抱怨管理控制,但仍應(yīng)該感到欣慰,因?yàn)樗麄儾槐貫闆Q策和結(jié)果承擔(dān)過多的責(zé)任,而真正需要承擔(dān)的職責(zé),就是要推動團(tuán)隊(duì)在諸如積極性、活力、創(chuàng)造力和執(zhí)行力方面邁上新臺階。

什么是高水平的團(tuán)隊(duì)

  按下述建議打造團(tuán)隊(duì),將你的團(tuán)隊(duì)提升到高水平:

  1.擁有技能嫻熟以及積極互動的團(tuán)隊(duì)成員,而且他們持有共同的理念和主動性;

  2.采用信息分享建立高水平的誠信度和責(zé)任機(jī)制;

  3.采用明確的界限確立自主權(quán)利及職責(zé),從而運(yùn)用一個(gè)有效的方式完成任務(wù);

  4.有效地利用時(shí)間及發(fā)揮現(xiàn)有的團(tuán)隊(duì)成員和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)的才干;

  5.運(yùn)用自主管理技能做出團(tuán)隊(duì)決策,為團(tuán)隊(duì)、成員和機(jī)構(gòu)組織帶來更大的成就。

  實(shí)例

  實(shí)施向高水平團(tuán)隊(duì)轉(zhuǎn)變

  一家核動力工廠,新近成立了一個(gè)績效革新部門,由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)現(xiàn)場的業(yè)務(wù)通訊,并且給這個(gè)部門經(jīng)理的團(tuán)隊(duì)指派了一名通訊業(yè)務(wù)編輯人員比爾,他將為一個(gè)6 000人的建筑工程編輯每期4頁的業(yè)務(wù)通訊月刊。比爾在首次與部門經(jīng)理的會談中就指出,這種管理方式已經(jīng)限制了其業(yè)務(wù)水平的發(fā)揮。比爾還強(qiáng)烈地認(rèn)為,應(yīng)該增加業(yè)務(wù)通訊的版面,將每期4頁增加到8頁。

部門經(jīng)理靜靜地思考了一下比爾真正有可能承擔(dān)的額外工作量。畢竟,比爾需要負(fù)責(zé)搜集信息、撰寫文章、整理采訪照片和圖片,并需要與印制人員一起工作,還要將業(yè)務(wù)通訊刊物郵遞給整個(gè)工廠的人員。隨后,經(jīng)理想要多派一些任務(wù)給比爾(他感覺每期10頁也許是極限了),因此他給了比爾一個(gè)明確的績效目標(biāo),他說:"比爾,無論你記錄下什么,都要與該項(xiàng)目的工作人員充分地溝通交流,如果該工作量變得太大時(shí),我將會告訴你。"

  比爾滿懷激情和信心地離開了經(jīng)理辦公室,開始著手改進(jìn)業(yè)務(wù)通訊刊物的工作。他在運(yùn)用自己才能的同時(shí),也向團(tuán)隊(duì)成員們尋求咨詢并得到了他們的幫助,例如給予他幫助的有:圖像創(chuàng)作人員、現(xiàn)場攝影師、活動協(xié)調(diào)員、精通該行業(yè)的專業(yè)人員和其他人員。在不到10個(gè)月的時(shí)間里,他們已經(jīng)將業(yè)務(wù)通訊刊物發(fā)展到了32頁,并且這份雜志成為該項(xiàng)目中最受人歡迎的交流渠道。這是一份涉獵廣泛,并能夠使人增長知識的雜志,隨后比爾要求董事會批準(zhǔn),將該期刊擴(kuò)充為每期88頁。

作為部門經(jīng)理所帶領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)中的一員,比爾得到授權(quán),全權(quán)執(zhí)行現(xiàn)場業(yè)務(wù)通訊的任務(wù),接下來,比爾懇請并且得到了同事們的協(xié)助。由于他們對得到授權(quán)的權(quán)利和義務(wù)感到滿意,便開始不斷嘗試創(chuàng)新,因而顯著地改進(jìn)了業(yè)務(wù)通訊刊物,并最終使其成為業(yè)務(wù)現(xiàn)場最重要的通訊交流平臺。

