標準流程_出入庫管理
入庫管理 一 業(yè)務(wù)說明： 庫房在收到實際貨物和相應(yīng)入庫驗收單據(jù)的情況下，按照庫房實物管理制度，清 點貨物，按照要求，將貨物存放到指定地點，并在入庫驗收單上簽字。 入庫驗收單的來源存在多種情況：進貨入庫、銷退入庫、借貨入庫、移庫入庫、 從同級單位調(diào)貨入庫。在實際業(yè)務(wù)中，可能還存在只簽字，沒有實貨的情況，如報溢 。在手工業(yè)務(wù)中，不同的入庫實際上是不同的原始單據(jù)，我們建議，在引入計算機管 理信息系統(tǒng)后，我們應(yīng)該將所有入庫單據(jù)統(tǒng)一。 二、流程圖： 入庫流程如下： 三、流程圖說明 庫房管理員隨時查詢未記賬的入庫單，根據(jù)實貨在庫房的存放情況，確定貨位等明細信 息，并檢查如批號等的明細信息，正確后，入庫記保管帳并打印入庫單，作為記賬的依 據(jù)。 四、單據(jù)說明 入庫單：庫房管理員入庫記賬依據(jù)（一般情況下不包括金額信息，有時被進貨單的一 聯(lián)代替）。 單據(jù)樣式： 數(shù)據(jù)項說明： 五、報表說明 無 六、崗位職責(zé) 庫房管理員：確保單據(jù)同入庫實物一致，在系統(tǒng)中將入庫單入庫記賬。若有需要調(diào)整的 在庫信息則使用復(fù)核修改入庫單功能進行調(diào)整。 七、崗位操作規(guī)范 A、復(fù)核修改入庫單 B、入庫記保管帳 八、可以簡化的業(yè)務(wù)流程 在人員較少，業(yè)務(wù)流程實際也不復(fù)雜的企業(yè)，或庫房并不真正利用計算機系統(tǒng)管理的企 業(yè)，我們建議在所有業(yè)務(wù)結(jié)束的同時，直接入庫記保管帳，在相關(guān)功能中《進貨單管理》 ，《移庫單管理》，《調(diào)撥單管理》，《銷售退貨管理》等功能的授權(quán)屬性的‘功能行為屬性’ 中直接設(shè)置為入庫記保管帳，就能簡化庫房的操作 九、可能遇到的特殊問題 1. 庫房不上計算機系統(tǒng)；可以使用簡化的業(yè)務(wù)流程。 2. 在醫(yī)藥行業(yè)對批號和貨位的管理相當(dāng)嚴格；必須使用符合修改入庫單功能。 3. 在管理很規(guī)范的企業(yè)，入庫記賬的依據(jù)必須是原始單據(jù)，并要簽字；原始單據(jù)的打印 設(shè)計必須利于庫房管理員使用，如打印入庫單號等。 4. 處理某些特殊類型庫房，如調(diào)撥的保管帳，職工福利的保管帳，為方便沖紅票而設(shè)計 的虛擬保管帳等；應(yīng)使用簡化的業(yè)務(wù)流程 十、配置說明 若自動記保管帳需要在對應(yīng)的業(yè)務(wù)功能中設(shè)置功能行為屬性自動記保管帳。 出庫管理 一 業(yè)務(wù)說明 庫房管理員按照公司的出庫原則（先進先出、批次管理、后進先出等），根據(jù)庫房綜 合員傳來的銷售發(fā)票、增值稅發(fā)票清單、移庫單、調(diào)撥出庫單、報損單、進貨退出單 等揀貨出庫，并由揀貨工將貨物送到發(fā)貨區(qū)。 二、流程圖 出庫流程如下頁圖所示: 三、流程圖說明 庫房配貨調(diào)度在收到相關(guān)部門傳來的出庫單據(jù)后，進行庫房配貨。并打印配貨匯總單。 各倉房庫房管理員自動打印揀貨單，根據(jù)揀貨單揀貨并復(fù)核出庫。交搬運工將貨物運送 到指定的發(fā)貨區(qū)或裝箱區(qū)待發(fā)貨。發(fā)貨員根據(jù)客戶提貨單或送貨單（隨貨同行聯(lián)）復(fù)核 發(fā)貨。司機和送貨員將貨物送到客戶處后將客戶簽字的運輸聯(lián)返回公司。 四、單據(jù)說明 配貨單：系統(tǒng)依據(jù)配貨原則進行配貨后打印出的單據(jù)，一般記錄相關(guān)單位、貨品、數(shù) 量、批號、批次、狀態(tài)等信息。使用揀貨單時其一般用于發(fā)貨前的核對，不使用揀貨單 時其可以用于揀貨，代替揀貨單。 揀貨單：用于庫房保管員揀貨的單據(jù)，信息項基本于配貨單相同，為了便于揀貨一般 分倉房、相關(guān)單位進行分頁打印。 五、報表說明 六、崗位職責(zé) 1. 配貨調(diào)度：負責(zé)在系統(tǒng)中進行配貨，當(dāng)系統(tǒng)配出的信息需要調(diào)整時使用配貨手工調(diào)整 功能進行相應(yīng)調(diào)整。在需要的時候?qū)?yīng)配貨失敗的配貨單生成欠貨單。 2. 