貨款結(jié)算流程管理
貨款結(jié)算流程管理 概述：每個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)都離不開業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)兩套流程。而帳務(wù)流程綜合包含業(yè)務(wù)帳 務(wù)和財(cái)務(wù)帳務(wù)兩個(gè)流程。帳務(wù)是一個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作過(guò)程的真實(shí)記錄的載體，企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn) 作的過(guò)程是通過(guò)帳務(wù)流程體現(xiàn)出來(lái)。因此一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率與效益直接受到帳務(wù)流程 的有效性、合理性、高效性影響。而企業(yè)的整個(gè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程數(shù)據(jù)資料集中通過(guò)帳務(wù)流程的 各個(gè)環(huán)節(jié)體現(xiàn)出來(lái)，數(shù)據(jù)資料的提供的真實(shí)性和及時(shí)性取決于帳務(wù)流程各環(huán)節(jié)、各崗位 設(shè)置的合理性和流程流轉(zhuǎn)的高效性。因此帳務(wù)流程和流程中各崗位的設(shè)置要遵循流程運(yùn) 作效益最大化為最終目標(biāo)，結(jié)合本企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，科學(xué)合理地設(shè)計(jì)出符合本企業(yè)運(yùn)作 的帳務(wù)流程。 一．貨款結(jié)算簡(jiǎn)單流程圖 1．正常結(jié)款流程圖 2．預(yù)申請(qǐng)結(jié)款流程圖 3．代銷結(jié)款流程圖 二．結(jié)帳之前的準(zhǔn)備工作 1．提交結(jié)帳供應(yīng)商清單 1．1．針對(duì)可以采取每星期二或者星期五結(jié)款的供應(yīng)商，業(yè)務(wù)員必須在每個(gè)星期五之前 向返利結(jié)算員提交下星期二或者星期五要結(jié)款的供應(yīng)商名單， 1．2．針對(duì)只能在每個(gè)月12號(hào)或者28號(hào)結(jié)款的供應(yīng)商，業(yè)務(wù)員必須在每個(gè)月8號(hào)或者24號(hào) 之前向返利結(jié)算員提交12號(hào)或者28號(hào)要結(jié)款的供應(yīng)商名單， 2．與供應(yīng)商溝通，商討扣款事宜，并確定扣款開票要求 2．1．返利結(jié)算員根據(jù)業(yè)務(wù)員提交的要結(jié)款供應(yīng)商的名單，審核供應(yīng)商的返利、費(fèi)用支 付情況，并填寫款項(xiàng)回收催收單，并及時(shí)交給業(yè)務(wù)干事，并傳真給供應(yīng)商財(cái)務(wù)（需事 先準(zhǔn)備供應(yīng)商財(cái)務(wù)傳真號(hào)碼） 2．2．業(yè)務(wù)干事根據(jù)催收單內(nèi)容與業(yè)務(wù)員商討返利、費(fèi)用回收事宜，確定哪些款項(xiàng)需在 下次結(jié)款中回收。 2．3．業(yè)務(wù)員根據(jù)商討結(jié)果，打電話給供應(yīng)商，通知我公司需在下筆結(jié)款中帳扣收回哪 些款項(xiàng)，并落實(shí)發(fā)票如何開出。 