  在本實(shí)例中,我們可以看到將決策權(quán)和責(zé)任給予比爾及其他團(tuán)隊(duì)成員之后,他們最終創(chuàng)立了優(yōu)秀的業(yè)務(wù)通訊期刊,并且取得了良好的業(yè)績。

  考慮問題

  帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)邁上成功階梯

  在上面的實(shí)例中,我們解釋了如何將業(yè)務(wù)通訊刊物的責(zé)任與決策權(quán)力,更多地給予比爾及其團(tuán)隊(duì)成員。例如, 他們要做的事情有:

?決定業(yè)務(wù)通訊期刊應(yīng)包含多少頁;

  ?決定業(yè)務(wù)通訊期刊的內(nèi)容;

  ?負(fù)責(zé)控制業(yè)務(wù)通訊期刊的預(yù)算;

  ?是否有可能請其他人協(xié)助完成有關(guān)文章和圖片方面的事情;

  ?回答所有關(guān)于業(yè)務(wù)通訊期刊的詢問;

  ?決定為達(dá)到所期盼的結(jié)果,他們應(yīng)該工作的時(shí)間長短。

  想一想這個(gè)實(shí)例,你與你的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該如何充分運(yùn)用擴(kuò)大授權(quán)范圍,更好地安排你所承擔(dān)的任務(wù)和更多地直接支配你的權(quán)利?以往是你的主管應(yīng)做的決定,現(xiàn)在可能是由你的團(tuán)隊(duì)做出。

  高水平團(tuán)隊(duì)和領(lǐng)導(dǎo)的作用

  從歷史的角度來看,領(lǐng)導(dǎo)角色明確期望的一個(gè)意愿是,為了團(tuán)隊(duì)成功地完成任務(wù),日常的工作決策和全面的職責(zé)需要依靠領(lǐng)導(dǎo)者完全承擔(dān)起來,因而領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任也就變得相當(dāng)重大,而實(shí)際上,這種職責(zé)的權(quán)利還可以產(chǎn)生更大的作用。

除此之外,經(jīng)過20世紀(jì)長時(shí)間的理論研究,有相當(dāng)多的管理理論中提到:員工不愿意承擔(dān)決策責(zé)任,并且員工一旦離開必要的監(jiān)督,實(shí)際上還有可能浪費(fèi)時(shí)間。因此導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)加緊監(jiān)督員工,而且決不會將決策權(quán)下放給員工的嚴(yán)重后果。

  因此,當(dāng)我們談?wù)搶Q策權(quán)轉(zhuǎn)移到接近執(zhí)行決策的核心部門,并且把權(quán)力下放給團(tuán)隊(duì)成員時(shí),就與傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)作用發(fā)生了抵觸。經(jīng)理、主管和團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者最擔(dān)心的問題是:"在新的團(tuán)隊(duì)環(huán)境中,我們還將起什么作用?如果我的團(tuán)隊(duì)成員承擔(dān)起大部分日常工作的決策責(zé)任,我將做什么?"

  事實(shí)上,把日常工作的決策權(quán)下放,實(shí)際上是提升了領(lǐng)導(dǎo)者的作用,同樣也加強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)成員的作用。特別是在更加快速地做出日常決策后,使那些似乎靠邊兒站了的領(lǐng)導(dǎo)可以擔(dān)負(fù)起新的任務(wù)。一位經(jīng)理在其團(tuán)隊(duì)管理上升到高水平后,在闡述其個(gè)人感受時(shí)說:"將每日的決策權(quán)和工作安排授權(quán)給團(tuán)隊(duì)成員后,在職能部門的戰(zhàn)略方面,我才能投入更多的時(shí)間和精力。"以往他花費(fèi)太多時(shí)間用來"救火",現(xiàn)在隨著團(tuán)隊(duì)處理緊急事件能力的提高,他將處理那些有更大潛能和更具有附加值的工作。

