計(jì)劃與控制職能的管理
計(jì)劃與控制職能的管理 本書憶多次指出計(jì)劃與控制小組的主要職能是管理好一個(gè)信息系統(tǒng)。必須強(qiáng)調(diào) 這一管理不能被動(dòng)地去做。物料經(jīng)理在向管理層提出替代方案與這些方案的成本與 結(jié)果的估計(jì)時(shí)應(yīng)采取主動(dòng)。在一家具有季節(jié)性銷售的公司里物料經(jīng)理應(yīng)提出多種替 代的生產(chǎn)計(jì)劃以揭示如果完全用平整生產(chǎn)將額外地持有多少庫(kù)存，如果生產(chǎn)直接緊 跟銷售則將增加多大能力，一牛人員水平將必須改變多少次，等等。物料經(jīng)理應(yīng)估 計(jì)這些不同計(jì)劃的成本，認(rèn)識(shí)到其中大多數(shù)鈄不在成本會(huì)計(jì)帳目表上，推薦一份計(jì) 劃給管理層并協(xié)助作出基本的決策。一旦作出決策之后，物料經(jīng)理為工作就是去產(chǎn) 出控制信息使工廠保持在軌道上。由于在長(zhǎng)過(guò)程中將有許多從計(jì)劃的偏離，這就需 要有不斷的校正行動(dòng)。 具有諷刺意味的是，在直線人員未曾采取過(guò)恰當(dāng)?shù)男Ｕ袆?dòng)時(shí)，一個(gè)制造控制 系統(tǒng)難得被認(rèn)為是成功的。一個(gè)系統(tǒng)是必要的但不是充分的。僅僅產(chǎn)生了正確信息 ──即使作出了很大努力去告訴直線經(jīng)理們需要去做什么──并不保證正確的行動(dòng) 將被采取。膽小的物料經(jīng)理當(dāng)他們?cè)试S其績(jī)效要按其他人的行動(dòng)來(lái)判斷時(shí)是最易受 責(zé)難的。即使該系統(tǒng)指出需要增加能力而且這一增大能力的估計(jì)已經(jīng)及早地通知了 工廠作業(yè)人員，但他們拖延不去增加能力，當(dāng)結(jié)果使客戶服務(wù)變嗟 時(shí)，受埋怨的 往往是計(jì)劃 與控制小組。幾乎每個(gè)人都知道客戶服務(wù)不好，但少有人能識(shí)別其真 正原因。在管理信息的同時(shí)，物料經(jīng)理們應(yīng)能去引起行動(dòng)。如果他們內(nèi)行地做他們 的處理信息的工作，他們將使所有有關(guān)人員知道需要采取什么行動(dòng)并且誰(shuí)要負(fù)責(zé)去 采取這些行動(dòng)。 制造控制系統(tǒng)所生成的信息往往把巨大的壓力施加在一名直線經(jīng)理肩上，甚至 加在往往是物料經(jīng)理上司的制造經(jīng)理肩上。如果物料經(jīng)理對(duì)系統(tǒng)沒有信心，如果他 們不采取主動(dòng)并且強(qiáng)有力地與勇敢地提出問(wèn)題，他們會(huì)成為代人受過(guò)的“好小伙” ，因某一別人不能采取恰當(dāng)行動(dòng)而受埋怨。制造控制系統(tǒng)必須能經(jīng)得起來(lái)自直線經(jīng) 理們的相當(dāng)大背后壓力與挑烈，他們?cè)噲D通過(guò)對(duì)該系統(tǒng)產(chǎn)生的信息表示懷疑并要求 作徹底的復(fù)審或進(jìn)一步分析來(lái)推遲采取行動(dòng)。能被證實(shí)的或能被容忍的懷疑態(tài)度的 重要性有一個(gè)限度。在這一點(diǎn)上，能干的物料經(jīng)理值得其上司給他以堅(jiān)強(qiáng)的支持以 克服消極的阻力并采取有效的行動(dòng)而不再進(jìn)一步要求該系統(tǒng)證明它自己是可靠的。 保持主動(dòng)要求勇敢的經(jīng)量配上良好的系統(tǒng)與勝任的操作人員。它也要求經(jīng)理們 記住他們的工作在他人看來(lái)是容易的。