財務(wù)會計--內(nèi)部控制與現(xiàn)金管理4(doc)
第四章 內(nèi)部控制與現(xiàn)金管理 學(xué)習(xí)目標 學(xué)習(xí)完本章后，應(yīng)該能夠做到： 1. 1. 描述出一個有效的內(nèi)部控制系統(tǒng) 2. 2. 使用銀行對帳單作為內(nèi)部控制措施 3. 3. 管理并處置現(xiàn)金 4. 4. 對現(xiàn)金收款實行內(nèi)部控制 5. 5. 對現(xiàn)金付款實行內(nèi)部控制 6. 6. 運用預(yù)算來管理現(xiàn)金 7. 7. 衡量企業(yè)中存在的道德風(fēng)險 Grant Leforge 辦事處究竟出了什么錯誤？ 答案是：在現(xiàn)金會計的控制上存在漏洞。Steve Lane 負責(zé)從客戶手中收取現(xiàn)金，而他同時還可以接觸公司的會計帳。通過操縱會計賬簿，他 甚至可以隱瞞盜竊行為達幾年。此外，日常也沒有人檢查他的工作。我們在本章中所討 論的幾步程序?qū)⒛芙忉尮救绾尾拍鼙苊獯朔N盜用行為的發(fā)生，當(dāng)然，這些控制系統(tǒng)雖 不能完全防止錯誤，但好的控制至少可以幫助發(fā)現(xiàn)不道德的或是違法的行為并限制其影 響。 內(nèi)部控制對于大公司并不是可有可無的?！锻獠扛瘮》ā?The Foreign Corruption Practices Act)要求公司在證券交易委員會的控制下保持適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制系統(tǒng)，而不論其是否存在 外部交易。法案同時還包括對于行賄受賄和其他腐敗行為的特別禁令。 本章主要討論內(nèi)部控制，即經(jīng)理用來控制經(jīng)營和保護公司資產(chǎn)的組織的計劃和完整的 框架。本章將這些控制方法主要運用到現(xiàn)金（流動性最高的資產(chǎn)）管理中，并為企業(yè)進 行道德評判提供框架。在以后的幾章中我們將討論經(jīng)理如何對資產(chǎn)中的其他項目進行控 制。 內(nèi)部控制 經(jīng)理的一項主要責(zé)任就是控制企業(yè)的運營。企業(yè)所有者和高層管理人員為企業(yè)制定目 標，經(jīng)理引導(dǎo)方向，員工執(zhí)行計劃。好的經(jīng)理必須能夠決定整個企業(yè)在今后的幾年中將 走向何方。但是，如果他們不能控制運營，那么整個企業(yè)也許就不能有長久性的經(jīng)營， 經(jīng)理們也無法將他們崇高的計劃加以實施。 內(nèi)部控制是一部企業(yè)的計劃及其相關(guān)的步驟，其作用在于： 1. 1． 保護資產(chǎn)， 2. 2． 鼓勵遵守公司政策， 3. 3． 促進運營效率， 4. 4． 確保準確與可靠的會計報告。 例4-1引自Lands’ End公司合并財務(wù)報表中責(zé)任一節(jié)。該公司高層管理人員負責(zé)財務(wù)報表及相關(guān)系統(tǒng)內(nèi)部控 制。文中第二段提到關(guān)于一個系統(tǒng)的內(nèi)部控制、資產(chǎn)的保護、和對欺詐財務(wù)報告的預(yù)防 。下面，讓我們具體來看看公司如何創(chuàng)造出有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)。 請參照點4-1 例4-1：Lands’ End公司內(nèi)部控制管理報告書 Lands’ End公司 ---- 對于合并財務(wù)報表的責(zé)任 Lands’ End公司管理層及其子公司有義務(wù)提供相關(guān)財務(wù)報表，并對其完整性和可觀性負責(zé)。報表 是依照公認會計準則制定并在一致性基礎(chǔ)上實施。合并財務(wù)報表之?dāng)?shù)據(jù)包括管理層最好 的估計和判斷所得出的數(shù)據(jù)。與此同時，管理層還將準備年報中的其他信息，并對合并 財務(wù)報表的準確性和一致性負責(zé)。 