2．4．業(yè)務(wù)員把與供應(yīng)商的溝通結(jié)果以書面方式記錄下來(lái)，及時(shí)提交給返利結(jié)算員。 3．填寫付款計(jì)劃： 3．1．業(yè)務(wù)員根據(jù)供應(yīng)商的帳期情況，我公司的庫(kù)存，銷售情況，填寫付款計(jì)劃。 3．2．付款計(jì)劃一份交業(yè)務(wù)干事，一份交排款人員。 三．結(jié)算流程敘述 1．正常結(jié)算流程 1．1．發(fā)票管理： 1．1．1．業(yè)務(wù)干事向供應(yīng)商簽收增值稅發(fā)票，并在發(fā)票登記簿上登記發(fā)票相關(guān)信息。 1．1．2．業(yè)務(wù)干事第一時(shí)間審核發(fā)票中的折扣折讓的項(xiàng)目是否反映清晰，如發(fā)票中的折 扣折讓沒(méi)有說(shuō)明是支付何種款項(xiàng)，必須即時(shí)與相關(guān)供應(yīng)商的財(cái)務(wù)或者業(yè)務(wù)聯(lián)系，確定 折扣折讓的項(xiàng)目，并判斷該款項(xiàng)是否可以通過(guò)發(fā)票折扣折讓支付。如不能落實(shí)清楚折 扣折讓項(xiàng)目的，或者我公司該應(yīng)收款項(xiàng)不能通過(guò)發(fā)票折扣折讓方式收回的，則暫停發(fā) 票勾對(duì)，停止付款，直到完全符合要求為止方可發(fā)票勾對(duì)結(jié)款。 1．1．3．業(yè)務(wù)干事按發(fā)票內(nèi)容在ERP系統(tǒng)中勾對(duì)進(jìn)貨單ID號(hào)或者輸入發(fā)票號(hào)碼，增票中 有折扣折讓的情況同時(shí)填寫返利結(jié)算單。 返利結(jié)算單填寫控制：1。當(dāng)場(chǎng)開折讓；2。先帳扣后折讓 1．1．4．業(yè)務(wù)干事自流返利結(jié)算單第一聯(lián)，并把第一、二聯(lián)返利結(jié)算單和發(fā)票交給進(jìn)貨 會(huì)計(jì)。 1．1．5．進(jìn)貨會(huì)計(jì)在業(yè)務(wù)干事的發(fā)票登記簿上簽收發(fā)票 1．1．6．進(jìn)貨會(huì)計(jì)核對(duì)發(fā)票內(nèi)容與系統(tǒng)內(nèi)容一致性，確認(rèn)后錄入ERP系統(tǒng)，生成財(cái)務(wù)憑 證 1．2．申請(qǐng)貨款： 1．2．1．業(yè)務(wù)員根據(jù)供應(yīng)商的帳期情況，我公司的庫(kù)存，銷售情況，填寫付款計(jì)劃，并 且把付款計(jì)劃一份交業(yè)務(wù)干事，一份交排款人員。 1．2．2．業(yè)務(wù)干事根據(jù)業(yè)務(wù)員排款單以及催款單填寫資金申請(qǐng)單和返利結(jié)算單（填單要 求參見以下“單據(jù)填寫規(guī)定”） 1．2．3．業(yè)務(wù)干事把資金申請(qǐng)單和返利結(jié)算單交給進(jìn)貨會(huì)計(jì)。 1．2．4．進(jìn)貨會(huì)計(jì)根據(jù)資金申請(qǐng)單及付款清單，在ERP系統(tǒng)中勾對(duì)結(jié)算ID號(hào)，把結(jié)算ID 號(hào)填寫在資金申請(qǐng)單上，并在資金申請(qǐng)單上簽字。 1．2．5．進(jìn)貨會(huì)計(jì)再把簽完字的資金申請(qǐng)單和返利結(jié)算單返還給業(yè)務(wù)干事。 1．2．6．業(yè)務(wù)干事再把資金申請(qǐng)單和返利結(jié)算單交給領(lǐng)導(dǎo)簽字。 1．2．7．業(yè)務(wù)干事把簽完字的資金申請(qǐng)單和返利結(jié)算單交給返利結(jié)算員。 