Oracle實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)方案
文檔控制 II
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審查人 ii
公司組織管理 1
1 采購(gòu)組織管理 4
1.1 業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)置 4
1.2 業(yè)務(wù)人員情況 4
2 采購(gòu)產(chǎn)品管理 7
2.1 采購(gòu)產(chǎn)品 7
2.2 采購(gòu)產(chǎn)品編碼 7
2.3 采購(gòu)產(chǎn)品分類(lèi) 7
2.4 采購(gòu)產(chǎn)品計(jì)量單位 8
2.5 采購(gòu)產(chǎn)品庫(kù)存控制 9
3 供應(yīng)商管理 11
4 請(qǐng)購(gòu)管理 14
4.1 請(qǐng)購(gòu)流程 14
5 詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理 15
5.1 詢價(jià)單 15
5.2 報(bào)價(jià)單 16
6 訂單管理 17
6.1 訂單生成 17
6.2 訂單內(nèi)容 26
6.3 訂單安全性 28
7 采購(gòu)接收與退貨 29
7.1 采購(gòu)接收控制 29
7.2 采購(gòu)?fù)素?30
8 審批管理 32
8.1 審批流程 32
8.2 審批人員 35
8.3 審批權(quán)限 35
9 采購(gòu)與財(cái)務(wù)接口 37
9.1 采購(gòu)和財(cái)務(wù)接口 37


公司組織管理
Oracle 系統(tǒng)采購(gòu)模塊功能概述
Oracle采購(gòu)模塊是Oracle分銷(xiāo)系統(tǒng)的主要功能模塊之一，也是控制企業(yè)整個(gè)物流鏈條始端的功能模塊。它主要處理和控制企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)采購(gòu)流程、采購(gòu)物品和供應(yīng)商的有效管理。

Oracle 采購(gòu)管理系統(tǒng)主要的功能概述如下：
對(duì)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)測(cè)和控制；
記錄并利用詢價(jià)和報(bào)價(jià)信息；
對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理和評(píng)價(jià)等。

Oracle 采購(gòu)模塊功能的主要特性有：
業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)集成（資金保留、與應(yīng)付和總帳集成）；
利用工作流方式規(guī)范業(yè)務(wù)；
強(qiáng)大的審批與權(quán)限控制；
多樣化的采購(gòu)模式；
靈活的外幣處理；
豐富的系統(tǒng)報(bào)表等等。

