MRO資材采購(gòu)業(yè)務(wù)指南
第1條 (目的)
本指南明確規(guī)定了海外法人(以下簡(jiǎn)稱“法人”)所發(fā)生的與各種MRO器材購(gòu)買業(yè)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和工作程序及方法，旨在最大限度地提高工作效率。

第2條 (適用范圍)
本指南規(guī)定了法人在進(jìn)行MRO器材采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)、庫(kù)存管理及貨款支付等相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)的工作程序。

第3條 (用語(yǔ)定義)
1. MRO(Maintenance Repair Operating)器材
雖然不是進(jìn)行生產(chǎn)時(shí)直接需要的物資，但是使公司得以順利運(yùn)轉(zhuǎn)所需的物資，包括除了原材料以外的所有器材，本公司將其分為Spare Parts、一般消耗品和定期消耗品。
(參照附件1－MRO器材品目分類表)
2． Spare Parts
作為設(shè)備維護(hù)所需物資，由法人的設(shè)備維護(hù)部門進(jìn)行總管。
3． 一般消耗品(非庫(kù)存管理品目)
根據(jù)特定部門的購(gòu)買申請(qǐng)而進(jìn)行購(gòu)買的物資。
4． 定期消耗品(庫(kù)存管理品目)
有2個(gè)以上的部門共同使用，采購(gòu)部門對(duì)總需要量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，事前購(gòu)買后在MRO共同倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行管理，根據(jù)部門要求進(jìn)行出庫(kù)的物資。

第二章 責(zé)任與權(quán)限

第4條 (采購(gòu)申請(qǐng)主管部門)
采購(gòu)申請(qǐng)主管部門是決定MRO器材規(guī)格和預(yù)算的部門，S/P及測(cè)量?jī)x由法人設(shè)備維護(hù)部門，消耗品由法人所有部門負(fù)責(zé)。

第5條 (采購(gòu)主管部門)
是決定MRO器材價(jià)格及購(gòu)買企業(yè)的部門，由法人采購(gòu)部門負(fù)責(zé)。

第6條 (貨款支付主管部門)
根據(jù)MRO器材入庫(kù)憑證向企業(yè)支付貨款的部門，由法人財(cái)會(huì)部門負(fù)責(zé)。


第三章 業(yè)務(wù)程序

第7條 (執(zhí)行審議及P/R作業(yè))
1． 執(zhí)行審議
1.1. 采購(gòu)申請(qǐng)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。
1) 了解庫(kù)存情況
采購(gòu)申請(qǐng)負(fù)責(zé)人根據(jù)各部門各器材適當(dāng)庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不足部分取得內(nèi)部批準(zhǔn)后申請(qǐng)采購(gòu)。
2) 起草執(zhí)行審議書(shū)
① 根據(jù)規(guī)定樣式，起草執(zhí)行審議書(shū)，按照?qǐng)?bào)批規(guī)定獲得內(nèi)部批準(zhǔn)和管理部門負(fù)責(zé)人的同意。
但，定期消耗品以“定期消耗品申請(qǐng)書(shū)”代替。
② 在執(zhí)行審議書(shū)上必須寫(xiě)明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌、預(yù)算金額，如為新購(gòu)買產(chǎn)品，要附上產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)和用途說(shuō)明書(shū)。
③ 對(duì)于采購(gòu)部門要求增加預(yù)算的在修改了執(zhí)行審議書(shū)上的金額后重新報(bào)批并取得同意。
3) 采購(gòu)申請(qǐng)
在執(zhí)行審議書(shū)上追加記錄獲審批者批準(zhǔn)的P/R號(hào)碼后，將執(zhí)行審議書(shū)全部復(fù)印，交給采購(gòu)負(fù)責(zé)人。
4) 在申請(qǐng)部門管理臺(tái)帳上進(jìn)行登記
對(duì)于被通知采購(gòu)的采購(gòu)件一定要在管理臺(tái)帳上進(jìn)行登記，在從倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)收之前一并管理。
1.2. 申請(qǐng)部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。
1) 審批執(zhí)行審議
在批準(zhǔn)執(zhí)行審議(以下包括“定期消耗品申請(qǐng)書(shū)”)前一定要先了解申請(qǐng)購(gòu)買的器材的現(xiàn)況，確認(rèn)是否適當(dāng)后再進(jìn)行批準(zhǔn)。
1.3 管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。
1) 對(duì)執(zhí)行審議進(jìn)行協(xié)議
對(duì)于已由申請(qǐng)部門審批者批準(zhǔn)的執(zhí)行審議書(shū)，確認(rèn)審議書(shū)上預(yù)算的適當(dāng)性，決定是否給予批準(zhǔn)，進(jìn)行協(xié)議。
1.4. 緊急申請(qǐng)
由于發(fā)生緊急情況，不可能按正常步驟起草執(zhí)行審議書(shū)時(shí)，必須由申請(qǐng)部門審批者向采購(gòu)部門審批者進(jìn)行通報(bào)，在達(dá)成口頭協(xié)議后再進(jìn)行采購(gòu)，并在第二天內(nèi)填寫(xiě)執(zhí)行審議書(shū)并報(bào)批法人長(zhǎng)批準(zhǔn)后，向采購(gòu)部門通報(bào)。
1.5. 文件保存期限
執(zhí)行審議書(shū)及附件需保存5年。