1．2．8．返利結(jié)算員進(jìn)行常規(guī)付款審核。 A．返利結(jié)算員審核單據(jù)填寫的規(guī)范性，單據(jù)填寫不符合要求的，退回重填些單子。 B．審核應(yīng)收款項(xiàng)本次結(jié)款的扣款情況，如存在該收回來(lái)的應(yīng)收款項(xiàng)本次結(jié)款未收回， 向相關(guān)業(yè)務(wù)員了解原因，如果沒(méi)有合理解釋，財(cái)務(wù)有權(quán)直接帳扣收回。 C．審核完畢，可以付款的，返利結(jié)算員在資金申請(qǐng)單上簽字，并把單據(jù)遞交給付款結(jié) 算員 2．預(yù)申請(qǐng)結(jié)算流程 2．1．申請(qǐng)貨款 2．1．1．業(yè)務(wù)員根據(jù)供應(yīng)商的帳期情況，我公司的庫(kù)存、銷售情況，填寫付款計(jì)劃，并 且把付款計(jì)劃一份交業(yè)務(wù)干事，一份交排款人員。 2．1．2．業(yè)務(wù)員根據(jù)排款計(jì)劃和催收單填寫資金申請(qǐng)單和返利結(jié)算單。 2．1．3．業(yè)務(wù)員把資金申請(qǐng)單和返利結(jié)算單交給業(yè)務(wù)干事審核。 2．1．4．業(yè)務(wù)干事審核相應(yīng)供應(yīng)商的發(fā)票到帳情況，把增票到帳情況填寫在資金申請(qǐng)單 上，并簽字。 2．1．5．業(yè)務(wù)干事把資金申請(qǐng)單和返利結(jié)算單交給返利結(jié)算員 2．1．6．返利結(jié)算員進(jìn)行常規(guī)付款審核（審核標(biāo)準(zhǔn)與正常結(jié)款相同） 2．2．發(fā)票管理 2．2．1．業(yè)務(wù)干事向供應(yīng)商簽收增值稅發(fā)票，并在發(fā)票登記簿上登記發(fā)票相關(guān)信息。 2．2．2．業(yè)務(wù)干事第一時(shí)間審核發(fā)票中的折扣折讓的項(xiàng)目是否反映清晰，如發(fā)票中的折 扣折讓沒(méi)有說(shuō)明是支付何種款項(xiàng)，必須即時(shí)與相關(guān)供應(yīng)商的財(cái)務(wù)或者業(yè)務(wù)聯(lián)系，確定 折扣折讓的項(xiàng)目，并判斷該款項(xiàng)是否可以通過(guò)發(fā)票折扣折讓支付。如不能落實(shí)清楚折 扣折讓項(xiàng)目的，或者我公司該應(yīng)收款項(xiàng)不能通過(guò)發(fā)票折扣折讓方式收回的，則暫停發(fā) 票勾對(duì)，停止付款，直到完全符合要求為止方可發(fā)票勾對(duì)結(jié)款。 2．2．3．業(yè)務(wù)干事勾對(duì)進(jìn)貨單ID號(hào)（或錄入發(fā)票號(hào)碼），如發(fā)票中有體現(xiàn)折扣的同時(shí)填 寫返利結(jié)算單，之后把發(fā)票和返利單交給進(jìn)貨會(huì)計(jì)簽收。 返利結(jié)算單填寫控制：1。當(dāng)場(chǎng)開折讓；2。先帳扣后折讓 2．2．4．進(jìn)貨會(huì)計(jì)核對(duì)發(fā)票內(nèi)容與系統(tǒng)內(nèi)容一致性，確認(rèn)后錄入ERP系統(tǒng)，生成財(cái)務(wù)憑 證 3．代銷結(jié)算流程 3．1．發(fā)票管理 3．1．1．業(yè)務(wù)員從ERP系統(tǒng)中拉銷售數(shù)據(jù)給供應(yīng)商 3．1．2．供應(yīng)商根據(jù)我公司的銷售情況開增值稅發(fā)票（分按供價(jià)開票和按零售價(jià)開票兩 種） 3．1．3．供應(yīng)商把增票連同銷售清單交給業(yè)務(wù)干事簽收。 