如何完成您的工作
第四講 如何完成您的工作
一、 接受命令的三個步驟
步驟1 主管呼叫您的名字時
步驟2 記下主管交辦事項的重點
步驟3 理解命令的內容和含義

步驟1 主管呼叫您的名字時
注意點1 用有朝氣的聲音立刻回答。
注意點2 不要悶聲不響地走向主管。
注意點3 不要用“做什么”“什么事”等同輩的用語回答。
注意點4 帶著您的記事本，以便隨時記下主管的指示。
步驟2 記下主管交辦事項的重點
1 具有核對的功能，當主管指示完后，您可參考您的記錄重復指示的重點，以核對您聽到的和主管有無差距。
2 日后工作進行中，可根據備忘錄檢查您的工作狀況是否正確。
3 可避免日后如“有沒有交待”“有沒有聽到”之類的糾紛。
步驟3 理解命令的內容和含義
注意點1 不清楚的地方，詢問清楚為止。這一步叫——確認。
注意點2 盡量以具體化方式，向主管確認命令的內容。這一步叫——檢驗理解。
注意點3 要讓主管把話說完后，再提出意見或疑問。

科學的記錄方法——6W3H
WHAT——指要做的是什么及描述達成命令事項后的狀態(tài)
WHEN——指全部工作完成的時間及各步驟完成的時間
WHERE——泛指各項活動發(fā)生的場所
WHO——指與命令有關聯(lián)的對象
WHY——指理由、目的、根據
WHICH——根據前面5個W，做出各種備選方案
HOW——指方法、手段，也就是如何做
HOW MANY——指需要多大、多少，以計量的方式讓事情更具體化
HOW MUCH——指預算、費用
解決問題的九個步驟
步驟1——界定問題。
首先要找出真正的問題及原因。在決策之前須診斷，清楚界定問題是否存在。
問題的原因何在，不應只注重應付問題的表面癥狀，而忽略了問題的真正所在。
步驟2——分析問題并搜集有關資料。
掌握到問題的真正所在后，便可著手搜集資料，妥善地分析，整理數據。
這里給大家介紹一種科學的分析工具：因果圖（或叫魚骨圖、石川圖）
因果圖使用步驟
1：集合有關人員。
2：掛一張大白紙，準備2~3支色筆。
3：由集合的人員就影響問題的要因發(fā)言，發(fā)言內容記入圖上，中途不可批評或質問。
4：時間大約1小時，搜集20~30個原因則可結束。
5：就所搜集的原因，何者影響最大，再由大家輪流發(fā)言，經大家磋商后，認為影響較大的予圈上紅色圈。
6：與步驟5一樣，針對已圈上一個紅圈的若認為最重要的可以再圈上兩圈、三圈。
7：重新畫一張要因圖，未上圈的予去除，圈數愈多的列為最優(yōu)先處理。
范例：施樂公司客戶不滿意的因果圖
步驟3——列舉可作選擇的解決辦法
☆ 在了解了問題的原因及搜集足夠的資料后，必須列舉所有可供選擇的解決辦法。
☆ 一種有效的尋找解決方法的方法：“腦力激蕩”法（又叫頭腦風暴法）（Brain Storming）。

“腦力激蕩”法四原則

（1）與會者有意識注意的應是大量的觀點，而不是觀點的質量
（2）不能批評別人的設想，以防止阻礙創(chuàng)造性設想的出現(xiàn)
（3）自由發(fā)言，暢所欲言，主意越新、越怪越好，因為它們一定能夠推導出好的觀點
（4）不要過分強調個人的成績，應以小組的整體利益為重，注意和理解其他小組成員的貢獻，這樣在民主的環(huán)境里激發(fā)出更多更好的主意
解決問題的九個步驟（續(xù)）
步驟4——比較各項備選辦法的優(yōu)劣。
步驟5——選出最佳解決問題的辦法。
步驟6——計劃如何實行。
步驟7——付諸行動。
步驟8——評估整個解決問題的過程。
步驟9——下一步。

總結：解決問題的九個步驟
企業(yè)新人工作的基本守則

如何完成您的工作