內(nèi)部審核策劃
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電子文件編碼 ZLNS005 頁 碼 12-1
審核計劃的制訂
審核計劃包括年度審核計劃和審核活動計劃(審核大綱)。年度審核計劃是審核策劃的始 端也是總綱，審核活動計劃則是按照年度審核計劃安排具體實施。
組織審核計劃的內(nèi)容可包括：審核目的、范圍、審核準則、審核組成員及分工、主 要審核活動的時間安排、首末次會議時間等。
組織的年度審核計劃應(yīng)以文件形式頒發(fā)，審核活動計劃應(yīng)有審核組長簽名和總經(jīng)理的批 準。
●目的
(1)保證內(nèi)部審核的實施有計劃地進行。
(2)便于管理、監(jiān)督和控制內(nèi)部審核。

●要點
(1)組織年度內(nèi)部審核計劃可包括質(zhì)量管理體系、過程和服務(wù)的審核。
(2)質(zhì)量管理體系審核應(yīng)在年內(nèi)對所有部門和過程全部覆蓋，并突出關(guān)鍵部門、過程 。
(3)過程質(zhì)量審核應(yīng)在年內(nèi)對所有關(guān)鍵過程、特殊過程全部覆蓋，還可考慮問題較多 、比較薄弱的過程。
●考慮因素
(1)落實組織審核組織。

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(2)組織審核范圍。
(3)認證機構(gòu)及有關(guān)法規(guī)的要求。
(4)質(zhì)量管理體系文件關(guān)于內(nèi)部審核的要求。
(5)審核的頻次等。
●類型
(1)集中式年度審核工作計劃
主要特點是：
①在某計劃時間內(nèi)安排的集中式審核。每次審核可針對全部適用過程及相關(guān)部門，也可針對某些過程或部門；
②審核后的糾正行動及跟蹤在限定時間內(nèi)完成；
③審核的時機大多為：新建質(zhì)量管理體系運行后;質(zhì)量管理體系有重大變化時;發(fā)生 重大事故時;外部質(zhì)量審核前;領(lǐng)導(dǎo)認為需要時。
(2)滾動式年度審核工作計劃
滾動式年度審核一般在通過第三方質(zhì)量管理體系認證后被采用。
主要特點是：
①審核持續(xù)時間較長；
②審核和審核后的糾正行動及其跟蹤陸續(xù)展開；
③在一個審核時期內(nèi)應(yīng)保證所有適用過程及相關(guān)部門得到審核；
④重要的過程和部門可安排多頻次審核。
(3)審核活動計劃
審核活動計劃是對本次審核活動的具體安排，應(yīng)形成文件，由審核

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組長制訂并經(jīng)主管/管理 者批準。
審核活動計劃應(yīng)明確審核的目的和范圍，審核依據(jù)的文件(標準、手冊及程序等)，審核組成 員名單及分工情況，審核日期和地點，受審核部門，首次會議、末次會議的安排，各主要質(zhì) 量審核活動的時間安排，審核報告日期等。
審核活動計劃還應(yīng)體現(xiàn)本次審核所采用的主要方法，如是操作流程法，還是選擇部門法，或 是選擇過程法等。
(4)跟蹤審核計劃
對糾正措施的實施過程及結(jié)果應(yīng)進行跟蹤審核，必要時該類審核活動也應(yīng)制訂計劃，但其范 圍、對象將被限制在前次審核的不合格項方面。
(5)臨時性審核計劃
臨時性審核是指年度審核計劃安排以外的審核。該類審核往往是由于特殊情況或特殊要求而 提出的。

●編制審核計劃注意事項
(1)審核計劃可按部門或活動(過程)來編寫，不再以要素來編寫，一般更側(cè)重于按部 門審核 。審核計劃一般應(yīng)寫明擬審核的職能部門、場所，最好注明應(yīng)審核哪些相應(yīng)的活動或過程。 過程可以包括產(chǎn)品實現(xiàn)過程和其支持過程(即管理過程)。審核也可以以過程為主審核，此時 則應(yīng)注明審核哪些相關(guān)的職能部門。為此，審核組長應(yīng)事先熟悉被審核方的質(zhì)量管理體系文 件及部門在相應(yīng)過程或活動中的職責。受審核方如能提供部門和過程(活動)的職能分配表則更為理想。


