17制度18——會計檔案管理辦法(doc)
內(nèi)部控制制度 ——會計檔案管理 第一章 總則 第一條 會計檔案是指會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟 業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。根據(jù)國家《檔案法》、《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定， 加強會計檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化管理，結(jié)合公司的實際情況，制定本制度。 第二條 本制度所指的會計檔案主要包括： 1. 會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證； 2. 會計帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他 會計帳簿； 3. 財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注 及文字說明，其他財務(wù)報告； 4. 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算 專業(yè)資料、會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，計算機備份資料等 。 第二章 崗位設(shè)置與職責(zé)分工 3. 會計檔案管理由分管總裁負(fù)責(zé)。 第四條 財務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的管理，具體負(fù)責(zé)會計核算材料的立卷、整理、歸檔、 保管等工作。 第五條 出納人員不得兼管會計檔案。 第三章 會計檔案的歸檔程序與方法 第六條 對于每年形成的會計檔案，應(yīng)由財務(wù)部按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊。各 會計人員對本崗位產(chǎn)生的會計核算資料應(yīng)定期收集、審查核對，按照檔案管理要求整理 立卷、編制目錄、裝訂成冊并由立卷人簽章，然后交檔案會計妥善保管。 第七條 會計核算資料應(yīng)保證整齊、完整，符合歸檔范圍要求，歸檔的各種會計檔案，要有統(tǒng)一 規(guī)定的會計檔案案卷、卷皮。 第八條 會計憑證類歸檔方法： 1、每月10日前，將記帳憑證按順序整理，連同所附原始憑證，裝訂成冊，每冊不超 過2厘米，注明憑證類別、年度、月份、起止號、連續(xù)號，由經(jīng)辦人員及財務(wù)主管簽字后 ，交檔案會計保管。對于數(shù)量較多，不易同記帳憑證一起裝訂保管的原始憑證，如領(lǐng)料 單、工資單、獎金單等，可以單獨裝訂保管，但應(yīng)在原記帳憑證上加以說明，以備查閱 。 2、次年3月1日前，將上一年度銀行存款余額調(diào)節(jié)表及銀行對帳單裝訂成冊，移交檔 案會計保管。 第九條 會計帳簿類歸檔方法：應(yīng)填寫帳簿啟用及交接表。將上年度帳簿裝訂成冊，編寫頁號， 加裝封面，附上目錄。次年4月1日前，移交檔案會計保管。 第十條 會計報表在年度決算后裝訂，年報單獨立卷，月、季報合并裝訂成冊，次年4月1日前， 移交檔案會計保管。 第十一條 對所有會計檔案，財務(wù)部按本制度要求，編制移交清冊。在規(guī)定的時間內(nèi)，將會計檔案 移交檔案室。 第十二條 各崗位歸檔內(nèi)容：出納：銀行存款調(diào)節(jié)表、銀行對帳單，現(xiàn)金、銀行收付款憑證；主辦 會計：固定資產(chǎn)卡片，明細(xì)帳帳簿，工資冊；副主任：總賬；主任：報表。 第四章 會計檔案保管期限與要求 第十三條 會計檔案應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定歸檔，保管期限從會計年度終了后的第一天算起。 1. 月、季度財務(wù)報告保管3年，年度財務(wù)決算永久保管。（均包括文字分 析） 2. 現(xiàn)金和銀行日記帳保管25年，明細(xì)帳、總帳、輔助帳簿保管15年，固 定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。 3. 工資冊永久保管。 4. 記帳憑證保管15年，銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管5年。 5. 會計檔案移交清冊保管15年，會計檔案保管清冊永久保管，會計檔案 銷毀清冊永久保管。 第十四條 對會計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同時，嚴(yán)格執(zhí)行 安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。 會計檔案室要保持通風(fēng)干燥，放置溫濕度計，定時記錄溫濕度，平時要保持衛(wèi)生、清 潔。 各種會計檔案歸檔后，要及時登記保管帳簿。 第五章 會計檔案的調(diào)閱與銷毀 第十五條 會計檔案調(diào)閱：調(diào)閱會計檔案應(yīng)嚴(yán)格辦理調(diào)閱手續(xù)，一律填寫“調(diào) 閱會計檔案登記單”，并在指定地點調(diào)閱。會計檔案一般不準(zhǔn)外借，特殊情況需借出或復(fù) 制，需經(jīng)財務(wù)部主管同意批準(zhǔn)后，會計檔案管理員才能交付使用者。查閱或復(fù)制會計檔 案，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。 外單位查閱，需由財務(wù)部主管或分管總裁批準(zhǔn)，并由財務(wù)部會計陪同，辦理登記手續(xù) ，方可查閱。 第十六條 會計檔案銷毀：會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔 案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限 、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，由鑒定小組（由分管總裁、財務(wù)部、辦公室組成）共 同鑒定、清點，簽署意見，報分管總裁批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀時，由鑒定小組共同派員 監(jiān)銷。銷毀后，應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告分管總裁。 第十七條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng) 當(dāng)單獨抽出立卷保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔 案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。 第十八條 財務(wù)部檔案會計負(fù)責(zé)本部門各崗位歸檔考核工作，檔案室負(fù)責(zé)財務(wù)部應(yīng)歸檔工作的檢查 與考核，以及調(diào)閱工作的考核。 第六章 附則 第十九條 本制度由財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。 第二十條 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
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