SZ2100300公文管理規(guī)定
1.0總則 1.1目的：為規(guī)范管理，統(tǒng)一公司行文標(biāo)準(zhǔn)和要求，制定本規(guī)定。 1.2定義：公文是指各中心/部門、分支機(jī)構(gòu)正式發(fā)布的令、決定、通知、通報(bào)、公告、 批復(fù)、意見、報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要等內(nèi)部文件。 1.3管理部門：人力資源中心負(fù)責(zé)公司公文的管理。 1.4適用范圍：本規(guī)定適用于全公司。 2.0公文種類 2.1公司的公文按用途劃分為十類： 2.1.1令 適用于總經(jīng)理直接簽發(fā)的用于嘉獎(jiǎng)、懲處相關(guān)單位或人員的公文。 2.1.2決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，人事任免，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者 撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定等事項(xiàng)。 2.1.3通知 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)或平級(jí)單位的公文，人事任免，傳達(dá)要求下級(jí)單 位辦理和需要有關(guān)單位了解或者執(zhí)行的事項(xiàng)。 2.1.4通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)落后，傳達(dá)重要精神或事項(xiàng)。 2.1.5批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。 2.1.6意見 適用于對(duì)重要問題提出建議和處理辦法。 2.1.7報(bào)告 適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位的詢問。 2.1.8請(qǐng)示 適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 2.1.9會(huì)議紀(jì)要 適用于記錄、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。 2.1.10函 適用于平級(jí)單位或無隸屬關(guān)系的單位之間商洽或聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題。 2.2公文按層級(jí)劃分為三層： 2.2.1公司級(jí)公文 公司級(jí)公文是指由公司統(tǒng)一發(fā)布的公文，包括機(jī)構(gòu)調(diào)整、制度頒發(fā)、人事任免、獎(jiǎng)懲、 公司重大決定與活動(dòng)、企業(yè)理念等，由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理簽發(fā)。 2.2.2中心/部門級(jí)公文 中心/部門級(jí)公文是指各中心/部門業(yè)務(wù)范疇的公文，由中心主任或獨(dú)立部門經(jīng)理簽發(fā)。 2.2.3分支機(jī)構(gòu)級(jí)公文 分支機(jī)構(gòu)級(jí)公文是指分支機(jī)構(gòu)發(fā)布的日常公文，由分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 3.0公文格式 3.1公文一般由發(fā)文單位標(biāo)識(shí)：發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、正文、附件說明、簽發(fā)人、簽發(fā)日期、 主題詞、主送單位、抄送單位和附件等部分。 3.1.1緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度，在公文首頁右上角標(biāo)明“特急”、“急件”。 3.1.2發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在后。 3.1.3發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位簡(jiǎn)稱或代碼、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文 字號(hào)。 3.1.4公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位。 公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 3.1.5主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 3.1.6公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。 3.1.7簽發(fā)人要求簽署姓名，清晰可辨。簽發(fā)日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以 最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 3.1.8公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng))，應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。 3.1.9公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。 3.1.10抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或了解公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī) 范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。 3.1.1l文字從左至右橫排書寫。 3.2編號(hào)規(guī)則 3.2.1公司級(jí)公文（格式見SZ2100301）由人力資源中心根據(jù)管理權(quán)限統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)格 式為：RST總字[年份]第XXX號(hào) 3.2.2中心/部門級(jí)公文（格式見SZ2100302）由各中心/部門自行編號(hào)，各機(jī)構(gòu)根據(jù)業(yè)務(wù) 工作需要和分類原則，按規(guī)則以26個(gè)英文字母進(jìn)行區(qū)分，依次編號(hào)，編號(hào)格式為： 總經(jīng)理辦公室 SZ總（A）字[年份]第XXX號(hào) 法律事務(wù)部 SZ法（A）字[年份]第XXX號(hào) 考核指導(dǎo)工作小組 SZ考（A）字[年份]第XXX號(hào) 人力資源中心 SZ人（A）字[年份]第XXX號(hào) 財(cái)務(wù)管理中心 SZ財(cái)（A）字[年份]第XXX號(hào) 策劃中心 SZ策（A）字[年份]第XXX號(hào) 營(yíng)銷中心 