公司采購管理辦法
第一條 請購單
1.請購應(yīng)按照存量管制基準(zhǔn)、用料預(yù)算，并參考庫存情形開立請購單，逐項注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)本單位主管審核后按規(guī)定逐級呈核并編號，最后送采購部門。
2.來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。
3.特殊情況需按緊急請購辦理時，可在“請購單”“備注”欄注明原因，以急件遞送。
4.庶務(wù)用品由物管部門按每月實際耗用狀況，并考慮庫存條件，填具“請購單”辦理請購。
5.以下總務(wù)性物品可免開清單，而以“總務(wù)用品申請單”委托總務(wù)部門辦理，例如：
賀奠用物品。
招待用品。
書報、名片、文具、報表等，以及小額采購的材料。
第二條 批準(zhǔn)權(quán)限
請購批準(zhǔn)權(quán)限規(guī)定如下。(見附表1)
第三條 采購規(guī)定
1.內(nèi)購由國內(nèi)采購部門負(fù)責(zé)辦理，外購由國外采購部門負(fù)責(zé)辦理，其進口事務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。
采購重要材料應(yīng)由總經(jīng)理或經(jīng)理徑直與供應(yīng)商或代理商議價。對于專項用料，必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購。
2.采購部門應(yīng)按材料使用及采購特性，選擇最有利的方式進行采購。比如：
（1）集中計劃采購：對具有共同性的材料，應(yīng)集中計劃辦理采購。經(jīng)核定材料項目，通知各請購部門提出請購計劃，報采購部門定期集中辦理。
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（2）長期報價采購：凡經(jīng)常使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，報批后通知各請購部門按需提出請購。
3.采購部門應(yīng)按采購地區(qū)、材料特性及市場供需狀況，分類劃定材料采購作業(yè)期限，并通知各有關(guān)部門。
第四條 國內(nèi)采購作業(yè)
1.價格
（1）采購人員接“請購單（內(nèi)購）”后應(yīng)按請購事項的緩急，并參考市場行情、過去采購記錄或廠方提供的報價，精選三家以上供應(yīng)商進行價格對比。
（2）如果報價規(guī)格與請購單位的要求略有不同或?qū)俅闷?，采購人員應(yīng)檢附有關(guān)資料并于“請購單”上予以注明，報經(jīng)主管核簽，并轉(zhuǎn)使用部門或請購部門簽注意見。
（3）屬于慣例超交者（比如最低采購量超過請購量），采購人員應(yīng)在議價后，在請購單“詢價記錄欄”中注明，報主管核簽。
（4）對于廠商報價資料，經(jīng)辦人員應(yīng)深入整理分析，并以電話等方式向廠方議價。
（5）采購部門接到請購部門緊急采購口頭要求后，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先做詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。
2.呈批
（1）詢價完成后采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“請購單”詳填詢價或議價結(jié)果，擬定“訂購廠商”、“交貨期限”與“報價有效期限”，經(jīng)主管核批，并按采購審批權(quán)限呈批。
（2）采購審批權(quán)限：（參閱附表2）
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3.訂購
（1）采購經(jīng)辦人員接到已經(jīng)審批的“請購單”后應(yīng)向廠方寄發(fā)“訂購單”，并以電話確定交貨日期，要求供應(yīng)方在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。
（2）分批交貨時，采購人員應(yīng)在“請購單”上加蓋“分批交貨”章以便識別。
（3）采購人員使用暫借款采購時，應(yīng)在“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以便識別。
4.進度控制
（1）國內(nèi)采購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段，依靠“采購進度控制表”控制采購作業(yè)進度。
（2）采購人員未能按既定進度完成采購時，應(yīng)填制“采購交貨延遲情況表”，并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)主管批示后轉(zhuǎn)送請購部門，與請購部門共同擬定處理對策。
5.單據(jù)整理及付款
（1）來貨收到以后，物管部門應(yīng)將“請購單”連同“材料檢驗報告表”（其免填“材料檢驗報告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗報告表”章）送采購部門與發(fā)票核對。確認(rèn)無誤后，送會計部門。會計部門應(yīng)于結(jié)帳前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料，“請購單（內(nèi)購）”中的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。
