高效會(huì)議管理技巧-培訓(xùn)

**章：中國(guó)會(huì)議管理之現(xiàn)狀及繆誤

 **節(jié)：如果大部分的中國(guó)人到后只剩下會(huì)做一個(gè)工作的話，那么一定是會(huì)“開(kāi)會(huì)”，這是十多年前，

         一位國(guó)外的企業(yè)家對(duì)中國(guó)企業(yè)管理者“會(huì)議泛濫”的無(wú)奈批評(píng)。但是，細(xì)想之下，中國(guó)的會(huì)議數(shù)

         量倒是不少，但如果僅僅憑借數(shù)量多就可以稱之為“懂開(kāi)會(huì)”卻是有些“言過(guò)其實(shí)”了。

              Ø “會(huì)”有“大會(huì)”和“會(huì)議”以及“議會(huì)”之分；

              Ø  會(huì)議的主要目的是為了“議”，否則就不是會(huì)議了，而是“培訓(xùn)”或者“通報(bào)”或者

                 “動(dòng)員大會(huì)”了；

              Ø  會(huì)議的本意是“集眾家之長(zhǎng)”而后形成統(tǒng)一意見(jiàn)，而不是先形成一個(gè)意見(jiàn)而后在“會(huì)

                 議”上取得“統(tǒng)一”！

             ……

第二節(jié)：這些，在座諸公應(yīng)該是有深刻體會(huì)的，這些幾乎成為了會(huì)議的“基礎(chǔ)品質(zhì)”。究竟是什么造就了

        “會(huì)議”的這些品質(zhì)？

        Ø  紀(jì)律渙散

        Ø  士氣低落

        Ø  離題萬(wàn)里

        Ø  漠不關(guān)心

        Ø  節(jié)奏拖拉

        Ø  時(shí)間冗長(zhǎng) 

第二章：有效的利用會(huì)議

     會(huì)議是一個(gè)集合的載體。**會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開(kāi)會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。

     所以我們需要確定的**問(wèn)題是“你需要開(kāi)會(huì)嗎？”

       Ø 你需要開(kāi)會(huì)嗎？

            ——會(huì)議是需要成本的，動(dòng)不動(dòng)就開(kāi)會(huì)是一個(gè)不好的習(xí)慣。

       Ø 明確我們開(kāi)會(huì)的基本目的是什么？

            ——“會(huì)議”或者“大會(huì)”或者“議會(huì)”或者“會(huì)會(huì)”而已？

       Ø 根據(jù)我們的目的確定會(huì)議的類型。

       Ø 會(huì)議的基本類型和目的

       Ø 非正式會(huì)議

            ——非正式會(huì)議名為“非正式”，但是卻能起到“正式”不能發(fā)揮之功效。

       Ø 正式會(huì)議

       Ø 會(huì)議的目的應(yīng)該提前公告

       Ø 防止會(huì)議離題萬(wàn)里。

第二章：會(huì)議準(zhǔn)備

     會(huì)議準(zhǔn)備幾乎是會(huì)議是否成功的決定性的因素，我們?cè)S多的企業(yè)會(huì)采用“緊急通知”或者“臨時(shí)通知”的形式來(lái)召集與會(huì)人員，這種做法，往往會(huì)使得大多數(shù)與會(huì)人員“丈二和尚摸不著頭腦”。

   “民可使由之，不可使知之”對(duì)于會(huì)議管理是絕對(duì)行不通的。會(huì)議的效率會(huì)因此大打折扣。

   會(huì)議準(zhǔn)備

        Ø 確定會(huì)議的議題

            ——“議題”是“會(huì)議”的靈魂，參加會(huì)議的是人，但會(huì)議的核心卻絕對(duì)不是人，會(huì)議的議題

                 比會(huì)議的形式重要。

        Ø 確定與會(huì)人員

             ——人員確定以“議事”為目的，不是級(jí)別越高越好，不是人越多越好，更不是

        Ø 邀請(qǐng)與會(huì)者

        Ø 準(zhǔn)備議程

        Ø 確定地點(diǎn)

        Ø 安排座位

             ——中國(guó)是一個(gè)論資排輩的民族，我們尊重傳統(tǒng)，但是不要弱化甚至降低發(fā)言者在會(huì)議中的

                 重要地位。

        Ø 準(zhǔn)備會(huì)議用品

第三章 出席會(huì)議

    會(huì)議的過(guò)程，應(yīng)該是一個(gè)熱烈討論和思想碰撞的過(guò)程，我們由“會(huì)上不講，會(huì)后亂講”的不好習(xí)慣。這是民族特性所使然，也是會(huì)議組織者的問(wèn)題。會(huì)上可以亂講，但是會(huì)后就一定只有一個(gè)聲音，一個(gè)思想才是成功的會(huì)議。

        Ø 會(huì)議的安排和流程應(yīng)該是以與會(huì)者能夠積極參與基本前提

           ——“我今天要講的由十個(gè)問(wèn)題，每個(gè)問(wèn)題分為五個(gè)部分，每個(gè)部分有八個(gè)方面，每個(gè)方面有

                七個(gè)小點(diǎn)…….”這種長(zhǎng)期霸占會(huì)議時(shí)間的“會(huì)霸”不能在會(huì)議上出現(xiàn)，只能在“學(xué)習(xí)

                會(huì)”上使用。

        Ø 外表與講話

        Ø 傾聽(tīng)發(fā)言

            ——傾聽(tīng)的目的是為了自己的發(fā)言，傾聽(tīng)的目的是為了了解對(duì)方于我得觀點(diǎn)的異同，這樣說(shuō)著

                才會(huì)“暢所欲言”，聽(tīng)者才會(huì)“細(xì)心聆聽(tīng)”。否則就只有“事不關(guān)己、高高掛起”的

                了。   

        Ø 處理問(wèn)題

        Ø 做備忘錄

        Ø 其他與會(huì)技巧——提高效率是我們的基本目的

第四章  會(huì)議規(guī)范

**節(jié)會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議紀(jì)律          

        Ø 會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范

            ——會(huì)議的時(shí)間是大家的，是與會(huì)者全體的，誰(shuí)都不引該浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間。

        Ø 固定的會(huì)議流程規(guī)范

            ——固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)，一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程；兩

                個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開(kāi)始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)

                是容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。

        Ø 會(huì)議紀(jì)律

            ——會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則

第二節(jié) 會(huì)議決議

         Ø 沒(méi)有決議的會(huì)議只有兩種情況：

            a、  不是“會(huì)議”

            b、  失敗“會(huì)議”

         Ø“會(huì)而不議”或“議而不決”或“決而不行”或“行而不果”或“果而不驗(yàn)”或“驗(yàn)而不糾”或

           “糾而不改”都是不對(duì)的

第五章 主持會(huì)議

會(huì)議的主持是一個(gè)關(guān)鍵的崗位，這個(gè)崗位能夠?yàn)闀?huì)議的成功起到極大的促進(jìn)作用。

主持會(huì)議者應(yīng)當(dāng)具備的品質(zhì)

       Ø  了解職責(zé)

       Ø  研究出席者

       Ø  掌握會(huì)議節(jié)奏

       Ø  控制會(huì)議

       Ø  維持秩序

       Ø  結(jié)束會(huì)議

       Ø  運(yùn)用正規(guī)程序

       Ø  解決正式會(huì)議上的問(wèn)題

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