辦事處財務管理
前 言 二十一世紀是市場經(jīng)濟全球化的電子商務時代，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷完善 和發(fā)展，市場競爭也將日趨激烈，企業(yè)要想在激烈的市場競爭中生存下來，就必須強化 內(nèi)部管理，降低生產(chǎn)成本和各項費用，爭創(chuàng)效益，加速企業(yè)的資金積累，并不斷擴大規(guī) 模，增強實力，完善和鞏固產(chǎn)品的市場銷售網(wǎng)絡，提高市場服務意識，使公司產(chǎn)品極大 地占領市場，這樣才能保證在變幻沒測的市場競爭中立于不敗之地。 辦事處是公司的前沿陣地，擔負著公司產(chǎn)品市場銷售的重要角色，辦事處管理的好壞關 系著公司的前途和命運，嚴重地影響著公司的生存和發(fā)展，因此加強辦事處的管理，規(guī) 范辦事處的行為，保持辦事處的活力是市場發(fā)展的需要，也是企業(yè)發(fā)展的希望之所在。 因此，為了規(guī)范和完善辦事處的管理，維護公司利益，促進公司的健康發(fā)展，根據(jù)公司 的要求和安排，對公司所屬各辦事處的財務人員（經(jīng)理及經(jīng)理助理）進行市場營銷財務 有關知識的培訓，具有非常重要的意義。 目前，我公司的市場銷售是專銷商制的營銷方式，基于這種方式的特點，辦事處不 涉及公司的貨物和貨款，只是兼顧開拓市場、鞏固網(wǎng)絡，負責一些日常費用和資產(chǎn)的保 管和使用，不需要進行財務核算、編制財務報表，所以，辦事處的財務工作較為簡單， 管理不復雜，只要大家按照公司的各項管理規(guī)定進行操作，認真負責，增強責任心和服 務意識，相信大家一定能把辦事處的財務工作做好。本次培訓主要從以下幾個方面進行 ： 1. 公司財務系統(tǒng)的組織結構 2. 辦事處財務分工、職責、權限和要求 3. 日常工作必備的財務知識 4. 辦事處費用的管理 5. 借款及報帳程序與原則 6. 固定資產(chǎn)和低值易耗品的管理 7. 其他需要協(xié)助的工作 一、公司財務系統(tǒng)組織結構 1．財會部職責 財會部是公司會計工作機構，是公司經(jīng)營管理的重要組成部分，是公司經(jīng)濟管理中心， 負責對公司的經(jīng)濟活動進行反映和監(jiān)督，并向公司的領導決策層提供準確的會計信息， 同時具有在公司的經(jīng)濟活動中進行事前預測、事中監(jiān)督、事后分析的職能。財務部參與 銷售工作主要有如下職責： 1. 負責參與銷售目標的制定和銷售業(yè)績的考核評定工作。 2. 負責銷售費用計劃的制定、管理、監(jiān)督工作。 3. 負責辦事處工資、費用的劃撥以及辦事處費用的審批核銷工作。 4. 負責公司儲運費用的監(jiān)督、管理、審批和核報。 5. 負責銷售回款的錄入和銷售收入的核算，以及銷售報表的編制和分析。 6. 負責公司提貨單的審批、市場信用政策的制定以及市場信用額發(fā)放管理。 7. 負責市場相關人員的離崗財務審計以及相關人員的財務知識培訓。 8. 負責公司廣告費用的審查、備案和廣告材料的領用審批。 基于以上職責可以看出，財會部具有管理和服務雙重性，既要對市場實施監(jiān)控，又要向 市場提供強有力的后勤服務，以確保銷售渠道的暢通和穩(wěn)固發(fā)展。 2．財會部的組織結構 財會部為適應市場的發(fā)展要求下設財會銷售課，具體負責有關銷售方面的業(yè)務，并分 設市場銷售會計、銷售費用會計、市場審計和開票文員等崗位，詳細見財會部組織結構 圖。 