辦公費用節(jié)省辦法

第一條 購買消耗品要克制再克制 　
從橡皮擦、鉛筆等細(xì)小的事務(wù)用品下手，大部分的人都認(rèn)為公司的消耗品, 隨時都可以購買而且價格低廉。這種觀念首先要改正，養(yǎng)成克制購買消耗品的習(xí)慣。尤其是才領(lǐng)用沒多久就要再申領(lǐng)就大有問題。合理的做法，例如，某些文具領(lǐng)用后最少六個月禁止再申領(lǐng)。雖然金額很小，也要訂出基準(zhǔn)，依照申請制度領(lǐng)用，禁止隨便購買。 　
第二條 消耗品的所有標(biāo)準(zhǔn)要制定領(lǐng)用明細(xì) 　
對每人橡皮擦半塊、鉛筆、原子筆一支，制定領(lǐng)用明細(xì)標(biāo)準(zhǔn)。然后每六個月一次，定期點查個人抽屜時，多余的事務(wù)用品先回收。釘書機、剪刀、膠帶等，全員每天使用頻繁的東西，劃為共用。橡皮擦、原子筆、簽字筆等用到不能用才更換。因本人不注意而遺失時，嚴(yán)格執(zhí)行由本人負(fù)責(zé)賠償。 　
第三條 公司的物品、不要私自使用 　
在公司內(nèi)事務(wù)用品等，能變?yōu)樗接玫臇|西很多。例如電話費是其中一部分。交際費的一部分也可占為私用。樣品、促銷用的商品，帶回家使用的案件也有。公私不分,不只增加費用支出,亦是不正當(dāng)?shù)牡谝徊?。首先干部要?jǐn)慎以身作則。在節(jié)省費用的運動中要嚴(yán)禁這種公私不分的舉動。 　
第四條 不要使用鉛筆與電動削鉛筆機 　
鉛筆購買一支削后才可使用。削鉛筆要花時間，使用電動削鉛筆很容易削過頭。又要花錢購置電動削鉛筆機而且還要付電費。積存的鉛筆屑也要清除。購買自動鉛筆價格不貴，鉛筆芯可換裝，換裝鉛筆芯時多少會有損失，筆芯三支抵算鉛筆一支計算，節(jié)省下來的金額很可觀。 　
第五條 抽屜內(nèi)要空出來 　
人都有占有的壞習(xí)慣。在企業(yè)內(nèi)看員工每人的抽屜，從筆記用具、傳票、用紙等都有浪費行為。倒不如，抽屜全部不要使用。做一個壁柜可放置一切事務(wù)用品及統(tǒng)計資料。這樣做，消耗品、事務(wù)用品、統(tǒng)計資料等的數(shù)量可以減少，節(jié)省開支。又可防止不正當(dāng)使用, 沒有機會發(fā)生不正當(dāng)使用就可防止費用的浪費。
第六條 在公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò)要盡量簡化 　
聯(lián)絡(luò)用的文書，盡可能利用使用過的紙張反面，或廣告廢紙。不需要考慮對上司的不禮貌，需要裝入信封的文件，可以自外面寄來的舊封套即可。不是特別怕被人看到的文件不需要裝入封套內(nèi)。二張以上的文件，