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(2)審核計劃的具體內(nèi)容應(yīng)與受審核方的規(guī)模和復(fù)雜程度相適應(yīng)。在制訂審核計劃時 應(yīng)考慮 在對質(zhì)量有較大影響的過程或活動以及承擔較重要職能的部門安排較多的時間，應(yīng)確保在有 效的時間內(nèi)完成有效的審核。
(3)在編制年度內(nèi)審計劃時，若采用滾動式審核，則相應(yīng)要素應(yīng)改為相應(yīng)的過程或活 動，應(yīng) 在一個審核周期內(nèi)確保對產(chǎn)品實現(xiàn)過程和支持過程的全面覆蓋。對于主要的過程和活動，如 管理職責、資源管理、產(chǎn)品的實現(xiàn)過程、測量分析和改進等，每次審核時均應(yīng)考慮到，對于 其子過程則可以考慮抽樣。
(4)審核組分工時應(yīng)注意把具備專業(yè)能力的審核員安排在產(chǎn)品實現(xiàn)過程或產(chǎn)品的測量 過程的審核上，以確保審核有效進行。
(5)審核計劃中應(yīng)強調(diào)安排對領(lǐng)導(dǎo)層的審核。
2000版標準對最高管理者的承諾和職責進一步予以重視，這些承諾和職責通常反映在組織的 質(zhì)量方針、質(zhì)量手冊、質(zhì)量管理體系文件中，并在相關(guān)過程和活動中體現(xiàn)。因此對最高管理 者的承諾，自身的質(zhì)量意識和對質(zhì)量管理體系及職責的理解，審核時應(yīng)予充分了解，對最高 管理者的審核或座談應(yīng)在審核計劃中予以明確并給予足夠的時間。

●審核小組的建立
前面已經(jīng)提到過組織內(nèi)審小組的組成,組織根據(jù)審核活動目的、范圍、部門、過程以及審核 日程安排，選定審核組長和成員，建立審核小組。
小組成立后，應(yīng)明確各成員分工和要求，這是審核組長的責任。審核組長應(yīng)注意“審核員不 能審核自己的工作”的原則。



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●審核員按分配任務(wù)做好各項準備工作
(1)熟悉必要的文件和程序。
(2)根據(jù)要求編制檢查表。
(3)考慮前次審核結(jié)果應(yīng)跟蹤的項目。
小組成立后通常應(yīng)舉行審核組會議，以確保審核前準備工作全部完成，每個審核員對審核任 務(wù)完全了解。
為使內(nèi)審活動正常有效地開展，組織應(yīng)建立相適應(yīng)的內(nèi)審工作系統(tǒng)，主要是：
①組織
應(yīng)建立審核組織，指定組織內(nèi)審負責人(如管理者代表)，明確日常工作負責部門 以及其他部門應(yīng)負的職責；應(yīng)選擇、培訓(xùn)、形成一批合格的內(nèi)審員(最好每個部門至少有一 名內(nèi)審員)，以確保審核活動必需的人力資源。
②文件
應(yīng)建立并保持內(nèi)審程序，規(guī)定內(nèi)審的基本步驟、要求、責任與方法，應(yīng)建立完善 的內(nèi)審工作文件，如年度審核計劃、審核活動計劃、檢查表、現(xiàn)場審核記錄表、不合格項報 告、糾正措施報告、審核報告等。

檢查表的編制
●檢查表的類型



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(1)過程檢查表
這是一種按照ISO9001:2000標準條款編制的檢查表，其關(guān)鍵是選擇部門，分清主次。
(2)部門檢查表
按照部門編制的檢查表，關(guān)鍵是選擇過程，分清主次。
●檢查表的作用
(1)始終保持審核目的。檢查表應(yīng)列出與審核目的有關(guān)的項目和要點，以確保審核覆蓋面的完整和代表性。
(2)緊扣審核主題，確保審核計劃兌現(xiàn)。
(3)減少審核偏見，提高審核效能。
(4)確定審核思路和審核策略，突出重點，照顧一般，提高審核的系統(tǒng)性和有效性。

●檢查表的編制要求
(1)審核員在編制檢查表前，應(yīng)掌握組織各部門質(zhì)量職能分配情況。
(2)內(nèi)審應(yīng)以組織的質(zhì)量管理體系文件為主要依據(jù)編制檢查表。
(3)應(yīng)選擇典型的、關(guān)鍵的質(zhì)量問題。
(4)應(yīng)突出審核區(qū)域的主要職能，并選出有代表性的樣本。
(5)應(yīng)突出重點，照顧一般，編制詳略得當?shù)臋z查表。
(6)應(yīng)根據(jù)平時掌握的情況，有針對性地選擇審核項目和客觀證據(jù)。
(7)應(yīng)有可操作性，檢查項目具體，檢查方法實用，客觀證據(jù)易收集。


