秘書(shū)實(shí)務(wù) (ppt)
秘 書(shū) 實(shí) 務(wù)
秘書(shū)工作概述
1.1 秘書(shū)
1.2 秘書(shū)部門
1.3 秘書(shū)工作
1.4 技能訓(xùn)練

教學(xué)目 的
了解秘書(shū)的來(lái)由、職業(yè)特色、類別和秘書(shū)部門的特征，掌握秘書(shū)工作的原則和特點(diǎn)，理解秘書(shū)工作的作用。
通過(guò)本章學(xué)習(xí)，你會(huì)對(duì)秘書(shū)有一個(gè)初步的了解，為學(xué)習(xí)后續(xù)內(nèi)容，奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)
一、教學(xué)重點(diǎn)
1、秘書(shū)的概念
2、秘書(shū)的職業(yè)特點(diǎn)
3、秘書(shū)工作的原則與作用
4、技能訓(xùn)練
二、教學(xué)難點(diǎn)
1、秘書(shū)的來(lái)由與定義
2、秘書(shū)工作作用的技能
3、案例分析

1.1.1 “秘書(shū)”詞義的演變
宮中秘藏之書(shū) ： 最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書(shū)。
職務(wù)之稱: 秘書(shū)工作人員,是從清末開(kāi)始的,這是現(xiàn)代秘書(shū)概念的源頭。
社會(huì)職業(yè)：秘書(shū)已被看作是廣泛的社會(huì)職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行業(yè)）。


1.1.2 秘書(shū)的定義
所謂秘書(shū)，乃是組織或主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運(yùn)用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。


1.1.3 秘書(shū)的職業(yè)特色
1.直接性
一是秘書(shū)工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書(shū)也做什么;
二是秘書(shū)做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書(shū)也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)的;
三是秘書(shū)做工作是直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。

2.穩(wěn)定性
秘書(shū)與其服務(wù)對(duì)象之間的關(guān)系有相對(duì)的固定性，短至數(shù)月，長(zhǎng)達(dá)幾年甚至幾十年。
3.知識(shí)化
秘書(shū)的工作性質(zhì)要求秘書(shū)人員要具有一定的文化知識(shí)和專業(yè)知識(shí)。

4.年輕化
發(fā)達(dá)國(guó)家的秘書(shū)人員平均年齡為26歲左右，一般為20～35歲。他們把秘書(shū)崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。
5.女性化
近20年來(lái)，女性秘書(shū)有明顯增加的趨勢(shì)，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國(guó)家的初、中級(jí)女性秘書(shū)占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。

1.1.4 秘書(shū)的分類
橫向分類
按單位性質(zhì)不同：機(jī)關(guān)秘書(shū)，企業(yè)秘書(shū)，私人秘書(shū)，商業(yè)秘書(shū)，涉外秘書(shū)。
按工作內(nèi)容不同：行政秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)，文字秘書(shū)，教學(xué)秘書(shū)，信訪秘書(shū)、通訊秘書(shū)、醫(yī)學(xué)秘書(shū)，法律秘書(shū)等。
按服務(wù)對(duì)象不同：公務(wù)秘書(shū)、私人秘書(shū)。
縱向分類（層次）
高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)

1.2.1 秘書(shū)部門的涵義
秘書(shū)部門又稱秘書(shū)機(jī)構(gòu)，有廣義和狹義之分。
廣義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書(shū)工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書(shū)、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。（如下圖）
狹義的秘書(shū)機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會(huì)為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書(shū)業(yè)務(wù)的部門，如秘書(shū)局、秘書(shū)處、秘書(shū)科等。
秘書(shū)機(jī)構(gòu)圖

1.2.2 秘書(shū)部門的地位
秘書(shū)部門無(wú)論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖 ：

1.2.3 秘書(shū)部門的 基本特征
•從屬性
秘書(shū)機(jī)構(gòu)在整個(gè)機(jī)構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。
•中介性
在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。
•綜合性
秘書(shū)機(jī)構(gòu)的主要活動(dòng)是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動(dòng)而展開(kāi)的，活動(dòng)內(nèi)容涉及面廣。