下圖為本解決方案中，北方光電總部采購(gòu)模塊與其它模塊的關(guān)系：

生產(chǎn)基地中采購(gòu)模塊與其他模塊之間的關(guān)系如下圖所示：

Oracle 采購(gòu)業(yè)務(wù)解決方案概述
針對(duì)北方光電股份有限公司及其下屬子公司現(xiàn)行的采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，以及未來(lái)對(duì)采購(gòu)管理和控制的需求，采取多個(gè)經(jīng)營(yíng)單位、多個(gè)庫(kù)存組織的方式設(shè)置系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)。
北方光電總部的貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部的銷(xiāo)售合同導(dǎo)入采購(gòu)模塊生成銷(xiāo)售請(qǐng)購(gòu)，銷(xiāo)售請(qǐng)購(gòu)單由采購(gòu)部門(mén)自動(dòng)引入，分配給采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員制定采購(gòu)訂單，并根據(jù)采購(gòu)訂單審批流程進(jìn)行審批。通過(guò)審批的采購(gòu)訂單打印并下達(dá)供應(yīng)商。供應(yīng)商貨物送達(dá)后，按照采購(gòu)接收流程接收貨物。
生產(chǎn)基地年初時(shí)簽訂長(zhǎng)期框架協(xié)議，由采購(gòu)部門(mén)為生產(chǎn)基地的生產(chǎn)物料制定一攬子采購(gòu)協(xié)議，提交采購(gòu)部門(mén)經(jīng)理審批。
辦公用品、低值易耗品的采購(gòu)由財(cái)務(wù)模塊直接錄入發(fā)票處理，不在業(yè)務(wù)模塊中記錄信息。固定資產(chǎn)的請(qǐng)購(gòu)由各部門(mén)在系統(tǒng)外填制請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)部匯總后統(tǒng)一制作采購(gòu)單進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)過(guò)程不在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和維護(hù)。
采購(gòu)產(chǎn)品的分類(lèi)和編碼與庫(kù)存模塊中的物品分類(lèi)和編碼保持一致。
供應(yīng)商信息的建立和維護(hù)，以及對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估，本方案采用了Oracle系統(tǒng)提供的供應(yīng)商建立、維護(hù)方案，可以有效地保證采購(gòu)業(yè)務(wù)高效進(jìn)行。此外，可以通過(guò)供應(yīng)商服務(wù)、質(zhì)量績(jī)效等報(bào)表對(duì)供應(yīng)商表現(xiàn)進(jìn)行匯總分析；供應(yīng)商信息由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)維護(hù)，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)系統(tǒng)外提供財(cái)務(wù)方面的有關(guān)信息，應(yīng)付模塊與采購(gòu)模塊共享供應(yīng)商信息庫(kù)。
針對(duì)每一種具體采購(gòu)單據(jù)（請(qǐng)購(gòu)單、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)訂單）設(shè)置訪問(wèn)層次和安全層次，確保只有相關(guān)人員能夠?yàn)g覽采購(gòu)單據(jù)。只有具有特定權(quán)限的人員才能夠修改、取消單據(jù)，保證單據(jù)的安全性。
采購(gòu)的會(huì)計(jì)期與總帳相同，本位幣為人民幣。
文檔結(jié)構(gòu)
本文檔將從以下幾個(gè)方面，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的解決方案進(jìn)行具體闡述：
1. 采購(gòu)組織管理
2. 采購(gòu)產(chǎn)品管理
3. 供應(yīng)商管理
4. 請(qǐng)購(gòu)管理
5. 詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理
6. 采購(gòu)訂單管理
7. 采購(gòu)接收與退貨
8. 采購(gòu)與財(cái)務(wù)接口
9. 采購(gòu)訂單的審批
相關(guān)文檔
本文檔的設(shè)計(jì)基于以下文檔的內(nèi)容：
北方光電Oracle實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)需求分析
北方光電業(yè)務(wù)流程、操作手冊(cè)


1 采購(gòu)組織管理

1.1 業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)置
業(yè)務(wù)需求
北方光電
貿(mào)易一部、貿(mào)易二部負(fù)責(zé)輕工、機(jī)械、照明的自營(yíng)和代理貿(mào)易業(yè)務(wù)。下設(shè)采購(gòu)小組、銷(xiāo)售小組分別負(fù)責(zé)自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的采購(gòu)與銷(xiāo)售。
采購(gòu)部采購(gòu)員負(fù)責(zé)采購(gòu)光電部銷(xiāo)售的產(chǎn)品；專(zhuān)人維護(hù)北方光電總部與下屬奧德光電、遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)、中山精密的供應(yīng)商信息；制定下屬子公司的長(zhǎng)期框架協(xié)議。
生產(chǎn)基地
生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部負(fù)責(zé)原材料的采購(gòu)、儲(chǔ)運(yùn)、庫(kù)存計(jì)劃等。生產(chǎn)部的采購(gòu)經(jīng)辦將負(fù)責(zé)按照總部采購(gòu)部的框架性協(xié)議釋放一攬子協(xié)議的采購(gòu)訂單，或者自行制作不能夠與供應(yīng)商簽定一攬子協(xié)議的零星采購(gòu)申請(qǐng), 創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單。物料入庫(kù)管理等由生產(chǎn)部的庫(kù)存管理員負(fù)責(zé)。
經(jīng)BPR討論認(rèn)為，北方光電與生產(chǎn)基地的固定資產(chǎn)、辦公用品等采購(gòu)無(wú)需在系統(tǒng)進(jìn)行操作，直接在財(cái)務(wù)進(jìn)行處理即可。
解決方案
Oracle系統(tǒng)可以通過(guò)靈活的責(zé)任、菜單設(shè)置實(shí)現(xiàn)將采購(gòu)功能菜單（詢價(jià)和報(bào)價(jià)、采購(gòu)、接收、供應(yīng)商管理等）分配給采購(gòu)部、貿(mào)易一部與貿(mào)易二部采購(gòu)小組、生產(chǎn)基地的相應(yīng)人員；
通過(guò)預(yù)置文件的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)北方光電總部與生產(chǎn)基地各經(jīng)營(yíng)單位業(yè)務(wù)信息的獨(dú)立與完整。