（2）內(nèi)購材料須待試用檢驗者，其訂有合約部分，按合約規(guī)定辦理付款，未訂合約部分，按采購部門報批的付款條件辦理付款。
（3）短交，待補足者，請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量，進行整理付款。
（4）超交，應(yīng)經(jīng)主管批示方可按照實收數(shù)量付款，否則仍按原訂貨數(shù)付款。
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第五條 國外采購作業(yè)
1.價格
（1）外購部門按照“請購單（外購）”需求急緩加以整理，依據(jù)供應(yīng)商報價，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話（傳真）方式向三家以上供應(yīng)商詢價。特殊情形（比如獨家制造或代理等原因）下除外，但應(yīng)于“請購單（外購）”注明。在此基礎(chǔ)上進行比價、分析、議價。
（2）請購材料規(guī)范較復(fù)雜時，外購部門應(yīng)附上各供應(yīng)商所報的材料主要規(guī)范并簽注意見，再轉(zhuǎn)請購部門確認(rèn)。
2.呈批
（1）比價、議價完成后，由外購部門填具“請購單”，擬定“訂購廠家”、“預(yù)定裝運日期”等，連同廠方報價，送請購部門按采購審批程序報批。
（2）核決權(quán)限
①采購金額在8000元以下者由經(jīng)理核決。
②采購金額超過8000元者由總經(jīng)理核決。
（3）采購項目經(jīng)審批后又發(fā)生采購數(shù)量、金額等變更，請購部門須按新的情況所要求程序重新報批。但若更改后的審批權(quán)限低于原審批權(quán)限時仍按原程序報批。
3.訂購
（1）“請購單（外購）”經(jīng)報批轉(zhuǎn)回外購部門后，即向供應(yīng)商訂購并辦理各項手續(xù)。
（2）如需與供應(yīng)商簽訂長期合約，外購部門應(yīng)將簽呈和代擬的長期合約書，按采購審批程序報批后辦理。
4.進度控制
（1）外購部門依照“請購單（外購）”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進度。
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（2）外購部門在每一作業(yè)進度延遲時，應(yīng)主動開具“進度異常反應(yīng)單”，記明異常原因及處理對策，據(jù)以修訂進度并通知請購部門。
（3）外購部門一旦發(fā)現(xiàn)外購“裝船日期”有延誤時，即應(yīng)主動與供應(yīng)商聯(lián)系催交，并開立“進度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并按請購部門意見辦理。
第六條 價格品質(zhì)復(fù)核
1.價格復(fù)核
（1）采購部門應(yīng)經(jīng)常調(diào)查主要材料市場行情，建立供應(yīng)商資料，作為采購及價格審核的參考。
（2）采購部門應(yīng)對企業(yè)內(nèi)各公司事業(yè)部所列重要材料提供市場行情資料，作為材料存量管制及核決價格的參考。
2.品質(zhì)復(fù)核
采購單位應(yīng)對企業(yè)內(nèi)所使用的材料品質(zhì)予以復(fù)核，并形成完整資料備查。
3.異常處理
審查作業(yè)中若發(fā)現(xiàn)異常情形，采購單位審查部門應(yīng)即填寫“采購事務(wù)意見反應(yīng)處理表”（或附書面報告），通知有關(guān)部門處理。
第七條 本辦法呈總經(jīng)理核批后實施，修訂亦同。
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附表1
請購批準(zhǔn)權(quán)限一覽表
(單位：人民幣)
金 額 項目


批準(zhǔn)人 內(nèi) 購 外 購
原材料 總務(wù)用品 其他財務(wù)支出
科 長 200元以下 200元以下 400元以下
經(jīng) 理 200～10000元 200～2000元 400～4000元 20000元以下
總經(jīng)理 10000元以上 2000元以上 4000元以上 20000元以上
附表2
采購審批權(quán)限
采 購 內(nèi) 容 限 制 金 額 批 準(zhǔn) 人
屬統(tǒng)購項目的原料、物料(包括燃料) 經(jīng)理→總經(jīng)理
非屬統(tǒng)購項目的原料、物料(包括燃料) 經(jīng)理→總經(jīng)理
生產(chǎn)性器材 3000元以下 采購主管
3000元至10000元 經(jīng)理
10000元以上 經(jīng)理→總經(jīng)理
非生產(chǎn)性器材 300元以下 采購主管
300元至2000元 經(jīng)理
2000元以上 經(jīng)理→總經(jīng)理
庶 務(wù) 用 品 300元以下 采購主管
300元至5000元 經(jīng)理
5000元以上 經(jīng)理→總經(jīng)理


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