企業(yè)程序文件401文件控制

青島8888廠
程序文件 文件編號：HD-QP-401
生效日期：2001-10-01 版本：A
文件控制程序 頁碼：1/4
受控號：
1. 目的
對質(zhì)量文件進行有效的控制，以確保各有關(guān)場所均使用文件的有效版本。
2. 適用范圍
適用于與本廠質(zhì)量管理體系有關(guān)文件的控制和管理。
3. 引用文件
ISO 9001：2000 4.2 文件要求
《質(zhì)量手冊》4.2章
4. 定義
無
5. 職責
5.1 廠長負責《質(zhì)量手冊》和《程序文件》的批準。
5.2 管理者代表負責《質(zhì)量手冊》、《程序文件》的組織編寫和審核。
5.3 相關(guān)部門負責作業(yè)文件、技術(shù)文件等的起草，相應(yīng)部門負責人審核，廠長批準。
5.4 廠辦負責體系文件的發(fā)放。
5.5 質(zhì)檢科負責技術(shù)文件的發(fā)放。
5.6 各部門負責持有受控文件的管理。
6. 程序內(nèi)容
6.1 文件的分類和編號、格式
6.1.1 文件見“文件一覽表”其分類如下：
A 質(zhì)量手冊；B 程序文件；
C 作業(yè)文件；D 技術(shù)文件；
E 外來文件。
6.1.2 文件的編號
A． 質(zhì)量手冊
HD-QM-XXXX

引用質(zhì)量標準版本
質(zhì)量手冊英文縮寫
華東彩印廠的縮寫
B． 程序文件
HD-QP-X XX X
版次
順序號
質(zhì)量標準對應(yīng)章節(jié)
英文“程序”縮寫
擬稿 審核 批準
青島8888廠
程序文件 文件編號：HD-QP-401
生效日期：2001-10-01 版本：A
文件控制程序 頁碼：2/4
受控號：

C． 作業(yè)文件
HD-QW-XXX XX X
版次
順序號
程序文件編號
作業(yè)文件縮寫
D． 技術(shù)文件
HD-JS-XX X
版次
順序號
技術(shù)文件縮寫
6.1.3 體系文件的格式
6.1.3.1 正文部分
1． 目的
簡要說明文件要解決的問題和要達到的效果
2. 適用范圍
規(guī)定文件實施的領(lǐng)域和/或適用的部門、人員。
3. 引用文件
列出本文件中引用的上一級文件。如無本條時，可寫無。
4. 定義
給出特定名詞的含義，如無本條時，可寫無。
5. 職責
規(guī)定出實施該文件的主要部門及相關(guān)部門職責、權(quán)限。
6. 工作流程或內(nèi)容
按活動的邏輯順序描述活動的細節(jié)。規(guī)定工作的內(nèi)容、步驟和具體要求，包括 應(yīng)完成的工作量和應(yīng)達到的質(zhì)量，寫出作什么、何時、何地、誰來做，應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進行控制和記錄。
7. 質(zhì)量記錄
列出執(zhí)行本文件需要的質(zhì)量記錄。
8. 相關(guān)/支持性文件
列出與本文件相關(guān)或支持性文件。
正文部分的內(nèi)容可根據(jù)需要自行剪裁。
6.1.3.2 刊頭格式
包括企業(yè)名稱、文件名稱、文件編號、生效日期、頁號、受控號、版本
6.1.3.2 刊尾格式
第一頁格式：包括擬稿、審核、批準；其他頁無刊尾
6.1.4 部門受控號

