工作分析、職位說明書
工作分析、職位說明書 工作分析、工作說明書與工作規(guī)范 在人力資源管理中，工作分析、工作說明書與工作規(guī)范的設(shè)計(jì)是一項(xiàng)非常重要的工作。 工作分析是確定完成各項(xiàng)工作所需技能、責(zé)任和知識(shí)的系統(tǒng)過程。它是一種重要而普通 的人力資源管理技術(shù)。工作分析的目的是為了解決以下6個(gè)重要的問題： 1．員工完成什么樣的體力和腦力勞動(dòng)？ 2．工作將在什么時(shí)候完成？ 3．工作將在哪里完成？ 4．員工如何完成此項(xiàng)工作？ 5．為什么要完成此項(xiàng)工作？ 6．完成工作需要哪些條件？ 以下三種情況才需要工作分析。 第一，當(dāng)新組織建立，工作分析首次被正式引進(jìn)； 第二，當(dāng)新的工作產(chǎn)生時(shí)； 第三，當(dāng)工作由于新技術(shù)、新方法、新工藝新系統(tǒng)的產(chǎn)生而發(fā)生重要變化時(shí)。 當(dāng)工作性質(zhì)發(fā)生變化時(shí)，最需要進(jìn)行工作分析。工作分析可幫助組織察覺環(huán)境正發(fā)生變 化這一事實(shí) 工作說明書是一份提供有關(guān)任務(wù)、職責(zé)信息的文件（工作的內(nèi)容是什么）。 工作規(guī)范包含了一個(gè)人完成某項(xiàng)工作所必備的基本素質(zhì)和條件（雇傭什么樣的人來從事 這一工作）。 如果招聘者不知道勝任某項(xiàng)工作所必須的資格條件，那么員工的招聘和選擇就將是漫無 目的的。如果缺少適時(shí)的工作說明和工作規(guī)范，就會(huì)在沒有一個(gè)清楚的指導(dǎo)性文件的情 況下去招聘、選擇員工，而這樣做的結(jié)果將是很糟的。實(shí)際上，當(dāng)企業(yè)在獲取原材料、 供貨或設(shè)備這些資源時(shí)，這種做法也是不曾聽說的。例如。即使在訂購一臺(tái)復(fù)印機(jī)時(shí)， 采購部門通常也會(huì)提出精確的說明。當(dāng)然，在尋求企業(yè)最有價(jià)值的資產(chǎn)（人力資源）時(shí) ，也應(yīng)采用同樣的邏輯。 工作規(guī)范中的信息在確定人力資源開發(fā)需求方面常常是很有用的。如果工作規(guī)范指出某 項(xiàng)工作需要特殊的知識(shí)、技能或能力，而在該職位上的人又不具備所要求的條件，那么 培訓(xùn)和開發(fā)可能就是不必要的了。這種培訓(xùn)應(yīng)該旨在幫助工人履行現(xiàn)有工作說明所規(guī)定 的職責(zé)，并且?guī)椭麄優(yōu)樯w到更高的工作職位做好準(zhǔn)備。至于績效評(píng)價(jià)，應(yīng)根據(jù)員工 完成工作說明中規(guī)定的職責(zé)的好壞進(jìn)行。如果一名經(jīng)理評(píng)價(jià)員工根據(jù)的不是工作說明中 包括的因素，則這種評(píng)價(jià)在很大程度上就會(huì)帶有不公正性 作為一名主管人員或人事管理專業(yè)人員，你通常需要通過進(jìn)行工作分析來搜集以下的某 一類或某幾類信息： 1．工作活動(dòng)。 2．工作中人的行為。 3．工作中所使用的機(jī)器、工具、設(shè)備以其他輔助工作用具。工作的績效標(biāo)準(zhǔn)。 4．工作背景。 5．工作對(duì)人的要求。 你所進(jìn)行的工作分析（不是根據(jù)那些雇員自己報(bào)告說他們的工作職責(zé)有哪些，而是根據(jù) 你自己對(duì)這些工作應(yīng)該完成哪些任務(wù)的了解所做出的判斷）就發(fā)現(xiàn)了一些必須被分派到 人頭上但卻被所有人都忽略了的職責(zé)。像這一類被忽略的工作職責(zé)常常可以通過工作分 析被挖掘出來。這樣，工作分析在挽救可能因此（如沒有人對(duì)庫存管理負(fù)責(zé)）而造成的 嚴(yán)重后果方面就能夠起到積極的作用。 