David F. Dyer 首席執(zhí)行官 公司管理層已經(jīng)建立并正在維護內(nèi)部控制。此系統(tǒng)提供恰當(dāng)?shù)臋?quán)力分配，對合并財務(wù) 報表的完整性和可靠性提供合理保證，對資產(chǎn)進行保護以防未授權(quán)的使用或處置，以及 預(yù)防和發(fā)現(xiàn)欺詐性財務(wù)報告，經(jīng)常性內(nèi)審。管理層相信,截至1999年1月29日，公司的內(nèi) 部控制系統(tǒng)完全有能力完成以上提到的目標。 Stephen A. Orum 副董事長，首席財務(wù)官 建立有效的內(nèi)部控制系統(tǒng) 不論是Grant LeForge辦事處、Lands’ End公司、還是一家本地的百貨公司，一個有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)都需要具備以下特點： 具有競爭性的、可靠的、有道德的職員。員工應(yīng)該是有競爭性的、可靠的和有道德的 。公司往往通過提供高薪以吸引高素質(zhì)員工、培訓(xùn)和在工作中進行指導(dǎo)來達到培養(yǎng)有競 爭性的員工的目的，又通過輪換員工至不同的工作崗位來使其具備靈活性。當(dāng)一名員工 生病或休假時，另一名員工就會補上來。 責(zé)任的分配。具備良好內(nèi)部控制的企業(yè)從不忽視重要責(zé)任。每一名員工都會承擔(dān)一定 的責(zé)任。例4- 2在公司組織結(jié)構(gòu)圖表中有這樣一個責(zé)任分配的模型。請注意公司有一名負責(zé)財務(wù)會計的 副董事長，其下設(shè)財務(wù)主管和總會計師，兩人向副董事長報告。其中，財務(wù)主管負責(zé)現(xiàn) 金管理，總會計師是主要的會計主管人。 在這個組織中，總會計師負責(zé)批準付款發(fā)票，而財務(wù)主管則負責(zé)簽支票?？倳嫀熓?下的會計或許負責(zé)財產(chǎn)稅，或許負責(zé)銷售稅。總而言之，所有的責(zé)任都被明確定義和布 置到負責(zé)他們的個人手中。 適當(dāng)授權(quán)。一個組織通常都會有關(guān)于核準程序的明文規(guī)定。任何于規(guī)定政策相偏離的 行為都需要適當(dāng)授權(quán)。例如，零售商店的經(jīng)理或經(jīng)理助理必須對大于商店通常限額的顧 客支票進行批準；同樣的，在大學(xué)里，低年級的學(xué)生如果想選高年級的課程，也要經(jīng)過 大學(xué)的系主任的批準。 職權(quán)分離。精明的管理者將交易的職權(quán)在兩個或多個人 （部門）之間分配。職權(quán)分 離限制了欺詐產(chǎn)生的機會，并增進了會計紀錄的準確性。Lands’ End公司的責(zé)任報告（見例4- 1）提及職權(quán)分離；這一內(nèi)部控制系統(tǒng)中的重要組成部分包括以下四點： 1. 1． 經(jīng)營與會計的分離。所有的會計活動都應(yīng)從經(jīng)營部門，如制造部門和銷售部門，中 完全分離出來，一次來保證會計紀錄的可靠性。例如，產(chǎn)品檢驗員而非機器操作員 英負責(zé)計量生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的產(chǎn)品件數(shù)；會計人員而非銷售人員應(yīng)保存存貨紀錄。 請通過例4-2來看看會計是如何與生產(chǎn)和市場部門分離的。 2. 2． 資產(chǎn)保管與會計的分離。如果會計人員被禁止接觸現(xiàn)金，同時出納無法接近會計賬 簿，那么誘惑和欺詐就會大大減少。反之，假如一名員工既經(jīng)手現(xiàn)金又負責(zé)會計記 賬，則此人就可以偷竊現(xiàn)金并通過造假帳來掩蓋其偷竊行為。正如例4- 2中這一內(nèi)部控制要素所示，財務(wù)主管保管現(xiàn)金而總會計師記現(xiàn)金賬，沒有人能同 時負責(zé)這兩件事。 3. 