工作分析、工作說明書與工作規(guī)范
| | | | | |工作分析、工作說明書與工作規(guī)范 | | | | | | | |　　在人力資源管理中，工作分析、工作說明書與工作規(guī)范的設(shè)計是一項非 | | | |常重要的工作。 | | | |　　工作分析是確定完成各項工作所需技能、責(zé)任和知識的系統(tǒng)過程。它是 | | | |一種重要而普通的人力資源管理技術(shù)。工作分析的目的是為了解決以下6個重| | | |要的問題： | | | |　　工人完成什么樣的體力和腦力勞動？ | | | |　　工作將在什么時候完成？ | | | |　　工作將在哪里完成？ | | | |　　工人如何完成此項工作？ | | | |　　為什么要完成此項工作？ | | | |　　完成工作需要哪些條件？ | | | |　　以下三種情況才需要工作分析。 | | | |　　第一，當(dāng)新組織建立，工作分析首次被正式引進； | | | |　　第二，當(dāng)新的工作產(chǎn)生時； | | | |　　第三，當(dāng)工作由于新技術(shù)、新方法、新工藝新系統(tǒng)的產(chǎn)生而發(fā)生重要變 | | | |化時。當(dāng)工作性質(zhì)發(fā)生變化時，最需要進行工作分析。工作分析可幫助組織 | | | |察覺環(huán)境正發(fā)生變化這一事實工作說明書是一份提供有關(guān)任務(wù)、職責(zé)信息的 | | | |文件（工作的內(nèi)容是什么）。 | | | |　　工作規(guī)范包含了一個人完成某項工作所必備的基本素質(zhì)和條件（雇傭什 | | | |么樣的人來從事這一工作）。 | | | |　　如果招聘者不知道勝任某項工作所必須的資格條件，那么員工的招聘和 | | | |選擇就將是漫無目的的。如果缺少適時的工作說明和工作規(guī)范，就會在沒有 | | | |一個清楚的指導(dǎo)性文件的情況下去招聘、選擇員工，而這樣做的結(jié)果將是很 | | | |糟的。實際上，當(dāng)企業(yè)在獲取原材料、供貨或設(shè)備這些資源時，這種做法也 | | | |是不曾聽說的。例如。即使在訂購一臺復(fù)印機時，采購部門通常也會提出精 | | | |確的說明。當(dāng)然，在尋求企業(yè)最有價值的資產(chǎn)（人力資源）時，也應(yīng)采用同 | | | |樣的邏輯。 | | | |　　工作規(guī)范中的信息在確定人力資源開發(fā)需求方面常常是很有用的。如果 | | | |工作規(guī)范指出某項工作需要特殊的知識、技能或能力，而在該職位上的人又 | | | |不具備所要求的條件，那么培訓(xùn)和開發(fā)可能就是不必要的了。這種培訓(xùn)應(yīng)該 | | | |旨在幫助工人履行現(xiàn)有工作說明所規(guī)定的職責(zé)，并且?guī)椭麄優(yōu)樯w到更高 | | | |的工作職位做好準(zhǔn)備。至于績效評價，應(yīng)根據(jù)員工完成工作說明中規(guī)定的職 | | | |責(zé)的好壞進行。如果一名經(jīng)理評價員工根據(jù)的不是工作說明中包括的因素， | | | |則這種評價在很大程度上就會帶有不公正性 | | | |　　作為一名主管人員或人事管理專業(yè)人員，你通常需要通過進行工作分析 | | | |來搜集以下的某一類或某幾類信息： | | | |　　1、工作活動。 | | | |　　2、工作中人的行為。 | | | |　　3、工作中所使用的機器、工具、設(shè)備以其他輔助工作用具。 工作的績 | | | |效標(biāo)準(zhǔn)。 | | | |　　4、工作背景。 | | | |　　5、工作對人的要求。 | | | |　　你所進行的工作分析（不是根據(jù)那些雇員自己報告說他們的工作職責(zé)有 | | | |哪些，而是根據(jù)你自己對這些工作應(yīng)該完成哪些任務(wù)的了解所做出的判斷） | | | |就發(fā)現(xiàn)了一些必須被分派到人頭上但卻被所有人都忽略了的職責(zé)。