SZ營(yíng)（A）字[年份]第XXX號(hào) 技術(shù)管理中心 SZ技（A）字[年份]第XXX號(hào) 計(jì)劃管理部 SZ計(jì)（A）字[年份]第XXX號(hào) 3.2.3分支機(jī)構(gòu)級(jí)公文由各分支機(jī)構(gòu)編號(hào)，其中“部門簡(jiǎn)稱”取部門第一個(gè)漢字，編號(hào)格式 為： 3.2.3.1市場(chǎng)管理部（格式見SZ2100303） 遼寧市場(chǎng)管理部 AS+部門簡(jiǎn)稱+字+[年份]+第XXX號(hào) 河北市場(chǎng)管理部 BS+部門簡(jiǎn)稱+字+[年份]+第XXX號(hào) 西北市場(chǎng)管理部 CS+部門簡(jiǎn)稱+字+[年份]+第XXX號(hào) 河南市場(chǎng)管理部 DS+部門簡(jiǎn)稱+字+[年份]+第XXX號(hào) 山東市場(chǎng)管理部 ES+部門簡(jiǎn)稱+字+[年份]+第XXX號(hào) 江蘇市場(chǎng)管理部 FS+部門簡(jiǎn)稱+字+[年份]+第XXX號(hào) 湖北市場(chǎng)管理部 GS+部門簡(jiǎn)稱+字+[年份]+第XXX號(hào) 四川市場(chǎng)管理部 HS+部門簡(jiǎn)稱+字+[年份]+第XXX號(hào) 浙江市場(chǎng)管理部 IS+部門簡(jiǎn)稱+字+[年份]+第XXX號(hào) 廣東市場(chǎng)管理部 JS+部門簡(jiǎn)稱+字+[年份]+第XXX號(hào) 上海溢祥 YX+部門簡(jiǎn)稱+字+[年份]+第XXX號(hào) 3.2.3.2生產(chǎn)廠（格式見SZ2100303） 深圳日化廠 AC+部門簡(jiǎn)稱+字+[年份]+第XXX號(hào) 匯中宜恒廠 BC+部門簡(jiǎn)稱+字+[年份]+第XXX號(hào) 3.2.3.3配貨站（格式見SZ2100303） 沈陽配貨站 AP函[年份]第XXX號(hào) 蘭州配貨站 BP函[年份]第XXX號(hào) 鄭州配貨站 CP函[年份]第XXX號(hào) 重慶配貨站 DP函[年份]第XXX號(hào) 上海配貨站 EP函[年份]第XXX號(hào) 廣州配貨站 FP函[年份]第XXX號(hào) 3.2.4聯(lián)合行文（格式見SZ2100302）的編號(hào)按主辦單位編號(hào)規(guī)則編列。 3.3字型、字體與間距標(biāo)準(zhǔn) 3.3.1大標(biāo)題：黑體二號(hào)加粗 3.3.2小標(biāo)題：黑體三號(hào)加粗 3.3.3文檔號(hào)：宋體四號(hào) 3.3.4正 文：宋體四號(hào)、小四號(hào)或五號(hào) 3.3.5主題詞：黑體四號(hào)加粗 3.3.6抄 送：宋體小四號(hào) 3.3.7頁 碼：宋體五號(hào) 3.3.8行間距：?jiǎn)伪缎芯?3.3.9字間距：標(biāo)準(zhǔn) 3.4公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(210mmx297mm)，左側(cè)裝訂，公文頁面上間距為20mm ，下間距為15mm，左右間距均為25mm。 3.5由于篇幅所限，發(fā)文單位標(biāo)識(shí)等內(nèi)容與正文不能在同一頁紙上出現(xiàn)的，應(yīng)于公文末頁 第1-4行頂格處標(biāo)識(shí)“（此頁無正文）” 。 3.6落款形式：發(fā)文單位空二行印制簽發(fā)人的職務(wù)、姓名，職務(wù)、姓名上方用頂劃線作簽 字位置，發(fā)文單位名稱與簽發(fā)人職務(wù)、姓名之間相互對(duì)稱。簽發(fā)人職務(wù)、姓名下空一行 標(biāo)注發(fā)文年、月、日。 3.7公文收尾包括主題詞、抄送、頁碼三部分。 3.7.1主題詞 3.7.1.1為便于計(jì)算機(jī)檢索和管理公文，文件應(yīng)包含主題詞。主題詞由類別詞和類屬詞兩 部分組成。 3.7.1.2標(biāo)引方法 3.7.1.2.1一份文件的標(biāo)引，除類別詞外最多不超過5個(gè)主題詞。主題詞標(biāo)在文件的抄送 欄之上，頂格寫，每個(gè)主題詞之間空一格，。 3.7.1.2.2標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞 ，最后標(biāo)反映文件形式的詞。 3.7.1.2.3一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引， 再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。 3.7.1.2.4根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。 3.7.2抄送單位：整個(gè)標(biāo)注區(qū)域用二條等寬的平行實(shí)線作界線，平行實(shí)線的下面一條位于 頁面上的最后一行。 3.7.3頁碼：位于公文紙正面頁腳正中的位置，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)：“第X頁 共X頁”。 4.0公文行文規(guī)則 4.1行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。 4.2行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。 4.2.1屬于主管單位職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管單位處理，一般不得越級(jí) 請(qǐng)示和報(bào)告。 4.2.2屬于單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由單位自行行文。非獨(dú)立運(yùn)作部門未經(jīng)所屬中心 /部門、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽批或授權(quán)不得向外單位發(fā)文。 4.3“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位，需要同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送 形式。“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 4.4草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)： 4.4.1符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的制度、規(guī)定等，要切實(shí)可行并 加以說明。 4.4.2情況詳實(shí)，觀點(diǎn)明確，表達(dá)準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清晰，用詞規(guī)范，篇幅力求簡(jiǎn)短 。 4.4.3公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)文目的、發(fā)文單位職權(quán)、與主送單位的行文關(guān)系確定。 