營銷事務管理制度
營銷事務管理制度 銷售事務處理制度(A) 　　 　　□　交貨、檢查、配送 　　 　　(一)對于已接受訂單的工程,工務科就在做好相關的生產日報,使工程的進行程序得 以明確,并就感動適當的機會,通知給發(fā)出訂單的客戶知道。 　　 　　(二)當生產接近完成時,應與工務科協議,選擇指定交貨日前的適當時日,通知交貨對 象。如交貨有遲延的顧慮時,也應事先通知對方,求得其諒解。 　　(三)在進行產品的檢查時,應將結果做成測試成績表等等的有關資料。 　　(四)產品的發(fā)送是依據出貨傳票來進行的,另外,每次發(fā)送貨品時,應將其要項記入發(fā) 送登記簿中。 　　□　銷售額的計算及收款 　　 　　(一)在繳交產品時,應將交貨單的副本交給會計科。會計科再將這些資料記入銷售帳 中。 　　(二)如已經從客戶處先收取訂金或預付金時,應將此內容也記入銷售帳中。 　　 　　(三)財會部門于每月的25日,依據銷售帳的資料算出每位客戶的未付款項明細表(包 括前月余額、本月銷售額、應收帳款),送交營業(yè)經理。 　　 　　(四)營業(yè)經理得命令各負責人員在應付款項明細表的收款欄中記入預付金,經過調整 后,再決定營業(yè)部的收款預定額,然后呈報常務董事簽核。 　　 　　(五)常務董事應先查閱營業(yè)部所呈的收款預定表,如有必要征求經管經理的意見,則 由營業(yè)經理作說明后,裁定收款的預定計劃。 　　(六)收款業(yè)務原則上是由營業(yè)部門負責,但有時也可委托經管(財會)部門的人員去進 行。 　　(七)有關款項的催收是由銷售科負責督促,銷售科必須把相關資料記入收款預定表中 ,通知給各有關人員。 　　 　　(八)財務科應將每月收款收據副本制作成表,在各冊、各頁上打上編號。并要求有關 人員于每日業(yè)務終了時,交回這些單據證明。收據上蓋有公司印章者,會計科應加以保管 ,并加蓋部門印章。 　　 　　(九)款項進來時,負責收款或處理款項人中應制作收帳傳票,并連同現金、收據副本 ,提交給財務科。 　　 　　(十)根據上述的應收帳款傳票,將收得的款項記入銷售帳目中。記入內容除包括金額 外,須再記入負責人員的名字。 　　 　　□　書信的制作及資料整理 　　 　　(一)營業(yè)書信資料通常包括下列六項: 　　 　　1.書信、電報(發(fā)文、訂單)。 　　 　　2.估價單、訂購單、請講單、規(guī)格明細單。 　　3.交貨單。 　　4.請款單。 　　5.收據。 　　6.備忘錄。 　　 　　(二)交易上的發(fā)文資料,原則上都須復印并制成副本保存。另外,發(fā)文資料上應蓋契 印或負責人的印章。 　　 　　(三)所有的書信資料,都應編列收受號碼,并記入受信簿中,蓋上收受日期印章。 　　 　　(四)處理中的文件,應依照下列方式加以分類、歸檔。 　　1. 估價文件資料-- 將交易客戶與自己公司方面的估價資料,依照發(fā)生的順序,歸類或存檔。 　　2. 訂購資料--依照順序將合同書、請款單歸檔。 　　 　　3.存檔資料。 　　 　　(五)參考方面的資料,可按下列分類方式加以整理: 　　1. 市場資料。 　　2. 成本計算。 　　3. 同業(yè)的目錄。 　　4. 交易資料。 　　 　　□　報告及會議 　　 　　(一)營業(yè)部必須將每日的活動及業(yè)務處理狀況記入日報表,經由科長、經理,向總經 理提出。 　　(二)銷售科應根據每月及上個月的訂單量、轉撥余額、本月接受訂貨的總額、本月 的交貨額、生產額、未收款項余額、各項接受訂貨的產品內容等等制作成月報表,并經由 經理審編后呈報告給總經理。 　　 　　