2. P/R作業(yè)
2.1. 申請(qǐng)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。
1) 確認(rèn)器材編碼并進(jìn)行申請(qǐng)
① 執(zhí)行審議書(shū)獲得批準(zhǔn)后，根據(jù)產(chǎn)品規(guī)格，在SAP R/3中確認(rèn)是否存在該器材的編碼。
② 如果不存在，通過(guò)MRO編碼賦予系統(tǒng)(SPARE PARTS為PIMS，消耗品為BCS)，申請(qǐng)新編碼。
(必須輸入事項(xiàng)：產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單位、品牌)
2) 生成P/R
① 申請(qǐng)負(fù)責(zé)人利用該產(chǎn)品的編碼在SAP R/3填寫(xiě)P/R。
* P/R管理項(xiàng)目
i) 非庫(kù)存品目(在處理GR時(shí)GI也同時(shí)進(jìn)行的品目)
消耗性：在Account assignment category中指定為“K”
成本中心選擇與申請(qǐng)者所在部門相關(guān)的內(nèi)容。
資產(chǎn)性/投資性： 在Account assignment category中指定為“A，M”。
通過(guò)事前生成資產(chǎn)號(hào)碼，進(jìn)行部門資產(chǎn)登記。
ii) 庫(kù)存品目(GR與GI分別進(jìn)行的品目)
消耗性、資產(chǎn)性/投資性：指定為MRO器材用Storage Location。
iii) 共同輸入事項(xiàng)
預(yù)算：獲得批準(zhǔn)和已達(dá)成協(xié)議的執(zhí)行審議書(shū)上的預(yù)算金額
Plant：申請(qǐng)者所屬部門Plant
申請(qǐng)者：按照“申請(qǐng)者姓名(內(nèi)線電話)”形式輸入。
iv) P/R按照采購(gòu)部門制定的各器材采購(gòu)負(fù)責(zé)人所屬采購(gòu)小組分類填寫(xiě)。
② 采購(gòu)部門要求增加預(yù)算的采購(gòu)件也必須以被批準(zhǔn)的價(jià)格對(duì)P/R進(jìn)行修改后再執(zhí)行。
2.2. 申請(qǐng)部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。
1) 批準(zhǔn)P/R
確認(rèn)是否與執(zhí)行審議書(shū)的內(nèi)容一致后，在SAP R/3進(jìn)行批準(zhǔn)。
2.3. 采購(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。
1) 批準(zhǔn)器材編碼并通告
采購(gòu)負(fù)責(zé)人每天通過(guò)MRO編碼賦予系統(tǒng)(消耗性器材為BCS)確認(rèn)新申請(qǐng)的編碼是否有重復(fù)，并確認(rèn)必須填寫(xiě)事項(xiàng)后，迅速判斷是否予以批準(zhǔn)，并將結(jié)果用Single通知申請(qǐng)者。
但，根據(jù)法人情況，采購(gòu)負(fù)責(zé)人也可根據(jù)申請(qǐng)部門的編碼生成申請(qǐng)直接申請(qǐng)編碼。
* SPARE PARTS由總部的PIMS管理負(fù)責(zé)人決定是否批準(zhǔn)。

