ERP實施的項目管理
對ERP項目所有方面的計劃、組織、管理和監(jiān)控,是為了達(dá)到項目實施后的預(yù)期成果和目標(biāo)而采取內(nèi)部和外部的持續(xù)性的工作程序。這是對時間、成本,以及產(chǎn)品、服務(wù)細(xì)節(jié)的需求相互間可能發(fā)生矛盾進(jìn)行平衡的基本原則。

　　以下是結(jié)合實施ERP項目的實際經(jīng)驗,介紹ERP項目管理的主要內(nèi)容、工具和方法。

　　一、典型的項目管理循環(huán)

　　一個完整的ERP項目通常包括三大階段:需求分析、系統(tǒng)選型和系統(tǒng)實施;在系統(tǒng)實施階段又可細(xì)分為實施計劃、業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行、運(yùn)行后評估五個主要步驟。項目管理圍繞整個ERP項目的全過程,對項目的立項授權(quán)、需求分析、軟硬件的評估選擇,以及系統(tǒng)的實施進(jìn)行全面的管理和控制。一個典型的ERP項目管理循環(huán)通常包括:項目開始、項目選型、項目計劃、項目執(zhí)行、項目評估及更新和項目完成六項主要內(nèi)容。圖1反映了ERP項目的實施階段和項目管理循環(huán)之間的關(guān)系。

　　1. 項目開始

　　項目開始階段主要針對ERP項目的需求、范圍和可行性進(jìn)行分析,制定項目的總體安排計劃,并以"項目合同"的方式由企業(yè)與ERP項目咨詢公司確定項目責(zé)任和授權(quán)。在項目開始階段進(jìn)行的項目管理主要包括以下內(nèi)容:

　　•需求評估 對企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評估,并據(jù)此明確ERP項目成果的期望和目標(biāo)。

　　•項目范圍定義 在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上,定義ERP項目的整體范圍。

　　•可行性分析 根據(jù)項目的期望和目標(biāo)以及預(yù)計項目的實施范圍,對企業(yè)自身的人力資源、技術(shù)支持等方面作出評估,明確需要為配合項目而采取的措施和投資的資源。

　　•項目總體安排 對項目的時間、進(jìn)度、人員等作出總體安排,制定ERP項目的總體計劃。

　　•項目授權(quán) 由企業(yè)與ERP項目咨詢公司簽訂ERP項目合同,明確雙方職責(zé),并由企業(yè)根據(jù)項目的需要對咨詢公司進(jìn)行項目管理的授權(quán)。

　　2. 項目選型

　　在明確了項目的期望和需求后,系統(tǒng)選擇階段的主要工作就是為企業(yè)選擇合適的軟件系統(tǒng)和硬件平臺。系統(tǒng)選型的一般過程為:

　　•篩選候選供貨商 項目咨詢公司根據(jù)企業(yè)的期望和需求,綜合分析評估可能的候選軟硬件供貨商的產(chǎn)品,篩選出若干家重點候選對象。

　　•候選系統(tǒng)演示 重點候選對象根據(jù)企業(yè)的具體需求,向企業(yè)的管理層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門作針對性的系統(tǒng)演示。

　　•系統(tǒng)評估和選型 項目咨詢公司根據(jù)演示結(jié)果對重點候選對象的優(yōu)勢和劣勢作出詳細(xì)分析,向企業(yè)提供參考意見;企業(yè)結(jié)合演示的結(jié)果和咨詢公司的參考意見,確定初步選型,在經(jīng)過商務(wù)談判等工作后,最終決定入選系統(tǒng)。

　　在項目選型階段的主要項目管理工作是進(jìn)行系統(tǒng)選擇的風(fēng)險控制,包括:正確全面評估系統(tǒng)功能,合理匹配系統(tǒng)功能和自身需求,綜合評價供貨商的產(chǎn)品功能和價格、技術(shù)支持能力等因素,以及避免在系統(tǒng)選型過程中可能出現(xiàn)的賄賂舞弊等行為。

　　3. 項目計劃

　　項目計劃階段是ERP項目進(jìn)入系統(tǒng)實施的啟動階段,主要進(jìn)行的工作包括:確定詳細(xì)的項目實施范圍、定義遞交的工作成果、評估實施過程中主要的風(fēng)險、制定項目實施的時間計劃、成本和預(yù)算計劃、人力資源計劃等。

　　•確定詳細(xì)的項目范圍 對企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)查和需求訪談,了解用戶的詳細(xì)需求,據(jù)此制定系統(tǒng)定義備忘錄,明確用戶的現(xiàn)狀、具體的需求和系統(tǒng)實施的詳細(xì)范圍。

　　•定義遞交的工作成果 企業(yè)與實施咨詢公司討論確定系統(tǒng)實施過程中和實施結(jié)束時需要遞交的工作成果,包括相關(guān)的實施文檔和最終上線運(yùn)行的系統(tǒng)。

　　•評估實施的主要風(fēng)險 由實施咨詢公司結(jié)合企業(yè)的實際情況對實施系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險評估,對預(yù)計的主要風(fēng)險采取相應(yīng)的措施來加以預(yù)防和控制。

　　•制定項目的時間計劃 在確定詳細(xì)的項目范圍、定義遞交的工作成果和明確預(yù)計的主要風(fēng)險的基礎(chǔ)上,根據(jù)系統(tǒng)實施的總體計劃,編制詳細(xì)的實施時間安排。

