財(cái)務(wù)管理--備用金及借款管理規(guī)定
備用金及借款管理規(guī)定 摘自《永2004財(cái)（規(guī)）字第04004號(hào)》 為了防止資金流失，加強(qiáng)資金管理，提高工作效率，現(xiàn)就集團(tuán)備用金管理規(guī)定如下： 一、備用金 為保證日常臨零支付而單獨(dú)儲(chǔ)備的現(xiàn)金。備用金分定額備用金、臨時(shí)備用金、出納備 用金三種。定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金，具有時(shí)間長(zhǎng)、比較固 定的特點(diǎn)；臨時(shí)備用金是指因臨時(shí)性的需要而借支的現(xiàn)金，具有一次性、時(shí)間較短的特 點(diǎn)；出納備用金是指因結(jié)算需要而準(zhǔn)備的庫(kù)存現(xiàn)金，具有金額較大、流轉(zhuǎn)快的特點(diǎn)，一 般不超過規(guī)定限額。 二、定額備用金和臨時(shí)備用金的申請(qǐng)審批、歸還手續(xù) 1. 定額備用金和臨時(shí)備用金的申請(qǐng)審批、歸還手續(xù) 1) 借支：借款人填寫《借款暫支單》申請(qǐng)簽名——部門主管或經(jīng)理審核——分公司總經(jīng)理（職能 中心總監(jiān)）批準(zhǔn)——財(cái)務(wù)經(jīng)理（財(cái)務(wù)總監(jiān)）審批——財(cái)務(wù)管理中心總監(jiān)（超過限額或規(guī)定 范圍外）——總裁（超過限額或規(guī)定范圍外）——出納審核付款 注： A、在獨(dú)立核算單位財(cái)務(wù)部借支的，還需獨(dú)立核算單位會(huì)計(jì)審核（上海分公司獨(dú)立核算 門店除外） B、會(huì)計(jì)核算設(shè)置科目：“其他應(yīng)收款---定額備用金---部門/XX人”；“其他應(yīng)收款--- 臨時(shí)備用金---部門/XX人” 2) 歸還：借款人歸還現(xiàn)款或以報(bào)銷費(fèi)用抵沖或工資獎(jiǎng)金中內(nèi)扣——出納收款歸還《借款暫支 單》還款收據(jù)聯(lián)。 注： 出納收到還款后，必須在《借款暫支單》上加蓋收訖章；出納和還款人都必須在《借 款暫支單》還款財(cái)務(wù)聯(lián)和還款收據(jù)聯(lián)上簽字。 2. 出納備用金的申請(qǐng)審批手續(xù) 出納填寫《資金申請(qǐng)單》并簽名——結(jié)算主管審核——財(cái)務(wù)部經(jīng)理——財(cái)務(wù)管理中心總監(jiān)（ 集團(tuán)總部出納，分公司超過規(guī)定限額）——填寫基本戶銀行支票或經(jīng)特批后至門店領(lǐng)取（ 限上海分公司和總部出納） 三、定額備用金 1. 定額使用備用金的對(duì)象、用途和金額限制 |定額使用備用金的 |用 途 |限制金額 | |對(duì)象 | | | |門店收銀 |收銀找零周轉(zhuǎn)使用 |1000元/人 | |門店財(cái)務(wù)主管 |臨時(shí)急需費(fèi)用類支出使|3000元/店 | | |用 | | |行政采購(gòu) |零星采購(gòu)需要使用 |2000元/人 | |非商業(yè)類零星材料 |零星采購(gòu)需要使用 |2000元/人 | |采購(gòu) | | | |物流配件采購(gòu) |零星采購(gòu)需要使用 |上海分公司5000元/崗位； | | | |其他分公司3000元/崗位 | |配送部門外叫車 |配送中經(jīng)常性臨時(shí)外叫|上海分公司5000元； | | |車 |其他分公司3000元/集中配 | | | |送區(qū) | |其他 |其他支出頻繁等原因需|1000元/人 | | |要備用金的人員 | | 2. 定額備用金申請(qǐng)程序 1) 部門主管就其借支事由的真實(shí)性、必要性進(jìn)行初審； 2) 分公司總經(jīng)理、職能中心總監(jiān)對(duì)借支必要性進(jìn)行復(fù)審，并對(duì)本部門借支款進(jìn)行總體監(jiān)督 ； 3) 財(cái)務(wù)經(jīng)理對(duì)合理性負(fù)責(zé)審核，根據(jù)前期現(xiàn)金使用作出分析，按現(xiàn)金管理制度作出是非判 斷。 