1.3.1秘書(shū)工作內(nèi)容與形式
•辦文：主要圍繞文書(shū)、文件、文字材料開(kāi)展的工作。
•辦會(huì)：包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備、會(huì)中的組織和服務(wù)、會(huì)后的善后和落實(shí)。
•辦事：主要分信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。

1.3.2 秘書(shū)工作的原則
1.準(zhǔn)確原則
理解和執(zhí)行黨和國(guó)家的現(xiàn)行方針政策。
收集和提供領(lǐng)導(dǎo)工作所需要的信息資料。
判斷和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。
處理各種秘書(shū)事務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)者交辦的事項(xiàng)。
進(jìn)行文字表達(dá)和口頭表達(dá)。

2.及時(shí)原則
要確立正確的時(shí)間觀念。
要講究工作效率。
要分辨輕重緩急。
要變被動(dòng)為主動(dòng)。
3.嚴(yán)謹(jǐn)原則
嚴(yán)密地思考。
周詳?shù)剡\(yùn)作。
謹(jǐn)慎地行事。

4.同步原則
要同步思維。
要同步行動(dòng)。
要同步提高。
5.保密原則
要強(qiáng)化保密意識(shí)。
要具備法律知識(shí)。


1.3.3 秘書(shū)工作的特點(diǎn)
從屬性
是現(xiàn)代秘書(shū)工作最根本的屬性和特點(diǎn)。
被動(dòng)性
秘書(shū)機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書(shū)工作的被動(dòng)性。
事務(wù)性
秘書(shū)工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。
綜合性
秘書(shū)機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書(shū)工作也就具有鮮明的綜合性。
機(jī)要性
指秘書(shū)工作的機(jī)密性和重要性。

1.3.4 秘書(shū)工作的作用
樞紐作用
秘書(shū)部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。
參謀助手作用
秘書(shū)工作的參謀助手作用，貫穿在秘書(shū)人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個(gè)過(guò)程中。
形象作用
秘書(shū)人員在工作中的一舉一動(dòng)、一言一行以及辦事風(fēng)格，都代表本單位的形象。
1.3.5 秘書(shū)工作的發(fā)展趨勢(shì)
逐步形成以公務(wù)秘書(shū)為主導(dǎo)、社會(huì)秘書(shū)為主體的職業(yè)階層
逐漸形成雙向選擇的社會(huì)化秘書(shū)性服務(wù)系統(tǒng)
逐漸走向秘書(shū)工作科學(xué)化的道路
1.3.6國(guó)外秘書(shū)工作的發(fā)展趨勢(shì)
由事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型
秘書(shū)工作日益專業(yè)化
秘書(shū)人員的高學(xué)歷、秘書(shū)工作的永業(yè)化

【訓(xùn)練目標(biāo)】
通過(guò)訓(xùn)練，熟練地掌握有效發(fā)揮秘書(shū)工作作用的技能。
【案例分析1】季市長(zhǎng)與他的秘書(shū)
分析思考：
1、通過(guò)案例分析，如何理解市長(zhǎng)夫人對(duì)市長(zhǎng)的評(píng)價(jià)：“老季不過(guò)是個(gè)比別人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個(gè)不出名的更勤奮的人—市長(zhǎng)的秘書(shū)老許”


2、從案例中可以看出徐秘書(shū)在幕后的辛勤工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人及市長(zhǎng)起了哪些積極作用？
3、若你擔(dān)任市長(zhǎng)秘書(shū)，要產(chǎn)生像徐秘書(shū)這樣有效的輔助效果，你將做哪些方面的準(zhǔn)備？
【案例分析2】 交印
分析思考：
1、案例中老陳這個(gè)人物給你怎樣的啟示？
2、老陳為何遲遲不交印盒的鑰匙？
3、小劉是一位合格的機(jī)要秘書(shū)嗎?



1.你對(duì)秘書(shū)這一職業(yè)是怎么看的?
2.秘書(shū)工作的原則有哪些?
3.秘書(shū)工作有什么作用?
4.秘書(shū)工作的發(fā)展趨勢(shì)是什么?

祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！

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