第8條 (執(zhí)行審議書(shū)的接收與報(bào)價(jià)工作)
1. 執(zhí)行審議書(shū)的接收
1.1. 采購(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。
1) 管理接收明細(xì)單
在接收審議書(shū)時(shí)一定要在執(zhí)行審議書(shū)上標(biāo)明接收日期，并在管理臺(tái)帳上進(jìn)行登記。

2. 報(bào)價(jià)工作
2.1. 采購(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。
1) 要求報(bào)價(jià)
① 參與企業(yè)數(shù)
原則上應(yīng)以明確均等的條件向2家以上企業(yè)提出報(bào)價(jià)請(qǐng)求，但以下情況為例外。
* 作為單一報(bào)價(jià)處理
i) 專利產(chǎn)品、試用新產(chǎn)品等購(gòu)買處為特定企業(yè)時(shí)
ii) 與本公司共同開(kāi)發(fā)，需要對(duì)外保密時(shí)
iii) 為了保證質(zhì)量或因技術(shù)研究關(guān)系，必須依賴供貨企業(yè)的技術(shù)時(shí)
* 省略報(bào)價(jià)單
簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品在合同期內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)時(shí)。
② 按產(chǎn)品特性的參與企業(yè)選擇基準(zhǔn)
i) 簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品
a. 為了決定合同單價(jià)，需以法人所在地供貨商和其他地區(qū)供貨商為對(duì)象同時(shí)進(jìn)行。
但，如果其他地區(qū)供貨商所報(bào)價(jià)格比本地供貨商所報(bào)價(jià)格低時(shí)，可以以此價(jià)格為根據(jù)，對(duì)本地供貨商的價(jià)格進(jìn)行誘導(dǎo)。
b. 即使單價(jià)合同期限為1年，也應(yīng)在每個(gè)季度調(diào)查、了解市場(chǎng)情況。
ii) 未簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品
基本上以本地供貨商為對(duì)象進(jìn)行，但如屬以下情況必須與其他地區(qū)的供貨商報(bào)價(jià)相比較。
a. 在4個(gè)月期間價(jià)格無(wú)變動(dòng)時(shí)
b. 所報(bào)價(jià)格被提高時(shí)
③ 在選擇報(bào)價(jià)企業(yè)時(shí)的優(yōu)先順序
i) 產(chǎn)品品牌(調(diào)查是否有直接交易可能性和出庫(kù)價(jià))
ii) 營(yíng)業(yè)所及總代理店
iii) 各地代理店及銷售店
iv) 本公司客戶中可以供貨的企業(yè)
2) 接收?qǐng)?bào)價(jià)
報(bào)價(jià)單必須是封印好且在截止日期前收到的文件。
3）要求二次報(bào)價(jià)
① 報(bào)價(jià)單拆封后如果審批者有進(jìn)行二次報(bào)價(jià)的指示，或負(fù)責(zé)人判斷有協(xié)商的必要時(shí)，必須在當(dāng)天內(nèi)向該企業(yè)提出提交第二次報(bào)價(jià)單的要求。
② 此時(shí)的報(bào)價(jià)單提交截止日和最初提交截止日期相同，
但如果屬于協(xié)商報(bào)價(jià)，則可以提示新的截止日。
4）管理報(bào)價(jià)
① 如是為了進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，馬上開(kāi)封也無(wú)妨，如是為了決定個(gè)別價(jià)格和選擇供貨企業(yè)，需交給采購(gòu)部門審批者開(kāi)封。
② 已提出的報(bào)價(jià)單不能返還或作廢，要附在相關(guān)合同審議書(shū)或報(bào)告書(shū)后，不管是否中標(biāo)都不得泄露報(bào)價(jià)內(nèi)容。
2.2. 采購(gòu)部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。
1) 對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行開(kāi)封及確認(rèn)
每日業(yè)務(wù)開(kāi)始和結(jié)束時(shí)將從采購(gòu)負(fù)責(zé)人處接收的報(bào)價(jià)單一并開(kāi)封并確認(rèn)。
2) 決定是否進(jìn)行二次報(bào)價(jià)
報(bào)價(jià)單開(kāi)封后發(fā)現(xiàn)內(nèi)容和提出的基本條件不同，或沒(méi)有比執(zhí)行審議書(shū)上的預(yù)算更低的企業(yè)時(shí)，指示進(jìn)行二次報(bào)價(jià)。
此時(shí)參考第一次報(bào)價(jià)單決定二次報(bào)價(jià)提交公司。
2.3. 文件保存期限
報(bào)價(jià)單和單價(jià)合同產(chǎn)品清單等相關(guān)文件須保存5年。