1.2 業(yè)務(wù)人員情況
業(yè)務(wù)需求
北方光電
貿(mào)易一部、二部各有一名經(jīng)理，采購(gòu)小組業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)為本部門(mén)銷(xiāo)售小組采購(gòu)自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的輕工、機(jī)械、照明等產(chǎn)品；其他類(lèi)型的業(yè)務(wù)不實(shí)行購(gòu)銷(xiāo)分離，由各業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)執(zhí)行采購(gòu)與銷(xiāo)售的整個(gè)貿(mào)易過(guò)程。
采購(gòu)部設(shè)有采購(gòu)經(jīng)理，下屬采購(gòu)人員負(fù)責(zé)為光電部簽訂采購(gòu)訂單、為生產(chǎn)基地簽訂長(zhǎng)期框架協(xié)議，專(zhuān)人管理供應(yīng)商檔案。
生產(chǎn)基地
生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部設(shè)經(jīng)理一名，下屬采購(gòu)經(jīng)辦負(fù)責(zé)發(fā)放一攬子采購(gòu)協(xié)議；或者制作零星物料的采購(gòu)申請(qǐng)，然后創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)訂單等。
目前生產(chǎn)基地的采購(gòu)由業(yè)務(wù)員按照產(chǎn)品分類(lèi)負(fù)責(zé)訂單的制定與跟蹤工作，每類(lèi)產(chǎn)品由不同的采購(gòu)經(jīng)辦負(fù)責(zé)。
遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)有4名采購(gòu)經(jīng)辦，分別負(fù)責(zé)金工結(jié)構(gòu)、光學(xué)、包裝材料、橡膠件等的采購(gòu)。奧德光電有4－5名，2名負(fù)責(zé)金工件采購(gòu)、1名負(fù)責(zé)包裝材料與輔料采購(gòu)、1名負(fù)責(zé)光學(xué)件（包括光學(xué)毛坯、光學(xué)成品等）的采購(gòu)。
解決方案
以上需求在系統(tǒng)中通過(guò)以下幾個(gè)方面的方案實(shí)現(xiàn)：
 職位
 采購(gòu)員
 采購(gòu)員與采購(gòu)物品的關(guān)系
職位
Oracle系統(tǒng)可以靈活地設(shè)置公司員工職位，并與每一位員工進(jìn)行關(guān)聯(lián)。具體如下：
1. 設(shè)置職位關(guān)鍵彈性域：由于北方光電與北方工業(yè)的4家子公司共用一套系統(tǒng)，彈性域的設(shè)置在所有經(jīng)營(yíng)單位之間是共享的。因此北方光電的職位彈性域?qū)⒂靡欢?，在名稱中區(qū)分不同的經(jīng)營(yíng)單位。具體如下：
北方光電：
根據(jù)BPR設(shè)計(jì)的崗位職責(zé)，與采購(gòu)相關(guān)的職位如下：
采購(gòu)部經(jīng)理
采購(gòu)部業(yè)務(wù)員
光電部經(jīng)理
光電部業(yè)務(wù)員
貿(mào)易一部經(jīng)理
貿(mào)易一部銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員
貿(mào)易一部采購(gòu)業(yè)務(wù)員
貿(mào)易二部經(jīng)理
貿(mào)易二部銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員
貿(mào)易二部采購(gòu)業(yè)務(wù)員
財(cái)務(wù)部經(jīng)理
副總
總經(jīng)理
生產(chǎn)基地：
以下是部分采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)職位列表：
生產(chǎn)部經(jīng)理
生產(chǎn)部采購(gòu)經(jīng)辦
生產(chǎn)部計(jì)劃員
生產(chǎn)部倉(cāng)庫(kù)管理經(jīng)辦
2. 采購(gòu)員設(shè)定
在采購(gòu)員定義窗口中定義采購(gòu)員。
3. 采購(gòu)員與物品的關(guān)聯(lián)
在物品定義中指定每一物品的缺省對(duì)應(yīng)采購(gòu)員，在請(qǐng)購(gòu)單中系統(tǒng)將自動(dòng)選取該物品對(duì)應(yīng)的采購(gòu)員，錄入人員可以改選其他的采購(gòu)員。
2 采購(gòu)產(chǎn)品管理

2.1 采購(gòu)產(chǎn)品
業(yè)務(wù)需求
北方光電公司主要采購(gòu)光電、輕工、機(jī)械、照明等產(chǎn)品；生產(chǎn)基地采購(gòu)生產(chǎn)光電產(chǎn)品的原材料，包括光學(xué)件、金工件、橡膠件、包裝材料等。
解決方案
運(yùn)用庫(kù)存模塊在系統(tǒng)中定義采購(gòu)物品。具體參見(jiàn)庫(kù)存模塊業(yè)務(wù)解決方案。