4.4.4人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文 應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)具體到年、月、日。 4.4.5結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1 )”。 4.4.6要求使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 4.4.7文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮 寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明中文含義。 4.4.8公文中的數(shù)字，除日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語及具有 修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 5.0發(fā)文辦理流程 5.1公司級(jí)公文 5.1.1公司級(jí)公文由人力資源中心起草，統(tǒng)一格式并編號(hào)，公文背面由起草人、審核人及 中心/部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，交簽發(fā)人簽發(fā)。 5.1.2人力資源中心負(fù)責(zé)公文的編號(hào)、分發(fā)和登記。在印制公文前，復(fù)核審批簽發(fā)手續(xù)是 否齊全、附件是否完整、格式是否規(guī)范，否則不得下發(fā)。 5.2中心/部門級(jí)公文 5.2.1中心/部門單獨(dú)發(fā)文：屬中心/部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，由相關(guān)中心責(zé)任人起草，由 中心/部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)：其中屬分管副總經(jīng)理權(quán)限的，必須由分管副總經(jīng)理簽發(fā)。 5.2.2中心/部門聯(lián)合發(fā)文；涉及其他單位職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，主辦中心/部門應(yīng)當(dāng)與相關(guān) 中心/部門聯(lián)合發(fā)文，并由主辦中心/部門起草，經(jīng)中心/部門審核后，交相關(guān)中心/部門 共同簽發(fā)。 5.2.2.1公文發(fā)布單位對(duì)以下情況承擔(dān)責(zé)任：越權(quán)行文；公文內(nèi)容涉及其他中心/部門而 未送交其他中心/部門會(huì)簽；與相關(guān)中心/部門未達(dá)成一致意見而自行發(fā)文；與現(xiàn)行制度 或有關(guān)公文發(fā)生沖突：公文本身存在較大矛盾或失誤。 5.2.2.2公文會(huì)簽單位對(duì)以下情況承擔(dān)責(zé)任：越權(quán)審批；公文與現(xiàn)行制度或有關(guān)公文發(fā)生 沖突；公文本身存在較大矛盾或失誤。 5.3總部各中心/部門向分支機(jī)構(gòu)發(fā)文應(yīng)嚴(yán)格遵循歸口管理原則。 5.3.1各中心/部門向市場(chǎng)管理部發(fā)文，由營(yíng)銷中心轉(zhuǎn)發(fā)。 5.3.2各中心/部門向生產(chǎn)廠、配貨站行文，由分管生產(chǎn)副總經(jīng)理簽批轉(zhuǎn)發(fā)。 6.0收文辦理流程 6.1各單位收到公文后，應(yīng)及時(shí)登記、傳達(dá)。 6.2各單位收到公文后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。重點(diǎn)為：是否應(yīng)由本單位辦理；是否符合行文規(guī) 定；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。 6.3經(jīng)審核無誤的公文，應(yīng)及時(shí)提出擬辦意見送單位負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需 要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。 6.4各單位對(duì)公文要及時(shí)傳達(dá)，特急件立即批復(fù)，急件當(dāng)天批復(fù)，一般文件兩個(gè)工作日內(nèi) 批復(fù)。確有困難的，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文單位說明原因。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由 本單位辦理的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回發(fā)文單位并說明理由。 6.5審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其 他審批人簽字視為同意；沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的，簽字表示閱知。 6.6送單位負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，主辦人要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文、 重要公文跟蹤催辦，一般公文定期催辦。 7.0公文歸檔及管理 7.1公文發(fā)布完畢后，根據(jù)公司《檔案管理規(guī)定》和其他有關(guān)規(guī)定，發(fā)文部門應(yīng)及時(shí)存檔， 個(gè)人不得保留公文。 7.1.1公司級(jí)公文發(fā)布后原件由總經(jīng)理辦公室存檔。 7.1.2中心/部門級(jí)公文發(fā)布后原件由中心/部門自行存檔。 7.1.3分支機(jī)構(gòu)級(jí)公文發(fā)布后原件由分支機(jī)構(gòu)自行存檔。 7.1.4聯(lián)合發(fā)布的公文，原件由主辦單位自行存檔。 8.0其它 8.1《協(xié)調(diào)便簽》（格式見SZ2100304）僅用于各中心/部門、分支機(jī)構(gòu)平級(jí)單位之間工作知 會(huì)、協(xié)調(diào)往來，由各中心/部門、分支機(jī)構(gòu)自行編號(hào)、存檔。 8.2總部各中心/部門以公司名義對(duì)外行文，如業(yè)務(wù)致函、證明文書等統(tǒng)一使用公司信箋 （格式見SZ2100305）。 9.0附則 9.1本規(guī)定由人力資源中心負(fù)責(zé)解釋和修訂。 9.2本規(guī)定自2003年8月20日起實(shí)施。 ----------------------- |制度編號(hào) |公文管理規(guī)定 |版本號(hào) |第 1 頁 | | | | |共 6 頁 | |SZ2100300 | |2003年第2版 | | | | |擬稿： |審核： |審批： |簽發(fā)： |
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