項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃
項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載一) 在過去幾年期間，企業(yè)開始認(rèn)識到自己積累的項目管理知識也是知識產(chǎn)權(quán)，并且必須 按照知識產(chǎn)權(quán)加以對待。似乎，項目辦公室這個概念是公司在收集、分發(fā)、和更新知識 產(chǎn)權(quán)時優(yōu)選的方法。因為這些知識產(chǎn)權(quán)可以影響業(yè)務(wù)的所有各個方面，所以項目辦公室 被賦予了額外的責(zé)任，包括項目組合管理以及為戰(zhàn)略規(guī)劃過程提供輸入。項目辦公室可 能負(fù)責(zé)的其它方面包括參照基準(zhǔn)的設(shè)定、工具的管理以及對項目管理系統(tǒng)方法的遵守等 。 關(guān)鍵詞：項目辦公室、知識產(chǎn)權(quán)、戰(zhàn)略規(guī)劃 隨著企業(yè)認(rèn)識到項目管理對公司盈利性的有益影響，目前更加強(qiáng)調(diào)通過項目辦公室 概念實現(xiàn)項目管理的專業(yè)化。在形成這種意識之后，伴之而來的是對項目管理和項目辦 公室的戰(zhàn)略規(guī)劃。僅僅通過在很長的時間階段內(nèi)進(jìn)行項目管理并不能夠換取成熟、卓越 的項目管理，而實際上，這需要通過項目管理和項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃實現(xiàn)。 本篇文章將介紹項目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃中的三項活動： o 確定哪些活動應(yīng)該劃歸項目辦公室控制； o 確定每項活動的相關(guān)風(fēng)險； o 了解為克服每項風(fēng)險可以采取的緩解措施。 一般戰(zhàn)略規(guī)劃工作包括確定未來的定位以及實現(xiàn)該定位的方法。對于項目辦公室戰(zhàn) 略規(guī)劃而言，通常確定哪些活動應(yīng)該劃歸項目辦公室負(fù)責(zé)比確定如何劃歸要簡單。因為 ，對于每項劃歸項目辦公室管理的活動，都會存在一簇抵制力量，他們最初會認(rèn)為將這 項活動從自己負(fù)責(zé)的職能部門拿走會危及自己的權(quán)利和授權(quán)。 企業(yè)內(nèi)通常使用的項目辦公室包括三種類型： o 職能型項目辦公室：該種類型的項目辦公室在企業(yè)的一個職能領(lǐng)域或一個部門（例如： 信息系統(tǒng)）使用。它的主要責(zé)任是對關(guān)鍵資源庫進(jìn)行管理，即：資源管理。該種類型的 項目辦公室可以與其它類型的共存。 o 客戶群項目辦公室：該種類型項目辦公室的作用是為了實現(xiàn)更好的客戶管理和客戶溝通 。具有共性的客戶或項目被歸集在一起，以便提高管理水平并改善客戶關(guān)系。多個客戶 群項目辦公室可以同時并存，并且最終可以按照一個臨時組織的形式運(yùn)作。實際上，從 運(yùn)作方式上講，該種類型的項目辦公室看起來似乎是公司內(nèi)的公司。 o 企業(yè)項目辦公室：該種類型的項目辦公室服務(wù)于整個企業(yè)，并強(qiáng)調(diào)企業(yè)和戰(zhàn)略問題，而 不是職能問題。 隨后，本篇文章將著重介紹企業(yè)項目辦公室。 項目辦公室：1950-1990 在過去將近40年的時間內(nèi)，項目辦公室（或大型項目辦公室）一直作為客戶群項目 辦公室在運(yùn)作，它的人員配置包括分配到特定項目（通常是大型項目）上工作的項目管 理人員。航空和國防承包商為了將陸軍、空軍和海軍客戶歸類，而設(shè)立了三個項目辦公 室。其它一些企業(yè)設(shè)立項目辦公室是為了向大型項目或小型項目提供專門的服務(wù)。 項目辦公室這種方法的基本思想是通過設(shè)立一個專門服務(wù)于客戶的組織拉進(jìn)與客戶 的關(guān)系。為此，項目辦公室成為組織內(nèi)的組織，它可以作為一個“實實在在”的組織或一 個“虛擬” 組織存在，并為特定客戶服務(wù)。這些所謂的項目中，多數(shù)實際上是投資巨大的大型項目 ，通常會涉及連續(xù)多年的政府投資。經(jīng)常，人們在一個項目上一干就干10-15年。 項目辦公室的人員各有自己獨特的職責(zé)分工，但是，基本上作為一個項目管理團(tuán)隊 在運(yùn)作。項目辦公室的每一位成員可能需要承擔(dān)兩種不同的責(zé)任：主要責(zé)任和次要責(zé)任 。