我們學習和了解了財務系統(tǒng)的組織結構及職責，有助于我們對公司財務工作的認識， 同時有利于我們之間的日常溝通與工作中的配合。 二、辦事處的財務分工、職責、權限和要求 辦事處的財務工作目前的業(yè)務雖然不涉及財務核算和編制財務報表，只是涉及簡單的業(yè) 務收支和日常事務的管理，但也比較瑣碎，如果沒有一定的業(yè)務素質和業(yè)務能力，不具 備財務人員應有的職業(yè)道德和責任心，工作肯定有所被動，為了更好地讓辦事處的財務 人員開展工作，明確自己工作性質和任務，特對辦事處財務人員的職責、權限和要求簡 述如下。 1. 分工 辦事處經(jīng)理：批準各項費用的收支，對辦事處費用開支的真實性及欠款負責，相當 于財務主管。傳達公司對辦事處各項財務制度，控制辦事處各項費用的開支，合理 分配并保障辦事處人員的利益等。 辦事處經(jīng)理助理：兼出納職責，對辦事處的現(xiàn)金及記帳負責。 商務代表：有權了解辦事處的任務，提成點，獎金的分配方案及各項費用標準，從 而增加財務透明度。 2. 職責 1. 負責辦事處現(xiàn)金和銀行存款的管理，建立內(nèi)部牽制制度，對貨幣資金的收付業(yè)務做到手 續(xù)完備，確保資金的安全。 2. 負責現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳以及個人往來帳的登記工作，確保帳帳、帳證、帳款 、帳實相符。 3. 負責辦事處有關人員因業(yè)務需要的借支和費用的核銷工作。 4. 負責將真實、合理、合法的有效單據(jù)寄送到公司審批核銷。 5. 負責與公司進行帳務核對工作，實行?？顚Ｓ玫脑瓌t，確保資金的合理和有效使用。 6. 負責所轄經(jīng)銷商匯款的確認以及訂單的傳遞，確保公司貨款的及時回籠和經(jīng)銷商貨物的 及時到位，保證市場貨源的充足。 7. 負責辦事處固定資產(chǎn)和低值易耗品管理，建立備查帳，實行領用登記制度 8. 協(xié)助辦事處經(jīng)理管理日常事務，包括經(jīng)銷商檔案的建立和經(jīng)銷商信用資料的整理，真正 起到助理作用。 9. 負責有關財務報表的報送，做到填報及時、數(shù)字準確、內(nèi)容真實，確保財務信息的暢通 。 3. 權限 根據(jù)辦事處財務工作的性質和特點，以及職責要求，辦事處財務人員（辦事處經(jīng)理及經(jīng) 理助理）具有下列權限： 1. 有權要求辦事處的所有員工遵守公司的財經(jīng)紀律，執(zhí)行公司的各項財務制度。 2. 有權制止違反財經(jīng)紀律的行為的發(fā)生。 3. 有權對不真實、不合理、不合法的報銷憑證拒絕受理。 4. 有權對不符合規(guī)定的各項費用拒絕報銷。 5. 有權在公司的規(guī)章制度內(nèi)制定適合本辦事處的各項操作規(guī)程，幫助經(jīng)理完善辦事處的各 項管理。 4. 職業(yè)要求 由于辦事處財務人員所從事的工作與其他工作性質不同，需要我們有高度的自覺性和高 度的責任感，為此特提出如下要求： 1. 要加強學習財務方面的理論知識，增長才干，提高自身素質； 2. 要遵守職業(yè)道德，敬業(yè)愛崗，恪盡職守，遵紀守法； 3. 要清正廉潔，自尊自愛，嚴于律己； 4. 要堅持原則，公正無私，熱情服務； 5. 要實事求是，自我約束，依法照章理財； 6. 要厲行節(jié)約，講求效益，反對浪費； 7. 要耐心細致，任勞任怨，不圖名利； 8. 要虛懷若谷，敢于同弄虛作假等不良行為作斗爭，維護公司利益。 