2.2 采購(gòu)產(chǎn)品編碼
業(yè)務(wù)需求
光電總部目前的采購(gòu)產(chǎn)品沒(méi)有進(jìn)行編碼，業(yè)務(wù)員大多使用海關(guān)編碼對(duì)物品進(jìn)行標(biāo)志有時(shí)也運(yùn)用供應(yīng)商產(chǎn)品編碼。
遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)生產(chǎn)基地: 成品編碼9位， 原材料10位， 光學(xué)膠片編碼3位。工藝技術(shù)部調(diào)研問(wèn)卷：有標(biāo)準(zhǔn)的物品編碼， 按零件類(lèi)別， 產(chǎn)品型號(hào)， 一般為3段 ， 編碼不定長(zhǎng)，例如: M 58 111 S
希望不同的分類(lèi)有定長(zhǎng)的編碼，并保證編碼的唯一性。目前存在的問(wèn)題：公司內(nèi)部不同部門(mén)各自的文件中不統(tǒng)一， 存在同一件號(hào)， 不同編碼。
奧德光電生產(chǎn)基地：目前沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的物料編碼， 希望盡快編制物料編碼，并且一定基于物料編碼唯一性。
解決方案
財(cái)務(wù)物品編碼采用與庫(kù)存相同的編碼規(guī)則，并在庫(kù)存模塊定義物品時(shí)明確采購(gòu)產(chǎn)品的編碼。

2.3 采購(gòu)產(chǎn)品分類(lèi)
業(yè)務(wù)需求
目前貿(mào)易一部、二部經(jīng)營(yíng)的輕工產(chǎn)品包括：燈具、鐘、日雜、家用電器。可能在每大類(lèi)下再細(xì)分（燈具按2頭或3頭分、日雜按一件套/二件套分、鐘分為掛鐘和臺(tái)鐘、家用電器按微波爐、咖啡壺、電飯煲分）?；痉謨蓪?，家用電器再細(xì)分則按升分 。機(jī)械產(chǎn)品包括鑄鐵產(chǎn)品、燈具、不銹鋼制品、汽配、設(shè)備零件、文體用品/醫(yī)療器械。再下一層分類(lèi)十分繁多。
采購(gòu)部為光電部采購(gòu)的成品包括：望遠(yuǎn)鏡、顯微鏡、天體望遠(yuǎn)鏡、搶瞄、光學(xué)材料（其中顯微鏡分為生物和體視），其他產(chǎn)品的分類(lèi)依據(jù)《海關(guān)編碼》；
生產(chǎn)基地采購(gòu)的原材料包括：
遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)生產(chǎn)基地:
原材料分：包裝材料， 橡膠件， 光學(xué)件， 結(jié)構(gòu)件
結(jié)構(gòu)件分：金工，機(jī)加，塑料件，金飾件
奧德光電生產(chǎn)基地： 開(kāi)發(fā)中心按照物品的不同用途有分類(lèi)，物品分類(lèi)可以按照大、中、小類(lèi)，并體現(xiàn)在物品的編碼中。
解決方案
系統(tǒng)可以在庫(kù)存模塊和采購(gòu)模塊運(yùn)用不同的物品分類(lèi)。鑒于北方光電與生產(chǎn)基地沒(méi)有區(qū)分職能采用不同的物品分類(lèi)的要求，因此建議采用庫(kù)存模塊定義的物品分類(lèi)具體參見(jiàn)庫(kù)存模塊的解決方案。

2.4 采購(gòu)產(chǎn)品計(jì)量單位
業(yè)務(wù)需求
北方光電：
輕工部：出于退稅的要求，計(jì)量單位要按照海關(guān)報(bào)關(guān)的要求定?；旧蠠舻挠?jì)量單位是盞、鐘按臺(tái)/只計(jì)量、日雜的計(jì)量單位是套/公斤；家用電器是按個(gè)計(jì)量
光電部：基本上按具或個(gè)計(jì)量；光學(xué)材料有時(shí)采用“公斤、塊”，根據(jù)客戶的要求。
機(jī)械部：從公斤、米、具、套、個(gè)等都有，且不確定，當(dāng)客戶要求不同時(shí)會(huì)用不同的計(jì)量單位。存在這樣的情況，即采購(gòu)訂單、銷(xiāo)售訂單、應(yīng)收帳款發(fā)票按個(gè)計(jì)量，但在出口報(bào)關(guān)、供應(yīng)商開(kāi)具的增值稅發(fā)票上需要按照公斤等單位計(jì)量。
生產(chǎn)基地：
包括件、公斤、瓶、米、片、雙等。存在計(jì)量單位之間的轉(zhuǎn)換情況。
解決方案
在庫(kù)存模塊可以定義各物品的基本單位，并明確基本單位與其他輔助計(jì)量單位之間的換算關(guān)系。具體參見(jiàn)庫(kù)存業(yè)務(wù)方案設(shè)計(jì)。