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●檢查表的編制方法
(1)制訂過程審核流程圖
制訂過程審核流程圖的目的是：理清審核思路，使檢查內(nèi)容有序展開，依次推進。對部門分 管過程宜在編制檢查表前先制訂過程審核流程圖。
(2)受審核部門的選擇
受審核部門宜為一個相對獨立的組織單元。如××組織下設(shè)有許多職能部門，應(yīng)分別編 制。
(3)審核地點的選擇
審核地點應(yīng)確定且惟一確定，這是計劃審核項目時必須考慮的因素。如總經(jīng)理辦公室的審核 地點放在辦公室，審核項目應(yīng)能在辦公室取證。
(4)審核時間的確定
審核時間是指在某被審核部門和審核地點，完成既定的審核任務(wù)，預(yù)計所花費的審核時間。 如在總經(jīng)理辦公室審核，預(yù)計時間為3小時。
(5)審核過程的確定
審核過程是指對被審核部門應(yīng)審核哪些過程，這必須事先確定且需考慮全面。在確定被審核 部門審核過程時，應(yīng)分清分管過程、主相關(guān)過程和通相關(guān)過程。分管過程是指該部門負 責組織實施、控制的過程；相關(guān)過程是指該部門具有部分管理或?qū)嵤┞毮艿倪^程，通相關(guān)過 程是指各部門都必須組織、控制的過程，在ISO9001:2000標準中通相關(guān)過程主要為文件控 制(4.2.3)、質(zhì)量記錄的控制(4.2.4)、以顧客為中心(5.2)、質(zhì)量方針(5.3)、策劃(5.4)、 職責和權(quán)限(5.5.1)、內(nèi)部溝通(5.5.3)、工作環(huán)境(6.4)、改進(8.5)。

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(6)檢查項目、證據(jù)及方法的確定
檢查項目、證據(jù)及方法是檢查表的主要內(nèi)容，編制時，應(yīng)把握以下要點：
①“分管過程”的檢查內(nèi)容應(yīng)詳盡、全面；“主相關(guān)過程”的檢查內(nèi)容只涉及由其 組織實施 、控制的部分職能；“通相關(guān)過程”的檢查內(nèi)容應(yīng)是對各部門都必須遵守的內(nèi)容和要求；
②應(yīng)以組織的質(zhì)量管理體系程序文件為主要依據(jù)確定檢查項目、證據(jù)及方法。因此 ，在編制檢查表時，應(yīng)明確與被審核部門相關(guān)的程序文件；
③程序文件中有記錄要求的條款列為必查項目，無記錄要求時，應(yīng)選擇關(guān)鍵的接口 或有問題的條款作為檢查項目；
④檢查項目、證據(jù)通常應(yīng)與程序文件條款相對應(yīng)，證據(jù)及方法應(yīng)與檢查項目相對應(yīng) 。
(7)檢查依據(jù)的確定
檢查依據(jù)是指與檢查項目、證據(jù)及方法相對應(yīng)的組織程序文件條款。
●內(nèi)審檢查表的特點
(1)內(nèi)審檢查表的格式內(nèi)容可相對固定。
(2)通過一段時間內(nèi)審實踐后，應(yīng)能形成內(nèi)容相對穩(wěn)定的標準檢查表。



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(3)根據(jù)審核工作的需要，可在標準檢查表基礎(chǔ)上制訂針對不同問題、不同部門、不 同活動的檢查表。
(4)檢查表應(yīng)覆蓋質(zhì)量管理方面的全部要求，不應(yīng)局限于質(zhì)量管理體系標準方面的要 求，并可包含本組織一些特殊要求。
(5)檢查表可作為受審核部門準備接受審核的參考文件，便于取得對審核的了解和認真做好審核準備工作。
●檢查表的使用
有了檢查表，雖然可使審核工作有序、按計劃進行，并提高效率，但也容易陷入機械呆板的 泥坑。所以有經(jīng)驗的審核員在按照檢查表檢查的同時，也十分注意靈活應(yīng)用檢查表的內(nèi)容以 達到審核的目的。有經(jīng)驗的審核員還高度重視檢查表以外的內(nèi)容，以發(fā)現(xiàn)一些未列入檢查表 中的問題。
靈活有效地使用檢查表是一個經(jīng)驗積累和熟練的過程。那些剛開始從事審核工作的審核員可 著重注意以下方面:
(1)不應(yīng)只采用(是/否)問答的模式，否則會導(dǎo)致審核失敗。
(2)審核員進入一個部門或區(qū)域時，可請有關(guān)人員介紹體系是如何運作的。
(3)詢問執(zhí)行人員是如何工作的，是否有文件規(guī)定或記錄。
(4)觀察執(zhí)行人員按照有關(guān)程序工作的情況。
(5)驗證必要的記錄或文件。
(6)按手冊程序或標準評價上述了解到的情況，并決定是否符合要求。
(7)最后利用檢查表確保所有方面的要求都已查到。
(8)切忌機械地從檢查表的第一個問題按順序開始，應(yīng)該把提問、評價、記錄結(jié)合起 來，然后利用檢查表確保提出了所有的問題并得到答復(fù)。