3．1．4．業(yè)務(wù)干事在發(fā)票登記簿上登記發(fā)票相關(guān)信息 3．1．5．業(yè)務(wù)干事核對(duì)發(fā)票內(nèi)容與銷售清單內(nèi)容是否一致，并且如果發(fā)票中有體現(xiàn)折扣 折讓的情況同時(shí)填寫返利結(jié)算單。 返利結(jié)算單填寫控制：1。當(dāng)場(chǎng)開折讓；2。先帳扣后折讓 3．1．6．進(jìn)貨會(huì)計(jì)簽收發(fā)票，并在ERP系統(tǒng)中勾對(duì)貨品ID號(hào)，審核發(fā)票單價(jià)的正確性。 3．2．申請(qǐng)貨款 3．2．1．業(yè)務(wù)員按銷售情況列付款計(jì)劃 3．2．2．業(yè)務(wù)干事根據(jù)付款計(jì)劃和進(jìn)貨會(huì)計(jì)的發(fā)票審核情況，填寫資金申請(qǐng)單，如當(dāng)期 有款項(xiàng)需回收的，同時(shí)填寫返利結(jié)算單。 3．2．3．業(yè)務(wù)干事把資金申請(qǐng)單和返利結(jié)算單交給進(jìn)貨會(huì)計(jì)。 3．2．4．進(jìn)貨會(huì)計(jì)在ERP系統(tǒng)中勾對(duì)結(jié)算ID號(hào)，把結(jié)算ID號(hào)填寫在資金申請(qǐng)單上，并在 資金申請(qǐng)單上簽字。 3．2．5．進(jìn)貨會(huì)計(jì)把資金申請(qǐng)單交給業(yè)務(wù)干事，業(yè)務(wù)干事再把資金申請(qǐng)單交給領(lǐng)導(dǎo)簽字 。 3．2．6．業(yè)務(wù)干事把簽完字的資金申請(qǐng)單和返利結(jié)算單交給返利結(jié)算員。 3．2．7．返利結(jié)算員進(jìn)行常規(guī)付款審核（審核標(biāo)準(zhǔn)與正常結(jié)款相同） 四．票據(jù)填寫標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定 1．資金申請(qǐng)單填寫標(biāo)準(zhǔn) 1．1．所有的資金申請(qǐng)單都由業(yè)務(wù)干事填寫。 1．2．資金申請(qǐng)單必須在結(jié)款之日前一天的上午送交到返利結(jié)算員進(jìn)行付款審核。 1．3．供應(yīng)商必須填寫全稱；部門、部門相關(guān)業(yè)務(wù)員要分別填寫清楚 1．4．品牌、品類必須填寫清楚，一張申請(qǐng)單如有多個(gè)品牌，必須分別列出，不可填寫 模糊的字眼，比如“家電一批”或“某品牌冰洗”或“某品牌廚具”這種字眼，并且列清各 品牌對(duì)應(yīng)金額，若資金申請(qǐng)單上填寫不下，可附明細(xì)清單。（清單格式參見下表） XX家電連鎖資金申請(qǐng)商品清單 |品牌 |品類 |規(guī)格型 |數(shù) |折扣前 |折扣 |折扣 |發(fā)票 |發(fā)票 |結(jié)算I| | | |號(hào) |量 |貨款金 |項(xiàng)目 |金額 |金額 |號(hào)碼 |D | | | | | |額 | | | | | | |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 | 1．5．結(jié)款所涉及到的品牌型號(hào)如有包含特價(jià)機(jī)，必須在申請(qǐng)單上注明，并且列出特價(jià) 機(jī)金額以及規(guī)格型號(hào)和適用的返利政策。 1．6．預(yù)申請(qǐng)貨款規(guī)定：核算返利絕大部分采用回款額作為基數(shù)，回款額統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性 直接關(guān)系的我公司核算應(yīng)收返利的真實(shí)性。