像這一類 | | | |被忽略的工作職責(zé)常常可以通過工作分析被挖掘出來。這樣，工作分析在挽 | | | |救可能因此（如沒有人對庫存管理負責(zé)）而造成的嚴重后果方面就能夠起到 | | | |積極的作用。 | | | |　　在做工作分析時，應(yīng)當(dāng)按照以下六個步驟來進行。 | | | |　　1、 確定工作分析信息的用途。 | | | |　　2、 搜集與工作有關(guān)的背景信息 | | | |組織圖不僅確定了每一職位的名稱，而且用相互聯(lián)結(jié)的直線明確表明了誰應(yīng) | | | |當(dāng)向誰匯報工作，以及工作的承擔(dān)者將同誰進行信息交流等等。工作流程圖 | | | |則提供了與工作有關(guān)的更為詳細的信息。 | | | |　　3、 選擇有代表性的工作進行分析。 | | | |　　4、 搜集工作分析的信息。 | | | |　　5、 同承擔(dān)工作的人共同審查所搜集到的工作信息。 | | | |　　6、 編寫工作說明書和工作規(guī)范 | | | |　　大多數(shù)情況下，在完成了工作分析之后都要編寫工作說明書和工作規(guī)范 | | | |。工作說明書就是對有關(guān)工作職責(zé)、工作活動、工作條件以及工作對人身安 | | | |全危害程度等工作特性方面的信息所進行的書面描述。工作規(guī)范則是全面反 | | | |映工作對從人員的品質(zhì)、特點、技能以及工作背景或經(jīng)歷等方面要求的書面 | | | |文件。有時侯，工作說明書和工作規(guī)范書分成兩份文件來寫，有時侯則合并 | | | |在一份工作說明書之中。 | | | |　　搜集工作分析信息的工作通常由實際承擔(dān)工作的人員、工作承擔(dān)人員的 | | | |直接上級主管，以及一名人力資源管理專家來共同進行。通常的做法是：首 | | | |先由人力資源管理專家(人力資源管理者、工作分析專家或咨詢?nèi)藛T等)觀察 | | | |和分析正在被進行中的工作，然后編寫出一份工作說明書和一份工作規(guī)范。 | | | |雇員及其直接上級主管出要參與此項工作 | | | |　　訪談法是搜集工作分析信息的方法之一，一般可以使用以下三種訪談法 | | | |：（1）對每個雇員進行個人訪談；（2）對做同種工作的雇員群體進行的群 | | | |體訪談；（3）對完全了解被分析工作的主管人員進行的主管人員訪談。 | | | |　　訪談法可能是最廣泛運用以確定工作任務(wù)和責(zé)任為目的的工作分析方法 | | | |，它的廣泛應(yīng)用程度正是其優(yōu)點的最好表現(xiàn)之一。更為重要的是，通過與工 | | | |作承擔(dān)者進行面談，還可以發(fā)現(xiàn)一些在情況下不可能了解到的工作活動和行 | | | |為。 | | | |　　訪談法的最主要問題之一是：搜集上來的信息有可能是被扭曲的。這種 | | | |信息的扭曲可能是由于被訪談?wù)咴跓o意中造成的，也可能是因為被訪談?wù)哂?| | | |意制造的。由于工作分析經(jīng)常被作為改變工資主的依據(jù)。 | | | |　　工作分析人員將根據(jù)以下7項要素來分別對每一項任務(wù)進行分析： | | | |　　1）知識要求。 | | | |　　2）技術(shù)要求。 | | | |　　3）能力要求。 | | | |　　4）工作中所包含的身體活動。 | | | |　　5）工作的特定環(huán)境條件。 | | | |　　6）典型工作事件。 | | | |　　7）對雇員興趣的要求。 | | | |　　量化的工作分析方法無疑是最好的。兩種最為常用的量化分析方法是職 | | | |位分析問卷法和功能性工作分析法。 | | | |　　職位分析問卷法的優(yōu)點在于，它將工作按照五個基本領(lǐng)域進行并提供了 | | | |一種量化的分數(shù)順序或順序輪廓。