三、日常工作必備的財務知識 目前，我們辦事處從事財會工作的同志，大都沒有經(jīng)過會計專業(yè)知識學習和培訓，雖然 辦事處的財務工作不是專業(yè)性很強，但也有必要了解一些財務方面的基礎知識，這對我 們的日常工作會有好處?，F(xiàn)就日常工作所接觸的有關財務知識簡述如下： （一）貨款收取方式 1. 支票 1. 特許收取支票的區(qū)域是：廣州、中山、佛山 2. 收取支票時應注意的事項： 1) 支票上填制的日期均為大寫，如：壹玖玖玖年零肆月零壹日 2) 收款人必須是：TCL國際電工（惠州）有限公司 3) 金額欄里大小寫金額必須一致 4) 開具支票單位在支票上的印章必須清晰 3. 對于廣州、中山、佛山等可收取遠期支票的，其累積金額不能超 過伍萬元，提貨必須付電匯或現(xiàn)款。 4. 收取的支票只有一聯(lián)，收到支票后能在當?shù)劂y行結算的就近結算。 否則，必須在第二天內(nèi)送至公司財務部門背書，財務部門將在收 到支票當日內(nèi)背書，且送還營銷策劃部主辦，營銷策劃部主辦應 在當日用特快專遞寄回辦事處。 5. 辦事處助理必須在支票開具日期的十天內(nèi)，到銀行辦理轉賬，否 則支票過期作廢，（支票有效期為十天）。 6. 在銀行辦理完轉賬后，辦事處人員應在第一時間內(nèi)，將進賬單傳 真回公司予以確認。辦事處必須在當日用特快專遞將進賬單原件 寄回公司營銷策劃部主辦，財務部門則在收到進賬單原件后方才 入賬。 7. 主辦需登記支票開具時間，及進賬單傳真時間。并留存郵寄底單， 對支票的跟蹤負責。 8. 如果在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，導致支票作廢，將對責任人按支票面 額的0.5%罰款。（各環(huán)節(jié)責任人為辦事處經(jīng)理、財務責任人、營 銷策劃主辦、儲運員。） 2. 匯票 1. 匯票的收款人名稱必須寫為：TCL國際電工（惠州）有限公司 不能添加或漏寫，如：惠州TCL國際電工惠州有限公司，為無效匯票。 2. 收款賬號必須是我公司在銀行開立的賬號，不得有誤。為保證匯票及時解匯，辦事處應 要求經(jīng)銷商盡量在我公司開立帳號的相應銀行開出匯票，盡量做到行對行。如：當?shù)?中行對惠州中行、當?shù)剞r(nóng)行對惠州農(nóng)行。 3. 收到匯票后，任何人員不能擅自涂改匯票。 4. 收取匯票時應注意匯票有兩聯(lián)，且一、二聯(lián)必須一致。第二聯(lián)必須有收款人名稱及鋼印 的收款金額，大小寫金額必須一致。 5. 匯票的解匯期限一般為一個月，辦事處應盡快將匯票寄予給公司營銷策劃部主辦，確保 其在有限期限內(nèi)解匯。 6. 收取匯票時應注意檢查我公司所開立賬戶的銀行是否在匯票指定解匯的范圍內(nèi)。如：寧 波海邦公司的匯票就曾標明在華東三省一市使用，惠州不在其范圍內(nèi)。 7. 匯票是準許轉讓的，如有特殊標明“不得轉讓”，則不可背書轉讓。收到該種匯票時，營 銷部與財務部門應互予以提示。最終責任在財務部，如發(fā)生此類失誤，財務部門相關 責任人應受到票面金額的0.3%的罰款。 8. 匯票解匯期限： （1）、匯票解匯期限是指財務部門收到匯票原件去銀行解匯至收到 銀行的收款通知單 的期限，節(jié)假日順延。 （2）、匯票開出行與匯票上注明的收款行為同一銀行的，一般在3 天 內(nèi)解匯到賬。（銀行需查詢的除外，下同）。 （3）、匯票開出行與匯票上注明的收款行不是同一銀行的，一般需 3-5天解匯到賬。 （4）、匯票開出行是惠州未設分行的銀行，如：交通銀行、招商銀行、上海浦東銀發(fā)展 行、光大銀行、華夏銀行等。一般在一 個星期解匯到賬。 三、電匯 1. 