超市采購業(yè)務(wù)談判的內(nèi)容與采購合同的履行
超市采購業(yè)務(wù)談判的內(nèi)容與采購合同的履行
一、采購業(yè)務(wù)談判的內(nèi)容
　　1．采購業(yè)務(wù)談判的三項制約文件
　　連鎖超市公司買手同供應(yīng)商進(jìn)行談判的依據(jù)是超市公司制定的商品采購計劃，商品促銷計劃以及供應(yīng)商文件。
　　(1)商品采購計劃。該計劃包括商品大類、中分類、小分類(不制定單品計劃指標(biāo))等各類別的總量目標(biāo)及比例結(jié)構(gòu)(如銷售額及其比重、毛利額及其比重)、周轉(zhuǎn)率，各類商品的進(jìn)貨標(biāo)準(zhǔn)、交易條件等。
　　(2)商品促銷計劃。該計劃包括參加促銷活動的廠商及商品，商品促銷的時間安排，促銷期間的商品價格優(yōu)惠幅度、廣告費用負(fù)擔(dān)、附贈品等細(xì)節(jié)內(nèi)容。
　　(3)供應(yīng)商文件。商品采購計劃與促銷計劃是超市公司采購業(yè)務(wù)部制定的兩項總體性計劃，通常是針對所有采購商品制定的而不是針對某供應(yīng)商而制定的。買手同供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)談判還必須依據(jù)總部制定的供應(yīng)商文件來進(jìn)行，其內(nèi)容是：
　　①供應(yīng)商名單(公司名稱、地址、開戶銀行帳號、電話等)；
　　②供貨條件(品質(zhì)、包裝、交貨期、價格及折扣等)；
　?、谟嗀洍l件(訂購量、配送頻率、送貨時間等)；
　?、芨犊顥l件(進(jìn)貨審核、付款、退貨抵款等)；
　?、迲{據(jù)流轉(zhuǎn)程序(采購合同——訂貨單——供貨編號——形式發(fā)票——退貨單——退貨發(fā)票)。
　　供應(yīng)商文件實際上是要求供應(yīng)商在與連鎖商的交易中，按照連鎖企業(yè)的運作規(guī)范來進(jìn)行。
　　2．采購業(yè)務(wù)談判內(nèi)容
　　上述三項文件尤其是供應(yīng)商文件構(gòu)成采購業(yè)務(wù)談判內(nèi)容的框架，也是采購合同的基本內(nèi)容框架。具體的談判內(nèi)容主要包括：
　　(1)采購商品——質(zhì)量、品種、規(guī)格、包裝等。
　　(2)采購數(shù)量——采購總量、采購批量(單次采購的最高訂量與最低訂量)等。
　　(3)送貨——交貨時間、頻率、交貨地點、最高與最低送貨量、保質(zhì)期、驗收方式等。
(4)退貨——退貨條件、退貨時間、退貨地點、退貨方式、退貨數(shù)量、退貨費用分?jǐn)偟取?
(5)促銷——促銷保證、促銷組織配合、促銷費用承擔(dān)等。
　　(6)價格及價格折扣優(yōu)惠——新商品價格折扣、單次訂貨數(shù)量折扣、累計進(jìn)貨數(shù)量折扣、年底退傭、不退貨折扣(買斷折扣)、提前付款折扣等。
　　(7)付款條件——付款期限、付款方式等。
　　(8)售后服務(wù)保證——保換、保退、保修、安裝等。
　　上述談判內(nèi)容加上違約責(zé)任、合同變更與解除條件及其他合同必備內(nèi)容就形成采購合同。
　　二、采購合同的履行
　　在買手與供應(yīng)商完成采購業(yè)務(wù)談判，簽訂采購合同并正式生效后，就進(jìn)入采購合同的履行階段，這一階段主要包括訂單、質(zhì)量監(jiān)控和付款三個環(huán)節(jié)。
　　1．訂單
　　訂單這項業(yè)務(wù)由采購部的貨架管理員與里手履行。
　　(1)單店鋪貨與多店鋪貨的選擇。單店鋪貨是指所采購新商 品首先在超市公司某一家門店試銷，其優(yōu)點是經(jīng)營風(fēng)險小，購銷過程容易控制，缺點是促銷影響面小，市場對該新品接受慢；多店鋪貨是指所采購新商品同時在超市公司多個門店銷售，其優(yōu)點是促銷影響面廣，有可能短期內(nèi)成為公司主力商品，缺點是一旦該新品銷路不佳，其占據(jù)的貨架陳列位置會使公司損失一些獲利機會。
