行政總務(wù)管理制度
行政總務(wù)管理制度. 前 言 為了規(guī)范總務(wù)行政管理工作，我們依據(jù)公司的有關(guān)規(guī)章制度，結(jié)合北京華聯(lián)四年來(lái)總務(wù) 行政管理的基本經(jīng)驗(yàn)，編寫了這本《總務(wù)行政管理手冊(cè)》。 總務(wù)行政管理包括的內(nèi)容多、范圍廣，涉及到許多方面的業(yè)務(wù)知識(shí)。在編寫中，我們力 求突出總務(wù)行政管理的原理，全面介紹總務(wù)行政管理的內(nèi)容、任務(wù)、職責(zé)、流程、標(biāo)準(zhǔn) 、各項(xiàng)規(guī)章制度及操作知識(shí)。在實(shí)際工作中，公司有明文規(guī)定的按照規(guī)定執(zhí)行。 由于此冊(cè)尚屬初編，盡管我們反復(fù)地討論、修改，但終因水平有限，難免存在許多缺點(diǎn) 和錯(cuò)誤。懇請(qǐng)大家在實(shí)際工作中不斷提出修正意見，使《總務(wù)行政管理手冊(cè)》更加具有實(shí) 用性和操作性。 二00一年十一月 第一章 概 述 第一節(jié) 總務(wù)行政工作的概念 總務(wù)行政部門是以籌劃和運(yùn)用人力、物力、財(cái)力，從物資、管理等方面而保障公司正常 經(jīng)營(yíng)的后勤服務(wù)支持部門,其所有工作必須緊緊圍繞著公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而進(jìn)行。任何公司、 團(tuán)體單位都有總務(wù)行政工作，雖然他們?cè)诟鲉挝患缲?fù)的任務(wù)不盡相同或者部門名稱不同 ，但所起的作用是相同的，都是圍繞主要工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，充分發(fā)揮服務(wù)和保障作用， 以創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和生活環(huán)境，確保主要工作的正常進(jìn)行。所有在北京華聯(lián)系統(tǒng)從 事總務(wù)行政工作的同仁都要在大腦里牢牢樹立“銷售”的觀念、“成本”的觀念，確立“沒有 銷售、不講成本，什么利益都無(wú)從談起”的憂患意識(shí)?？倓?wù)行政工作的核心是“服務(wù)”和“ 管理”，只有把“管理”理解為標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)、科學(xué)化的服務(wù)，而不時(shí)“關(guān)卡”，才能做好總 務(wù)后勤保障工作。 北京華聯(lián)系統(tǒng)總務(wù)行政管理的內(nèi)容，概括起來(lái)可以分為五大類： 一、固定資產(chǎn)管理 二、低值易耗品管理 三、物業(yè)管理 四、生活管理 五、通訊管理 第二節(jié) 總務(wù)行政工作的指導(dǎo)思想、方針和原則 一、指導(dǎo)思想、方針 總務(wù)行政管理工作的指導(dǎo)思想是：積極適應(yīng)公司經(jīng)營(yíng)的需要，不斷完善規(guī)章制度、規(guī)范 服務(wù)，充分發(fā)揮資產(chǎn)的使用效能，更好地為公司經(jīng)營(yíng)服務(wù)，不斷提高公司經(jīng)營(yíng)效益。 總務(wù)行政管理工作的方針是：在公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的正確領(lǐng)導(dǎo)下，充分發(fā)揮總務(wù)行政部門的 服務(wù)保障作用，強(qiáng)化總務(wù)行政管理工作的＂全局觀念＂、＂服務(wù)觀念＂和＂制度觀念＂ ，逐步實(shí)現(xiàn)總務(wù)行政管理工作＂標(biāo)準(zhǔn)化＂、＂制度化＂、＂規(guī)范化＂，培養(yǎng)德、才兼?zhèn)?的管理人才，提高整體服務(wù)保障能力。 二、總務(wù)行政系統(tǒng)管理原則 總務(wù)行政系統(tǒng)的管理原則是：制度控制、屬地管理、單元核算。 （一）制度控制：即總公司負(fù)責(zé)制訂全公司總務(wù)行政管理制度和管理辦法，用制度規(guī)范 所屬企業(yè)的總務(wù)行政工作，所屬企業(yè)必須嚴(yán)格按制度辦事。 （二）屬地管理：即總公司所屬企業(yè)在執(zhí)行總公司各項(xiàng)制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合本公司實(shí)際 情況制訂實(shí)施細(xì)則，具體管理本公司的總務(wù)行政工作。 （三）單元核算即誰(shuí)使用誰(shuí)管理，誰(shuí)受益誰(shuí)承擔(dān)費(fèi)用。 第三節(jié) 總務(wù)行政管理隊(duì)伍建設(shè) 總務(wù)行政管理隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)鍵是人才的選拔與培養(yǎng)，人才永遠(yuǎn)是公司最寶貴的財(cái)富。總 務(wù)行政管理工作者必須具備強(qiáng)烈的主人翁意識(shí)、必要的文化知識(shí)、熟練的操作技術(shù)、較 強(qiáng)的管理能力、高尚的職業(yè)道德、鮮明的法紀(jì)觀念、敏銳的市場(chǎng)意識(shí)。用人的原則是用 人之長(zhǎng)，但不求全責(zé)備；尊重學(xué)歷，但不唯學(xué)歷是用，業(yè)績(jī)是衡量人才的根本標(biāo)準(zhǔn)。平 時(shí)還應(yīng)注重對(duì)人才的教育培養(yǎng)，建設(shè)一支作風(fēng)過(guò)硬、業(yè)務(wù)過(guò)硬、管理過(guò)硬、紀(jì)律過(guò)硬的 總務(wù)管理工作隊(duì)伍。人員的素質(zhì)要達(dá)到以下要求： 一、要有高度的敬業(yè)精神和責(zé)任感 總務(wù)行政工作是非常煩瑣、非常具體的事務(wù)性工作，必須真抓實(shí)干。因此，必須要有高 度的敬業(yè)精神和責(zé)任感，要有敗不餒、勝不驕的精神，要敢于吃苦，勇于奉獻(xiàn)。對(duì)工作 要兢兢業(yè)業(yè)，不計(jì)較個(gè)人得失，不說(shuō)空話，多干實(shí)事。 二、要有良好的品德修養(yǎng) 良好的品德修養(yǎng)是干好總務(wù)行政管理工作的最基本的素質(zhì)，總務(wù)行政部門與錢、物打交 道，必須具有大公無(wú)私的高尚情操，堅(jiān)持原則，秉公辦事。要嚴(yán)格要求，以身作則，不 能近水樓臺(tái)先得月，一定要廉潔奉公，潔身自好，嚴(yán)以律已。 三、要有廣博的知識(shí)和較高的管理才能 現(xiàn)代總務(wù)行政工作對(duì)管理的要求越來(lái)越高，且管理的范圍較廣。因此管理人員必須認(rèn)真 鉆研本職業(yè)務(wù)，對(duì)業(yè)務(wù)要做到精益求精，加強(qiáng)現(xiàn)代管理科學(xué)知識(shí)學(xué)習(xí)。 四、要有敏捷的思維能力 敏捷的思維能力是管理者多謀善斷的基礎(chǔ)，是提高決策組織能力的重要條件，要做到處 理事情，解決問題主意多、辦法多、決心大、行動(dòng)快。 五、要有實(shí)事求是的態(tài)度和創(chuàng)業(yè)精神 實(shí)事求是是搞好總務(wù)行政管理工作的重要原則，無(wú)論想問題、訂計(jì)劃、做工作必須做到 一切從實(shí)際出發(fā)，反映情況要真實(shí)可靠，統(tǒng)計(jì)數(shù)字要嚴(yán)密精確，編制計(jì)劃要符合實(shí)際， 總結(jié)經(jīng)驗(yàn)要尊重事實(shí)，反對(duì)說(shuō)假話、大話、空話、報(bào)喜不報(bào)憂、弄虛作假、欺上瞞下。 第四節(jié) 總務(wù)行政管理職能與職責(zé) 一、總公司資產(chǎn)管理部是全公司總務(wù)行政管理的一級(jí)部門。其基本職能是：總體決策 、宏觀調(diào)控、建章立制、監(jiān)督檢查。 主要職責(zé)是： （一）貫徹執(zhí)行公司有關(guān)方針、政策，建立、健全公司總務(wù)行政管理的各項(xiàng)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn) 、制度、辦法等管理法規(guī)體系。 （二）監(jiān)督檢查全公司總務(wù)行政管理的各項(xiàng)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、制度、辦法等管理法規(guī)執(zhí)行情 況。 （三）指導(dǎo)、規(guī)范全公司土地、房屋建筑物、商用固定資產(chǎn)的接管驗(yàn)收、租賃、轉(zhuǎn)移、 出售、管理跟蹤等事項(xiàng)。 （四）指導(dǎo)、規(guī)范全公司固定資產(chǎn)的管理工作。 （五）負(fù)責(zé)全公司主要自用品的統(tǒng)采工作。 （六）指導(dǎo)、規(guī)范全公司工服、購(gòu)物袋、事務(wù)用家具、印刷品及各類紙張的訂購(gòu)、委 托加工等日常管理工作。 （七）負(fù)責(zé)全公司總務(wù)行政專業(yè)報(bào)表匯總及分析工作。 