電匯憑證上的收款人必須為我公司在銀行開立賬戶的名稱，即TCL國際電工（惠州）有 限公司。不能擅自添加或漏寫。 2. 電匯時所填寫的收款行和收款賬號必須一致。 如：惠州市中行475370001810013818-1208（正確） 市中行金暉辦4753700018100013818-1208（錯誤） 市中行金暉辦018100016（正確） 惠州市中行018100016（錯誤） 3. 電匯到賬期限一般為4- 6天，星期六、日順延。電匯時最好選匯出行與收款行同一銀行，付款單位應盡量避 免在信用社付款，因為信用社有壓款的可能性。 3. 銀行承兌匯票 1. 銀行承兌匯票的收款人和收款賬號的要求與普通匯票相同。 2. 有關法規(guī)規(guī)定交通銀行、中信實業(yè)銀行、光大銀行、華夏銀行不能向本系統(tǒng)未設立銀行 機構的地區(qū)簽發(fā)銀行承兌匯票。我公司所在地均未開設上述銀行，辦事處在收取銀行承 兌匯票時應注意開票銀行。 3. 銀行承兌匯票的有效收款期限最長為六個月。 4. 收取的銀行承兌匯票只有一聯(lián)，辦事處人員必須在銀行承兌匯票辦理完三天內(nèi)將原件寄 予回公司營銷策劃部主辦。公司只有在收到原件并確認無誤，才能通知營銷策劃部發(fā)貨 。請各辦事處作好經(jīng)銷商的工作，以免引起不必要的麻煩，消除此方式的金融風險。 五、商業(yè)承兌匯票 1、我公司暫不收取商業(yè)承兌匯票。 6. 現(xiàn)金 1. 公司一般不準收取現(xiàn)金貨款，如確實需要收取的，須報副總經(jīng)理批準。一次性收取現(xiàn)金 5萬元以下的，由部門經(jīng)理派出有擔?？煽康娜藛T收取。5萬元以上的須有財務部門人 員陪同收取。收取的現(xiàn)金不能過夜，否則應事先請示副總經(jīng)理同意。 2. 現(xiàn)金交款人不能以存折或信用卡形式付款，如有此種情況財務部門有權拒收。 3. 付款人到公司財務部門直接交款的，如為大額現(xiàn)金（1萬元以上的）財務人員將陪同付 款人到銀行清點并存入銀行賬戶。 （二）現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的記賬方法 一般情況，公司不直接用現(xiàn)金撥付給辦事處，而是直接通過銀行將辦事處的費用、借款 和工資匯付給辦事處，辦事處在收到公司匯款時應記入銀行存款日記賬的借方，同時要 在摘要欄寫清款項的來由，是日常費用借支，還是某項專項費用的借款（如工程提成借 支），或是其他用途的款項（如公司匯付的辦事處員工工資）等。辦事處從銀行存款支 取現(xiàn)金時，將支取金額記入銀行存款日記賬的貸方，同時在現(xiàn)金日記賬的借方（或增加 方）記入同等金額，使用現(xiàn)金時（如業(yè)務員借款，支付員工工資等），記入現(xiàn)金日記賬 的貸方（或減少方），并將摘要寫清楚（如某某員工借款或支付某某工資等），記入每 一筆賬后要計算出結存額（期末余額=期初余額+本期借方發(fā)生額- 本期貸方發(fā)生額），并將結果記入余額欄，做到日清月結、賬款相符，另外也要將有效 單據(jù)保管好（如借據(jù)、報銷的差旅費和發(fā)票等）。 （三）記帳要求和記帳錯誤更正方法 （1）記帳要求 記帳是指依據(jù)審核無誤的會計憑證，按照規(guī)定的程序和制度，在帳簿中記載經(jīng)濟業(yè)務的 活動。對記帳工作總的要求是：登記及時，字跡工整，內(nèi)容完善，數(shù)字準確，摘要清楚 ，文字簡潔，...
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