4) 超出規(guī)定范圍（超過控制金額，控制金額小于2000但借支額2000元以上），必須報(bào)總部 財(cái)務(wù)管理中心財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。 5) 超過規(guī)定金額（5000元及以上）必須報(bào)總部總裁審批。 3. 定額備用金管理 1) 根據(jù)工作需要、管理需要原則進(jìn)行辦理；備用金額度根據(jù)支出業(yè)務(wù)變化，對(duì)使用對(duì)象和 用途范圍半年審定一次 2) 定額備用金實(shí)行專人借支專人負(fù)責(zé)的辦法，不得全部或部分轉(zhuǎn)借或以臨時(shí)備用金性質(zhì)借 支他人； 3) 定額備用金作為個(gè)人借支入帳，以定額備用金形式反映； 4) 定額備用金必須借款時(shí)間最長(zhǎng)不超過半年，每半年清理一次，如需繼續(xù)借用的，重新辦 理申請(qǐng)審批手續(xù)。 5) 因人員調(diào)動(dòng)或離職等原因造成定額備用金責(zé)任人更換的，必須辦理變更手續(xù)，變更方式 采用借還二條線，即原責(zé)任人辦理還款，新責(zé)任人辦理借款，財(cái)務(wù)賬作相應(yīng)調(diào)整。 6) 分公司財(cái)務(wù)部必須于每月月末對(duì)門店財(cái)務(wù)主管定額備用金進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，并編制《現(xiàn)金 盤點(diǎn)表》；門店財(cái)務(wù)主管必須定期對(duì)收銀備用金進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，作好盤點(diǎn)記錄。 四、臨時(shí)備用金 1. 臨時(shí)備用金范圍 1) 因公司業(yè)務(wù)需要暫支款，包括差旅費(fèi)、臨時(shí)采購(gòu)款、行政臨時(shí)事務(wù)借支等工作性質(zhì)的一 次性借支款； 2) 門店臨時(shí)性活動(dòng)的借支； 3) 理賠等事故性質(zhì)借支； 4) 押金等性質(zhì)借支； 5) 因生活困難而暫支款； 6) 其他經(jīng)批準(zhǔn)的暫支款。 2. 臨時(shí)備用金支付方式 包括：現(xiàn)金、支票、其他銀行結(jié)算方式 3. 臨時(shí)備用金申請(qǐng)程序 1) 個(gè)人提出申請(qǐng)，必須真實(shí)詳細(xì)的注明借支事由、金額、歸還時(shí)間，出差性質(zhì)的必須注明 出差事由、地點(diǎn)； 2) 部門主管就其借支事由的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審核； 3) 職能中心總監(jiān)、分公司總經(jīng)理對(duì)本部門借支款進(jìn)行總體監(jiān)督； 4) 財(cái)務(wù)經(jīng)理就金額的合理性進(jìn)行審核，出納對(duì)審批手續(xù)和前期借款清查審核 □ 未轉(zhuǎn)正員工控制借支； □ 經(jīng)常性違反結(jié)算紀(jì)律的員工控制借支； □ 根據(jù)事由控制借支金額的標(biāo)準(zhǔn)； □ 其他財(cái)務(wù)要求。 5) 超過規(guī)定金額（2000元及以上）必須報(bào)總部財(cái)務(wù)管理中心總監(jiān)審批。 6) 超過規(guī)定金額（5000元及以上）必須報(bào)總部總裁審批。 7) 借支范圍內(nèi)后兩種非業(yè)務(wù)需要借支不分金額大小，均須報(bào)總部財(cái)務(wù)管理中心總監(jiān)審批。 4. 臨時(shí)備用金管理 1) 以支票等銀行結(jié)算方式借款的，必須在銀行結(jié)算票據(jù)上簽收，并在《借款暫支單》上注明 票據(jù)號(hào)碼； 2) 理賠、押金等性質(zhì)借支，在取得對(duì)方單位正式收據(jù)后，可以及時(shí)辦理轉(zhuǎn)帳手續(xù)； 3) 具體借支人為借支款項(xiàng)的責(zé)任人，轉(zhuǎn)借或其他情況而沒有辦理相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)的，財(cái)務(wù)不 予承認(rèn)； 4) 部門審核主管為各種臨時(shí)性備用金歸還的第一管理人，必須監(jiān)督經(jīng)辦人及時(shí)辦理相關(guān)報(bào) 帳歸還手續(xù)； 5) 以現(xiàn)金方式借款的，一般情況下由借款人以現(xiàn)金方式歸還，或以本人發(fā)生的費(fèi)用報(bào)銷抵 沖。 