第9條 (決定報(bào)價(jià)及選擇供貨企業(yè))
1. 決定價(jià)格
1.1. 采購(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。
1) 決定內(nèi)定價(jià)
① 以從前購(gòu)買價(jià)格和(非)定期市場(chǎng)調(diào)查為依據(jù)決定，不能對(duì)外泄露。
② 在決定內(nèi)定價(jià)時(shí)，需考慮購(gòu)買數(shù)量的多少、交貨的難易度、交貨期的長(zhǎng)短、運(yùn)輸?shù)冉灰讞l件。
③ 內(nèi)定價(jià)不得超過(guò)申請(qǐng)部門擬定的預(yù)算，如果預(yù)算不夠，需提出計(jì)算內(nèi)定價(jià)的依據(jù)，向申請(qǐng)部門提出增加預(yù)算的要求。
2) 合同及價(jià)格協(xié)商
在將報(bào)價(jià)單開(kāi)封后，即使最低報(bào)價(jià)低于內(nèi)定價(jià)，根據(jù)采購(gòu)負(fù)責(zé)人或采購(gòu)部門審批者的判斷，也可以進(jìn)行價(jià)格協(xié)商。
但，貨款支付基準(zhǔn)和交貨期須符合要求報(bào)價(jià)時(shí)提出的條件。
1.2. 采購(gòu)部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。
1) 對(duì)于以下產(chǎn)品直接參與合同及價(jià)格協(xié)商。
① 需簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品
② 有必要事前進(jìn)行儲(chǔ)備的產(chǎn)品
③ 雖然單價(jià)很低但總金額很高
④ 其他以相關(guān)公司為對(duì)象的購(gòu)買