在做工作分析時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照以下六個(gè)步驟來進(jìn)行。 1．確定工作分析信息的用途。 2．搜集與工作有關(guān)的背景信息組織圖不僅確定了每一職位的名稱，而且用相互聯(lián)結(jié)的直 線明確表明了誰應(yīng)當(dāng)向誰匯報(bào)工作，以及工作的承擔(dān)者將同誰進(jìn)行信息交流等等。工作 流程圖則提供了與工作有關(guān)的更為詳細(xì)的信息。 3．選擇有代表性的工作進(jìn)行分析。 4．搜集工作分析的信息。 5．同承擔(dān)工作的人共同審查所搜集到的工作信息。 6．編寫工作說明書和工作規(guī)范 大多數(shù)情況下，在完成了工作分析之后都要編寫工作說明書和工作規(guī)范。工作說明書就 是對(duì)有關(guān)工作職責(zé)、工作活動(dòng)、工作條件以及工作對(duì)人身安全危害程度等工作特性方面 的信息所進(jìn)行的書面描述。工作規(guī)范則是全面反映工作對(duì)從人員的品質(zhì)、特點(diǎn)、技能以 及工作背景或經(jīng)歷等方面要求的書面文件。有時(shí)侯，工作說明書和工作規(guī)范書分成兩份 文件來寫，有時(shí)侯則合并在一份工作說明書之中。 搜集工作分析信息的工作通常由實(shí)際承擔(dān)工作的人員、工作承擔(dān)人員的直接上級(jí)主管， 以及一名人力資源管理專家來共同進(jìn)行。通常的做法是：首先由人力資源管理專家(人力 資源管理者、工作分析專家或咨詢?nèi)藛T等)觀察和分析正在被進(jìn)行中的工作，然后編寫出 一份工作說明書和一份工作規(guī)范。雇員及其直接上級(jí)主管出要參與此項(xiàng)工作。 訪談法是搜集工作分析信息的方法之一，一般可以使用以下三種訪談法： 1．對(duì)每個(gè)雇員進(jìn)行個(gè)人訪談； 2．對(duì)做同種工作的雇員群體進(jìn)行的群體訪談； 3．對(duì)完全了解被分析工作的主管人員進(jìn)行的主管人員訪談。 訪談法可能是最廣泛運(yùn)用以確定工作任務(wù)和責(zé)任為目的的工作分析方法，它的廣泛應(yīng)用 程度正是其優(yōu)點(diǎn)的最好表現(xiàn)之一。更為重要的是，通過與工作承擔(dān)者進(jìn)行面談，還可以 發(fā)現(xiàn)一些在情況下不可能了解到的工作活動(dòng)和行為。 訪談法的最主要問題之一是：搜集上來的信息有可能是被扭曲的。這種信息的扭曲可能 是由于被訪談?wù)咴跓o意中造成的，也可能是因?yàn)楸辉L談?wù)哂幸庵圃斓?。由于工作分析?jīng) 常被作為改變工資主的依據(jù)。 工作分析人員將根據(jù)以下7項(xiàng)要素來分別對(duì)每一項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行分析： 1．知識(shí)要求。 2．技術(shù)要求。 3．能力要求。 4．工作中所包含的身體活動(dòng)。 5．工作的特定環(huán)境條件。 6．典型工作事件。 7．對(duì)雇員興趣的要求。 量化的工作分析方法無疑是最好的。兩種最為常用的量化分析方法是職位分析問卷法和 功能性工作分析法。 （一）問卷法 職位分析問卷法的優(yōu)點(diǎn)在于，它將工作按照五個(gè)基本領(lǐng)域進(jìn)行并提供了一種量化的分?jǐn)?shù) 順序或順序輪廓。這五個(gè)基本領(lǐng)域是： （1）是否負(fù)有決策／溝通／社會(huì)方面的責(zé)任； （2）是否執(zhí)行熟練的技能性活動(dòng)； （3）是否伴隨有相應(yīng)的身體活動(dòng)； （4）是否操縱汽車／設(shè)備； （5）是否需要對(duì)信息進(jìn)行加工。 因而，職位分析問卷的真正優(yōu)勢(shì)在于：它對(duì)工作進(jìn)行了等級(jí)劃分。