崗位描述-辦公室主任
崗位名稱：
辦公室主任
直接上級：
行政總監(jiān)
直接下級：
秘書室主管、司機班班長、總經(jīng)理秘書、法務(wù)專員、檔案員
本職工作：
負(fù)責(zé)公司辦公秩序及行政事務(wù)管理。
直接責(zé)任：
（1） 制訂辦公室年度、月度工作目標(biāo)、工作計劃和預(yù)算并上報，經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
（2） 制訂辦公室年度培訓(xùn)計劃經(jīng)批準(zhǔn)后協(xié)助培訓(xùn)部實施和考核。
（3） 掌握和執(zhí)行國家有關(guān)方針、政策和法律法規(guī)。
（4） 負(fù)責(zé)督辦、檢查各部門對上級指示和高管級會議決議的貫徹執(zhí)行。
（5） 組織起草公司行政文件，對系統(tǒng)間發(fā)文做好法律審核。
（6） 組織全公司檔案的管理工作。
（7） 巡視、監(jiān)督、檢查公司各部門辦公秩序及辦公室各項工作。
（8） 掌握辦公室的整體工作情況及公司重大會議、活動情況，匯總分析各項檢查結(jié)果，定期為總經(jīng)理、行政總監(jiān)提供公司工作簡報。
（9） 做好總經(jīng)理和各部門的信息傳遞工作。
（10） 負(fù)責(zé)公司高管層、系統(tǒng)間會議及其他重大會議、活動的會務(wù)工作。
（11） 組織記載公司大事記，編撰公司辭典工作。
（12） 指定專人收集、整理公司內(nèi)外的反饋信息及合理化建議。
（13） 組織做好公司印鑒、介紹信使用保管、函電收發(fā)和報刊征訂分發(fā)工作。
（14） 負(fù)責(zé)掌印，合理合法使用公司印信。
（15） 組織做好公司文件的編號、打印及發(fā)放。
（16） 做好信訪工作，處理重要信函，接待重要客人。
（17） 督辦公司有關(guān)證照，辦理公司的法律事務(wù)。
（18） 為總經(jīng)理派出得力人員做好秘書工作。
（19） 負(fù)責(zé)對司機班車輛的統(tǒng)籌管理，監(jiān)督檢查車輛定點維修。
（20） 公司公共活動場所的使用。
（21） 負(fù)責(zé)公司通訊設(shè)備的檢查、管理工作。
（22） 負(fù)責(zé)掌管公司各部門鑰匙（財務(wù)部門除外）。
（23） 指定專人負(fù)責(zé)辦公室文件、資料的保管和定期歸檔工作。
（24） 負(fù)責(zé)主管業(yè)務(wù)的檢查改進與研究發(fā)展，并及時向行政總監(jiān)報告工作。
（25） 指定專人負(fù)責(zé)總經(jīng)理室辦公用具、設(shè)備、設(shè)施的登記、保管和報損報失工作。
（26） 按程序做好與相關(guān)部門的橫向聯(lián)系，積極接受上級和有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，及時對部門間爭議提出界定要求。
（27） 制定直接下級的崗位描述，定期聽取述職并對其工作做出評定。
（28） 指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查所屬下級的各項工作，掌握工作情況和有關(guān)數(shù)據(jù)，視情況填寫過失單或獎勵單，按程序辦理。
（29） 定期向行政總監(jiān)述職。
（30） 做好本部門各項行政事務(wù)處理工作，提高工作效能，增強團隊精神。
（31） 及時、準(zhǔn)確傳達(dá)上級指示并貫徹執(zhí)行。
（32） 主持辦公室例會，參加公司有關(guān)行政方面會議。
（33） 審閱辦公室及與其相關(guān)的文件，審核下級上報的月度工作計劃、預(yù)算和有關(guān)作業(yè)文件，視其性質(zhì)內(nèi)容，決定處理方式。
（34） 在必要的情況下向下級授權(quán)。
（35） 及時對所屬下級工作中的爭議做出裁決。