2. 選擇供貨企業(yè)
為了使依據(jù)價(jià)格決定入選的企業(yè)成為最終供貨企業(yè)，必須符合以下“交易企業(yè)基本條件及資格”
2.1. 交易企業(yè)基本條件及資格
1) 根據(jù)本公司評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，被登記為可交易企業(yè)的企業(yè)。
2) 對(duì)于定購(gòu)產(chǎn)品可以保證穩(wěn)定的供貨量和質(zhì)量的企業(yè)。
3) 擁有或租賃了履行供貨所需設(shè)施的企業(yè)。
4) 根據(jù)相關(guān)法令的規(guī)定，獲得了許可、認(rèn)可、執(zhí)照或符合相關(guān)資格條件的企業(yè)。
5) 如為需對(duì)安全進(jìn)行檢測(cè)的企業(yè)時(shí)，需通過(guò)相關(guān)機(jī)構(gòu)的檢測(cè)。
6) 未被發(fā)現(xiàn)有賄賂集團(tuán)內(nèi)職員的行為，不是由有過(guò)受賄經(jīng)歷的退職人員經(jīng)營(yíng)的企業(yè)。
7) 在價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等方面信譽(yù)良好的企業(yè)。
8) 具有適當(dāng)水平的技術(shù)實(shí)力、管理能力、競(jìng)爭(zhēng)力、信息提供能力、合作可能性的企業(yè)。
9) 財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)及經(jīng)營(yíng)者意識(shí)結(jié)構(gòu)良好的企業(yè)。
2.2. 交易企業(yè)基本條件及資格的例外情況
以下情況即使不能滿足交易企業(yè)基本條件及資格，在得到部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)后可作為例外處理。
1) 由于緊急情況無(wú)法事前對(duì)企業(yè)進(jìn)行評(píng)價(jià)的新交易企業(yè)。
2) 專利產(chǎn)品或試用新產(chǎn)品所有企業(yè)。
但在這種情況，采購(gòu)負(fù)責(zé)人得在最初進(jìn)行交易后1年內(nèi)對(duì)該產(chǎn)品的一般化和
發(fā)掘代替品做出努力，并將結(jié)果報(bào)告給審批者，保存記錄。
3) 需要保密的產(chǎn)品、共同開(kāi)發(fā)產(chǎn)品或需要利用交易企業(yè)所擁有技術(shù)時(shí)。

第10條 (合同審議書(shū))
1. 合同審議書(shū)
1.1. 采購(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。
1）起草合同審議書(shū)
根據(jù)規(guī)定樣式起草合同審議書(shū)，附上執(zhí)行審議書(shū)副本、報(bào)價(jià)單、個(gè)別合同
書(shū)（已標(biāo)明合同條件的），并依據(jù)報(bào)批規(guī)定獲得批準(zhǔn)。
※ 追加附件
① 如從前有過(guò)購(gòu)買記錄
須附上相關(guān)合同審議書(shū)的副本(包括P/O號(hào)碼,最終選定企業(yè)，支付價(jià)格等)。
② 如為單價(jià)合同品目
須附上單價(jià)合同清單中相關(guān)部分的復(fù)印件
2）在管理臺(tái)帳上登記
對(duì)于已獲批準(zhǔn)的審議件將其登記在管理臺(tái)帳上，在產(chǎn)品入庫(kù)及付款前進(jìn)行一并管理。
3) 記錄P/O號(hào)碼
P/O獲得批準(zhǔn)后，在合同審議書(shū)上追加記錄獲批的P/O號(hào)碼。
1.2. 采購(gòu)部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。
1) 批準(zhǔn)合同審議書(shū)
① 與執(zhí)行審議書(shū)的內(nèi)容相比較，審查合同審議書(shū)的內(nèi)容是否適當(dāng)后批準(zhǔn)。
② 利用SAP R/3確認(rèn)是否有過(guò)購(gòu)買紀(jì)錄
③ 利用SAP R/3了解該器材的庫(kù)存情況，避免發(fā)生庫(kù)存過(guò)多的情況。
2) 單價(jià)合同書(shū)的管理
如屬簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品，同時(shí)檢查相關(guān)個(gè)別單價(jià)合同書(shū)的管理狀態(tài)。
1.3. 文件保存期限
合同審議書(shū)及附件須保存5年。

第11條 (P/O)
1. P/O
1.1. 采購(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。
1) 在P/O生成前確認(rèn)必備事項(xiàng)
A. 已被批準(zhǔn)的合同審議書(shū)
B. 由申請(qǐng)部門生成并被批準(zhǔn)的P/R
2) Purchasing Master Data作業(yè)
① 合同(Contract)管理

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