換言之，職位分析問 卷法使你根據(jù)決策、熟練性活動(dòng)、身體活動(dòng)、汽車／設(shè)備操縱以及信息加工等特點(diǎn)對(duì)于 每一項(xiàng)工作分配一個(gè)量化的分?jǐn)?shù)。于是，你就可以運(yùn)用職位分析問卷法所得出的結(jié)果對(duì) 工作進(jìn)行對(duì)比，以確定比如說哪一種工作更富有挑戰(zhàn)性，然后你可以依據(jù)這一信息來確 定每一種工作的或工資等級(jí)。 （二）功能性工作分析法： （1）功能性工作分析法不僅僅是依據(jù)信息、人、物三個(gè)方面工作進(jìn)行分類，它對(duì)工作的 分類還考慮以下四個(gè)因素：在執(zhí)行工作時(shí)需要得到多大程度的指導(dǎo)；執(zhí)行工作時(shí)需要運(yùn) 用的推理和判斷能力應(yīng)達(dá)到什么程度；完成工作所要求具備的數(shù)學(xué)能力有多高；執(zhí)行工 作時(shí)所要求的口頭及評(píng)議表達(dá)能力如何。 （2）功能性工作分析還確定工作的績效標(biāo)準(zhǔn)以及工作對(duì)任職者的培訓(xùn)要求。因此，運(yùn)用 功能性工作分析法來對(duì)工作進(jìn)行分析，使你可以回答下面的問題：“為了完成這項(xiàng)任務(wù)并 達(dá)到新的績效標(biāo)準(zhǔn)，需要對(duì)雇員進(jìn)行何種培訓(xùn)？” 工作說明中經(jīng)常使用的術(shù)語如下： 1.應(yīng)履行的主要職責(zé) 2.在各項(xiàng)職責(zé)上所耗費(fèi)時(shí)間的百分比 3.應(yīng)達(dá)到的業(yè)績標(biāo)準(zhǔn) 4.工作條件和可能產(chǎn)生的危險(xiǎn) 5.完成工作的人員數(shù)和接受其匯報(bào)的人數(shù) 6.工作中使用的機(jī)器和設(shè)備 工作說明中使用最廣泛的內(nèi)容是： 1.工作識(shí)別； 2.工作分析日期； 3.工作小結(jié)； 4.履行的職責(zé)。 工作識(shí)別部分包括工作名稱、部門、匯報(bào)關(guān)系和工作編號(hào)。一個(gè)好的工作名稱將很接近 工作內(nèi)容的性質(zhì)，并能把一項(xiàng)工作與其他工作區(qū)別開來。但遺憾的是，工作名稱常常使 人產(chǎn)生誤會(huì)（一些書籍中居然提倡這種做法，如把輪胎檢查搬運(yùn)員稱之為地區(qū)服務(wù)經(jīng)理 助理等）。 應(yīng)力圖避免在工作綜述中出現(xiàn)如“執(zhí)行需要完成的其他任務(wù)”這樣籠統(tǒng)描述。雖然這樣的 描述可以秋主管人員分派工作提供更大的靈活度，但一些專家明確認(rèn)為，如果一項(xiàng)經(jīng)常 可以看到的工作內(nèi)容不被明確寫進(jìn)工作說明書，而只是用像“所分配的其他任務(wù)”一類的 語言，就很可能會(huì)成為逃避責(zé)任的一種托辭，因?yàn)檫@使得對(duì)工作的性質(zhì)以及雇員需要完 成的工作的敘述出現(xiàn)了漏洞。 工作說明書的另外一部分是善于工作責(zé)任和工作任務(wù)的詳細(xì)羅列。 工作說明書中還應(yīng)當(dāng)界定工作承擔(dān)者的權(quán)限范圍，包括決策的權(quán)限、對(duì)其他人實(shí)施監(jiān)督 的權(quán)限以經(jīng)費(fèi)預(yù)算的權(quán)限等。 有些工作說明書還包括一部分有關(guān)工作績效標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容。這部分內(nèi)容說明雇主期望雇員 在執(zhí)行工作說明書中的每一項(xiàng)任務(wù)時(shí)所達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)是什么樣的。