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使用回紋針也是一種浪費，用釘書機釘上或用膠帶貼上就可以。用回紋針郵寄時，常因曲別針的重量，而超重增加郵費的支出。
第七條 考慮信紙的折疊方式 　
信紙通常都把寫字的一面反折向內(nèi)，是不合理的。收件人的名稱如露在外面在公司內(nèi)就不需用信封，收件人馬上就知道內(nèi)容比較合理。又有折成四折的習(xí)慣，張數(shù)多時折為三折，比較好處理。為了收件人與內(nèi)容一目了然，利用三折方式為宜。 　
第八條 收件人名稱要簡化 　
Ｈ公司以一個字代表廠長級，吳廠長就用吳代表即可?？崎L級用兩個字，陳科長只用陳科。這種訂制胸前掛牌開始使用，在公司內(nèi)的往來文件亦用簡稱, 這樣制作名牌時也因小而節(jié)省費用。寫文件時吳只寫1個字，有3秒鐘就寫好, 如要寫成“深圳廠長吳某先生”要寫8個字，每字用3秒，寫8個字要花24 秒。所以文件的收件人名稱要盡量的簡單化。
第九條 標(biāo)示事務(wù)用品的價格 　
由公司提供的物品，往往沒有成本觀念，容易造成浪費使用。所以需要把信紙1張多少錢，信封大的多少錢、回紋針1支多少錢等，所有用品全部標(biāo)示價格。對每種用品的成本要花多少，讓每人有數(shù)字觀念是節(jié)省費用的第一步。每月最少在開會時，突然發(fā)出質(zhì)問“某小姐橡皮圈一個是多少錢”讓大家記得物品成本價格。 　
第十條 貼出電話費用表 　
為了要讓全部員工對電話費都有成本概念，編制電話費用表，貼在電話機前。費用要詳列，市區(qū)每通1次多少錢,長途電話每3分鐘、每10分鐘、每1秒鐘為單位連1秒鐘花多少錢也要有概念。 　
第十一條 電話通話定時 　
有一本書“一分鐘經(jīng)理”很暢銷。經(jīng)理指導(dǎo)屬下工作，已達到在1分鐘內(nèi)的時代。電話的通話最長在3分鐘內(nèi)講完。我們1分鐘可說50句話，3分鐘就150句。除了例外，全公司可展開“電話以3分鐘內(nèi)完成”的運動。如指導(dǎo)得當(dāng),與外面的通話也可以縮短時間。
第十二條 利用電話自動記錄機 　
電話費用自動記錄機約幾千元就可以購入。為了對每次打電話花多少電話費做到心中有數(shù)。對每臺電話每個月編立預(yù)算遵守費用很有效。 幾千元的投資，長遠計算很快就可以回收。許多公司使用自動記錄機



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后 ，節(jié)省30％以上話費。
第十三條 長途電話要經(jīng)由總機 　
Ｆ公司為了提高成本概念，長途電話都由總機發(fā)出。電話機前放置記錄用紙，填寫通話結(jié)果。這樣可以做筆錄，同時可防止無謂的長途電話使用。也不會打錯電話，在等對方通話時可以再確認(rèn)聯(lián)絡(luò)內(nèi)容。直撥電話很方便，所以掛接長途電話亦很容易，像使用市區(qū)電話的輕易感覺。 經(jīng)由總機可防止以上情況，同時也是培養(yǎng)成本觀念的一種方法。 　
第十四條 建立電話傳真機系統(tǒng) 　
總、分公司之間的電話費用，在做記錄后，可考慮建立傳真機系統(tǒng)。不只可節(jié)省電話費用，還可以用作文書聯(lián)絡(luò)之用，消除傳達上的錯誤。用電話如本人不在時，就造成電話費的浪費，用傳真機可以電送就沒有這個情況。與電報機不同的是，用電話傳真機時，不必另請打字員打字，誰都輕易會使用。Ｔ公司改用傳真機后，電話費省下約三分之一。 　
第十五條 總、分公司之間，聯(lián)絡(luò)制定標(biāo)準(zhǔn)化 　
員工不要用隨意的方法聯(lián)絡(luò)，需要制定標(biāo)準(zhǔn)的方法。方法可分為１、普通信件，２、限時專送，３、電話傳真，４、電話等，這些方法，制定一覽表徹底執(zhí)行。有的公司禁止使用總、分公司之間的電話，改用電話傳真機，及活用電腦連線等，而達到節(jié)省費用。時代在進步，頭腦也要轉(zhuǎn)得快，信息的傳達亦要符合時代需要。 　
第十六條 用一個字的單位簡化公司內(nèi)的電話 　
我在南部打電話回公司聯(lián)絡(luò)時，“喂，林，好”就問候完，通常的方法,“ 喂，喂，我是林某，您好嗎？”要這么說，這個字?jǐn)?shù)的差異，前者三字,后者九字，差異很大。前者可節(jié)省時間與電話費。公司內(nèi)的聯(lián)絡(luò)電話簡略用一個字來傳達。季節(jié)的問候、久未見面、互相問候近況都要免除。 　
第十七條 打電話要考慮區(qū)域 　
業(yè)務(wù)員為了聯(lián)絡(luò)，從公司打電話與客戶聯(lián)絡(luò)時，要考慮打電話的地點。因為業(yè)務(wù)員程度不一，有時和客戶中的異性一聊，往往忘了費用一秒一秒的增加, 公司應(yīng)編制詳細(xì)電話費用表，給每位業(yè)務(wù)員，這樣的考慮可達到節(jié)省電話費用。