青島8888廠
程序文件 文件編號：HD-QP-401
生效日期：2001-10-01 版本：A
文件控制程序 頁碼：3/4
受控號：
廠長—01；管理者代表—02；廠辦—03；質(zhì)檢科—04； 供銷科—05；
生產(chǎn)辦—06； 倉庫—07 。
6.2 文件的編寫
6.2.1 成立ISO 9000質(zhì)量認證小組，管理者代表任組長，檢查文件的編寫進度，協(xié)調(diào)工作。
6.2.2 管理者代表組織廠辦編寫文件。
6.2.3 《質(zhì)量手冊》應(yīng)具有下述結(jié)構(gòu)：
A 封面；
B 手冊目錄；
C 修改控制頁；
D 組織概況；
E 組織的質(zhì)量方針和目標；
F 組織機構(gòu)、責任和權(quán)限；
G 質(zhì)量管理體系內(nèi)容要求的具體描述；
6.2.4 《程序文件》應(yīng)附合ISO 9001：2000的內(nèi)容要求。
6.2.5 《作業(yè)文件》、《技術(shù)文件》應(yīng)與本廠的產(chǎn)品要求相符。
6.3 文件的審批
6.3.1 《質(zhì)量手冊》定稿后，由廠長批準。
6.3.2 管理者代表對《程序文件》進行最后審核。
6.3.3 《程序文件》由廠長批準正式生效。
6.3.4 作業(yè)文件、技術(shù)文件等由相關(guān)部門負責人審核，廠長批準生效。
6.4 文件的發(fā)放與領(lǐng)用
6.4.1 《質(zhì)量手冊》和《程序文件》由廠長批準，廠辦按發(fā)放范圍發(fā)放，技術(shù)文件由技術(shù)質(zhì)檢科發(fā)放。文件領(lǐng)用人及發(fā)放人均須在“文件發(fā)放表”上簽字。
6.4.2 發(fā)放的文件必須是加蓋紅色“受控”印章及受控號的文件。同一種文件的分發(fā)號不應(yīng)重復(fù)。
6.4.3 當文件破損程度達到影響使用時，持有人應(yīng)到文件發(fā)放部門交回破損文件，換取新文件，并在“文件發(fā)放表”的備注欄內(nèi)注明原因。新文件分發(fā)號仍沿用破損文件分發(fā)號，破損文件由文件發(fā)放部門負責銷毀。
6.4.4 若文件出現(xiàn)丟失時，責任者應(yīng)及時聯(lián)絡(luò)文件發(fā)放部門辦理補發(fā)手續(xù)，并在“文件發(fā)放表”的備注欄內(nèi)注明原因。補發(fā)文件應(yīng)采用新的分發(fā)號，同時通知聲明丟失受控文件作廢。
6.5 文件的更改
6.5.1 任何部門或個人認為有必要更改文件時，可以向廠辦或技檢科提出申請，并填寫“文件更改申請單”，經(jīng)管理者代表審批后實施更改。
6.5.2 更改文件由原編制部門執(zhí)行，更改文件的審查、批準，由原審批負責人進行。
6.5.3文件更改審批后，由更改人交相應(yīng)申請部門。廠辦或技檢科依據(jù)“文件發(fā)放表”向文
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程序文件 文件編號：HD-QP-401
生效日期：2001-10-01 版本：A
文件控制程序 頁碼：4/4
受控號：
件持有人發(fā)放，將須更改的受控文件收回。

6.6 文件的換版和作廢
6.6.1 文件每次修改后應(yīng)換版，版號按英文字母順序變換。換版同時將前版回收作廢。
6.6.2 文件的換版、作廢也可由使用部門或人員提出申請，管理者代表批準后實行。
6.6.3 文件換版、作廢，應(yīng)同時修改“文件清單”。
6.6.4 作廢文件由廠辦或技檢科按“文件發(fā)放表”回收，經(jīng)管理者代表批準后專人銷毀。若作為參考，作廢文件須加蓋“作廢”紅色印章。
6.7 文件的管理
6.7.1 體系文件的正本由廠辦保存管理，技術(shù)文件的正本由技術(shù)質(zhì)檢科保管。
6.7.2 文件副本受控件，由各使用部門或人員管理。
6.7.3 所有部門或人員不得使用受控文件的復(fù)印件。所有受控文件的復(fù)印件均無效。
6.7.4 來自外部的文件，經(jīng)廠長批準后方可使用。
6.7.5 原始性質(zhì)量管理體系文件由廠辦管理。
7. 質(zhì)量記錄
文件發(fā)放清單 HD-QT-40101
文件發(fā)放回收記錄表 HD-QT-40102
文件最新狀況一覽表 HD-QT-40103
現(xiàn)用國家、國際標準一覽表 HD-QT-40104
文件更改申請單 HD-QT-40105
文件領(lǐng)用申請表 HD-QT-40106
外來文件清單 HD-QT-40107
8. 相關(guān)/支持性文件
無



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