2.5 采購(gòu)產(chǎn)品庫(kù)存控制
業(yè)務(wù)需求
總部：
貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的采購(gòu)品沒(méi)有物理庫(kù)存，不存在庫(kù)位控制的問(wèn)題。但是對(duì)貨物需要進(jìn)行跟蹤監(jiān)控，要求采購(gòu)訂單、入庫(kù)通知單、銷(xiāo)售訂單編號(hào)一致，以實(shí)現(xiàn)成本測(cè)算。
光電部貿(mào)易類(lèi)物品有物理庫(kù)存，但未對(duì)存放庫(kù)位進(jìn)行管理控制。光電部同樣需要根據(jù)采購(gòu)訂單號(hào)跟蹤采購(gòu)物品。
都未使用序列號(hào)控制。
生產(chǎn)基地：
遠(yuǎn)達(dá)光學(xué): 目前有光學(xué)完工庫(kù)、光學(xué)毛坯庫(kù)、工具工裝庫(kù)、輔料工具庫(kù)、金工庫(kù)（橡膠件、結(jié)構(gòu)件、金工件）、光學(xué)棱鏡庫(kù)、易燃易爆庫(kù)、包裝材料庫(kù)、成品庫(kù)等。都沒(méi)有庫(kù)位、批號(hào)、序列號(hào)、版本控制。橡膠件有過(guò)期控制。
奧德光電：目前有光學(xué)完工庫(kù)、光學(xué)毛坯庫(kù)、工具輔料庫(kù)、金工庫(kù)、包裝材料成品庫(kù)等5個(gè)倉(cāng)庫(kù)。沒(méi)有庫(kù)位、批號(hào)、 序列號(hào)、版本控制。橡膠件有過(guò)期控制。
解決方案
總部：
貿(mào)易一部、貿(mào)易二部的業(yè)務(wù)由于存在供應(yīng)商提前開(kāi)票結(jié)算，確認(rèn)存貨的情況，因此將運(yùn)用北方開(kāi)發(fā)的訂單流程，由銷(xiāo)售訂單導(dǎo)出生成請(qǐng)購(gòu)單，自動(dòng)創(chuàng)建為采購(gòu)訂單，供應(yīng)商開(kāi)來(lái)發(fā)票要求付款時(shí)，在系統(tǒng)中接收入庫(kù)。物品出口發(fā)運(yùn)給客戶獲取相關(guān)單據(jù)后，在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)確認(rèn)的操作。
光電部采購(gòu)的物品基本都先入北方光電自備庫(kù)，因此光電部銷(xiāo)售訂單將采用開(kāi)發(fā)的流程，將采購(gòu)物品接收入庫(kù)后，再進(jìn)行挑庫(kù)發(fā)運(yùn)的操作（具體參見(jiàn)銷(xiāo)售訂單管理模塊）。
采購(gòu)部采購(gòu)員、貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購(gòu)人員將請(qǐng)購(gòu)單中接收人附注中記錄的銷(xiāo)售訂單編碼作為前綴，加流水號(hào)，作為采購(gòu)訂單編碼，實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售訂單與采購(gòu)訂單之間的聯(lián)系。接收入庫(kù)單可以根據(jù)采購(gòu)訂單進(jìn)行查詢，在采購(gòu)定單查詢界面實(shí)現(xiàn)。將采購(gòu)訂單查詢菜單設(shè)定給銷(xiāo)售員，銷(xiāo)售員即可在系統(tǒng)中適時(shí)查詢采購(gòu)訂單所處的狀態(tài)。
北方光電本部自營(yíng)出口, 投標(biāo), 進(jìn)料加工要進(jìn)行成本盈虧測(cè)算.這部分業(yè)務(wù)中所涉及的產(chǎn)品要進(jìn)行批號(hào)控制。批號(hào)編碼規(guī)則參見(jiàn)庫(kù)存解決方案。其他業(yè)務(wù)的產(chǎn)品考慮到以后會(huì)出口，也要進(jìn)行批號(hào)控制。編碼規(guī)則參見(jiàn)庫(kù)存解決方案。
生產(chǎn)基地：
設(shè)立多個(gè)子庫(kù)存，對(duì)物品進(jìn)行分類(lèi)管理與控制。無(wú)需對(duì)物料進(jìn)行批號(hào)、系列號(hào)等控制。子庫(kù)存與庫(kù)位等的設(shè)置具體參見(jiàn)庫(kù)存模塊的方案設(shè)計(jì)。