二、地區(qū)公司總務(wù)行政部門是公司總務(wù)行政管理的二級(jí)部門。其基本職能是按照總 公司的要求，具體管理和指導(dǎo)本公司的總務(wù)行政管理工作。 主要職責(zé)是： （一）貫徹執(zhí)行總公司有關(guān)總務(wù)行政管理的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、制度、辦法，結(jié)合本公司的實(shí) 際情況，制訂具體的實(shí)施細(xì)則，監(jiān)督、指導(dǎo)各門店搞好總務(wù)行政管理工作。 （二）負(fù)責(zé)本公司土地、房屋、固定資產(chǎn)等固定資產(chǎn)的接管驗(yàn)收、使用、修繕、保全管 理。 （三）負(fù)責(zé)本公司房屋、水電能源、供冷、供暖等物業(yè)管理費(fèi)的結(jié)付及核算工作。 （四）負(fù)責(zé)本公司員工的生活管理，指導(dǎo)各門店搞好生活管理工作。 （五）負(fù)責(zé)本公司總務(wù)行政專業(yè)報(bào)表匯總，按時(shí)向總公司資產(chǎn)管理部報(bào)表。 （六）負(fù)責(zé)編制本公司總務(wù)行政管理計(jì)劃。 （七）負(fù)責(zé)本公司其它總務(wù)行政事務(wù)。 三、各門店總務(wù)行政部門是公司總務(wù)行政管理的三級(jí)部門。其基本職能是：按照總公司 和地區(qū)公司的具體要求，落實(shí)、實(shí)施本店的總務(wù)行政管理工作。 主要職責(zé)是： （一）貫徹執(zhí)行總公司和地區(qū)公司有關(guān)總務(wù)行政管理的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、制度、辦法，結(jié)合 本店實(shí)際情況，制定具體的實(shí)施細(xì)則。 （二）負(fù)責(zé)本店土地、房屋、固定資產(chǎn)等固定資產(chǎn)的使用、修繕、保全管理。 （三）負(fù)責(zé)本店房屋、水電能源、供冷、供暖等物業(yè)管理費(fèi)的結(jié)付。 （四）負(fù)責(zé)本店員工的生活管理。 （五）負(fù)責(zé)向地區(qū)公司總務(wù)行政部門填報(bào)本店總務(wù)行政管理動(dòng)態(tài)報(bào)表。 （六）負(fù)責(zé)編制本店總務(wù)行政管理計(jì)劃。 （七）負(fù)責(zé)本店其他總務(wù)行政事務(wù)。 第五節(jié) 總務(wù)行政系統(tǒng)管理圖 第二章 固定資產(chǎn)管理 第一節(jié) 固定資產(chǎn)管理的基本概念 一、固定資產(chǎn)的定義 固定資產(chǎn)，是相對(duì)于流動(dòng)資產(chǎn)而言的，是長(zhǎng)期資產(chǎn)的一種，主要是指企業(yè)為了滿足生產(chǎn) 經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要，所擁有的使用期限超過(guò)一年的房屋、建筑物、機(jī)器、機(jī)械、運(yùn)輸工具 和其他與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的固定資產(chǎn)、器具、工具等，以及單位價(jià)值在規(guī)定的金額以上的 勞動(dòng)資料。 在長(zhǎng)期使用過(guò)程中，仍然保持著原有的實(shí)物形態(tài)及使用效能，而不改變其外部形態(tài)及 屬性，是固定資產(chǎn)的顯著特點(diǎn)。固定資產(chǎn)一般應(yīng)同時(shí)具備兩個(gè)條件，使用年限在一年以 上，單項(xiàng)價(jià)值在規(guī)定限額以上（一般單位按2000元），主要經(jīng)營(yíng)用的機(jī)器固定資產(chǎn)，雖 單項(xiàng)價(jià)值不足規(guī)定限額，但使用年限超過(guò)一年，也應(yīng)列入固定資產(chǎn)。 二、固定資產(chǎn)的分類 對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行合理的分類，是加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理和核算的重要條件。固定資產(chǎn)可以按 經(jīng)濟(jì)用途分類，也可以按使用情況等進(jìn)行分類。 