　　單店鋪貨與多店鋪貨選擇，主要取決于該新商品市場銷售的預(yù)測，若前景看好，應(yīng)多店鋪貨；若前景不明，則先在單店試銷，試銷效果不佳，盡早退出，試銷效果較好，再全面在各門店鋪貨。
　　(2)預(yù)鋪賣場布局和陳列貨架的選定。新品引入賣場通常與促銷活動相配合。所以新品一般可陳列在賣場進(jìn)口的端頭貨架上，并配以適當(dāng)POP廣告。訂單時要確定布局點和陳列貨架，并確定布局點和空貨架的騰出時間和上貨時間。
　　(3)配送中心倉位預(yù)留和選定。若所采購的新商品實行的是集中進(jìn)貨和配送中心統(tǒng)一配送，則采購業(yè)務(wù)人員在履行采購合同時，還將負(fù)責(zé)配送中心倉位預(yù)留和選定。倉位的預(yù)留和選定，除了要考慮商品本身物理、化學(xué)屬性外，還要考慮將來配送中心到門店距離的遠(yuǎn)近、裝卸因素以及分揀、配貨、物流加工等物流要求。
　　(4)供應(yīng)商送貨時間、數(shù)量的確定。供應(yīng)商送貨時間與數(shù)量要由超市公司里手(下單員)
嚴(yán)格按照采購合同和連鎖超市公司銷售狀況執(zhí)行，送貨時間體現(xiàn)的是準(zhǔn)時和高效服務(wù)，既不
能遲送也不能早送；送貨數(shù)量體現(xiàn)的是經(jīng)濟(jì)和低成本，既不能少送，也不能多送。
　　送貨時間與數(shù)量的確定，是連鎖超市公司采購業(yè)務(wù)流程中一個重要環(huán)節(jié)，也是超市公司整個經(jīng)營活動的重要基礎(chǔ)。在此，特別提請管理者注意以下兩點：
　?。ǎ保┧拓浬婕俺泄静少彶?、門店、供應(yīng)商、配送中心諸多單位，各單位只有密切配合，才能使多環(huán)節(jié)很好銜接，保證采購合同的順利履行。
　?。ǎ玻┧拓浻信渌秃椭彼蛢煞N方式，都有各自的優(yōu)勢范圍。對于不同種類，不同批量的商品，或者對于不同位置、不同距離區(qū)段的門店，選擇配送還是直送的依據(jù)是公司實行何種配送體制并要以降低物流費用為標(biāo)準(zhǔn)。超市公司應(yīng)在統(tǒng)一配送原則下，根據(jù)物流成本的實際情況，選擇那些離供應(yīng)商距離區(qū)段相對近的門店和品種單一、體積大、不易裝卸、無需加工和保鮮度高的商品，由供應(yīng)商直接將貨送到門店。
　　2．質(zhì)量監(jiān)控(供應(yīng)商管理)
　　質(zhì)量監(jiān)控(供應(yīng)商管理)既是采購部一項日常工作，也是保證采購合同順利履行的重要手段。質(zhì)量監(jiān)控的核心是超市連鎖公司根據(jù)采購合同的主要條款，制定一系列易于操作的量化標(biāo)準(zhǔn)，保證合同的正常履行，維護(hù)超市公司的正當(dāng)權(quán)益。質(zhì)量監(jiān)控的主要量化標(biāo)準(zhǔn)有：商品質(zhì)量與數(shù)量；配送能力，缺貨率；退貨服務(wù)；售后服務(wù)等。
　　3．付款
　　雖然在程序和職能上支付貨款是由超市公司財務(wù)部按采購合同實施的，但在采購合同實際履行中，訂貨、配送、門店銷售過程都存在一些不確定因素，實際訂貨數(shù)量、訂貨時間、商品價格會隨之發(fā)生變化。所以財務(wù)部支付貨款的時間、數(shù)量應(yīng)根據(jù)采購合同實際履行情況作必要調(diào)整，調(diào)整的依據(jù)是采購部提供的實際送貨時間、送貨數(shù)量與結(jié)算金額。實踐中可通過計算不同商品貢獻(xiàn)率來確定不同商品的付款周期。