每天，物料經(jīng)理們及其辦事人員必須作出關(guān) 于未來(lái)的成百甚至上千個(gè)決定。事后看來(lái)不可避免有些決定是錯(cuò)的，５批評(píng)者將能 指出在計(jì)劃過(guò)程中所犯的錯(cuò)誤。此外，物料經(jīng)理必須與之一道工作的許多其他經(jīng)理 可能搞次優(yōu)化──其工作目標(biāo)朝著有別于整個(gè)企業(yè)的目標(biāo)。當(dāng)物糍理不 成這些目 標(biāo)時(shí)他們可能感到物料經(jīng)理并不了解其實(shí)情況。在把唯一責(zé)任組織理論推行到極端 的公司里，就是說(shuō)在那里銷售經(jīng)理獨(dú)自地對(duì)銷售負(fù)責(zé)，總工程師單獨(dú)地對(duì)生產(chǎn)職能 負(fù)責(zé)，以此類推，這種情況就更加惡化了。 有效的制造控制要求一客觀的方法，它承認(rèn)救火是必要的但防火才是更可取的 。制造控制中最嚴(yán)重的引誘之一就是去當(dāng)一名救火員──每天早上一來(lái)就準(zhǔn)備好接 到電話呼叫馬上沖出去并且由俱來(lái)處理大多數(shù)催稽。這 無(wú)疑問(wèn)地滿足著志向行動(dòng) 的人；它造成超乎尋常的能動(dòng)性與把手指按在工廠脈膊上并隨時(shí)知道什么事情正在 進(jìn)行中的一名經(jīng)理的印象。不幸的是，這種救火活動(dòng)明白地表明平凡的──但卻不 可缺少的──防火任務(wù)正被忽視。找出主要機(jī)床的期望壽命，弄清它們是否及時(shí)更 新以達(dá)到所需容量或分析建議中新大類產(chǎn)品的設(shè)施年年何處可能發(fā)生瓶頸，如何避 免它們：這些工作看來(lái)確實(shí)平凡而單調(diào)無(wú)味。忽視防火活動(dòng)的物料經(jīng)理可以肯定明 天將帶來(lái)更大更好的救火機(jī)會(huì)。 物料經(jīng)理必須對(duì)麻煩有思想準(zhǔn)備。墨菲定律“可能出錯(cuò)的鈄在最不適宜的時(shí)間 出錯(cuò)“就是在一家工廠里發(fā)明的。物料經(jīng)理應(yīng)該是快樂的悲觀者，他承認(rèn)問(wèn)題是一 咱生活方式而明天的問(wèn)題今天毫無(wú)疑問(wèn)正在醞釀著。工廠里的危機(jī)非常罕見是一夜 之間造成的──它們通常在一個(gè)長(zhǎng)期間成長(zhǎng)而且時(shí)常是久久未采取行動(dòng)的結(jié)果。物 料經(jīng)理有責(zé)任及早指出麻煩可能出現(xiàn)何處，指示有哪些辦法并做一切可能做的事去 確保作業(yè)按計(jì)劃持續(xù)進(jìn)行或被校正以防止出現(xiàn)危機(jī)。 有效的控制信息的最生要特之一就是它的及時(shí)性。在原理６４中講過(guò)，這是事 后給出辯解還是及早地提出信息使得有人能采取措施去防止問(wèn)題之間的區(qū)別。如果 物料經(jīng)理的上司詢問(wèn)為什么一種特定產(chǎn)品缺貨了，而經(jīng)過(guò)一些調(diào)查，他被告知它是 上周在電鍍部門一個(gè)瓶頸引起的，該物料經(jīng)理只是給出了一種辯解。如果，另一方 面，該物料經(jīng)理老早就曾指出該瓶頸并提出正面建議去克服它而且預(yù)言，如果這個(gè) 瓶頸不解決，產(chǎn)品將會(huì)缺貨那么他就是發(fā)出；控制信息。這簡(jiǎn)單的差別就在于及時(shí) 性──向工廠作業(yè)人員及時(shí)提供信息使他們?cè)诼闊┌l(fā)生之前去采取必要的校正行動(dòng) 。 為保持有效，物料經(jīng)理必須用一客觀的建設(shè)性的方式去使用他們的信息與知識(shí) 的力量。