按經(jīng)濟(jì)用途，固定資產(chǎn)可以分為經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn)和非經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn)兩大類。這種分類 ，可以核算和監(jiān)督企業(yè)經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn)和非經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn)的組成和變化情況，考核和 分析企業(yè)固定資產(chǎn)的利用情況，可以促使合理地配置和利用固定資產(chǎn)，充分發(fā)揮固定資 產(chǎn)的生產(chǎn)效能。 按使用情況，固定資產(chǎn)可分為使用中固定資產(chǎn)、未使用固定資產(chǎn)、不需用固定資產(chǎn)和租 出的固定資產(chǎn)。這種分類，可以核算和監(jiān)督固定資產(chǎn)的利用程序，促使企業(yè)有效地提高 固定資產(chǎn)的利用率；同時(shí)，還可據(jù)以計(jì)算折舊。 按所有權(quán)歸屬，固定資產(chǎn)可以分為自有固定資產(chǎn)和租入固定資產(chǎn)。這種分類，可以核算 和監(jiān)督企業(yè)固定資產(chǎn)的來(lái)源情況。 在實(shí)際工作中，可以綜合運(yùn)用上述分類方法，把固定資產(chǎn)分為以下幾類： 1.經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn)。是指正在使用的直接服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的各種固定資產(chǎn)，如 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用的房屋、建筑物、機(jī)器、固定資產(chǎn)、器具、工具等。由于季節(jié)性經(jīng)營(yíng)或大修 理等原因暫時(shí)停止使用的固定資產(chǎn)和替換使用的固定資產(chǎn)，也作為經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn)。 2.非經(jīng)營(yíng)用固定資產(chǎn)。是指正在使用中、不直接服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)過(guò)程的各種固定資產(chǎn) ，如職工宿舍、食堂、浴室、理發(fā)室、醫(yī)院等使用的房屋固定資產(chǎn)和其他固定資產(chǎn)等。 3.租出固定資產(chǎn)。是指企業(yè)租給其他單位使用，并向租用單位收取租金的各項(xiàng)固定資產(chǎn) 。 4.未使用固定資產(chǎn)。是指已完工或已購(gòu)建的尚未交付使用的新增固定資產(chǎn)以及因進(jìn)行改 建、擴(kuò)建等原因暫停使用的固定資產(chǎn)。 5.不需用固定資產(chǎn)。是指本企業(yè)多余或不適用，需要調(diào)配轉(zhuǎn)讓處理的固定資產(chǎn)。 6.土地。是指1951年清產(chǎn)核資和1956年民族工商業(yè)社會(huì)主義改造時(shí)已經(jīng)估價(jià)并單獨(dú)入賬 的土地。以后征用的土地，都不計(jì)價(jià)入賬，不能作為固定資產(chǎn)處理。因征用土地而支付 的補(bǔ)償費(fèi)等計(jì)入與土地有關(guān)的房屋、建筑物的價(jià)值。 7.融資租入固定資產(chǎn)。是指企業(yè)以融通資金的方式租入的固定資產(chǎn)。融資租入的固定資 產(chǎn)，在租賃期滿后，所有權(quán)一般轉(zhuǎn)歸承租企業(yè)，所以，在租賃期內(nèi)，承租企業(yè)應(yīng)視同本 企業(yè)固定資產(chǎn)進(jìn)行核算、管理。 為了加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理和正確計(jì)提折舊，在上述分類下，還需要對(duì)每類中的每一固定資 產(chǎn)項(xiàng)目進(jìn)行明細(xì)核算。固定資產(chǎn)項(xiàng)目是指具有一定用途的獨(dú)立物體，包括其必要的附屬 固定資產(chǎn)或附件。例如，房屋應(yīng)以每一幢房屋連同附屬建筑物及照明固定資產(chǎn)等作為一 個(gè)固定資產(chǎn)項(xiàng)目；生產(chǎn)用機(jī)器及固定資產(chǎn)，以每一獨(dú)立的機(jī)器連同基座和附屬固定資產(chǎn) 、工具、儀器作為一個(gè)固定資產(chǎn)項(xiàng)目。