3． Steve Lane 能夠?qū)⒁粋€客戶的現(xiàn)金存款加到另一個客戶在Grant LeForge辦事處的帳上。顯然，出納Lane 控制會計系統(tǒng)中部分數(shù)據(jù)的輸入。這一對 職權(quán)分離的破壞使Grant LeForge辦事處損失超過600,000美元。 4. 4． 存貨應(yīng)有不具有會計職權(quán)的倉庫員工負責(zé)管理。如果他們被允許對存貨記賬，他們 就可以盜竊存貨并將其作為陳舊存貨注銷。此處，注銷為貸記資產(chǎn)賬戶。注銷可以 被紀錄為因存貨過時而導(dǎo)致的損失并因此減少存貨。因此，負責(zé)保管資產(chǎn)的人無權(quán) 接觸電腦程序；同樣的程序員也無權(quán)接觸那些有誘惑性的資產(chǎn)如現(xiàn)金。 5. 5． 交易授權(quán)與相關(guān)資產(chǎn)保管的分離。如果可能的話，授權(quán)交易的人應(yīng)無權(quán)處理相關(guān)資 產(chǎn)。例如，同一個人不能同時負責(zé)授權(quán)支付供貨商發(fā)票上的金額和簽署支票來付賬 ；因為如果同時具備這兩項權(quán)利，此人就會授權(quán)向他自己進行支付同時簽署支票。 而當(dāng)兩權(quán)分離時，只有那些被授權(quán)的支票才能被支付。 6. 6． 會計職能內(nèi)部權(quán)利的分離。不同的人應(yīng)執(zhí)行會計帳務(wù)的不同階段，從而出錯和欺詐 的機會都達到最小化。例如，現(xiàn)金收入記賬和現(xiàn)金償付應(yīng)由不同會計負責(zé)；分管應(yīng) 付賬款和支票需求的職員無權(quán)審批支票。 請參照點4-2 例4-2 公司組織結(jié)構(gòu)圖 [pic] 內(nèi)部和外部審計。為保證會計記錄的準確性，許多公司會進行定期的審計。審計是指 對公司的財務(wù)報表、會計系統(tǒng)、內(nèi)部控制、和產(chǎn)生以上各項的會計賬簿所進行的檢查。 由于對審計人員來說檢查一個期間內(nèi)的所有交易事項從經(jīng)濟上講是不劃算的，所以審 計人員通常依賴會計系統(tǒng)來產(chǎn)生準確的會計記錄。要衡量公司會計系統(tǒng)的可依賴性，審 計員們要評價其內(nèi)部控制系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的缺點并建議更正。審計員要在其審計報告中 體現(xiàn)客觀性；而忙于工作的經(jīng)理們也容易忽略他們自己的缺點。 審計分內(nèi)部和外部審計。例4- 2中顯示內(nèi)部審計員就是公司的職員，他們直接向?qū)徲嬑瘑T會匯報。在一些組織中，內(nèi)部 審計員直接向副總裁匯報。一年里，他們會對公司的不同部門進行審計，以確保所有職 員均服從于公司政策。外部審計員完全獨立于公司。他們受雇于像Lands’ End公司、百事公司、施樂公司等企業(yè)來對其整體進行審計。外部審計師主要考慮財務(wù)報 告及影響因素。內(nèi)部和外部審計師均獨立于他們所檢查的企業(yè)經(jīng)營活動。 一名審計師或許會發(fā)現(xiàn)有職員既經(jīng)手現(xiàn)金又負責(zé)現(xiàn)金賬，就像Grant Leforge公司的Steve Lane一樣。在此種情況下，審計師應(yīng)建議改進。而審計師的這些建議有助于公司更有效 的運營。 文件和賬簿。企業(yè)的文件和賬簿各不相同，包括原始憑證，如發(fā)票和購貨單，及會計 日記賬、分類賬和總賬。所有文件都應(yīng)提前編號。在順序編號的文件中缺頁表明有文件 遺失。 提前編號的現(xiàn)金銷售收款憑據(jù)可以防止出納的盜竊行為。出納保存的收據(jù)復(fù)印件顯示 了銷售的金額，所有金額可與實際收款金額相核對。如果收據(jù)不是提前編號的，出納就 可以破壞收據(jù)復(fù)印件并將銷售收入據(jù)為己有。相反的，如果收據(jù)提前編號，遺失的收據(jù) 復(fù)印件就很容易被發(fā)現(xiàn)。