　　貨款支付要遵循準(zhǔn)時、準(zhǔn)額原則。既要避免由于工作疏忽或人情關(guān)系提前、超額付款，影響超市公司的流動資金使用；也要避免以大壓小，延期、欠額付款。影響超市公司同供應(yīng)商的合作伙伴關(guān)系。
　　最后，需要指出的是：連鎖超市公司商品采購管理的關(guān)鍵是在中央采購制度下，做好采購系統(tǒng)的優(yōu)化(包括商品優(yōu)化、價格優(yōu)化、促銷優(yōu)化和采購人員優(yōu)化)和采購系統(tǒng)的控制(包
括計劃控制、權(quán)力制約控制、專業(yè)化分工的流程控制和制度考核控制)。











采購人員的工作要點和管理框架
一 談判
(一)定義
　　這是商場供應(yīng)商之間的交易，供應(yīng)商希望以平常的售價出售所有的產(chǎn)品，但超市只愿以折扣價采購高回轉(zhuǎn)率的商品。 在談判過程中，應(yīng)極力為公司爭取利益，做一個資深談判高手。用議價的獲準(zhǔn)獲益，來強化價格形象及績效。
（二）規(guī)則
　　1、談判的性質(zhì)
　　促銷商品采購
　　新增商品采購
　　2、供應(yīng)商分類
　　全國性供應(yīng)商
　　區(qū)域性供應(yīng)商
　　地方性供應(yīng)商
　?。ㄈ┯媱?
　　1、會見有決定權(quán)的決策者可以節(jié)約談判的時間
　　2、如何選擇供應(yīng)商
　　3、如何為供應(yīng)商會而作準(zhǔn)備：收集資訊、設(shè)定目標(biāo)（理想目標(biāo)和合理目標(biāo)）
（四）方法
　　1、培養(yǎng)自信心
　　2、收集信息
　　3、主動掌握整個談判過程
　　4、強調(diào)合作
　　5、增加要求
　　6、對方談判策略和應(yīng)付方法
　　7、處理異議
　　8、談判結(jié)束之后
　　（五）談判的主題
　　1、交易條件
　　2、議價 特價促銷/端架費
　　3、議價新產(chǎn)品
　　4、其他
　?。┏晒Φ恼勁?
　　完善的準(zhǔn)備
　　妥善原則策略
　　良好的態(tài)度
　　績效總結(jié)
　　二 議價
　?。ㄒ唬┒x
　　這是商場與供應(yīng)商之間的協(xié)議、供應(yīng)商希望把所有的商品以一般價格賣給我們，但是我們只要以折扣價來購買高回轉(zhuǎn)的商品。 在議價中，堅持應(yīng)有的利潤，做一個有生意頭腦的人。
　?。ǘ┳h價的基本原則
　　1、確定與供應(yīng)商會面的日期
　　2、行為
　?。ㄈ┳h價的兩個主要項目
　　1、特價促銷的洽商
　　2、端架費的議價
　?。ㄋ模┏晒Φ淖h價
　　1、了解商品及價格帶
　　2、經(jīng)常議價以獲得最佳條件
　　3、議價前先做準(zhǔn)備，以使議價成功
　　三、采購基本要求
　?。ㄒ唬┥唐焚|(zhì)量合適
　?。ǘ┥唐窋?shù)量合適
　?。ㄈ┥唐穬r格合適
　?。ㄋ模┥唐坟浽春线m
　　（五）落單時間合適
　?。┙回洉r間合適
　　四、采購管理的目標(biāo)與組織

商品采購的職責(zé)劃分
采購管理人員的職責(zé)
　　采購總部的職責(zé)有：
　?。?） 采購組織與工作職責(zé)的制定；
　?。?） 商品結(jié)構(gòu)的制定（大組、小組、商品群、價格帶、品項數(shù)、陳列米數(shù)等）；
　　（3） 采購作業(yè)規(guī)范手冊的編制與更新；
　?。?） 擬定全國品牌采購條件、年度采購與全國性促銷方案；
　?。?） 統(tǒng)一訂貨與結(jié)算商品的處理；
　?。?） 定期召開全國聯(lián)采會議，加強地區(qū)采購部與全國采購本部、地區(qū)采購部與地區(qū)采購之間的溝通與交流；
　?。?） 促進(jìn)各分店之間的采購交流工作；
　?。?） 采購工作的培訓(xùn)與稽核；
　?。?） 協(xié)助新人開張分店的地方性商品的采購工作；