確定績效標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)最 為直接的方法是只要把下面的話補(bǔ)充完整就可以了：“如果你……，我會(huì)對(duì)你的工作完全滿 意?！比绻麑?duì)于工作說明書中的每一職責(zé)和任務(wù)都能按照這句話敘述完整，那么就形成了 一套完整的績效標(biāo)準(zhǔn)。 工作規(guī)范以工作說明書的內(nèi)容為依據(jù)來回答這樣一個(gè)問題，那就是：“要做好這項(xiàng)工作， 職位承擔(dān)者必須具備什么樣的特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)？”通常情況下，都把它放在工作說明書的背面 建立完整的、能及時(shí)反映雇員最新情況的技能庫。有一種辦法可以使雇員用于更新技能 庫內(nèi)容的時(shí)間縮短到最少，這就是在實(shí)際輸入資料之前，每隔一段時(shí)間發(fā)給雇員一張硬 卡片，上面標(biāo)明他們的技能內(nèi)容。技能的內(nèi)容至少在每一年進(jìn)行績效評(píng)價(jià)的時(shí)侯要重新 評(píng)估一次。 由雇員廣泛參與、積極鼓勵(lì)雇員更新技能、隨時(shí)使雇員了解晉升機(jī)會(huì)的技能庫系統(tǒng)的建 立，很自然地會(huì)有利于挽留住優(yōu)秀的雇員。 只有花大力氣編寫工作說明書并制定一整套標(biāo)準(zhǔn)和程序來告訴大家應(yīng)該做些什么以及如 何去做，才能使問題得到緩解。 職務(wù)分析調(diào)研報(bào)告樣例 目的：在員工填寫職務(wù)分析調(diào)查表和與員工面談后，應(yīng)該形成一份職務(wù)分析調(diào)研報(bào)告， 作為職務(wù)分析信息采集的匯總。經(jīng)過分析后，產(chǎn)生職務(wù)描述和職務(wù)資格要求。 職務(wù)分析調(diào)研報(bào)告實(shí)例 時(shí)　間：×月×日9:30至11:30　　 地　點(diǎn)：小會(huì)議室 職務(wù)分析人員姓名：××× 被調(diào)研職務(wù)：開發(fā)部經(jīng)理姓名：××× 一、部門及你個(gè)人做哪些工作？ 1、具體開發(fā) 2、審查其他開發(fā)人員的開發(fā)文檔 3、安排調(diào)研及外出工作 4、召集開部門會(huì)議 5、組織技術(shù)討論與學(xué)習(xí) 6、向行政部申請(qǐng)本部門辦公用品 7、系統(tǒng)維護(hù) 8、組織整理部門辦公環(huán)境 9、整頓部門紀(jì)律 10、請(qǐng)假審批 11、設(shè)備申請(qǐng)預(yù)批 12、與部門人員溝通 二、部門現(xiàn)行開發(fā)作業(yè)流程 1、收到要求調(diào)研的信息（來源：（副）總經(jīng)理、市場(chǎng)部） 2、準(zhǔn)備調(diào)研計(jì)劃（包括確定調(diào)研時(shí)間、地點(diǎn)、調(diào)研提綱；第一次調(diào)研由市場(chǎng)部進(jìn) 行聯(lián)系） 3、實(shí)施調(diào)研 4、整理調(diào)研報(bào)告 5、出需求規(guī)格說明書（要取得用戶簽字） 6、出概要設(shè)計(jì)書、詳細(xì)設(shè)計(jì)書 　如果中標(biāo)： 7、修改概要設(shè)計(jì)書、詳細(xì)設(shè)計(jì)書 8、編碼（產(chǎn)生的技術(shù)文檔有：開發(fā)報(bào)告、變更報(bào)告、開發(fā)總結(jié)等） 9、測(cè)試及調(diào)試（產(chǎn)生的技術(shù)文檔有：測(cè)試報(bào)告、軟件問題報(bào)告等） 10、編寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、維護(hù)手冊(cè) 11、組織驗(yàn)收（小項(xiàng)目：開發(fā)部組織；大項(xiàng)目：開發(fā)部、市場(chǎng)部聯(lián)合組織） 12、交工（文檔：項(xiàng)目總結(jié)） 13、軟件維護(hù)（由相關(guān)開發(fā)人員進(jìn)行） 三、工作中最難解決的問題？ 