這里講的次要責(zé)任包括，在項目辦公室其他人員被調(diào)離項目、離開公司或生病時，作 為這些人員的后備。 因為通常客戶支付所有費(fèi)用，所以當(dāng)時項目辦公室的人數(shù)并不十分重要。技術(shù)和進(jìn) 度比成本要重要的多?？蛻粝Ｍo項目辦公室分派多余的人員。與分派兼職人員承擔(dān)全 職工作所帶來的人手不足風(fēng)險相比，分派全職人員承擔(dān)項目辦公室的工作所發(fā)生的人員 冗余成本被視為是微不足道的小筆開支。僅有項目辦公室的人員接受過項目管理培訓(xùn)并 真正了解項目管理。在整個組織內(nèi)部，項目辦公室橫向運(yùn)作，被視為是利潤中心，而傳 統(tǒng)的職能部門被視為是成本中心。 在80年代，軍隊和政府部門的成本意識增強(qiáng)。隨著項目辦公室之外的人員開始接受 項目管理培訓(xùn)，項目辦公室的人員配置被消減。企業(yè)開始要求職能部門經(jīng)理更好地了解 項目管理并與項目經(jīng)理一起對項目的成敗負(fù)責(zé)。 項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載二) 項目辦公室：1990-2000 90年代伊始的經(jīng)濟(jì)蕭條對白領(lǐng)階層造成嚴(yán)重的影響。管理層對效率和效力的追求迫使他 們開始認(rèn)真地對待非傳統(tǒng)管理技術(shù)（例如：項目管理）。項目管理開始擴(kuò)展到非項目驅(qū) 動的領(lǐng)域。項目管理所創(chuàng)造的價值曾經(jīng)被視為僅適用于航空、國防和重型施工行業(yè)。此 時，人們意識到這些也適用于其它行業(yè)。公認(rèn)的項目管理優(yōu)勢（參見Kerzner, 2000）包括： o 在保證質(zhì)量的情況下，可以在更短的時間內(nèi)使用更少的資源完成更多的工作； o 利潤率增加； o 對范圍變更實現(xiàn)更好的控制； o 運(yùn)作更加高效、有效； o 客戶關(guān)系進(jìn)一步改善； o 能夠更好地進(jìn)行風(fēng)險識別和更好地解決問題； o 適用于多種項目（無論項目規(guī)模大?。?； o 質(zhì)量提高； o 權(quán)力爭斗的現(xiàn)象減少； o 信息分享得到改善； o 企業(yè)能夠更好的做出決策； o 業(yè)務(wù)量增加，企業(yè)更加具有競爭力； o 成為一個方案提供者，而不再局限于簡單的部件供應(yīng)商。 隨著項目管理的價值開始凸現(xiàn)，管理層認(rèn)識到它會對企業(yè)利潤產(chǎn)生非常巨大的有利 影響。這導(dǎo)致管理層得出兩項重要的結(jié)論：為獲得可持續(xù)性項目管理發(fā)展，項目管理必 須融入到企業(yè)的激勵機(jī)制內(nèi)并與之相匹配；企業(yè)對項目管理作為一個職業(yè)的認(rèn)可，是實 現(xiàn)績效最大化的關(guān)鍵。 對項目管理專業(yè)的認(rèn)可，促使很多企業(yè)將項目管理協(xié)會的項目管理專業(yè)人士認(rèn)證作 為一項標(biāo)準(zhǔn)，并促使企業(yè)認(rèn)識到項目辦公室概念的重要性。企業(yè)開始對將由項目辦公室 監(jiān)管的各項關(guān)鍵項目管理活動進(jìn)行認(rèn)真斟酌，考慮的內(nèi)容包括： o 項目管理戰(zhàn)略規(guī)劃； o 項目管理參照基準(zhǔn)的設(shè)定； o 項目管理指導(dǎo)； o 持續(xù)改進(jìn)； o 問題解決熱線； o 經(jīng)驗教訓(xùn)文檔的保存； o 方法和標(biāo)準(zhǔn)； o 培訓(xùn)和教育； 這里的每項活動都各有優(yōu)點和缺點。其中多數(shù)缺點都可以歸因于對項目辦公室承擔(dān) 新職責(zé)的強(qiáng)大抵制。 為簡便起見，抵制水平可以根據(jù)下述定義歸為三類：低風(fēng)險、中等風(fēng)險和高風(fēng)險。 o 低風(fēng)險：很容易被組織接受，權(quán)力平衡變化很小。幾乎對企業(yè)文化沒有影響。 o 中等風(fēng)險：企業(yè)文化對此有些抵制，權(quán)力平衡可能會發(fā)生變化?？梢栽诮谕ㄟ^較少的 努力克服抵制。 o 高風(fēng)險：存在強(qiáng)大的抵制，一些權(quán)力關(guān)系肯定會發(fā)生變化。為克服抵制，需要強(qiáng)有力的 高級管理層的領(lǐng)導(dǎo)和支持。 項目辦公室的職責(zé)各異。同樣，兩個項目辦公室執(zhí)行的同樣的職責(zé)可以具有不同的 風(fēng)險水平。