29 如何設計職務說明書(doc)
HR講座系列之二十九：如何設計職務說明書 即使是一則短短的看似千篇一律的招聘啟事，也會在無意中透露出一些招聘以外的信息 。 A是一則外資企業(yè)招聘采購經理的啟事：大專以上學歷，三年相關工作經驗，較好英語和 計算機能力，有高度工作責任感和溝通協(xié)調能力。主要工作職責是，聯系供貨公司，及 時準確地在規(guī)定時間內將企業(yè)各部門所需貨物發(fā)送至指定地點，并確保貨物的質量和價 格符合企業(yè)的要求。 B是一則國有企業(yè)招聘產品營銷人員的啟事：女，35歲以下，大專以上學歷，兩年相關工 作經驗，能熟練操作OFFICE者優(yōu)先。 A、B兩則招聘啟事是有差別的。 A啟事中有較詳細的工作職責，在明確告訴應聘者今后的職責范圍和應負責任的同時，對 應聘人員的四條要求也是"有根有據"的；B啟事則沒有做出職責規(guī)定。 企業(yè)為找到對企業(yè)發(fā)展有用的合適的人才，對應聘人員提出各種要求是理所應當的。在 西方國家，任何招聘啟事，工作職責的規(guī)定是必不可少的，并且這種工作職責并不是企 業(yè)可以隨意制定的，這也是有關法律得以實施的基礎口而在我國許多國企，除了招聘啟 事中的"疏漏"外，還存在這樣的問題：對某一職務的職能描述不清楚，如工作內容、職 責及范圍、機構等，并缺少向相應的人員作專項交待和培訓。由此造成的直接后果往往 是：挑選和錄用的員工與工作要求不相符合；績效考核時感到缺乏依據，無從著手：培 訓方案不適合工作要求；經常造成生產力和服務質量的降低……這些問題的出現，很大程 度上是由于企業(yè)未能設計好職務說明書，沒有發(fā)揮其在管理中應有的作用所致。 職務說明書的"成長"：職務分析 進行科學而有效的職務分析是設計企業(yè)職務說明書的前提。職務分析主要是對企業(yè)職務 的設置目的、中心職責、工作內容、權限范圍、結構關系以及工作環(huán)境、工作條件等進 行全面的分析、描述和記錄，然后形成重要文字說明一一概念文件。通過職務分析可以 明確每個工作職務在企業(yè)中所處的層次，以及該職務與其他職務之間的關系，使每個任 職者的權力與責任分清。 1.職務分析的程序 一般說來，首先應由專業(yè)人員運用一定的調查手段搜集職務信息，進行初步信息處理； 然后進行職務現場考察和面談，進行第二次信息搜集和處理，最后根據正確而合適的信 息設計企業(yè)職務說明書，以保證職務說明書符合企業(yè)職務要求和組織目標。 2.職務分析的方法 職務分析的方法通常有以下幾種： (1)工作要素分析法； (2)員工狀況分析法； (3)職務要求調查法； (4)工作內容日記法； (5)關鍵事件描述法。 職務說明書的"思想"：解決問題 通過職務分析，把每個職務的性質、任務、責任、權力、工作內容等用書面記錄下來即 成為企業(yè)的職務說明書。企業(yè)在制定職務說明書時必須要解決幾個問題： 1.描述職務目標：企業(yè)中不同的職務有不同的目標。描述職務目標應遵循"3W"法，即為 什么要設計本職務(目的)-Why；職務有多大權力(職權范圍)- Within；本職務主要干哪些工作(工作內容)—What。 2.確定職務職責：光描述職務工作內容還遠遠不夠，還需要確定能保證工作內容高效率 完成的職責。職責要按照由主到次順序書寫，用關鍵詞描述所應擔負的責任。 3.指明關鍵要素：即明確每一個職務最關鍵、最重要的要素。如新建企業(yè)招聘部門經理 ，"經驗"即為該崗位的關鍵要素；而運轉成熟的企業(yè)部門經理，"創(chuàng)新"則成了關鍵要素 。司機的良好心態(tài)是安全駕駛的關鍵，因此，"良好心態(tài)"則為駕駛員的關鍵要素。 4.規(guī)定核心能力：核心能力是完成職務工作的前提和保證。如企業(yè)的銷售人員說服他人 、影響他人的能力即為其核心能力。因為只有具有特佳的心理素質和特強的心理承受能 力，才能成為一個成功和出色的銷售人員。 職務說明書的"骨髓"：具體內容 一般來講，規(guī)范的企業(yè)職務說明書應包含以下幾個要素： 1.表頭格式一一注明企業(yè)中各職務名稱、歸屬部門、隸屬關系、級別、編號等。 2.任職條件一一描述某職務所需的相關知識和學歷要求、培訓經歷和相關工作經驗及其 他條件。 3.工作要求一一主要描述該職務對一個合格員工來講，工作的具體要求。這主要從工作 本身的性質、量、范圍、時效性等全方位考慮。 4.責任范圍一一描述該職務所承負的主要責任及其影響范圍。 5.管理結構一一描述實施管理的性質、管理人員或員工性質。包括水平、類型、管理的 多樣性、職務權限、直接和間接管理員工的層次和數量。這給職務任職者一個非常清晰 的工作內容和管理范圍。 6.工作關系一一根據職務在企業(yè)組織中的地位和協(xié)作職務的數量，描述完成此項工作需 要與企業(yè)其他部門(人員)的聯系要求：描述相互關系的重要性和發(fā)生頻率等。 7.操作技能一一描述完成該項工作對任職者的靈活性、精確性、速度和協(xié)調性的要求， 所要求的技能水平。操作技能對于此項工作的重要性程度如何?技能應如何改善和提升? 需要說明的是，這幾項要素貫穿在企業(yè)所制定的職務說明書中，而并非一定按順序羅列 。 職務說明書的"多發(fā)病"：問題 翻看許多企業(yè)的職務說明書，雖然洋洋灑灑，內容豐富，但仔細推敲卻存在不少問題。 概括起來大致有以下幾點： 1.職務說明書的格式、語言和內容不規(guī)范，給管理造成很大麻煩。 2.對職務描述的語言比較模糊，或者語言比較空洞，讓任職者不知所以然。由于缺乏明 確而具體的說明，造成員工對工作角色和內容產生沖突和誤解。 3.關鍵詞運用不當，混淆了職務間的區(qū)別，或將職務和職位混為一談，造成職責和職權 的重疊，使"努力"重復和元效。 4.設計職務說明書的人員缺乏專業(yè)水平，未充分考慮企業(yè)行業(yè)的特點，或將其他企業(yè)的 職務說明書照抄照搬。因缺乏針對性，也就使所制定的職務說明書流于形式。 此外，還有的企業(yè)將職務說明書與企業(yè)的經濟責任制或考核分配制混淆不清。要知道企 業(yè)職務說明書僅對職務工作內容進行描述、記錄，但不含有獎、罰處理的內容；而經濟 責任制則突出責、權、利相結合以及勞動所得與勞動成果的結合。 職務說明書的"模特"：一個范例 以下以一個中型飯店的酒吧管理員為例，介紹企業(yè)職務說明書的基本內容。 [pic] 制定職務說明書是防止企業(yè)內各工作崗位之間互相扯皮、推語的有效方法。同時，制定 職務說明書有利于改進工作方法，并可作為招聘、培訓、任用、提升、調動、考評等人 力資源管理各種功能的依據。希望更多的企業(yè)能夠用好"職務說明書"，以優(yōu)化人力資源 的配置，提高人力資源管理水平。
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