3 供應(yīng)商管理
業(yè)務(wù)需求
北方光電
供應(yīng)商目前沒(méi)有統(tǒng)一的編碼規(guī)則?，F(xiàn)有的點(diǎn)石系統(tǒng)中，供應(yīng)商信息由業(yè)務(wù)員自己維護(hù)。業(yè)務(wù)員可以選擇供應(yīng)商信息不共享、部門(mén)內(nèi)共享和部門(mén)間共享。
供應(yīng)商分類(lèi)按照部門(mén)分為輕工類(lèi)、機(jī)械類(lèi)、光電類(lèi)、照明類(lèi)等。
生產(chǎn)基地
遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部人員按照供應(yīng)商產(chǎn)品類(lèi)別分別由專(zhuān)人統(tǒng)計(jì)更新，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)調(diào)度室進(jìn)行匯總。供應(yīng)商沒(méi)有編碼。
供應(yīng)商按照產(chǎn)品分為：光學(xué)類(lèi)、金工類(lèi)、輔料類(lèi)、包裝材料類(lèi)。
奧德光電的供應(yīng)商信息由生產(chǎn)部業(yè)務(wù)員按照類(lèi)別收集，統(tǒng)一至遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)調(diào)度室進(jìn)行匯總管理。供應(yīng)商沒(méi)有編碼。
供應(yīng)商分類(lèi)與遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)的分類(lèi)方法相同。
遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)總調(diào)度室每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有明確的規(guī)定。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)與奧德光電采購(gòu)員將收集的供應(yīng)商表現(xiàn)等信息匯集到總調(diào)度室進(jìn)行分析。選擇新供應(yīng)商時(shí)，從規(guī)模、價(jià)格、質(zhì)量、交貨期上對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考量。公司僅與通過(guò)考核的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。
BPR以后總部與生產(chǎn)基地的供應(yīng)商信息統(tǒng)一由北方光電采購(gòu)部專(zhuān)人負(fù)責(zé)錄入與維護(hù)。
解決方案
供應(yīng)商信息內(nèi)容：
Oracle系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商名稱、編號(hào)、分類(lèi)、地址、聯(lián)系人、付款條件、應(yīng)付款、預(yù)付款帳戶等信息。
供應(yīng)商信息維護(hù)：
供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性根據(jù)BPR設(shè)計(jì)的組織架構(gòu)與部門(mén)職責(zé)，并保證供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性，由北方光電采購(gòu)部專(zhuān)人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息維護(hù)。
供應(yīng)商信息安全性：
系統(tǒng)的供應(yīng)商頭信息在各經(jīng)營(yíng)單位之間共享，地址層信息在各經(jīng)營(yíng)單位之間屏蔽，在經(jīng)營(yíng)單位內(nèi)部共享?？紤]系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完備性，建議由北方光電采購(gòu)部專(zhuān)人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息在系統(tǒng)中的維護(hù)。