我公司付款方式很大部分采用預(yù)付款方式 ，在申請(qǐng)資金時(shí)，資金申請(qǐng)單上基本不體現(xiàn)商品信息，由于存在特價(jià)機(jī)等例外情況， 此現(xiàn)象造成我公司以回款額核算應(yīng)收返利的不確定和不準(zhǔn)確。鑒于此情況，規(guī)定如下 ： 1．6．1．每單預(yù)申請(qǐng)貨款都必須具備該筆預(yù)申請(qǐng)貨款的用款計(jì)劃，說(shuō)明該筆貨款將用來(lái) 采購(gòu)何種商品，并把用款計(jì)劃附在資金申請(qǐng)單后面。 1．6．2．正常機(jī)型與特價(jià)機(jī)型和有特殊返利政策機(jī)型的預(yù)申請(qǐng)貨款，必須分別列示或者 分別填寫資金申請(qǐng)單。 1．6．3．同一個(gè)供應(yīng)商不同品類商品高金額集中采購(gòu)的情況，必須在資金申請(qǐng)單上分別 列示不同品牌或者不同品類的商品預(yù)付款采購(gòu)金額（比如海爾公司集中打款的情況） 1．6．4．一個(gè)供應(yīng)商供應(yīng)一個(gè)品牌兩種品類以上的商品，必須分別列示不同品類商品的 預(yù)申請(qǐng)貨款金額（如西門子冰洗、夏普冰洗、小天鵝冰洗等） 1．6．5．一個(gè)供應(yīng)商供應(yīng)兩個(gè)或者兩個(gè)以上品牌的商品，必須分別列示不同商品的預(yù)申 請(qǐng)貨款金額 1．6．6．在貨已到，而增票未到的情況下，不能以預(yù)申請(qǐng)方式進(jìn)行申請(qǐng)貨款進(jìn)行結(jié)帳， 必須在發(fā)票到帳后方可結(jié)帳。 1．7．如有折扣或者帳扣的情況，資金申請(qǐng)單必須同時(shí)體現(xiàn)折扣或者帳扣之前以及折扣 或者帳扣之后的金額，即同時(shí)體現(xiàn)貨款金額和實(shí)際支付金額，同時(shí)在資金申請(qǐng)單上列 清各種折扣或者帳扣的扣款事項(xiàng)以及金額。 1．8．資金申請(qǐng)單送交返利結(jié)算組之前，必須以通過(guò)填單人，業(yè)務(wù)干事或者進(jìn)貨會(huì)計(jì)人 員，業(yè)務(wù)部門經(jīng)理，營(yíng)銷總監(jiān)簽字，否則資金申請(qǐng)單將退回，不予結(jié)款。 1．9．資金申請(qǐng)單送交返利結(jié)算組之前，申請(qǐng)金額大寫不必填寫，由返利結(jié)算組審核后 填寫。 1．10．資金申請(qǐng)單不能有涂改痕跡，保持字跡清晰容易理解。 2．返利、費(fèi)用回收結(jié)算單填寫標(biāo)準(zhǔn) 2．1．所有返利、費(fèi)用回收結(jié)算單都由業(yè)務(wù)干事填寫。 2．2．單據(jù)填寫規(guī)范： 2．2．1．供應(yīng)商必須填寫全稱；部門、部門相關(guān)業(yè)務(wù)員要分別填寫清楚 2．2．2．品牌、品類必須全部填寫清楚； 2．2．3．款項(xiàng)回收嚴(yán)格按“返利、費(fèi)用回收結(jié)算單”對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目格式體現(xiàn)數(shù)據(jù)，盡量不要 跨行或者隨意位置填寫回收款項(xiàng) 2．2．4．一張返利結(jié)算單的返利或者補(bǔ)差如是包含多個(gè)品牌，必須分別列出品牌和相應(yīng) 數(shù)據(jù)。 2．2．5．返利結(jié)算單上每筆收回款項(xiàng)必須注明具體回收款項(xiàng)名稱。 2．2．6．