6) 生活困難等原因借支的，按原核定的歸還時(shí)間進(jìn)行催收； 7) 各分公司財(cái)務(wù)部結(jié)算科為臨時(shí)備用金的管理部門；出納必須于每月5號(hào)前清理臨時(shí)性個(gè) 人備用金借款，并以文字方式通告當(dāng)事人；門店由財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)協(xié)肋催收。 8) 需要臨時(shí)借款的一般在分公司財(cái)務(wù)部借支；非獨(dú)立門店一律不得從定額備用金中借支； 借款人獨(dú)立核算單位的，在辦妥審批手續(xù)后，可在獨(dú)立核算財(cái)務(wù)部借支（上海獨(dú)立核 算門店除外）。 9) 各部門員工變更或離職必須及時(shí)辦理清帳手續(xù)，人事部門有義務(wù)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門清帳 ，否則造成的損失由相關(guān)部門負(fù)責(zé)。 五、出納備用金 1. 出納備用金的申領(lǐng)： 1) 出納領(lǐng)取備用金要求開具基本戶銀行支票，不得從銷售款中坐支； 2) 如因特殊情況，需要調(diào)用門店現(xiàn)金的，由出納提出《領(lǐng)款申請(qǐng)單》，經(jīng)分公司財(cái)務(wù)經(jīng)理（ 財(cái)務(wù)總監(jiān)）批準(zhǔn)后，以支票換現(xiàn)金形式到門店領(lǐng)用；門店財(cái)務(wù)主管必須憑手續(xù)完整的 《領(lǐng)款申請(qǐng)單》和支票調(diào)換現(xiàn)金，《領(lǐng)款申請(qǐng)單》由門店財(cái)務(wù)主管歸檔備查，《領(lǐng)款申請(qǐng)單 》上必須有領(lǐng)用日期、金額、調(diào)換支票賬號(hào)及號(hào)碼、經(jīng)辦人、審批人、審批日期、門店 名稱等。本項(xiàng)只適用于上海分公司和集團(tuán)總部；其他分公司因特殊情況需要調(diào)用的， 填寫《領(lǐng)款申請(qǐng)單》經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后方可執(zhí)行。 2. 出納備用金的金額控制 1) 獨(dú)立門店出納備用金控制金額為3000元 2) 上海分公司及集團(tuán)總部出納備用金控制金額為40000元 3) 其他分公司出納備用金控制金額為20000元 3. 出納備用金的管理 1) 出納備用金的使用者只能是財(cái)務(wù)部門出納員； 2) 出納備用金必須注意安全第一原則，有專用保險(xiǎn)柜存放現(xiàn)金，并且存放地點(diǎn)符合公安、 公司安全管理原則； 3) 保險(xiǎn)柜隔夜存放現(xiàn)金額不得超過控制金額，特殊情況需要超出的，必須向財(cái)務(wù)管理中心 申請(qǐng)報(bào)批后才能實(shí)行； 4) 特殊情況下的大額存放，必須及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)反映，以便采取相應(yīng)的安全措施； 5) 出納備用金必須日清月結(jié)，每天核對(duì)帳實(shí)數(shù)據(jù)； 6) 出納備用金的直接責(zé)任人為當(dāng)事現(xiàn)金出納員，結(jié)算主管及財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)管理責(zé)任。 7) 分公司財(cái)務(wù)部必須于每月月末對(duì)出納備用金進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，并編制《現(xiàn)金盤點(diǎn)表》。 六、罰則 1) 分公司財(cái)務(wù)部未經(jīng)批準(zhǔn)私自擴(kuò)大備用金使用范圍或定額備用金限額的，視情節(jié)輕重對(duì)分 公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理處100元以上罰款。 2) 出納在審批手續(xù)不全情況下借支備用金的，按借支金額10%處罰，情節(jié)嚴(yán)重者直接除名 。 3) 出納、門店財(cái)務(wù)主管無任何手續(xù)或白條抵庫(kù)，私自借款的，一律除名。 