圖1說明了項目辦公室特定職責(zé)的典型風(fēng)險水平。對潛在的執(zhí)行風(fēng)險進(jìn)行評估 是一項十分關(guān)鍵的工作。如果首先執(zhí)行低風(fēng)險活動，可能會更加容易獲得對建立項目辦 公室的支持。圖1內(nèi)列出的低風(fēng)險活動都是支持項目管理近期工作的運(yùn)作層面上的活動， 而高風(fēng)險活動與戰(zhàn)略規(guī)劃職責(zé)關(guān)系更加密切。 [pic] 低風(fēng)險 o 指導(dǎo) o 標(biāo)準(zhǔn) o 培訓(xùn) o 干系人管理 中等風(fēng)險 o 戰(zhàn)略規(guī)劃 o 經(jīng)驗教訓(xùn)文檔 o 持續(xù)改進(jìn) o 執(zhí)行失敗報告 高風(fēng)險 o 生產(chǎn)能力規(guī)劃 o 基準(zhǔn)比較分析 o 信息分發(fā) o 可行性研究的制定 項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載三) 項目辦公室：2000-至今 隨著21世紀(jì)的來臨，項目辦公室在公司結(jié)構(gòu)體系內(nèi)已十分普遍。雖然分配給項目辦 公室執(zhí)行的多數(shù)活動沒有發(fā)生變化，但項目辦公室又被賦予了兩項新的使命：項目辦公 室負(fù)責(zé)保管所有與項目管理有關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)，并積極支持企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃工作。 當(dāng)今的項目辦公室服務(wù)于企業(yè)，特別是企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃活動，而不是著重于某個客 戶。項目辦公室搖身一變，變?yōu)樨?fù)責(zé)控制項目管理知識產(chǎn)權(quán)的企業(yè)控制中心。隨著組織 內(nèi)部信息量呈指數(shù)倍數(shù)的上升，這種職責(zé)的轉(zhuǎn)變是大勢所趨。 在過去10年期間，項目辦公室?guī)淼氖找嬉呀?jīng)越發(fā)一目了然，這包括： o 運(yùn)作的標(biāo)準(zhǔn)化； o 公司決策，而不是部門決策； o 更好的生產(chǎn)能力規(guī)劃（即：資源分配）； o 更加迅速的取得高質(zhì)量的信息； o 消除或減少公司各門各派的數(shù)量； o 運(yùn)作更加高效、有效； o 對重組的需求減少； o 占用高級領(lǐng)導(dǎo)層寶貴時間的會議次數(shù)減少； o 工作優(yōu)先排序更加切合實際； o 未來接班人的發(fā)展。 所有這些收益都直接或間接與項目管理知識產(chǎn)權(quán)有關(guān)。為保存項目管理知識產(chǎn)權(quán)， 項目辦公室必須維持一些工具，用以收集信息和向各個干系人分發(fā)信息。這些工具包括 企業(yè)項目管理局域網(wǎng)、項目網(wǎng)站、項目數(shù)據(jù)庫和項目管理信息系統(tǒng)。因為項目管理和企 業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃工作都需要其中很多這樣的信息，所以，必須進(jìn)行項目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃。 項目管理信息系統(tǒng) 當(dāng)今的項目辦公室作為項目管理知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)神，就必須設(shè)立匯集這些信息的工 具和過程。這些信息可以通過四個信息系統(tǒng)收集，具體如圖2所示。每個信息系統(tǒng)都可以 通過公司的局域網(wǎng)進(jìn)行更新和管理。 掙值測量信息系統(tǒng)幾乎是所有項目經(jīng)理所熟知的。它可以提供充足的信息，回答以 下兩個問題：項目現(xiàn)在的狀態(tài)，以及項目未來的結(jié)果。 該系統(tǒng)可以獲取或計算工作活動的計劃值和實際值、實際成本、成本和進(jìn)度偏差（ 以小時或美元，和百分比表示）、竣工估算成本、估算竣工時間以及完工百分比和趨勢 。 第二個信息系統(tǒng)為風(fēng)險管理提供數(shù)據(jù)。風(fēng)險管理信息系統(tǒng)（RMIS）儲存與風(fēng)險相關(guān) 的數(shù)據(jù)并允許進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索。 