在計算機系統(tǒng)中，當(dāng)銷售完成后，銷售的永久性記錄會被保存 為電子版。 在保齡球場里，主要的文件是計分板。經(jīng)理可以通過比較玩的次數(shù)和現(xiàn)金收款的金額 來檢查出納；而通過計算每局游戲的單價與總局數(shù)的積，再將其每天的現(xiàn)金收款總數(shù)相 比較，經(jīng)理可以看到企業(yè)是否收的了所有的錢。如果庫存現(xiàn)金很少，或許是出納偷了它 們。 電子和計算機的控制。企業(yè)通常使用電子設(shè)備來控制資產(chǎn)和運營。例如，像Target Stores、Bradlees和Dillard’s這樣的零售商通過在商品上放置傳感器來控制存貨，當(dāng)銷 售完成時收款員將傳感器拿走。如果顧客想把帶著傳感器的商品從商店拿走，警鈴就會 鳴響。根據(jù)制造這種電子警鈴的檢查站系統(tǒng)統(tǒng)計，此裝置減少因偷竊而造成的損失達到 50%。 會計系統(tǒng)正越來越少地依靠文檔而越來越多地依靠數(shù)字化存儲裝置。計算機能夠產(chǎn)生 準確的記錄并增加運營效率，但他不能自動保護資產(chǎn)或鼓勵員工按公司制度行事。計算 機甚至將內(nèi)部控制轉(zhuǎn)移到編寫計算機程序的人身上，所有對會計人員適用的控制同樣適 用于程序編寫員，他們也無法接近公司的資產(chǎn)。 在一家公司內(nèi)部，每一個部門都會針對其資產(chǎn)和會計賬簿建立起相應(yīng)的控制。想想零 售商Saks Fifth Avenue,如果它的系統(tǒng)設(shè)計得好的話，每一個部門都會有其自己的會計記錄。例如，鞋子 部的所有交易都通過計算機來進行，那么鞋子部的經(jīng)理就可以通過計算機打印出的報告 察看銷售額是否與文檔輸入計算機之前她所計算的控制總額一致。 收款部依賴計算機來正確地過上千筆顧客的賬。正確過賬可通過設(shè)計顧客賬戶代碼來 確保，即使其最后一位數(shù)字為其前幾位數(shù)字的函數(shù)（例如，1359中1+3+5=9）。任何輸錯 客戶賬戶代碼的行為都會導(dǎo)致將錯誤的信息傳遞給計算機，這樣計算機將不會接受此號 碼。 其它控制。所有類型的企業(yè)都會妥善保存諸如合同和產(chǎn)權(quán)證明等重要的商業(yè)文件和現(xiàn) 金，使其免遭火災(zāi)；企業(yè)還會使用防盜自動警鈴來保護廠房和其他財產(chǎn)。 零售商一般都是在現(xiàn)場接受顧客的現(xiàn)金付款。為了保護現(xiàn)金，他們都會使用出售終端 機作為現(xiàn)金收入登記和交易記錄。負責(zé)人會在一天中分幾次將現(xiàn)金存入銀行。 對于那些分管現(xiàn)金的職員來說，這是一個特別誘惑人的職位。許多企業(yè)會為出納購買 忠實保險契約。這種契約是一份保險單，它確保企業(yè)能夠獲得因員工偷竊造成的損失賠 償。在放出忠實保險契約之前，保險公司要調(diào)查員工的過去以保證其道德行為的良好記 錄。強制假期和輪換工作要求企業(yè)培訓(xùn)員工作多種工作。通用電氣、伊斯曼柯達及其它 的大型公司會把員工從一個崗位調(diào)往另一個崗位（通常以6個月為一個間隔）。這種做法 能夠提高員工的士氣，擴大他們的商業(yè)視野，并幫助他們決定他們到底想專長于哪個方 面。同時，員工因為知道下個月其他人要接手他們的工作，他們因此也會保持誠實。如 果Grant LeForge辦事處把Steve Lane從一個崗位調(diào)往另一個崗位并要求他休假，他的侵占行為也許會早些被發(fā)現(xiàn)，或者 他甚至都不敢去侵占。 請參照點4-3 思考 Ralph 最近才到銀河電影院工作。偶爾的，他會既負責(zé)賣票又負責(zé)在顧客進門時收票。標準程 序要求Ralph 撕掉票，將其中一半給顧客，另一半由他自己保存。為了對現(xiàn)金收款進行控制，電影院 經(jīng)理將每晚的現(xiàn)金收款和Ra...
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