　?。?0） 協(xié)調(diào)財務(wù)部門，確保全國聯(lián)采供應(yīng)商“綠色通道”的執(zhí)行；
　?。?1） 輔導(dǎo)各分店的采購工作；
　?。?2） 分析各分店商品結(jié)構(gòu)，并給予各分店建議或指導(dǎo)；
　?。?3） 協(xié)調(diào)各分店與供應(yīng)商之間的矛盾及交易條件。
　　◎ 采購部門的職責(zé)
　?。?） 篩選合作的供應(yīng)商；
　?。?） 選擇適合超市顧客群的產(chǎn)品；
　?。?） 協(xié)商與供應(yīng)商采購最有利的條件（包括：質(zhì)量、包裝、品牌、折扣、價格、進(jìn)貨獎勵、廣告贊助、促銷辦法、訂貨辦法、訂貨數(shù)量、交貨期限及送貨地點等）；
　?。?） 制定最有競爭力，同時又有合理利潤的售價；
　?。?） 與各賣場做最有效的溝通，確保商品暢銷；
　　（6） 收集市場資訊，掌握市場的需要及未來的趨勢；
　?。?） 為公司創(chuàng)造最高的業(yè)績及利潤回報股東，并為全體員工謀求最佳的福利。
◎ 采購總監(jiān)的職責(zé)
　?。?） 主要職責(zé)：
　　① 在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下，直接負(fù)責(zé)采購部門的各項工作，并行使采購總監(jiān)的職權(quán)；
　　② 在公司總體經(jīng)營策略指導(dǎo)下，制定符合當(dāng)?shù)厥袌鲂枨蟮臓I運政策、客戶政策、供應(yīng)商政策、商品政策、價格政策、包裝政策、促銷政策、自有品牌政策等各項經(jīng)營政策；
　?、?在遵循公司總體經(jīng)營策略下，領(lǐng)導(dǎo)采購部門達(dá)成公司的業(yè)績及利潤要求；
　?、?給予采購人員相應(yīng)的培訓(xùn)；
　?、?保持采購本部與其他分店的密切溝通與配合。
　?。?） 主要工作項目：
　　① 制定及督導(dǎo)各項經(jīng)營政策和措施的實施；
　?、?制定并督導(dǎo)各部各月、季、年度各項銷售指標(biāo)的落實，利潤及各項業(yè)務(wù)指標(biāo)；
　　③ 協(xié)調(diào)各采購部門經(jīng)理的工作并予以指導(dǎo)；
　　④ 負(fù)責(zé)各項費用支出核準(zhǔn)，各項費用預(yù)算審定和報批落實；
　　⑤ 負(fù)責(zé)監(jiān)督及檢查各采購部們執(zhí)行崗位工作職責(zé)和行為動作規(guī)范的情況；
　　⑥ 負(fù)責(zé)采購員工的考核工作，在授權(quán)范圍內(nèi)核定員工的升職、調(diào)動、任免等；
　　⑦ 定期給予采購人員相應(yīng)的培訓(xùn)。
　　◎ 采購經(jīng)理的職責(zé)
　　（1） 對公司分配給本部門的業(yè)績及利潤指標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，并進(jìn)行考核；
　?。?） 負(fù)責(zé)本部門全體商品的品項合理化、數(shù)量合理化及品項選擇；
　　（3） 負(fù)責(zé)本部門全體商品價格決定及商品價格形象的維護(hù)；
　　（4） 制定部門商品促銷的政策和每月、每季、每年的促銷計劃；
　?。?） 督導(dǎo)新商品的引入、開發(fā)特色商品及供應(yīng)商；
　?。?） 督導(dǎo)滯銷商品的淘汰；
　?。?） 決定與供應(yīng)商的合作方式、審核與供應(yīng)商的交易條件是否有利于公司營運；
　?。?） 負(fù)責(zé)審核每期快訊商品的所有內(nèi)容；
　　（9） 參與A類供應(yīng)商的采購，為公司爭取最大利益；
　?。?0） 在采購主管需要支援時予以支援；