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(9)盡可能不要照著事先準備好的檢查表去宣讀一個個問題。實際上熟練的審核員的 檢查表是記在腦子里的。
●編制檢查表的注意事項
(1)審核區(qū)域的檢查過程(職能)不能遺漏。編制檢查表前，審核員應(yīng)先了解審核區(qū)域 的職能 。檢查表內(nèi)容應(yīng)覆蓋該審核區(qū)域所承擔的職能(包括主要職能和相關(guān)職能)，并按照突出質(zhì)量 職能、照顧相關(guān)職能；先主要職能、后一般職能;先重點項目、后一般項目的原則編制檢查 表。
(2)審核抽樣應(yīng)具有代表性。為確保審核抽樣的代表性，審核員在決定抽樣方案時， 首先考慮審核區(qū)域的“面”，再考慮“面”中的關(guān)鍵及足夠數(shù)量，使從抽樣結(jié)果中能得出比較全面 、正確和客觀的結(jié)論。
(3)檢查內(nèi)容不能游離受審核區(qū)域，應(yīng)在受審核區(qū)域內(nèi)能查到。
(4)檢查內(nèi)容應(yīng)可操作。為使檢查可操作，應(yīng)明確具體地點、對象、數(shù)量及驗證方法。
(5)檢查表應(yīng)圍繞審核目的、要求，確定審核項目、方法，檢查什么就應(yīng)達到什么目的或要求。
(6)檢查表應(yīng)針對審核區(qū)域關(guān)鍵選擇審核項目，做到有的放矢，突出關(guān)鍵。
(7)檢查表內(nèi)容應(yīng)包括相關(guān)過程(要求)在該審核區(qū)域的執(zhí)行情況。如文件控制(4.2.3 )、糾正 措施(8.5.2)、預(yù)防措施(8.5.3)、質(zhì)量記錄的控制(4.2.4)均是涉及各個部門的過程(要求)，不應(yīng)遺漏。


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(8)在編制檢查表時，應(yīng)考慮：在某區(qū)域?qū)徍藭r，除審核該區(qū)域職能外，還應(yīng)包括其 他部門的職能在該區(qū)域的情況。
(9)以部門審核為主時，檢查表應(yīng)列出該部門的主要過程和活動的審核內(nèi)容和審核方法。在以過程或活動審核為主時，檢查表應(yīng)說明到哪個部門查，如何查。
(10)對總經(jīng)理實現(xiàn)過程的審核最好按過程或活動的順序進行。
(11)在對過程進行審核時，應(yīng)對每一個過程提出如下四個基本問題：
①過程是否予以識別和適當表述?
②職責是否予以分配?
③程序是否被實施和保持?
④在提供所要求的結(jié)果方面，過程是否有效?
檢查表中“審什么”應(yīng)主要圍繞上述四個問題。
(12)在按過程審核時，鼓勵按照“目標——策劃——實現(xiàn)
——測量和監(jiān)視——改進”的過程方法編制檢查清單。
(13)檢查表的依據(jù)是ISO9001:2000、受審核方的質(zhì)量管理體系文件及其他審核準則 。2000版 標準對文件的要求和形式比較靈活。因此在現(xiàn)場審核時判斷受審核方是否需要編制文件，應(yīng) 由審核員根據(jù)被審核部門或活動、過程的特點來決定。
(14)檢查表的重點應(yīng)是對組織服務(wù)質(zhì)量有重要影響的過程和活動，特別要注意過程間相互作用的接口及職能部門的接口。
(15)應(yīng)注意抽樣的合理性。不同服務(wù)的實現(xiàn)過程是不同的，在審核中，應(yīng)對每一類過程進行審核。對支持過程，有些是可以抽樣的，“如管理職責或資源管理”；有些則不能 抽樣。

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(16)在確定檢查內(nèi)容時，應(yīng)與來自受審核方組織內(nèi)不同層次和職能部門的人員面談 ，尤其是那些重點考慮的活動或任務(wù)的執(zhí)行人員。
通知受審核部門
審核前應(yīng)通知受審核部門。通知內(nèi)容包括審核員、時間安排要求等。審核計劃應(yīng)得到受審核部門負責人的確認，必要時應(yīng)向受審核部門提供檢查表。
內(nèi)審應(yīng)按計劃和程序規(guī)定進行，一般不搞突然襲擊。提前通知受審核部門，目的是使他們做 好充分準備，在審核前對標準自查整改。這樣做的理由是有利于推動內(nèi)部改進，有利于審核 雙方的協(xié)調(diào)配合。
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