他們應(yīng)該是現(xiàn)實(shí)主義的并避免樂觀主義者的癡心妄想，去指望麻煩可能不 會(huì)發(fā)生或如果你不理它它就會(huì)自己跑掉。因?yàn)樗麄兘?jīng)常在提醒人們注意現(xiàn)存的與潛 在的麻煩，可是，他們必須用下面的方式來(lái)做這件事，避免責(zé)備與隱含別人不能勝 任并且不要忍不住去證明自己永遠(yuǎn)是正確的。 由于物料經(jīng)理的成就將主要地依賴于信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性與敏捷性，使用簡(jiǎn)單技 法去確保及時(shí)辦成事情會(huì)對(duì)確保達(dá)到系統(tǒng)對(duì)注意力和活動(dòng)的要求作出許多貢獻(xiàn)。時(shí) 常，某些最重要但是例行的活動(dòng)（復(fù)審物料計(jì)劃或提前期）是因?yàn)榫o急中斷的壓力 而被拖延的。有時(shí)要把后來(lái)表明的不良結(jié)果同其真正原因相聯(lián)系是困難的。用如圖 １２－６所示的檢查表示確保重要的例行公事正被常規(guī)地及時(shí)地遵循會(huì)對(duì)正確地組 織生產(chǎn)控制部門的活動(dòng)有很大的幫助。 對(duì)物料經(jīng)理不可缺少的一項(xiàng)智力練習(xí)應(yīng)該是定期地（至少每月一次）坐下來(lái)對(duì) 下六個(gè)月里已知的與預(yù)期的問(wèn)題作ＡＢＣ分析，排出最大的問(wèn)題并確保設(shè)計(jì)出活動(dòng) 來(lái)處理與防止這些問(wèn)題。一個(gè)良好的習(xí)慣是每天準(zhǔn)備一張今日按優(yōu)先次序“要做” 的活動(dòng)表。每個(gè)工作日開始前先化半小時(shí)把此表準(zhǔn)備好將使一天的活動(dòng)有好得多的 方向與高得多的生產(chǎn)率。 物料經(jīng)理每天應(yīng)抽出一些時(shí)間去訪問(wèn)工廠里主要的或關(guān)鍵的生產(chǎn)區(qū)域。往往， 快速地在工廠里兜一趟將發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題比最最及時(shí)更新的信息系統(tǒng)還快得多。物 料經(jīng)理還必須抽出一點(diǎn)時(shí)間──這多半需要在工廠正規(guī)上班時(shí)間以外──去思考與 計(jì)劃對(duì)本部門未來(lái)績(jī)效至關(guān)重要的事。這是他想像出防火項(xiàng)目與開發(fā)出改善本部門 績(jī)效的長(zhǎng)期計(jì)劃的時(shí)候。一名優(yōu)秀的物料經(jīng)理應(yīng)努力使解決今天問(wèn)題的行動(dòng)與防止 明天問(wèn)題的計(jì)劃之間達(dá)到平衡。雖然其辦公室的力量在解決許多日常危機(jī)中是需要 的，但他們必須避免過(guò)多地直接介入于催稽之中。必須有一個(gè)為未來(lái)作準(zhǔn)備的有紀(jì) 律的計(jì)劃去平衡這種工作。 為未來(lái)作準(zhǔn)備最重要步驟之一就是教育。詳細(xì)討論這一課題超出了本 書的范 圍；但在第二冊(cè)第８章中提供有更多的內(nèi)容。必須包括新技法、新系統(tǒng)、更現(xiàn)代化 的設(shè)備的開發(fā)與使用的教育，以及通過(guò)參與專業(yè)社團(tuán)去擴(kuò)大眼界與聽特殊課程以獲 得制造控制領(lǐng)域以外企業(yè)管理領(lǐng)域的知識(shí)。 這個(gè)教育還應(yīng)包括廠內(nèi)計(jì)劃。