(三)每月或每月月初的營業(yè)部與工廠方面,應召集經理,廠長、科長及其他負責人員 ,舉行生產、銷售聯合會議。 銷售事務處理制度(B) 　 　 　　□　銷　　售 　　 　　(一)營業(yè)科的外務負責人員在訪問或開拓新客戶時,應留意下列事項: 　　 　　1.透徹觀察對方在買賣上的需求及判定對方在買賣上的立場 　　 　　2.觀察對方進貨及銷售的意愿。 　　3.利用談話、對應技術來引導對方購買的意愿。 　　4.針對對方的買賣意識及對商品的認知程度,檢討它與我方計劃的合適與否。 　　5.檢討對方的銷售政策與營業(yè)預算是否與本商品合適。 　　(二)營業(yè)科的外務負責人員應致力于商品知識、銷售方法及市場知識的研究、同時 須勤于調查銷售客戶的狀況,隨時以預算、效率化為基準、冷靜且親切地致力于銷售活動 。 　　(三)對客戶提示重要事項或表達意向時,須取得經理的認可后才能執(zhí)行。 　　(四)交易的開始有的是基于對方的申請,有的是出自我方的誘導,不管是何種方式,除 了交易一開始即以現金往來的情況之外,都須事前對交易客戶的資產、銷售能力、負債、 信用及其他評核事項進行調查,并向部長提出報告。 　　(五)對于各家客戶須訂明每月性的訪問預定及收入預定,另外,對于客戶的新開拓商 品也須擬定每個月的大概預定額,根據這個來開拓新市場。 　　(六)不論老客戶或新交易或預估的交易,都須私下迅速打聽清楚,有了充分的調查,才 能盡早與對方進行交涉。 　　(七)對于同業(yè)者的預估內容及交貨實績,須經常調查探聽清楚,如此才能檢討自己在 接受訂貨上的難易,另外,以于自己在預估及交貨上的損失,應究明原因,以便修正制造技 術及營業(yè)方面的缺陷。 　　(八)營業(yè)科應針對各方面的訂貨情況,進行廣泛的調查,使銷售活動的資料備齊,并傳 給各相關人員參考。 　　1. 從經濟新聞上做剪報整理。 　　2. 參考經濟雜志及其調查記錄。 　　3. 將業(yè)界的訊息記錄下來。 　　(九)將老客戶及預定客戶等的訂貨資料整理成卡片,并將下列十項事由記錄下來經常 做修正: 　　1. 資產、負債及損益。 　　2. 產品的種類、人員、設備、能力。 　　3. 銷售狀況及需求者狀況。 　　4. 應收帳款回收的實績、信用狀況。 　　5. 與過去客戶的關系。 　　6. 電話、往來銀行、代表者、負責人員。 　　7. 公司內容的訂單發(fā)出手續(xù)、過程。 　　8. 付款的手續(xù)、過程。 　　9. 在業(yè)界的地位。 　　10.組織、工資。 　　(十)與老客戶應經常保持密切的聯系,除了對訂貨情況及其他需求應探聽清楚之外, 尚須設法斡旋,使對方下單訂貨。為達成上述目的,可于必要時邀集對方舉行研究會或是 懇談會。 　　(十一)在與對方交易的休息之際,應適當地提供餐飲、茶點及香煙等等。尤其需要外 出用餐時,應在之前提出預算,取得經理或代表(董事長)的認可。 　　(十二)開拓新交易通常經由已交易客戶之手進行,或委托其斡旋,或要求其持續(xù)過去 曾經有過的交易來拓展業(yè)績。 　　□ 估 價 　　(一)商品的估價須根據下游生產及采購的估價統(tǒng)一來估算,做成后經由經理的決裁, 提供給各客戶做為參考。 　　(二)估價書的制作由營業(yè)科的內務負責,通常須先從客戶處拿到正確的規(guī)格書后才著 手進行。 　　(三)營業(yè)部必須完備下列各項資料做為估價參考資料: 　　1. 主要材料價格表 　　2. 預估成本計算表(主要材料費、副資材費、加工費) 　　3. 一般市價表 　　4.