集團(tuán)公司銷售總部庫存商品管理制度1
**集團(tuán)公司銷售總部庫存商品管理制度 1 目的 1.1 進(jìn)一步改善庫存管理，提高庫存商品的管理水平。 1.2 確保公司財(cái)產(chǎn)安全、完整。 2 適用范圍 2.1 適用于分公司、辦事處庫存商品入出庫管理、倉庫現(xiàn)場(chǎng)管理、指令審批管理、庫存商品 的盤點(diǎn)與對(duì)帳管理及違規(guī)處罰等。 2.2 二級(jí)分庫管理制度另行制訂。 3 核心條款 3.1 庫存商品的定義 庫存商品是指存放在分公司、辦事處的分支倉庫、二級(jí)分庫、維修間、樣品間等所有權(quán) 屬公 司的且納入庫存商品核算的彩電、VCD、DVD、數(shù)字衛(wèi)星接收機(jī)等商品。 3.2 庫存商品的入庫管理 3.2.1 庫存商品的調(diào)入 3.2.1.1 庫存商品由總部調(diào)入 3.2.1.1.1 由分部、分公司市場(chǎng)助理會(huì)同辦事處倉庫監(jiān)理根據(jù)市場(chǎng)狀況、倉儲(chǔ)容量等要素編 制總部統(tǒng)一格式的要貨計(jì)劃，經(jīng)會(huì)計(jì)、經(jīng)理審核，分部總經(jīng)理批準(zhǔn)后傳行銷部計(jì)劃科批 轉(zhuǎn)** 儲(chǔ)運(yùn)部辦理庫存調(diào)撥手續(xù)。 3.2.1.1.2 **儲(chǔ)運(yùn)部財(cái)務(wù)人員憑要貨計(jì)劃和行銷部計(jì)劃科批示 — 開具總部統(tǒng)一格式的“出庫單”，相關(guān)要素填列齊全，承運(yùn)單位經(jīng)辦人簽字后辦理提貨手 續(xù)。 — 根據(jù)承運(yùn)單位簽字確認(rèn)的出庫單，填制“貨運(yùn)收據(jù)及運(yùn)費(fèi)結(jié)算單”，相關(guān)要素填列齊全， 并將“運(yùn)費(fèi)結(jié)算聯(lián)”交承運(yùn)部門。 — 根據(jù)“出庫單”，填制“分支倉庫發(fā)貨跟蹤單”（見表4.1），傳真相關(guān)辦事處。 3.2.1.2 庫存商品由其它辦事處調(diào)入按庫存商品調(diào)撥的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 3.2.2 庫存商品的驗(yàn)收入庫 3.2.2.1 根據(jù) “分支倉庫發(fā)貨跟蹤單”、“庫存商品調(diào)撥單”（見表4.2）或其它資料，倉 庫監(jiān)理兼出納必須在貨物運(yùn)達(dá)的當(dāng)天督促倉儲(chǔ)單位辦理貨物驗(yàn)收入庫，并（由倉儲(chǔ)單位 ）填制 一式五聯(lián)的“**產(chǎn)品入庫單”，貨物品名、型號(hào)、數(shù)量等要素填列齊全。倉庫保管、倉庫 主 管、辦事處倉庫監(jiān)理簽名并加蓋倉儲(chǔ)單位公章。 3.2.2.2 根據(jù)驗(yàn)貨情況：（1）據(jù)實(shí)填寫“分支倉庫發(fā)貨跟蹤單”回單，由辦事處經(jīng)理、會(huì)計(jì) 分別簽字后傳真**儲(chǔ)運(yùn)部；如為其它辦事處調(diào)入須將要素齊全的入庫單回傳發(fā)貨辦事處 。（ 2）據(jù)實(shí)填寫“分支倉庫驗(yàn)貨證明單”，由辦事處經(jīng)理、會(huì)計(jì)分別簽字，加蓋辦事處公章交 承 運(yùn)部門作結(jié)算運(yùn)費(fèi)之用；貨物丟失、破損、淋濕情況須詳細(xì)列明。 3.2.2.3 辦事處倉庫監(jiān)理應(yīng)在貨物驗(yàn)收入庫的當(dāng)天根據(jù)倉儲(chǔ)單位提供的“入庫單”第二聯(lián)登 記庫存商品調(diào)撥明細(xì)帳。 3.2.2.4 辦事處不得把總部調(diào)入或其它辦事處調(diào)入的公司產(chǎn)品，未經(jīng)倉庫驗(yàn)收入庫直接調(diào)給 客戶或樣品間、維修間。 