了解一支高水平的團(tuán)隊(duì)對于團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)而言具有積極的影響,如果團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)在每個(gè)工作日都需要花費(fèi)兩個(gè)多小時(shí)在其他雜事上,試想這位團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)還有可能做什么呢?關(guān)于這個(gè)問題,我們已經(jīng)咨詢過許多領(lǐng)導(dǎo)者,我們聽到的一些反饋信息包含:

  ?在工作計(jì)劃上投入更多的時(shí)間;

  ?考慮近期需要購買的新設(shè)備;

  ?深入了解一些妨礙團(tuán)隊(duì)工作的問題;

  ?投入更多的時(shí)間培訓(xùn)和輔導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員;

  ?更正與工作有關(guān)的資料;

  ?聯(lián)系更多的客戶;

  ?參加培訓(xùn)課程并學(xué)習(xí)新的技能。

  理解向高水平團(tuán)隊(duì)的轉(zhuǎn)換是很重要的,其中的一個(gè)好處是解放了團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)、主管或經(jīng)理們的思想,以便于集中精力服務(wù)于團(tuán)隊(duì)和機(jī)構(gòu)組織。

考慮問題

  領(lǐng)導(dǎo)在高水平團(tuán)隊(duì)中的作用

  如果通過擴(kuò)大團(tuán)隊(duì)的責(zé)任和權(quán)利,使經(jīng)理、主管或團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者從中獲得了每天超過兩個(gè)小時(shí)以上的空余時(shí)間,那么在這空余的時(shí)間里:

  ?他們將采取什么樣的新舉措來提高團(tuán)隊(duì)、部門或機(jī)構(gòu)組織的成績?

  高水平團(tuán)隊(duì)的優(yōu)勢

  我們已經(jīng)探討過,一支高水平團(tuán)隊(duì)如何才能對日常工作產(chǎn)生影響。我們也已經(jīng)考慮到,領(lǐng)導(dǎo)和團(tuán)隊(duì)成員的角色作用怎樣才能在這樣的環(huán)境中發(fā)生相應(yīng)的改變。這些變化在機(jī)構(gòu)組織的運(yùn)作中是極為顯著的,但是這種變化是合理的嗎?為此付出的努力值得嗎?真的能取得良好的效果嗎?讓我們看看另外兩個(gè)實(shí)例。

實(shí)例

  便利連鎖店

  位于美國西海岸的一家便利連鎖店,其雇員的年流動率從140%上升到了220%,這種現(xiàn)象對于這個(gè)行業(yè)來說是很平常的。但是當(dāng)這家公司執(zhí)行了高水平團(tuán)隊(duì)的理念之后,人員流動率下降到了70%,由此就節(jié)省了招聘雇員的時(shí)間和費(fèi)用,減少了新員工的培訓(xùn)成本,并消除了公司運(yùn)營被干擾中斷的現(xiàn)象,這些都值得公司以正確視角對待并為之努力。

  這種變化也給員工們帶來了益處。如今,當(dāng)員工決定辭職離開公司去找新的工作時(shí),他們不是真想離開而是因?yàn)樵谀承┓矫娓械讲粷M意。在管理水平提高之前,員工們的典型反應(yīng)是:"難道要我把自己賣給這點(diǎn)可憐的薪水嗎?"而今天的典型反應(yīng)是:"我想這可能是我擁有的最好的工作經(jīng)驗(yàn),我計(jì)劃成為他們未來的客戶。"公司內(nèi)部管理向高水平團(tuán)隊(duì)的成功轉(zhuǎn)化,已經(jīng)使雇員的滿意度和忠誠度得到提高,很明顯這更有益于公司的發(fā)展。

 經(jīng)理人 一分 團(tuán)隊(duì) 分鐘 經(jīng)理

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