1、文檔管理。文檔出不齊，給以后開發(fā)造成相當(dāng)大的阻礙 2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)任務(wù) 3、不必要的維護(hù)，浪費(fèi)時(shí)間 4、越權(quán)領(lǐng)導(dǎo) 四、最容易職責(zé)不明的工作有哪些？ 1、光盤管理。 2、上網(wǎng)。 3、小設(shè)備的申請(qǐng)及調(diào)換。 4、其他部門的幻燈片制作。 五、建議 1、建議由開發(fā)部保管光盤； 2、培訓(xùn)只有大批新員工同時(shí)到來時(shí)進(jìn)行，個(gè)別進(jìn)入公司的新員工通過具體工作進(jìn)行培訓(xùn) ； 3、建議建立細(xì)致的技術(shù)人員的考核辦法，將考核工作量、工作難度，并與工資掛鉤； 4、建議由×××部負(fù)責(zé)公司NT服務(wù)器的軟件管理，硬件管理及SUN服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)管理。 ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 市場(chǎng)營銷類 營銷部經(jīng)理、市場(chǎng)部經(jīng)理、市場(chǎng)調(diào)查員、業(yè)務(wù)管理員、產(chǎn)品部經(jīng)理、技術(shù)支持部經(jīng)理 營銷主管 經(jīng)營企劃專員 項(xiàng)目經(jīng)理 營銷部經(jīng)理 崗位名稱：營銷部經(jīng)理 直接上級(jí)：分管理副總經(jīng)理 下屬崗位：儲(chǔ)運(yùn)科科長、市場(chǎng)科科長、售后服務(wù)科科長； 崗位性質(zhì)：負(fù)責(zé)全面主持營銷工作的指揮、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督少管理的權(quán)力，并承擔(dān)執(zhí) 行公司規(guī)程及工作指令的義務(wù)； 管理責(zé)任：對(duì)其分管的工作全面負(fù)責(zé)； 主要職責(zé)： 1．在分管副總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)主持本部的全面工作，組織并督促部門人員全面完成本 部職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù)； 2．貫徹落實(shí)本部崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，密切與生產(chǎn)、人事、計(jì)劃、財(cái)務(wù)、質(zhì)量等部門 的工作聯(lián)系，加強(qiáng)與有關(guān)部門的協(xié)作配合工作； 3．組織制定產(chǎn)品銷售、入庫、出庫、在倉保管制度。明確銷售工作標(biāo)準(zhǔn)，建立健全銷售 管理網(wǎng)絡(luò)，認(rèn)真做好協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、調(diào)度、檢查、考核工作； 4．負(fù)責(zé)組織編制年、季、月度銷售計(jì)劃，適時(shí)合理地簽訂供貨合同，確保銷售計(jì)劃指標(biāo) 完成，節(jié)約銷售費(fèi)用、及時(shí)回籠資金，加速公司資金周轉(zhuǎn)； 5．加強(qiáng)倉庫管理基礎(chǔ)工作。認(rèn)真辦理...
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