3.3 庫存商品的出庫管理 3.3.1 批發(fā)客戶的出庫管理 3.3.1.1 在客戶有款的情況下，辦事處業(yè)務(wù)員根據(jù)分支倉庫貨源狀況，先與客戶商定要貨計(jì) 劃，要貨計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列明要貨的貨物品名、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等交辦事處 會(huì)計(jì)審 核無誤，經(jīng)理審批。辦事處倉庫監(jiān)理根據(jù)要貨計(jì)劃把相關(guān)信息輸入指令單申請(qǐng)系統(tǒng)，E- mail到 總部指令科，待總部批復(fù)出庫指令后，打印出公司專用的“**產(chǎn)品出庫指令及發(fā)貨通知單 ” ，指令申請(qǐng)人、客戶代表、會(huì)計(jì)、經(jīng)理分別在指令單上簽名，依據(jù)總部批復(fù)的出庫指令 辦理出 庫手續(xù)。特殊情況（客戶款額足夠且要貨較急）可先由辦事處開具要素齊全的“**產(chǎn)品出 庫 指令及發(fā)貨通知單”并出具由辦事處經(jīng)理、會(huì)計(jì)共同簽名的指令單欠條，憑出庫單、指令 單欠 條辦理出庫，再由倉庫監(jiān)理在24小時(shí)內(nèi)將批復(fù)的出庫指令送達(dá)倉庫并收回指令單欠條。 3.3.1.2 如客戶（未簽字提貨）要求委派業(yè)務(wù)員將貨物直接送達(dá)客戶指定地點(diǎn)或配貨站、郵 局等，應(yīng)按以下程序進(jìn)行操作 — 辦事處必須采用總部統(tǒng)一制作的合同文本，事先與客戶簽訂“代辦托運(yùn)協(xié)議書”（見表4 .3），相關(guān)要素填列齊全，雙方簽字蓋章。 — 由業(yè)務(wù)員在“出庫指令及發(fā)貨通知單”客戶代表處簽具本人真實(shí)姓名和提貨日期。 — 業(yè)務(wù)員憑“出庫指令及發(fā)貨通知單”到倉庫提取冰箱空調(diào)等貨物，直接送達(dá)客戶指定地 點(diǎn)或配貨站。要求客戶（配貨站、郵局）經(jīng)辦人點(diǎn)數(shù)、驗(yàn)收、簽字，在出庫單“送貨聯(lián)” 上詳 細(xì)填寫貨物收到數(shù)量，加蓋貨物驗(yàn)收單位公章，向客戶收取運(yùn)費(fèi)。 — 送貨完畢后業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)將出庫單“送貨聯(lián)”及送貨運(yùn)費(fèi)交辦事處會(huì)計(jì)。 3.3.1.3 客戶異地提機(jī) — 根據(jù)其它辦事處的貨源狀況先與客戶商定要貨計(jì)劃，收妥貨款后向貨源調(diào)出辦事處傳真 各 要素填列齊全且加蓋辦事處公章的“客戶異地提貨申請(qǐng)單”，通知貨源調(diào)出辦事處申請(qǐng)出 庫指 令。 — 貨源調(diào)出辦事處倉庫監(jiān)理依據(jù)“客戶異地提貨申請(qǐng)單”的提貨情況向總部申請(qǐng)調(diào)撥類指令 （指令單抬頭用“調(diào)撥- XX辦事處”），客戶必須在指令單上簽名，并在指令單備注欄中注明客戶名稱及車號(hào)等資 料。 — 客戶所在地辦事處財(cái)務(wù)開具入庫單作假入庫處理，按規(guī)定向總部指令科申請(qǐng)指令，總部 批 復(fù)指令后作假出庫處理，據(jù)此登記庫存商品調(diào)撥帳及客戶往來帳。 3.3.1.4 如客戶要求先提貨后付款，按“擔(dān)保、抵押管理制度”規(guī)定的有關(guān)條款執(zhí)行。 3.3.2 零售直供專柜的出庫管理 3.3.2.1 憑總部批準(zhǔn)的“專柜設(shè)置申請(qǐng)表”、“**產(chǎn)品直供商場(chǎng)代銷協(xié)議書”向行銷部申 請(qǐng)信用等級(jí)。 3.3.2.2 憑行銷部核準(zhǔn)的信用等級(jí)，其中：AAA類專柜鋪底額應(yīng)控制在20萬元以內(nèi)（特大型專 柜向行銷部申報(bào)特批后可增加鋪底額，但必須在指令申請(qǐng)單“其它”欄予以注明）。AA類 專柜 鋪底額控制在10萬元以內(nèi)。