4業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(doc)
業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程 1. 目的 規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。 2. 適用范圍 適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。 3. 職責(zé) 1. 服務(wù)中心主管負責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。 2. 服務(wù)中心負責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。 4. 程序要點 1. 業(yè)主檔案內(nèi)容 1. 經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。 2. 經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。 3. 《業(yè)主家庭情況登記表》。 4. 《鑰匙領(lǐng)用登記表》。 5. 《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。 6. 《業(yè)主入住驗房表》。 7. 《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。 8. 《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。 9. 業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。 10. 其他應(yīng)保存的資料。 2. 檔案盒（夾）的制作 1. 根據(jù)檔案盒（夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。 2. 在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由 組織機構(gòu)、名稱組成，如： ×××－×·×－S·W－業(yè)主檔案：表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部 管理的業(yè)主檔案。 3. 將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（夾）左側(cè)立面距頂部3cm位置上，并排列 在檔案柜中。 3. 將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內(nèi)。 4. 按檔案盒（夾）內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi)，內(nèi) 容包括：序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。 5. 業(yè)主檔案的跟蹤： 1. 當(dāng)發(fā)生下列情況變化時，服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中： a. 通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時； b. 業(yè)主發(fā)生更替時。 2. 業(yè)主檔案跟蹤管理：由服務(wù)中心副主管負責(zé)每季度進行一次家庭情況的普查 ，對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少 每隔15天跟蹤一次。 6. 業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處，經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記 手續(xù)后方可查閱。 7. 業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。 8. 具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。 9. 本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。 5. 記錄 《業(yè)主檔案目錄》 6. 相關(guān)支持文件 《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
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