4) 到期臨時(shí)備用金借款未及時(shí)收回的，也無法提供其他特批書面報(bào)告的，每發(fā)現(xiàn)一筆，對(duì) 出納扣罰100元。 5) 各級(jí)財(cái)務(wù)部主管負(fù)責(zé)對(duì)所屬單位備用金定期盤點(diǎn)（一個(gè)月不少于一次），因未及時(shí)盤點(diǎn) 而出現(xiàn)的損失承擔(dān)連帶責(zé)任；對(duì)于備用金盤點(diǎn)損失，一律由責(zé)任人賠償；盤點(diǎn)盈余， 交分公司財(cái)務(wù)部作掛賬處理，無法查明原因的，進(jìn)行賬務(wù)處理，列入“營(yíng)業(yè)外收入”科 目。 6) 臨時(shí)備用金超過歸定時(shí)間不歸還，每逾期一天按3‰計(jì)息，并在歸還借款時(shí)付清；因長(zhǎng)期 出差在外無法回借款地歸還的或其他特殊原因需要續(xù)借的，必須提出書面報(bào)告，并經(jīng) 部門經(jīng)理證明，分公司總經(jīng)理或職能中心總監(jiān)批準(zhǔn)后免于罰息。 7) 若借款人拒不歸還情況下（超過歸還時(shí)間一個(gè)星期），由出納提出申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，在工 資獎(jiǎng)金中扣收借款額和逾期利息。人事部門必須配合做好工作，如人事部門未作扣款 處理，每次處罰200元，造成損失的，由責(zé)任人承擔(dān)。 8) 財(cái)務(wù)部對(duì)借款人的借款信用進(jìn)行評(píng)定，對(duì)于逾期還款或拒不還款等人員，嚴(yán)格控制以后 借款甚至取消借款資格。 9) 借款人員發(fā)生人事異動(dòng)或離職，人事部未書面通知財(cái)務(wù)部確認(rèn)清賬，造成借款無法收回 的，由人事部承擔(dān)借款損失。 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |借 款 暫 支 單 | | | |付 款 聯(lián) | |NO：000001 | |申請(qǐng)部門： |申請(qǐng)人：| | |申請(qǐng)日期： 年 | | | | | |月 日 | |借款事 |　 |原因： □ | |由 | |因個(gè)人 | | | |□ 因公司 | |申請(qǐng)金 | yen：______________ |歸還日期 | 年 月 日 | |額 | | | | |借款金 |大寫： 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元|yen：__________ | |額 |角 分 | | |還款方 |　 | |式 | | |部門主 |　 |總經(jīng)理/ |　 |財(cái)務(wù)部經(jīng)|　 | |管 | |總監(jiān) | |理 | | |財(cái)務(wù)總 |　 |主管總裁|　 |借款人簽|　 | |監(jiān) | | | |收 | | |還款后 |　 |還款人簽|　 | |出納簽 | |章 | | |章 | | | | 《借款暫支單》每本五十份 該借款暫支單一式三聯(lián) 第一聯(lián) 白 付款聯(lián) 財(cái)務(wù)付款憑證附件 第二聯(lián) 紅 還款入帳聯(lián) 財(cái)務(wù)收款憑證附件 第三聯(lián) 黃 還款收據(jù)聯(lián) 借款歸還交還款人 七、備用金及借款管理的補(bǔ)充規(guī)定 摘自《永2004財(cái)（規(guī)）字第0011號(hào)》 為適應(yīng)公司發(fā)展速度、規(guī)模及管理的需要，現(xiàn)對(duì)永2004（財(cái)）字第004號(hào)“備用金及借 款的規(guī)定”（本節(jié)前第六點(diǎn)內(nèi)容）作如下修改補(bǔ)充： 一、業(yè)務(wù)所需備用金及借款在審批權(quán)限內(nèi)由分公司總經(jīng)理、各職能中心總監(jiān)以及分公司 下屬區(qū)域經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。 二、審批權(quán)限，職能中心總監(jiān)和分公司總經(jīng)理為5000元（含），分公司下屬區(qū)域經(jīng)理為 3...
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