A類專柜鋪底原則上控制在3萬元內(nèi)。 3.3.2.3 隨旺季市場(chǎng)需要，月中允許分部（或分公司）總經(jīng)理、辦事處經(jīng)理、業(yè)務(wù)員對(duì)AAA類 、AA類專柜分別在20萬、10萬元以內(nèi)擔(dān)保補(bǔ)貨，并逐單報(bào)總部批準(zhǔn)，但必須以月度結(jié)算 日鋪底 額分別降到20萬、10萬元以內(nèi)為前提。否則，總部指令科應(yīng)停止簽發(fā)該專柜的出庫指令 。 3.3.2.4 無風(fēng)險(xiǎn)零售專柜一律不予鋪底，采取預(yù)付貨款（或承兌抵押額度內(nèi)）提貨方式。 3.3.2.5 辦事處在行銷部核準(zhǔn)的鋪底（或預(yù)付貨款及承兌抵押）額度內(nèi)向總部申請(qǐng)指令，憑總部 批復(fù)指令辦理出庫手續(xù)，客戶特定授權(quán)人應(yīng)在出庫單上簽名。 3.3.3 非正常提機(jī)的出庫管理 3.3.3.1 廣告機(jī)、贈(zèng)送機(jī)、獎(jiǎng)品機(jī)：由經(jīng)辦人填寫“請(qǐng)示報(bào)告單”，會(huì)計(jì)、經(jīng)理簽具意見， 報(bào)分部總經(jīng)理及總部相關(guān)部門批準(zhǔn)（其中，入分公司、辦事處的廣告費(fèi)由財(cái)務(wù)相關(guān)審批 人批準(zhǔn) ，入總部廣告費(fèi)由廣告部及財(cái)務(wù)部相關(guān)審批人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)），憑批件向總部申請(qǐng)出庫指令 ，待批 復(fù)指令后方可辦理出庫手續(xù)。 3.3.3.2 火燒機(jī)：由中心主任填寫“突發(fā)事件處理申報(bào)表”，報(bào)分部總經(jīng)理、用戶服務(wù)部總 監(jiān)批準(zhǔn)，然后依據(jù)批件向總部指令科申請(qǐng)出庫指令，待批準(zhǔn)后方能辦理出庫手續(xù)。原用 戶火燒 報(bào)廢機(jī)不得再向總部申請(qǐng)退庫指令。 3.3.3.3 專柜演示機(jī)：(1)由辦事處經(jīng)理填寫“請(qǐng)示報(bào)告單”向總部廣告部終端管理科申請(qǐng)， 并出具借條，辦事處倉庫監(jiān)理憑批示及借條申請(qǐng)指令，總部指令科批復(fù)指令后方可辦理 出庫手 續(xù)。辦事處將專柜演示機(jī)作固定資產(chǎn)（或低值易耗品）管理。(2) 專柜演示機(jī)退回后，經(jīng)維修 主任檢測(cè)鑒定附件完整、包裝完好、無劃傷，可由辦事處經(jīng)理出具請(qǐng)示報(bào)告（附鑒定報(bào) 告）報(bào) 財(cái)務(wù)分管副總批準(zhǔn)，辦事處倉庫監(jiān)理憑批件以演示機(jī)申請(qǐng)（負(fù)數(shù)）退庫指令，獲批準(zhǔn)后 增加辦 事處庫存。 3.3.3.4 個(gè)人或倉儲(chǔ)單位賠機(jī)：因丟機(jī)、毀損、其它原因或經(jīng)審計(jì)、片區(qū)財(cái)務(wù)經(jīng)理確認(rèn)應(yīng)由 責(zé)任人（單位）賠償?shù)模k事處以報(bào)告或理賠證明等申報(bào)總部財(cái)務(wù)副總批準(zhǔn)，憑批件向 總部申 請(qǐng)出庫指令，經(jīng)批準(zhǔn)后入責(zé)任人（單位）個(gè)人往來，并由總部執(zhí)行扣款。 3.3.4 庫存商品的調(diào)撥管理 3.3.4.1 辦事處內(nèi)部的庫存調(diào)撥 — 辦事處內(nèi)部分支倉庫調(diào)二級(jí)分庫、樣品間、維修間或二級(jí)分庫、樣品間、維修間調(diào)分支 倉 庫均由辦事處倉庫監(jiān)理向總部申請(qǐng)出庫指令，批復(fù)指令后方可辦理出庫手續(xù)。 — 辦事處樣品間與維修間之間的庫存內(nèi)部調(diào)撥，由辦事處倉庫監(jiān)理開具“庫存商品內(nèi)部調(diào)撥 單”（見表4.4）作內(nèi)部移庫處理，不向總部申請(qǐng)出庫指令，但應(yīng)根據(jù)“庫存商品內(nèi)部調(diào)撥 單 ”登記庫存商品調(diào)撥明細(xì)帳；展示機(jī)與樣品間、維修間之間的調(diào)撥需向總部申請(qǐng)出庫指令 ，辦 理出入庫手續(xù)。 — 展示機(jī)出庫，由辦事處經(jīng)理填制“展示機(jī)出庫批準(zhǔn)單”（見表4.5），經(jīng)分部及總部批準(zhǔn) 后（出庫時(shí)間10天且出庫數(shù)量在10臺(tái)以內(nèi)的由分部總經(jīng)理審批，出庫時(shí)間超10天或出庫 數(shù)量超 10臺(tái)經(jīng)分部總經(jīng)理及行銷部批準(zhǔn)），方可憑批件辦理出庫手續(xù)。 — 辦事處樣品間樣機(jī)總數(shù)量應(yīng)控制在10臺(tái)以內(nèi)，同一型號(hào)、品名的樣機(jī)只能展示一臺(tái)，樣 機(jī) 保管責(zé)任人為倉庫監(jiān)理兼出納。 3.3.4.2 辦事處之間的庫存調(diào)撥 — 由辦事處倉庫監(jiān)理向總部儲(chǔ)運(yùn)部（分部外調(diào)貨）或分部（分部內(nèi)調(diào)貨）申請(qǐng)，經(jīng)貨運(yùn)總 監(jiān) 或分部總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由貨物調(diào)出方憑批件向總部財(cái)務(wù)部申請(qǐng)指令，待批復(fù)指令后方可 辦理出 入庫手續(xù)。 — 財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)科每天根據(jù)指令科提交的調(diào)撥指令制作“辦事處庫存商品調(diào)撥明細(xì)表”并掛總 部網(wǎng)站，辦事處會(huì)計(jì)必須每天上網(wǎng)查看在途商品的調(diào)入情況，如發(fā)現(xiàn)其未及時(shí)到達(dá)，應(yīng) 盡快與 調(diào)出辦事處聯(lián)系處理。 — 調(diào)入辦事處在收到商品后，倉庫監(jiān)理應(yīng)及時(shí)辦理驗(yàn)收入庫手續(xù)。同時(shí)填“制庫存商品調(diào)撥 單”（回單），商品短少、毀損等有關(guān)情況必須列明。然后傳真貨物調(diào)出的分公司、辦事 處。 — 如貨物發(fā)生短少或毀損必須查明原因并與有關(guān)辦事處協(xié)商處理，并取得一致意見。否則 ， 應(yīng)專題報(bào)告總部財(cái)務(wù)分管副總。 3.3.4.3 辦事處庫存商品調(diào)回總部：按“滯銷和不可修復(fù)商品返廠管理制度”相關(guān)條款執(zhí)行 。 3.3.5 辦事處必須取得所有客戶出具的“授權(quán)提貨委托書”（見表4.6），客戶辦理提貨的經(jīng) 辦人必須在委托書上簽名（手寫），辦事處倉庫監(jiān)理憑此建立完整的客戶提貨管理檔案 ，并按 以下條款進(jìn)行跟蹤。 3.3.5.1 凡客戶采取自提或業(yè)務(wù)員送貨方式的，必須取得客戶特定授權(quán)人的簽名或收貨憑證 。 3.3.5.2 凡采取配送或郵寄等提貨方式的，取得配送站或郵局經(jīng)辦人的簽字及加蓋公章的收 貨憑證后即可。 3.3.6 任何客戶提貨或退貨，如果既提（退）彩電又提（退）音響（背投、數(shù)字電視）等類 型產(chǎn)品必須分類型申請(qǐng)出庫（退機(jī)）指令。 3.4 用戶換機(jī)管理 3.4.1 辦事處可從分支倉庫提取20臺(tái)好機(jī)作為用戶換機(jī)的周轉(zhuǎn)機(jī)。 3.4.1.1 維修文員從分支倉庫提取周轉(zhuǎn)機(jī)入維修間或換取的壞機(jī)經(jīng)修復(fù)后入分支倉庫，必須 按規(guī)定辦理出入庫手續(xù)并向總部申請(qǐng)（出入庫）指令，嚴(yán)禁隨意給客戶退換機(jī)或?qū)⒅苻D(zhuǎn) 機(jī)無指 令借給客戶。 