　　（11） 負(fù)責(zé)本部門工作計劃的制訂及組織實施和督導(dǎo)管理；
　?。?2） 負(fù)責(zé)部門的全面工作，保證日常工作的正常運作。
（13） 負(fù)責(zé)執(zhí)行采購總監(jiān)的工作計劃；
　?。?4） 負(fù)責(zé)采購人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和管理。
　　采購作業(yè)人員的職責(zé)
　　◎ 采購主管的職責(zé)
　?。?） 采購部門商品政策的執(zhí)行監(jiān)督；
　?。?） 賣場商品結(jié)構(gòu)的設(shè)計與搭配；
　?。?） 商品基本售價的決定（價格底線的決定）；
　　（4） 控制商品利潤；
　?。?） 設(shè)定與監(jiān)督商品品質(zhì)與新鮮度基準(zhǔn)；
　　（6） 維持重點商品的價格形象；
　?。?） 指導(dǎo)賣場銷售促進(jìn)方向；
　?。?） 督導(dǎo)新商品的導(dǎo)入；
　?。?） 監(jiān)督滯銷品的淘汰；
　?。?0） 開發(fā)特色商品；
　?。?1） 決定廠商業(yè)務(wù)合作的方式；
　?。?2） 采購人員的培養(yǎng)與管理。
　　◎ 采購人員的職責(zé)
　?。?） 把握預(yù)算實績。采購人員對于每月各店的營業(yè)額，有責(zé)任促其能達(dá)成預(yù)算實績，并對于毛利額預(yù)算的達(dá)成，有絕對的責(zé)任；
　　（2） 制定銷售計劃及采購計劃。每月的重點銷售商品須有一套完整的銷售計劃。為了執(zhí)行銷售計劃，采購人員同時要擬定一份采購計劃以利于執(zhí)行。如確定重點商品的預(yù)定銷售價格、采購價格、采購數(shù)量、采購來源等；
　?。?） 進(jìn)行采購作業(yè)。包括：商品的議價；交易條件協(xié)商；新商品的引進(jìn)及議價；商品的配送方式；數(shù)量決定；
　?。?） 實施商品管理。包括：暢銷品及滯銷品的分析；滯銷品的處理；庫存狀況的掌握及控制；商品的店間移動調(diào)度；商品配置表的制定與管理；壞品退貨監(jiān)督；訂貨業(yè)務(wù)的檢查；商品鮮度的監(jiān)督；商品臺帳的管理；賣場陳列展出指導(dǎo)；
（5） 商品信息收集。主要有：本店商品銷售信息收集；顧客商品需求信息；競爭店商品銷售信息；供應(yīng)商商品變動信息等的收集。
　　采購助理人員的職責(zé)
　　◎ 采購助理的職責(zé)
　?。?） 協(xié)助采購經(jīng)理/主管開展日常工作；
　?。?） 協(xié)助采購經(jīng)理/主管外出時暫代其職務(wù)；
　?。?） 分派采購人員及采購文員的日常工作；
　?。?） 負(fù)責(zé)次要商品的采購；
　?。?） 協(xié)助采購人員與供應(yīng)商談判價格、付款方式、交貨日期等；
　　（6） 采購進(jìn)度的追蹤；
　?。?） 保險、公證、索賠的督導(dǎo)；
　　（8） 審核一般商品采購申請；
　?。?） 市場調(diào)查；
　　（10） 供應(yīng)商的考核。
　　◎ 采購文員的職責(zé)
　　（1） 請購單、驗收單的登記；
　?。?） 訂購單與合約的登記；
　?。?） 交貨記錄及跟蹤；
　　（4） 供應(yīng)商來訪的安排與接待；
　?。?） 采購費用的統(tǒng)一申請與報支；
　?。?） 進(jìn)出口商品商品文件及手續(xù)之申請；
　　（7） 電腦作業(yè)與檔案管理；
　?。?） 承辦保險、公證事宜。

采購合同及其合約條款
簽訂
超市采購人員經(jīng)常必須談判的項目有下列諸項：
質(zhì)量 交貨期
包裝 交貨應(yīng)配合事項
價格 售后服務(wù)保證
訂購量 促銷活動
折扣 廣告贊助
付款條件 進(jìn)貨獎勵

超市采購業(yè)務(wù)談判的內(nèi)容與采購合同的履行