這五個基本領(lǐng)域是： | | | |　　（1）是否負有決策／溝通／社會方面的責(zé)任； | | | |　?。?）是否執(zhí)行熟練的技能性活動； | | | |　?。?）是否伴隨有相應(yīng)的身體活動； | | | |　?。?）是否操縱汽車／設(shè)備； | | | |　?。?）是否需要對信息進行加工。因而，職位分析問卷的真正優(yōu)勢在于：| | | |它對工作進行了等級劃分。換言之，職位分析問卷法使你根據(jù)決策、熟練性 | | | |活動、身體活動、汽車／設(shè)備操縱以及信息加工等特點對于每一項工作分配 | | | |一個量化的分數(shù)。于是，你就可以運用職位分析問卷法所得出的結(jié)果對工作 | | | |進行對比，以確定比如說哪一種工作更富有挑戰(zhàn)性，然后你可以依據(jù)這一信 | | | |息來確定每一種工作的或工資等級。 | | | |　　 | | | |　　功能性工作分析法： | | | |　?。?）功能性工作分析法不僅僅是依據(jù)信息、人、物三個方面工作進行分| | | |類，它對工作的分類還考慮以下四個因素：在執(zhí)行工作時需要得到多大程度 | | | |的指導(dǎo)；執(zhí)行工作時需要運用的推理和判斷能力應(yīng)達到什么程度；完成工作 | | | |所要求具備的數(shù)學(xué)能力有多高；執(zhí)行工作時所要求的口頭及評議表達能力如 | | | |何。 | | | |　?。?）功能性工作分析還確定工作的績效標(biāo)準(zhǔn)以及工作對任職者的培訓(xùn)要| | | |求。因此，運用功能性工作分析法來對工作進行分析，使你可以回答下面的 | | | |問題："為了完成這項任務(wù)并達到新的績效標(biāo)準(zhǔn)，需要對雇員進行何種培訓(xùn)？| | | |" | | | |工作說明中經(jīng)常使用的術(shù)語如下： | | | |　　1. 應(yīng)履行的主要職責(zé) | | | |　　2. 在各項職責(zé)上所耗費時間的百分比 | | | |　　3. 應(yīng)達到的業(yè)績標(biāo)準(zhǔn) | | | |　　4. 工作條件和可能產(chǎn)生的危險 | | | |　　5. 完成工作的人員數(shù)和接受其匯報的人數(shù) | | | |　　6. 工作中使用的機器和設(shè)備 | | | |　　工作說明中使用最廣泛的內(nèi)容是：（1）工作識別；（2）工作分析日期 | | | |；（3）工作小結(jié)；（4）履行的職責(zé)。 | | | |　　工作識別部分包括工作名稱、部門、匯報關(guān)系和工作編號。一個好的工 | | | |作名稱將很接近工作內(nèi)容的性質(zhì)，并能把一項工作與其他工作區(qū)別開來。但 | | | |遺憾的是，工作名稱常常使人產(chǎn)生誤會（一些書籍中居然提倡這種做法，如 | | | |把輪胎檢查搬運員稱之為地區(qū)服務(wù)經(jīng)理助理等）。 | | | |　　應(yīng)力圖避免在工作綜述中出現(xiàn)如"執(zhí)行需要完成的其他任務(wù)"這樣籠統(tǒng)描 | | | |述。雖然這樣的描述可以秋主管人員分派工作提供更大的靈活度，但一些專 | | | |家明確認為，如果一項經(jīng)?？梢钥吹降墓ぷ鲀?nèi)容不被明確寫進工作說明書， | | | |而只是用像"所分配的其他任務(wù)"一類的語言，就很可能會成為逃避責(zé)任的一 | | | |種托辭，因為這使得對工作的性質(zhì)以及雇員需要完成的工作的敘述出現(xiàn)了漏 | | | |洞。 | | | |　　工作說明書的另外一部分是善于工作責(zé)任和工作任務(wù)的詳細羅列。 | | | |　　...
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