怎樣組織高效率會議(ppt)
怎樣組織 高效率會議
____時間管理之三

一、為什么開會
(1)為了將不明確的內(nèi)容減至最少，因而收集所需要的信息。（理解）
(2)掌握必要的狀況，擬定對策，以便解決問題。（了解）
(3)確認自己的想法正確與否，并爭取別人的支持。（教誨）
(4)控制整體形勢，使事情朝著正確的方向發(fā)展。（指示）
(5)澄清別人的質(zhì)疑。（共鳴）
(6)與別人一起分享成功的快樂、經(jīng)驗、


二、不成功會議的特點
1、主題不明，節(jié)外生枝
2、參加會議人員選擇不恰當
3、不能督導與會者圍繞主題發(fā)言
4、無結(jié)論、無記錄、無檢查、無反饋、無人負責、時間長
5、期待一次會議解決所有問題
三、會議分類
按會議性質(zhì)可分為三大類：
1、娛樂性會議:
如晚會、演唱會、朋友聚會等
2、政治/決策性會議
政府部門會議、企業(yè)懂事/監(jiān)事會議等
3、業(yè)務會議如：
總結(jié)會、討論會、事故分析會、經(jīng)驗交流會、動員會、專業(yè)技術會議等


四、業(yè)務會議的要素



從實際來看，大家參加或主持最多的會議應該是業(yè)務會議，以下講一將業(yè)務會議要素。
1、確立主題
2、選擇與會人員
3、有主持人、記錄人
4、會議的目標、方式
5、會議總結(jié)、紀要、與會者的責任等。
五、如何選定會議主題
1、會議要達到什么目標？
——根據(jù)目標選主題
2、你要解決那些問題？
——根據(jù)問題選主題
3、你為什么在今天開會？
——根據(jù)時間選擇主題
4、你為什么找這些人開會？
——根據(jù)與會人員選擇主題




六、召開會議的步驟
1、檢查上次會議的結(jié)論及執(zhí)行情況
——執(zhí)行的好，經(jīng)驗
——沒執(zhí)行，原因
2、主持人說明本次會議主題
3、相關人員發(fā)言
4、主持人總結(jié)、記錄員做好會議紀要
5、會議紀要下發(fā)、執(zhí)行
1、視會議的層次選擇合適的場所
會議室、辦公室、咖啡廳、茶座、餐桌等
2、人員座次
基本方法是——記錄人員在組織者右手邊。
七、常見的業(yè)務會議
1、討論會
2、工作總結(jié)會
3、事故分析會
4、專業(yè)性會議
下面將就有關會議做介紹

八、如何參加會議
清楚知道會議主題，不知也應“思意”
圍繞主題準備發(fā)言（自己的意見）
做好會議記錄
會議是學習、溝通的場所和機會（認識）
會后（任務）需要執(zhí)行的立即行動
準備下一次會議的檢查（本次任務）
九、討論（座談）會要素
1、確認主題及可能引出的問題
2、確定參加的人員
3、始終引導討論圍繞主題進行
4、達成共識（形成可執(zhí)行結(jié)論）
5、總結(jié)會議成果、待處理議題
6、會議紀要下發(fā)及執(zhí)行

十、工作總結(jié)會要素
1、匯報人會前提交報告（相關人）
2、參加者是與報告人有關的部門
3、報告人接受相關的質(zhì)詢
4、主持人總結(jié)評點報告
5、會議結(jié)果下發(fā)有關的部門（會后）

十一、事故分析會
1、與會者：責任人、直接主管、相關部門主管、間接責任人
2、主持人說明事故的現(xiàn)象及后果
3、與會者分析原因（直接/間接原因）
4、這些因素是否可以避免？如何避免？
5、確立責任范圍、懲罰方式
6、主持人總結(jié)、發(fā)出會議通報。

十二、專業(yè)會議及目標
1、激勵鼓舞士氣
2、溝通解決專門問題
3、培養(yǎng)與會人員的責任感
4、建設團隊、形成合力
5、降低、減少部門之間、成員之間的磨擦

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