（36） 開展內(nèi)部民主管理活動，調(diào)動和發(fā)揮員工工作的積極性、主動性、創(chuàng)造性，向上級或有關(guān)部門提供合理化建議。
（37） 培養(yǎng)和發(fā)現(xiàn)人才，負(fù)責(zé)直接下級崗位人員任命的提名。
（38） 指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)用、分發(fā)和文件、資料、記錄的收發(fā)、上報、保管與定期歸檔工作。
（39） 組織做好保密工作。
（40） 指定專人負(fù)責(zé)本部門和下級部門所使用的辦公用具、設(shè)備設(shè)施的建帳建卡、定期盤點、報損報失工作。
（41） 完成行政總監(jiān)交辦的其他工作任務(wù)。
（42） 關(guān)心所屬下級的思想、工作、生活。
（43） 代表公司與外界有關(guān)部門和機構(gòu)聯(lián)絡(luò)并保持良好合作關(guān)系。
領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：
（1） 對公司辦公秩序負(fù)責(zé)。
（2） 對文件的擬、收、發(fā)、定期歸檔負(fù)責(zé)。
（3） 對機密文件和文書檔案管理不嚴(yán)，發(fā)生失密、泄密或丟失、損壞負(fù)責(zé)。
（4） 對印鑒、介紹信管理不嚴(yán)，使用不當(dāng)造成不良后果負(fù)責(zé)。
（5） 對辦公室工作目標(biāo)的完成負(fù)責(zé)。
（6） 對所屬下級的紀(jì)律行為、工作秩序、整體精神面貌負(fù)責(zé)。
（7） 對辦公室預(yù)算開支的合理支配負(fù)責(zé)。
（8） 對辦公室工作程序的正確執(zhí)行負(fù)責(zé)。
（9） 對辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查的規(guī)章制度的執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。
（10） 對辦公室所轄的設(shè)備、工具的完好性負(fù)責(zé)。
（11） 對辦公室所掌管的公司秘密的安全負(fù)責(zé)。
（12） 對辦公室給公司造成的影響負(fù)責(zé)。
主要權(quán)力：
（1） 對公司各部門辦公秩序的監(jiān)督檢查權(quán)。
（2） 對重大會議根據(jù)需要有現(xiàn)場指揮權(quán)。
（3） 必要時有向總經(jīng)理直接報告權(quán)。
（4） 有權(quán)向各部門索取必要的資料。
（5） 對總經(jīng)理指示和高管級會議有權(quán)督辦。
（6） 有權(quán)督促各部門及時做好文件、資料的立卷、歸檔工作。
（7） 對用車申請的審批權(quán)。
（8） 對公共活動場所使用的審批權(quán)。
（9） 對辦公室所屬員工及各項業(yè)務(wù)工作的管理權(quán)。
（10） 業(yè)務(wù)范圍內(nèi)緊急事件的權(quán)宜處理權(quán)。
（11） 對限額資金使用有批準(zhǔn)權(quán)。
（12） 有對直接下級崗位調(diào)配的建議權(quán)、任命的提名權(quán)和獎懲建議權(quán)。
（13） 對所屬下級的工作有監(jiān)督、檢查權(quán)。
（14） 對所屬下級的工作爭議有裁決權(quán)。
（15） 對所屬下級的管理水平、業(yè)務(wù)水平和業(yè)績有考核評價權(quán)。
（16） 有代表公司與外界有關(guān)部門和機構(gòu)聯(lián)絡(luò)的權(quán)力。
管轄范圍：
（1） 辦公室所屬員工。
（2） 辦公室所屬辦公場所及衛(wèi)生責(zé)任區(qū)。
（3） 辦公室辦公用具、設(shè)施設(shè)備。
（4） 公司通訊設(shè)備。


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