十、公司重要文件保管處理規(guī)定
十、公司重要文件保管處理規(guī)定 第一條 范圍 本公司所有重要文件的收藏、保管、處理一律按本規(guī)定擬明事項執(zhí)行。 第二條 種類 重要文件分為以下四種，分別處理。 1．最重要文件（日常用）。 2．最重要文件（非日常用）。 3．一般重要文件（日常用）。 4．一般重要文件（非日常用）。 其中最重要文件是指該文件的丟失，將給工作造成重大影響的文件；一般重要文件是 指其重要程度輕于前者的文件。 日常用文件是指工作人員在日常業(yè)務(wù)中需經(jīng)常查考、放在辦公桌近旁的文件；非日常 用文件是指除特殊情況外不必經(jīng)常查考的文件。 第三條 保管場所 在緊急情況下，重要文件的收藏、保管場所應(yīng)按照如下規(guī)定加以保管，但根據(jù)文件的 性質(zhì)、數(shù)量及處理方法的不同亦可作適當(dāng)變更。 1．地下室內(nèi)貴重物品庫應(yīng)存放對于公司特別重要的材料。 2．各業(yè)務(wù)部門保險柜存放各部室的最重要文件。 3．地下室倉庫存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中日常用部分。 4．各分公司保險柜存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。 5．現(xiàn)場保管（在各部、室的辦公地點以適當(dāng)?shù)姆椒ㄕ肀９埽?。上級對現(xiàn) 場保管有特別指示的時候，保管人員應(yīng)根據(jù)上級指示采用相應(yīng)的方法保管。 第四條 分類保管期限 各種重要文件的分類保管期限及保管場所可另行規(guī)定。 對前項文件進(jìn)行保管時，同一內(nèi)容的系統(tǒng)文件必須按地區(qū)加以區(qū)分后保管，最重要文 件更應(yīng)如此。 第五條 重要文件的另行保管 重要的賬票或文件，在沒有其他材料可以替代時，即在確認(rèn)除原件外沒有其他可以反 映其內(nèi)容的文件，該件如發(fā)生丟失將給工作造成重大障礙時，需將該件做出表示其內(nèi)容 的特別標(biāo)記，辦理另置安全場所保管的有關(guān)手續(xù)。 第六條 保管的主管部門 重要文件的搬出及收藏，由各業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)實施，倉庫內(nèi)文件的整理保管由總務(wù) 部門承擔(dān)。 各業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)對各自保管的文件內(nèi)容及保管位置加以記錄，并提交總務(wù)部門?？?務(wù)部在安置文件時應(yīng)考慮到平時的使用頻率。 第七條 搬運、收藏時間 將各業(yè)務(wù)主管部門文件搬出加以收藏時須按如下規(guī)定執(zhí)行。但在公司有特別指示時須 遵照執(zhí)行。 1．正常情況下文件處理完結(jié)時。 2．在特別緊急危險時。 3．在發(fā)表緊急狀態(tài)宣言時， 第八條 倉庫內(nèi)的保管位置 收藏文件在倉庫的位置，根據(jù)文件的數(shù)量等由總務(wù)部門決定。在搬運、收藏文件時要 注意準(zhǔn)確無誤地將文件置于各自位置。當(dāng)確認(rèn)文件數(shù)量大，保管場所不足時，應(yīng)預(yù)先與 總務(wù)部協(xié)商，要求給予增加或變更保管場所。 第九條 銷毀處理 對于保管期滿的文件，總務(wù)部門在征求業(yè)務(wù)主管部門領(lǐng)導(dǎo)意見后可予以銷毀。 第十條 向公司外轉(zhuǎn)移 對于重要文件，在公司沒有特別命令時原則上不允許攜帶搬運至公司以外。 分公司及工廠的文件，在無特別命令時除第三條之外可參照以上條款執(zhí)行，并將期滿 文件處理方案呈報本公司總務(wù)部門。
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