月度返利、季度返利、年終返利、階段活動(dòng)返利和補(bǔ)差回收在返利結(jié)算單上不 能存在任何兩項(xiàng)或者兩項(xiàng)以上回收數(shù)據(jù)合計(jì)體現(xiàn)方式，必須分別列示各回收項(xiàng)目的已 收金額 2．2．7．每項(xiàng)返利和補(bǔ)差回收數(shù)據(jù)必須分別說(shuō)明返利所屬期（屬于哪個(gè)返利核算期間返 利或者補(bǔ)差）。 2．3．所有返利、費(fèi)用回收結(jié)算單填寫沒(méi)達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，將被退回重新開出。 五．單據(jù)保管規(guī)定 單據(jù)包含：資金申請(qǐng)單、資金申請(qǐng)商品清單、應(yīng)收款項(xiàng)結(jié)算單（原返利結(jié)算單）、催款 單 ----------------------- 進(jìn)貨會(huì)計(jì)核對(duì)發(fā)票內(nèi)容與系統(tǒng)內(nèi)容一致性，確認(rèn)后錄入ERP系統(tǒng)，生成財(cái)務(wù)憑證 業(yè)務(wù)干事再把資金申請(qǐng)單和返利單交給返利管理員 業(yè)務(wù)干事填寫返利結(jié)算單，并把資金申請(qǐng)單交給領(lǐng)導(dǎo)簽字 業(yè)務(wù)干事把發(fā)票交給進(jìn)貨會(huì)計(jì) 業(yè)務(wù)干事勾對(duì)進(jìn)貨單ID號(hào)（或錄入發(fā)票號(hào)碼），如發(fā)票中有體現(xiàn)折扣的同時(shí)填寫返利結(jié) 算單 業(yè)務(wù)干事簽收發(fā)票，并手工登記發(fā)票信息 業(yè)務(wù)干事與業(yè)務(wù)員溝通扣款事宜 返利管理員對(duì)結(jié)款進(jìn)行常規(guī)審核 進(jìn)貨會(huì)計(jì)根據(jù)資金申請(qǐng)單內(nèi)容勾對(duì)結(jié)算ID號(hào)，并在申請(qǐng)單上填上ID號(hào)并簽字 進(jìn)貨會(huì)計(jì)把資金申請(qǐng)單交給業(yè)務(wù)干事 業(yè)務(wù)干事填寫資金申請(qǐng)單交給進(jìn)貨會(huì)計(jì) 返利管理員把單據(jù)提交給付款結(jié)算員 返利管理員給業(yè)務(wù)干事提交催收單 業(yè)務(wù)員列排款計(jì)劃 返利管理員把單據(jù)提交給付款結(jié)算員 業(yè)務(wù)干事把資金申請(qǐng)單交給返利管理員 業(yè)務(wù)員列排款計(jì)劃 業(yè)務(wù)干事填寫資金申請(qǐng)單，審核發(fā)票到帳情況，手工帳登記預(yù)付款，填寫返利結(jié)算單， 并把申請(qǐng)單交領(lǐng)導(dǎo)簽字 返利管理員給業(yè)務(wù)干事提交催收單 返利管理員對(duì)結(jié)款進(jìn)行常規(guī)審核 業(yè)務(wù)干事與業(yè)務(wù)員溝通扣款事宜 業(yè)務(wù)干事勾對(duì)進(jìn)貨單ID號(hào)（或錄入發(fā)票號(hào)碼），如發(fā)票中有體現(xiàn)折扣的同時(shí)填寫返利結(jié) 算單，之后把發(fā)票和返利單交給進(jìn)貨會(huì)計(jì) 進(jìn)貨會(huì)計(jì)核對(duì)發(fā)票內(nèi)容與系統(tǒng)內(nèi)容一致性，確認(rèn)后錄入ERP系統(tǒng)，生成財(cái)務(wù)憑證 業(yè)務(wù)干事簽收發(fā)票, 并手工登記發(fā)票...
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