標準品單價表 　　(四)營業(yè)科對于定期委托制造部生產的標準品,應要求制造部提出其主要材料價格表 與估價成本計算表。 　　(五)對于標準品以外的交易或估價委托,每次都須經由制造部經理的裁決,以估價的 價格方式處理。 　　(六)對客戶做估價時,應盡速進行狀況調查,盡速提出報告。 　　(七)將估價書送給客戶之后,必須在估價帳目表中提出日期及合同的成立與不成立等 事項。 　　□ 受理訂貨 　　 　　(一)營業(yè)科在確定訂貨已成立時,應將工廠生產及出貨的必要事項記入訂貨受理傳票 中,發(fā)函給相關單位。其規(guī)定如下: 　　 　　1.一般訂貨受理傳票 　　 　　本傳票乃受理一般性訂貨時填定,通常印制成二份,一份交給本人,一份交給營業(yè)科受 理科保管,在制成訂貨編號,并做好制造委托書(復印四份)后,將其中A、B、C三聯交給制 造部。 　　 　　2.特別訂貨受理傳票 　　 　　本傳票主要為大量生產的商品或訂有長期合同的商品、出口品填寫,一共制成五份, 一份由本人保,一份交給經理或代表(董事長)閱覽后,由營業(yè)科受理科負責保管,另外二份 交給制造部,剩余的一份交給總務部的總務科。本傳票必須記明品名、規(guī)格、數量、單價 、金額、交貨日期、裁決條件、交貨地點、捆包運送方式及其他必要事項。 　　 　　3.預估生產委托表?營業(yè)部在委托生產標準品的預估生產或其他特定品的生產時,應 填寫本表。本表須記明品名、規(guī)格、數量、生產完成的希望日期及其他必要事項。填寫 并取得營業(yè)經理的認可后,交給制造部。 　　 　　(二)所有電話、外部銷售或來函的訂貨受理,不論外務或是內務,皆由受理訂貨的本 人填寫本訂貨受理傳票。 　　1. 上月底的訂貨受理余額。 　　2. 本月份的訂貨受理額。 　　3. 本月份的交貨量。 　　4. 上月底預估生產委托余額。 　　5. 本月份的預估生產委托額。 　　6. 本月份的預估生產額。 　　 　　(三)營業(yè)科向制造部公告預估生產委托表時,應要求提出下列的處理報告,以說明其 經過: 　　1. 制造品與在制品的區(qū)分 　　2. 制造品的交貨預定 　　 　　(四)營業(yè)部為執(zhí)行各項計劃、使銷售、訂貨受理活動順利進行,應與制造部保持密切 連系,并隨時準備下列三項資料: 　　1. 商品庫存明細表。 　　2. 主要材料的進廠預定表。 　　3. 主要材料的庫存明細表。 　　□　交貨檢驗、配送 　　 　　(一)營業(yè)科對于客戶的訂貨商品及委托生產的商品的交貨期,須經常與制造部保持聯 系,以掌握其經過情形及進行狀況。 　　 　　(二)營業(yè)科若已于指定交貨日期前確定可以交貨,應主動與客戶聯系確實的交貨時間 。 　　 　　(三)當確定要貨商品的交貨日可能延遲時,應通知訂貨的客戶以取得其理解。 　　 　　(四)營業(yè)科在交貨或查驗商品時,應對照訂貨帳單,以確定品名、品質、規(guī)格、單價 、數量及其他事項是否符合。 　　 　　(五)商品的交貨與配送業(yè)務由營業(yè)科進出綱管理科負責。 　　 　　(六)在交貨或配送商品時應發(fā)行送貨通知單。送貨通知單的內容記載要項包括: 　　1. 客戶名稱。 　　2. 品名、規(guī)格、數量、單價、金額。 　　3. 明細、其他事項。 　　 　　(七)關于商品交貨、配送后,客戶拒絕收貨、要求退貨及其他等等的抱怨問題,應取 得負責人或營業(yè)經理的認可,設法尋求處理辦法。
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