供應(yīng)商編碼：
供應(yīng)商編碼可以采用自動(dòng)編碼或者手工編碼，手工編碼可以使用字符，最長(zhǎng)30位。
經(jīng)過(guò)討論，初步確定運(yùn)用手工編碼，編碼規(guī)則參見(jiàn)北方工業(yè)總部編碼規(guī)則。
供應(yīng)商分類(lèi)：
系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商分類(lèi)信息，在采購(gòu)快查碼中定義供應(yīng)商類(lèi)別，錄入供應(yīng)商時(shí)就可以選擇所屬的相應(yīng)類(lèi)別。
總部分類(lèi)：貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、采購(gòu)部
生產(chǎn)基地分類(lèi)：光學(xué)類(lèi)、金工類(lèi)、輔料類(lèi)、包裝材料
供應(yīng)商評(píng)估與合格供應(yīng)商管理：
1. 供應(yīng)商評(píng)估信息的收集
定期查看供應(yīng)商產(chǎn)品目錄，其中記錄了與供應(yīng)商發(fā)生每一筆交易的信息。
利用報(bào)價(jià)查詢和報(bào)價(jià)分析來(lái)幫助評(píng)估供應(yīng)商。
運(yùn)行系統(tǒng)提供的關(guān)于供應(yīng)商信息的報(bào)表，從不同角度收集評(píng)估信息：
序號(hào) 報(bào)表名稱 報(bào)表內(nèi)容
1 按分類(lèi)的采購(gòu)匯總報(bào)表 按物品類(lèi)別，供應(yīng)商，采購(gòu)員，訂單日期打印采購(gòu)訂單的匯總情況。
2 按供應(yīng)商的發(fā)票價(jià)格差異報(bào)表 按物品類(lèi)別，供應(yīng)商，期間打印采購(gòu)訂單和發(fā)票的價(jià)格差異，只有采購(gòu)訂單和發(fā)票匹配的才能統(tǒng)計(jì)。
3 采購(gòu)訂單及發(fā)放明細(xì)報(bào)表 按采購(gòu)訂單查看采購(gòu)訂單的發(fā)放情況，注：只有計(jì)劃采購(gòu)訂單和一攬子采購(gòu)協(xié)議有訂單發(fā)放。
4 供應(yīng)商采購(gòu)匯總報(bào)表 按供應(yīng)商打印采購(gòu)訂單匯總情況表。
5 供應(yīng)商服務(wù)性能分析報(bào)表 按物品，物品類(lèi)別，供應(yīng)商等打印供應(yīng)商到貨日期同采購(gòu)訂單需求日期的對(duì)比報(bào)表。
6 供應(yīng)商過(guò)期發(fā)貨報(bào)表 按供應(yīng)商查看根據(jù)需求日期，過(guò)期未到的采購(gòu)訂單及物品明細(xì)情況。
7 供應(yīng)商質(zhì)量性能分析報(bào)表 按供應(yīng)商打印供應(yīng)商物品的驗(yàn)收情況表。
8 供應(yīng)商暫掛報(bào)表 按供應(yīng)商打印暫掛的采購(gòu)訂單情況表。
9 過(guò)量發(fā)貨報(bào)表 按供應(yīng)商打印供應(yīng)商發(fā)貨數(shù)量超過(guò)訂單數(shù)量的過(guò)量發(fā)貨情況表。
2. 根據(jù)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行供應(yīng)商等級(jí)的分類(lèi)，針對(duì)供應(yīng)商所屬等級(jí)在系統(tǒng)中錄入相應(yīng)的付款條件、接收方式等。做采購(gòu)訂單時(shí)，相應(yīng)的供應(yīng)商信息會(huì)帶入采購(gòu)訂單中，用來(lái)管理與供應(yīng)商的交易條款。
3. 系統(tǒng)可以維護(hù)合格供應(yīng)商清單，并限制物料僅可從合格供應(yīng)商處采購(gòu)。具體是在庫(kù)存定義物料時(shí)，要求“使用批準(zhǔn)供應(yīng)商”，在采購(gòu)模塊中定義合格供應(yīng)商清單，明確某物料的合格供應(yīng)商是哪些。業(yè)務(wù)員將無(wú)法提交不合格供應(yīng)商的采購(gòu)訂單。