　　•制定成本和預(yù)算計劃 根據(jù)項目總體的成本和預(yù)算計劃,結(jié)合實施時間安排,編制具體的系統(tǒng)成本和預(yù)算控制計劃。

　　•制定人力資源計劃 確定實施過程中的人員安排,包括具體的實施咨詢公司的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)方面的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員;對用戶方面參與實施的關(guān)鍵人員,需要對其日常工作作出安排,以確保對實施項目的時間投入。

　　4. 項目執(zhí)行

　　項目執(zhí)行階段是實施過程中歷時最長的一個階段,貫穿ERP項目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行三個步驟中。實施的成敗與該階段項目管理進(jìn)行的好壞休戚相關(guān)。在項目執(zhí)行階段進(jìn)行的項目管理的主要內(nèi)容包括:

　　•實施計劃的執(zhí)行 根據(jù)預(yù)定的實施計劃開展日常工作,及時解決實施過程中出現(xiàn)的各種人力資源、部門協(xié)調(diào)、人員溝通、技術(shù)支持等問題。

　　•時間和成本的控制 根據(jù)實施的實際進(jìn)度控制項目的時間和成本,并與計劃進(jìn)行比較,及時對超出時間或成本計劃的情況采取措施。

　　•實施文檔 對實施過程進(jìn)行全面的文文件記錄和管理,對重要的文檔需要報送項目實施領(lǐng)導(dǎo)委員會和所有相關(guān)的實施人員。

　　•項目進(jìn)度匯報 以項目進(jìn)度報告的形式定期向?qū)嵤╉椖康乃腥藛T通報項目實施的進(jìn)展情況、已經(jīng)開展的工作和需要進(jìn)一步解決的問題。

　　•專案例會 定期召開由企業(yè)的項目領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)以及實施咨詢?nèi)藛T參加的項目實施例會,協(xié)調(diào)解決實施過程中出現(xiàn)的各種問題。

　　•會議紀(jì)要 對所有的專案例會和專題討論會等編寫出會議紀(jì)要,對會議作出的各項決定或討論的結(jié)果進(jìn)行文文件記錄,并分發(fā)給與會者和有關(guān)的項目實施人員。

　　5. 項目評估及更新

　　項目評估及更新階段的核心是項目監(jiān)控,就是利用項目管理工具和技術(shù)來衡量和更新項目任務(wù)。項目評估及更新同樣貫穿于ERP項目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認(rèn)和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運(yùn)行三個步驟中。在項目評估及更新階段常用的項目管理工具和技術(shù)有:

　　•階段性評估 對項目實施進(jìn)行階段性評估,小結(jié)實施是否按計劃進(jìn)行并達(dá)到所期望的階段性成果,如果出現(xiàn)偏差,研究是否需要更新計劃及資源,同時落實所需的更新措施。

　　•項目里程碑會議 在項目實施達(dá)到重要的里程碑階段,召開項目里程碑會議, 對上一階段的工作作出小結(jié)和評估實施進(jìn)度及成果,并動員部署下一階段的工作。

　　•質(zhì)量保證體系 通過對參與實施的用戶人員進(jìn)行培訓(xùn)和知識傳授,編寫完善實施過程中的各種文檔,從而建立起質(zhì)量保證體系,確保在實施完成后企業(yè)能夠達(dá)到對系統(tǒng)的完全掌握和不斷改善的目標(biāo)。

　　6. 項目完成

　　項目完成階段是整個實施項目的最后一個階段。此時,工作接近尾聲,已經(jīng)取得了項目實施成果。在這一最后階段,仍有重要的項目管理工作需要開展,切莫掉以輕心:

　　•行政驗收 結(jié)合項目最初對系統(tǒng)的期望和目標(biāo),對項目實施成果進(jìn)行驗收。

　　•項目總結(jié) 對項目實施過程和實施成果作出回顧和總結(jié)。

　　•經(jīng)驗交流 交流分享在實施過程中的經(jīng)驗和教訓(xùn)。

　　•正式移交 系統(tǒng)正式運(yùn)轉(zhuǎn)及使用,由企業(yè)的計算機(jī)部門進(jìn)行日常維護(hù)和技術(shù)支持。

　　貫穿上述六個項目管理階段全過程的工作是:項目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理,以及項目風(fēng)險的管理控制。本文的下半部分將對這兩項貫穿項目管理全過程的工作進(jìn)行具體介紹。

　　二、項目的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理

　　質(zhì)量管理是項目管理的重要方面之一,建立和執(zhí)行適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行項目質(zhì)量管理的關(guān)鍵。

　　1. 建立項目的表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)

　　項目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的制定依據(jù)是項目計劃,通過項目目標(biāo)和實施策略的具體內(nèi)容建立項目的期望,作為項目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)和核心。具體的項目表現(xiàn)衡量標(biāo)準(zhǔn)可以包括以下主要的內(nèi)容:

　　•工作范圍和項目具體步驟;
　　•基本時間估計和成本預(yù)算;
　　•財務(wù)預(yù)測和資金計劃;
　　•工作詳細(xì)安排;
　　•質(zhì)量要求;
　　•項目小組滿意程度;
　　•最終用戶滿意程度;
　　•企業(yè)管理層和出資人滿意程度。

　　2. 觀察項目的實際表現(xiàn)情況

　　通過項目執(zhí)行過程中正式或非正式的渠道,收集項目實施的有關(guān)信息,觀察項目實際的表現(xiàn)情況。在這一步驟中可以利用的信息渠道有:

　　•正式渠道,如:項目進(jìn)度報告,專案例會,項目里程碑會議,各種會議紀(jì)要等;
　　•非正式的渠道,如:與項目小組成員或最終用戶的交談和討論,與企業(yè)管理層或出資方非正式的交流等。

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