庫房管理員：打印揀貨單，并依據(jù)揀貨單進行揀貨，將貨品移至備發(fā)區(qū)。需要確保實 物同揀貨單一致。 3. 發(fā)貨員：將實物同相關(guān)單據(jù)進行核對，確認無誤后發(fā)貨。 4. 送貨員：將貨品及相關(guān)單據(jù)送至客戶處，將運輸回執(zhí)由對方簽字后帶回。 七、崗位操作規(guī)范 A、庫房配貨 B、配貨手工調(diào)整 C、查詢打印配貨單 D、揀貨單管理 E、揀貨完工 F、備貨完工 G、發(fā)貨 八、可以簡化的業(yè)務(wù)流程 1. 利用自動配貨：在一些出庫業(yè)務(wù)中通過設(shè)置可以在相關(guān)單據(jù)確認時自動配貨、自動出 庫記賬。這種情況一般適用于小型企業(yè)。 2. 不要揀貨單：不生成揀貨單，打印配貨單來代替揀貨單。這種情況一般適用于只有一 個倉房的企業(yè)。 3. 簡化運輸流程：對于運輸業(yè)務(wù)簡單的企業(yè)可以不使用運輸系統(tǒng)。 4. 簡化裝箱流程：企業(yè)對散件裝箱業(yè)務(wù)管理要求不高的情況下可以跳過裝箱流程。 九、可能遇到的特殊問題 1. 保管帳定義問題：保管帳定義直接關(guān)系到庫房的配貨模式。某集團擁有一個大的倉庫 ，由一幢大樓組成，大樓有五層，每層樓都是由一個或多個保管員管理。每個保管 員記錄一本自己的保管帳，搬運工是共用的，或存在較多的搬運工，分配到每個樓 層。 這種模式的庫房管理，結(jié)合PM/BMS3，我們需要討論以下細節(jié)： A.各倉房之間是否存在串貨行為：每個貨品依據(jù)屬性（大類、品種分類、品種等） 是否能確切的指定應(yīng)該存放的地點； B.各倉房的出庫是直接依據(jù)業(yè)務(wù)部門開具的出庫單出庫，還是依據(jù)庫房總體調(diào)度出 庫； C.在藥品經(jīng)營企業(yè)，還存在原件、散件問題，原件存放樓層和散件存放樓層貨物之 間的移動依據(jù)什么樣的單據(jù)和原則，發(fā)出指令的部門是哪些； D.對客戶的發(fā)貨，公司是否在意統(tǒng)一協(xié)調(diào)：如果某一個樓層因為某些特殊原因沒有 將貨物送到指定的發(fā)貨區(qū)，送給客戶的貨品是否運輸； E.庫房怎么管理每個樓層的貨物送到發(fā)貨區(qū)的什么地方； F.在藥品經(jīng)營企業(yè)或散件較多的企業(yè)，包裝和庫房樓層之間的關(guān)系：是在貨物存放 樓層直接裝箱，還是存在專門的裝箱區(qū)，散件是否單獨存放，并和裝箱區(qū)相連； 在搞清楚以上問題后，保管帳的設(shè)置就是兩種： A.將每個倉房設(shè)置為PM/BMS3的保管帳； B.將整幢大樓設(shè)置為一個保管帳，每個樓層設(shè)置為倉房； 這兩種設(shè)置方法各有利弊： A.A方法是最接近手工的處理辦法，庫房管理員很好理解，但操作的煩瑣性是顯而易 見的，開票時必須分開保管帳開，發(fā)票等出庫單據(jù)的打印也必須按照保管帳分頁。 出庫單據(jù)傳遞到庫房后，還要繼續(xù)按照庫房分單，明顯減緩出庫效率，并且會造成 每個樓層不知道將貨物送到什么地點。散件的處理就更加麻煩，當(dāng)散件庫房不能滿 足開票的要求時，必須首先填寫移庫單，并等待兩個樓層出庫和入庫后，才能開票 ，顯然不符合實際需求。當(dāng)然散件的處理可以通過管理制度來緩解一定的矛盾，比 如隨時補充庫存，依據(jù)產(chǎn)品提供的報警和移庫單的關(guān)系，每天定時補充，但這又要 求庫房的管理水平很高，庫房的管理人員能根據(jù)散件的出庫量來核定一個合理的散 件庫房的下限和上限。 B.B方法是我們推薦的方法?；谶@樣的假設(shè)：業(yè)務(wù)部門只關(guān)心貨品的總體庫存，而 并不關(guān)注貨品的存放地點，庫房也只關(guān)心貨品的出庫，并不關(guān)注來源，也就是說， 出庫的指令應(yīng)該是由一個部門統(tǒng)一下發(fā)并有序，是倉庫內(nèi)部的管理。在這種假設(shè) 2. 十、配置說明 位為了選擇系統(tǒng)的配貨策略需要在庫房配貨的功能行為屬性中進行設(shè)置，系統(tǒng)目前提供 三種配貨策略：批次優(yōu)先、批號優(yōu)先、盡量配一個批號。 需要在庫房配貨的功能行為屬性中設(shè)置揀貨單生成方式。 ----------------------- [pic] [pic]
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