4 請(qǐng)購(gòu)管理

4.1 請(qǐng)購(gòu)流程
業(yè)務(wù)需求
北方光電
貿(mào)易一部、貿(mào)易二部采購(gòu)組、采購(gòu)部目前沒(méi)有請(qǐng)購(gòu)流程。
生產(chǎn)基地
根據(jù)BPR成果，當(dāng)生產(chǎn)基地需要自行采購(gòu)一些還不能夠與供應(yīng)商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購(gòu)，請(qǐng)購(gòu)流程如下：
1. 采購(gòu)經(jīng)辦進(jìn)行詢價(jià)、報(bào)價(jià)等活動(dòng)
2. 查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報(bào)價(jià)，制作請(qǐng)購(gòu)單，提交審批
3. 由部門(mén)經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批，在超出審批范圍時(shí)，由公司總經(jīng)理進(jìn)行審批
具體參見(jiàn)BPR交付成果“采購(gòu)申請(qǐng)（計(jì)劃）制定、審核及下達(dá)流程”
經(jīng)BPR討論確定，固定資產(chǎn)低值易耗品的采購(gòu)申請(qǐng)與采訂單等流程不在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)。
目前未采用采購(gòu)預(yù)算控制。
解決方案
北方光電：
由于北方光電主營(yíng)貿(mào)易業(yè)務(wù)，物品的采購(gòu)需求基本來(lái)自于簽訂的銷(xiāo)售訂單，只要銷(xiāo)售訂單通過(guò)了審批，就可以采購(gòu)相關(guān)物品，因此不存在手工錄入請(qǐng)購(gòu)單的情況。
在本方案中，將運(yùn)用直接發(fā)運(yùn)或者開(kāi)發(fā)的工作流將銷(xiāo)售物品信息傳遞至采購(gòu)模塊，系統(tǒng)將自動(dòng)生成請(qǐng)購(gòu)單，傳遞至采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)。
生產(chǎn)基地：
運(yùn)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單功能，在系統(tǒng)中定義相應(yīng)的審批層次，采購(gòu)經(jīng)辦可以在系統(tǒng)中制作請(qǐng)購(gòu)單，按照審批路徑與審批權(quán)限提交審批。
5 詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理

5.1 詢價(jià)單
業(yè)務(wù)需求
北方光電與生產(chǎn)基地的詢價(jià)都通過(guò)電話、傳真等形式進(jìn)行。
沒(méi)有固定的書(shū)面形式的詢價(jià)單。
解決方案
北方光電
總部的詢價(jià)活動(dòng)包括內(nèi)部詢價(jià)（即銷(xiāo)售人員向采購(gòu)人員的詢價(jià)）和對(duì)外詢價(jià)（即傳統(tǒng)意義上的對(duì)供應(yīng)商詢價(jià)）。
1. 內(nèi)部詢價(jià)：
系統(tǒng)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部詢價(jià)功能?？紤]到運(yùn)用請(qǐng)購(gòu)單變通作為內(nèi)部詢價(jià)單，操作上比較復(fù)雜，而且仍然需要手工業(yè)務(wù)的配合，因此建議系統(tǒng)外進(jìn)行。
具體的操作步驟：
1. 銷(xiāo)售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手工的內(nèi)部詢價(jià)單，傳遞給采購(gòu)人員。
2. 采購(gòu)人員進(jìn)行對(duì)外詢報(bào)價(jià)。
3. 采購(gòu)人員與銷(xiāo)售人員溝通詢價(jià)結(jié)果。
4. 采購(gòu)人員將溝通結(jié)果記錄在內(nèi)部詢價(jià)單上，購(gòu)銷(xiāo)雙方進(jìn)行簽字確認(rèn)。
2. 對(duì)外詢價(jià)：
采用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的詢價(jià)單功能，記錄對(duì)外詢價(jià)情況。為了簡(jiǎn)化操作，可以從請(qǐng)購(gòu)單行自動(dòng)創(chuàng)建成詢價(jià)單。并可以打印詢價(jià)單，發(fā)給供應(yīng)商。
生產(chǎn)基地
采用標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)外詢價(jià)單功能記錄采購(gòu)詢價(jià)信息，在系統(tǒng)中錄入詢價(jià)物品、數(shù)量、目標(biāo)價(jià)位、向哪些供應(yīng)商詢價(jià)等信息。
5.2 報(bào)價(jià)單
業(yè)務(wù)需求
北方光電
供應(yīng)商報(bào)價(jià)的方式主要有電話、傳真。
供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)已經(jīng)考慮了采購(gòu)數(shù)量等因素，因此其報(bào)價(jià)中不包括任何折扣信息。
報(bào)價(jià)無(wú)需審批即可生效。
希望業(yè)務(wù)員可以查詢以往的報(bào)價(jià)歷史紀(jì)錄。
生產(chǎn)基地
供應(yīng)商報(bào)價(jià)主要是針對(duì)價(jià)格合同，報(bào)價(jià)方式主要有電話、傳真。
報(bào)價(jià)內(nèi)容包括物品編號(hào)、價(jià)格、圖紙、模具等。業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，存在價(jià)格更改的情況，一般是價(jià)格下調(diào)。
報(bào)價(jià)需要經(jīng)過(guò)總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。
價(jià)格合同將保存在遠(yuǎn)達(dá)集團(tuán)總調(diào)度室。
解決方案

Oracle實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)方案