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第十八條 利用５Ｗ２Ｈ表格 　
為了節(jié)省電話費用，打電話前先作成５Ｗ２Ｈ的表格，整理后再打電話。這個表格不只是打電話前使用，接聽電話或其他“轉(zhuǎn)言記錄”也要廣為利用。
１、ＷＨＥＮ 何時 　
２、ＷＨＯ 誰 　
３、ＷＨＡＴ 何事
４、ＷＨＹ 理由
５、ＷＨＥＲＥ 場所 　
６、ＨＯＷ 方法 　
７、ＨＯＷ ＭＵＣＨ 數(shù)量、金額 　
第十九條 對方講話中則改時再打 　
從這邊打的電話，常常會碰到對方在另一線電話講話中。這個時候不要用“我等待”而問“是不是要些時間”如果還要一點時間的話,告訴對方“待一會再打來”先掛斷電話。這樣可以節(jié)省電話費用，同時兩邊的電話機都可以空出來。　
第二十條 要求對方打過來 　
向廠部訂貨的電話盡量避免。讓對方每天固定時間打電話來，這樣可以有計劃的進行工作，同時可以節(jié)省電話費。這個方法也可以利用在其他事情上。當(dāng)然這個方法，依對方的立場，有時候行的通，有時候行不通的。例如對方與這邊立場相等，碰到對方另有一部電話時可說“很抱歉,講完電話可否給我電話聯(lián)絡(luò)”這樣拜托就可以了。 　
第二十一 條 禁止電話私用 　
市內(nèi)電話就無所謂，家鄉(xiāng)、朋友等的長途電話，被私人使用是一筆很大支出。私用電話不但是費用的損失，對周圍的人也會構(gòu)成妨礙工作，所以絕對禁止。工作中原則上，朋友與戀人打來電話都要禁止。私用電話要休息時間打來?！?
另外一種方法是，在公司內(nèi)裝設(shè)公用電話，供私用，多少也可以增加收入，一舉兩得。 　
第二十二條 每1盞燈，設(shè)置1個開關(guān) 　
通常在房間的進出口集中設(shè)置開關(guān)。日光燈每1盞設(shè)置1個開關(guān)，可以節(jié)省電費。已經(jīng)有日光燈集中開關(guān),換成每1燈1開關(guān)的工程費,




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數(shù)年間就可以節(jié)省回來。對節(jié)省有無觀念，只看是否用1盞燈1個開關(guān)就能判斷。 　
第二十三條 桌上放置臺燈 　
在桌上辦事，而光線從天花板照射是一種浪費，在各人桌上放置日光臺燈,可以節(jié)省電費。臺燈要準(zhǔn)備２０瓦以上為宜。比裝在天花板上的４０瓦雙管一盞的日光燈經(jīng)濟的多。白天稍微陰暗時，或室內(nèi)只有一、二人時天花板上的燈大放光明是非常浪費。 　
第二十四條 定期清掃日光燈管 　
日光燈如果不清掃，六個月就減低效率１０──３０％。希望盡可能每月都用干布擦試。又三個月──六個月一次用清潔劑清除干凈。有的企
業(yè)用到日光燈管壽命終了都沒有清掃過，這是沒有節(jié)省觀念。污濁的天花板及墻壁要細(xì)心去清掃，要有自發(fā)去清掃的想法。 　
第二十五條 窗戶不可放物品 　
在難得的窗戶旁邊放置物品，阻擋光線進入，反而需要照明這就失去了窗的作用。要養(yǎng)成將玻璃常常擦洗干干凈凈的習(xí)慣。 在德國的家庭中玻璃每天都擦的亮晶晶。有人喜歡洗澡，但一提起擦洗玻璃就認(rèn)為是一件苦差事。
第二十六條 盡量使用日光燈 　
日光燈的電費是燈泡電費的三分之一。家庭與商店就當(dāng)別論，在公司內(nèi)盡量使用日光燈。同樣的日光燈白色比晨光色的功效強１０％。在屋外要用比日光燈高壓的水銀燈，可得到相當(dāng)于燈泡7──8倍效果的照明。 　
第二十七條 日光燈管提早裝換 　
日光燈的換裝要在３０００－５０００小時左右。日光燈管壽命終了前，盡早換裝。使用到最后會增加電費及失去效率。要計算使用時間較為困難，用到燈管出現(xiàn)黑影圈時訂為換裝時間，每月底定期檢查換裝。 　
第二十八條 適合場所的照明度 　
廁所、洗水間、樓梯間,走廊等以150--200度為宜。辦事處用300--500度較為合適。會議室要配合氣候、白天、晚上的需要而裝置照明調(diào)節(jié)器比較合適。 度(ＬＵＸ)的訂算是６０瓦燈泡光線離1米處的光度為
　