3.4.1.2 周轉(zhuǎn)機(jī)的管理責(zé)任人為辦事處維修主任，其發(fā)生串號(hào)、短少或換機(jī)后產(chǎn)生滯銷、不 可修復(fù)、報(bào)廢而造成的損失由維修主任或有關(guān)責(zé)任人全額賠償。 3.4.2 用戶因產(chǎn)品質(zhì)量問題要求換機(jī)，由維修主任填制“差異換機(jī)申請(qǐng)報(bào)告”，報(bào)片區(qū)技服 經(jīng)理及總部用戶服務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)（其中：換機(jī)差價(jià)損失在300元以內(nèi)的報(bào)片區(qū)技服經(jīng)理批準(zhǔn) ，換 機(jī)差價(jià)損失在300元以上報(bào)總部用戶服務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)）。 3.4.3 用戶換機(jī)金額大于零（出庫機(jī)大于退機(jī)金額），報(bào)告批準(zhǔn)其差價(jià)由用戶承擔(dān)或換機(jī)金 額小于零（出庫金額小于退機(jī)金額），差價(jià)應(yīng)退給用戶或退換機(jī)金額相等，統(tǒng)一以“零售 ”戶 申請(qǐng)指令。 3.4.4 用戶換機(jī)金額大于零，報(bào)告批準(zhǔn)其差價(jià)由維修環(huán)節(jié)費(fèi)用承擔(dān)或用戶換機(jī)金額小于零， 差價(jià)沖減辦事處維修環(huán)節(jié)費(fèi)用，統(tǒng)一以“換機(jī)差價(jià)”戶申請(qǐng)指令。 3.4.5 零售用戶換機(jī)差價(jià)大于零（出庫金額大于退機(jī)金額）只申請(qǐng)一張指令單，如差價(jià)小于 或等于零必須按提機(jī)與退機(jī)分別申請(qǐng)指令。 3.4.6 向用戶收取換機(jī)差價(jià)，必須開具總部統(tǒng)一格式的“收款收據(jù)”，向用戶以現(xiàn)金支付退 機(jī)差價(jià)，必須取得用戶出具的“收款收據(jù)”。 3.5 客戶退機(jī)管理 3.5.1 批發(fā)客戶退機(jī) 3.5.1.1 對(duì)客戶10臺(tái)以內(nèi)售前機(jī)、或質(zhì)量壞機(jī)的退貨，須由客戶開出“退機(jī)發(fā)票”或“退貨 折讓證明單”，經(jīng)維修主任檢驗(yàn)符合退機(jī)條件并出具“返修機(jī)檢驗(yàn)報(bào)告單”。辦事處憑以上 附 件向總部申請(qǐng)退機(jī)指令，待總部批復(fù)退機(jī)指令后方可辦理退機(jī)入庫手續(xù)。同時(shí)取得貨物 保管人 員（倉庫保管員或維修文員）的簽字確認(rèn)。 3.5.1.2 對(duì)批發(fā)客戶10臺(tái)以上售前機(jī)因質(zhì)量問題需退貨，除按第一條規(guī)定提供相關(guān)附件外， 由倉庫監(jiān)理根據(jù)“返修機(jī)檢驗(yàn)報(bào)告單”、“客戶退機(jī)發(fā)票”或“退貨折讓證明單”向總部行銷 部遞交退機(jī)報(bào)告，經(jīng)行銷部審批后再向總部指令科申請(qǐng)退機(jī)指令，待總部批復(fù)（退機(jī)） 指令后 方可辦理退機(jī)入庫手續(xù)。同時(shí)取得貨物保管人員的簽字確認(rèn)。 3.5.2 零售直供專柜客戶退機(jī) 3.5.2.1 專柜未開具發(fā)票的委托代銷商品的退機(jī)，由商場(chǎng)開具“商返單”經(jīng)維修主任檢驗(yàn)符 合退機(jī)條件后開具“返修機(jī)檢驗(yàn)報(bào)告單”（經(jīng)理、會(huì)計(jì)簽名），辦事處倉庫監(jiān)理憑此向總 部申 請(qǐng)退機(jī)指令，待總部批復(fù)退機(jī)指令后方可辦理退機(jī)入庫手續(xù)，同時(shí)取得貨物保管人員簽...
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