開始時(shí)，大多數(shù)人參加計(jì)劃與控制工作時(shí)并未在 此領(lǐng)域中學(xué)習(xí)過(guò)。他們不僅對(duì)生產(chǎn)控制知識(shí)知之不多，而且往往并不理解有許多東 西要學(xué)。這種人往往變成催稽員與救火人而并無(wú)多大能力去有效地控制生產(chǎn)。牌價(jià) 媾起，該領(lǐng)域已成為具有獨(dú)特知識(shí)主體、語(yǔ)言、技法與應(yīng)用的一門真正的專業(yè)。可 通過(guò)ＡＰＩＣＳ參加考試，由此一個(gè)人可被證明作為技術(shù)上合格的專業(yè)人員。這要 求教育而且由于其對(duì)象包括成年人，這一教育必須盡可能切合實(shí)際。成年人必須看 到教材的實(shí)際應(yīng)用，否則教育計(jì)劃就不會(huì)有效。對(duì)訂貨生產(chǎn)廠里的人員學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)訂 貨批量是浪費(fèi)時(shí)間，因?yàn)閺S里大多數(shù)批量取決于訂貨量。如果人們能具體地看到每 種技法如何應(yīng)用到他們的公司以及不能正確地使用這些技法曾經(jīng)如何在過(guò)去引起過(guò) 問(wèn)題，他們鈄熱烈地作出響應(yīng)。差不多每個(gè)人都有點(diǎn)場(chǎng)所想變得對(duì)工作更加精通。 然而，需要接受有關(guān)制造控制活動(dòng)的教育的人遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)計(jì)劃與控制人員。在許 多公司里其它部門主管曾經(jīng)能夠把計(jì)劃小組當(dāng)作代人受罪者使用，對(duì)所產(chǎn)生的任何 信息表示懷疑從而減少他們根據(jù)這一信息采取行動(dòng)的需要。讓這些主管去懂得實(shí)際 上一個(gè)制造控制系統(tǒng)是什么，他們必須如何同它合作并使用它，他們提供的信息與 他們所采取的行動(dòng)會(huì)如何對(duì)系統(tǒng)的績(jī)效產(chǎn)生影響，這是任何公司的成功所不可缺少 的。最高層管理人員往往對(duì)制造控制的真正作用知之不多。他們不知道在庫(kù)存與生 產(chǎn)管理方面有效的替代方案是有限的而且并不總是意識(shí)到有必要去平衡日常作業(yè)中 互相沖突的目標(biāo)。制造控制必須接受指出這此沖突的責(zé)任。一項(xiàng)廣泛的教育計(jì)劃可 以證實(shí)其非常高的引用如果其結(jié)果是開發(fā)出制造控制職能及其對(duì)企業(yè)各方面貢獻(xiàn)的 充分意識(shí)。 一個(gè)非常有效的自我開發(fā)計(jì)劃可由任一制造控制部門在部門高級(jí)成員指導(dǎo)下承 擔(dān)一既訓(xùn)練低級(jí)成員也為市場(chǎng)營(yíng)銷人員、直線主管、采購(gòu)人員與其它必須同生產(chǎn)控 制有效地一道工作的人員提供定白計(jì)劃。用這種方法后一部分人認(rèn)識(shí)到從計(jì)劃與控 制活動(dòng)可以期望什么與不可以期望什么。 雖然歸根到底，向管理層與公司中其它人宣傳制造控制的工作其成就要看結(jié)果 如何。一名樂于冒險(xiǎn)去設(shè)定有雄心的目標(biāo)，努力工作去改善其部門的作業(yè)并在開發(fā) 與管理庫(kù)存控制、客戶服務(wù)與有利可圖的工廠作業(yè)等領(lǐng)域改善工廠整體績(jī)效的計(jì)劃 方面獲得成就的經(jīng)理將不難說(shuō)服管理層相信他的工作的重要性與價(jià)值。
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