該系統(tǒng)可以為報告的編制提供輸入信息，它肩負(fù)著存放與項目風(fēng)險相關(guān)的所有當(dāng)前和歷 史信息的重要作用。其中存放的信息包括風(fēng)險識別文件（通過使用模板文件）、風(fēng)險定 性和定量評估文件、合同可交付成果（如果適用）以及其它風(fēng)險報告。項目管理辦公室 將使用該系統(tǒng)的信息，編制提交給高層管理層的報告并檢索日常項目管理所需要的信息 。通過使用風(fēng)險管理模板文件，每個項目都可以編制一套標(biāo)準(zhǔn)的報告，用以定期匯報使 用，并且能夠針對特殊要求編制特殊報告。該信息與失敗報告信息系統(tǒng)和經(jīng)驗教訓(xùn)信息 系統(tǒng)息息相關(guān)。剛才講到的最后兩個系統(tǒng)將在隨后兩節(jié)予以更加詳細(xì)地描述。 圖2 [pic] 項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載四) 執(zhí)行失敗信息系統(tǒng) 項目辦公室可能肩負(fù)著維護(hù)執(zhí)行失敗信息系統(tǒng)（PFIS）的職責(zé)。這里講的失敗可以 是整個項目的慘敗，也可以是項目某些試驗的失敗。該系統(tǒng)必須識別失敗的原因并提出 消除失敗原因的建議（如可行）。失敗可能完全是由于組織內(nèi)部的問題或由于與分包商 的交互作用問題造成的。 項目辦公室的職責(zé)是制定維護(hù)該系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，而不是對失敗進(jìn)行驗證。失敗的驗證 工作是執(zhí)行工作的團(tuán)隊成員的責(zé)任。失敗報告可能會暴露額外的更加嚴(yán)肅的問題。首先 ，人們擔(dān)心報告失敗情況可能會對與失敗相關(guān)的人員的形象造成不利影響，因此，會存 在阻力。其次，一個大型企業(yè)的各個部門都有單獨的記錄失敗情況的程序，可能不愿意 在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫內(nèi)公布這些信息。第三，關(guān)于如何界定失敗，可能存在多種不同的定義 。第四，項目辦公室可能需要依賴其他部門及時提供準(zhǔn)確的完整信息。 失敗報告必須說明失敗的項目、征兆、失敗時的條件、以及采取糾正性措施所需要 的其它有關(guān)證據(jù)。只有在失敗的原因全部確定之后，才可以完成失敗分析，即：失敗對 項目造成的后果的系統(tǒng)性分析。項目辦公室可以簡單的作為一個守門員，即：為匯報每 個項目的結(jié)果，規(guī)范一個適用于整個公司的標(biāo)準(zhǔn)格式和數(shù)據(jù)庫。這可以成為項目完成時 ，經(jīng)驗教訓(xùn)審查會的一部分內(nèi)容。 下述的例子值得我們思考：一個航空企業(yè)內(nèi)的兩個部門經(jīng)常會因為投標(biāo)同樣的政府 項目而互相競爭。每個部門都單獨進(jìn)行研發(fā)工作，而且很少交流信息。其中一個部門在 一項研發(fā)項目上工作了六個月時間，但是最終以失敗告終。之后不久，該部門得知一年 前與自己競爭的兄弟部門也進(jìn)行過同一個項目，最后也沒有取得好的成果。因為沒有交 換失敗信息，所以導(dǎo)致例子內(nèi)所述的關(guān)鍵資源的浪費(fèi)。 每個人都意識到需要在整個企業(yè)范圍內(nèi)建立一個儲存失敗信息的信息系統(tǒng)。但是， 總會存在一些風(fēng)險，即：有些人會將此視為權(quán)利的喪失。其他人擔(dān)心自己的名字會與失 敗聯(lián)系在一起。將該職責(zé)劃歸項目辦公室管理的總體風(fēng)險水平為低或中等水平。 事后分析（項目完成之后的總結(jié)分析） 經(jīng)驗教訓(xùn)的記錄 如果項目知識產(chǎn)權(quán)需要集中匯總在一個地方，則項目辦公室必須形成和掌握事后分 析的技能。召開項目完成之后的總結(jié)分析會時，必須考慮四個關(guān)鍵問題： o 哪些作對了？ o 哪些做錯了？ o 可以針對未來提出什么建議？ o 何時，向誰，如何分發(fā)信息？ 必須詢問的問題可以參照圖3內(nèi)給出的總結(jié)分析金字塔結(jié)構(gòu)。項目的目標(biāo)自上而下確 定，而用以評估項目衡量指標(biāo)的事后分析卻按照相反的方向自下而上進(jìn)行。在底層，即 基層，從...
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