各項(xiàng)固定資產(chǎn)、工具、用具等固定資產(chǎn)項(xiàng)目都應(yīng) 加以編號(hào)并在固定資產(chǎn)實(shí)物標(biāo)明其號(hào)碼。在填制固定資產(chǎn)收發(fā)、調(diào)撥、內(nèi)部轉(zhuǎn)移、清理 報(bào)廢等業(yè)務(wù)的憑證登記固定資產(chǎn)明細(xì)帳時(shí)，都要注明固定資產(chǎn)項(xiàng)目的編號(hào)，以免互相混 淆，也便于查考。 北京華聯(lián)固定資產(chǎn)大概分以下七類：①土地、房屋及建筑物；②商用固定資產(chǎn)（銷售用） ；③專用固定資產(chǎn)（特定部門使用）；④電器及通訊固定資產(chǎn)；⑤交通運(yùn)輸工具；⑥辦公固 定資產(chǎn)、家具用具；⑦其他。 為了統(tǒng)一分類口徑，便于管理，公司制訂了《北京華聯(lián)固定資產(chǎn)分類代碼》，各單位必須 嚴(yán)格遵循，不能各行其事，對(duì)于不合理的分類由公司統(tǒng)一變動(dòng)。 三、固定資產(chǎn)的計(jì)價(jià) 各種固定資產(chǎn)，應(yīng)根據(jù)規(guī)定按照其來(lái)源確定其原價(jià)。 1.對(duì)于購(gòu)入的固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價(jià)=購(gòu)買價(jià)+包裝費(fèi)+運(yùn)輸費(fèi)+安裝費(fèi)等 2.對(duì)于自行建造的固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價(jià)=建造過(guò)程中的所有實(shí)際支出 3.對(duì)于其他單位投資轉(zhuǎn)入的固定資產(chǎn)。 （1）當(dāng)評(píng)估值小于原價(jià)時(shí)： 固定資產(chǎn)原價(jià)=投出單位的帳面原價(jià) 固定資產(chǎn)凈值=評(píng)估確認(rèn)的價(jià)值 （2）當(dāng)評(píng)估價(jià)值大于原價(jià)時(shí)： 固定資產(chǎn)原價(jià)=評(píng)估確認(rèn)的價(jià)值 4.對(duì)于融資租入的固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價(jià)=固定資產(chǎn)價(jià)款+運(yùn)輸費(fèi)+保險(xiǎn)費(fèi)+安裝調(diào)試費(fèi)等 5.對(duì)于改建、擴(kuò)建的固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價(jià)=固定資產(chǎn)改建擴(kuò)建前價(jià)值+改建擴(kuò)建中的實(shí)際支出- 改建擴(kuò)建中的變價(jià)收入 6.對(duì)于盤盈的固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價(jià)=固定資產(chǎn)重置完全價(jià)值 重置完全價(jià)值是指在某一時(shí)間重新購(gòu)建該固定資產(chǎn)，根據(jù)當(dāng)時(shí)生產(chǎn)條件和市場(chǎng)情況所需 要的全部支出。 7.對(duì)于捐贈(zèng)的固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價(jià)=根據(jù)固定資產(chǎn)的發(fā)票、報(bào)關(guān)單、國(guó)內(nèi)市價(jià)以及國(guó)際市場(chǎng)價(jià)格等確定 8.對(duì)于借款購(gòu)建的固定資產(chǎn)。 固定資產(chǎn)原價(jià)=購(gòu)建價(jià)+購(gòu)建期內(nèi)借款利息+外幣折合差額 固定資產(chǎn)的計(jì)價(jià)原則是由國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的，企業(yè)通過(guò)各種方式取得固定資產(chǎn)時(shí)，都必須 按照國(guó)家規(guī)定的固定資產(chǎn)計(jì)價(jià)原則。按照固定資產(chǎn)的原始價(jià)值或重置完全價(jià)值計(jì)價(jià)入賬 。對(duì)于企業(yè)已經(jīng)入帳的固定資產(chǎn)，除發(fā)生...
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