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65度。 照明度要用得合適。 　
第二十九條 暖氣器具的保養(yǎng) 　
暖氣器具的保養(yǎng)要在使用前進行。是否完全燃燒會造成一個冬天下來燃料費物很大差別。反射式的暖氣用器，每天勤擦試，可提高熱效率。因為熱氣是向上升的，所以要安裝空氣循環(huán)器，也可以考慮在天窗附近安裝電風(fēng)扇。 　
第三十條 提前３０分關(guān)掉暖氣機 　
使用暖氣機的企業(yè)，下班前要有關(guān)機的習(xí)慣。加班也要在加班下班前３０分鐘關(guān)機。依這個方法每年可節(jié)省很大的暖氣費用。 　
第三十一條 空調(diào)機裝設(shè)位置適當(dāng)嗎？ 　
空調(diào)機盡量裝在日光直射不到的位置，最好裝在朝北的方向。日光直射的窗戶使用濾光裝置，避免日光直射?；蚶么昂煛Ｔ谕饷娴目照{(diào)機，在日光的照射下會影響效率，上面要裝設(shè)遮陽板以免日光直射。
第三十二條 空調(diào)機每月清理一次
冷卻裝置及空調(diào)機的蓄電座與濾壓器的清除，要有每月清除一次的習(xí)。一年都不清除據(jù)說會減少２０％的熱效率?？諝庵杏泻芏辔廴疚铮^濾器很容易被污染。由于這些瑣事不被重視，又是污穢的工作，誰都不愿意做，因此浪費很多電費。 　
第三十三條 室內(nèi)冷氣不要開得過冷 　
為了不超過公司內(nèi)規(guī)定的冷度，派負(fù)責(zé)人，每1小時檢查溫度。每超過1度就要多花約１０％的電費支出。 太冷不只造成電費的浪費，也容易罹患冷氣病。而且與室外溫度太大，會導(dǎo)致體力消耗，依實際情況確實調(diào)節(jié)溫度是很重要的。 　
第三十四條 冷凍柜的省電擺設(shè) 　
商品冷凍柜的擺設(shè)如果超過一定的高度時，冷氣會外泄造成電費的浪費，還可能會降低質(zhì)量。冷氣的進出口如被塞住亦是一種浪費，所以每天，由負(fù)責(zé)人定時巡查，擺設(shè)柜內(nèi)盡量不要有燈泡燈光、與太陽光的直射。在擺設(shè)柜附近因炊事而有熱源的事也要避免。冷凍柜的冷氣有一部分的外泄，可以利用其冷氣作室內(nèi)的冷氣用，可節(jié)省冷氣室的費用２５％。零售店的冷凍柜、冷藏設(shè)備的電費實在太大。不深入研究的話，便無利可圖。溫度的調(diào)節(jié)分為，上午、中午、下午三次實行。除霜工作要早一點做好，關(guān)店門后蓋上蓋子以節(jié)省電費，一個 　


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