7.2.2 合同評審控制程序(doc)
|1. 目的： | |對每一份合同或訂單進行評審，以求使用戶的要求能被本公司有關(guān)部門準確理解并保 | |證實施。 | |2. 適用范圍： | |適用于本公司所有產(chǎn)品銷售合同或訂單的評審。 | |職責： | |3.1總經(jīng)理負責批準特殊合同及發(fā)生金額在10萬元以上常規(guī)合同； | |3.2采購業(yè)務部部長負責： | |3.2.1 監(jiān)督和領(lǐng)導合同評審工作； | |3.2.2 監(jiān)督銷售合同的實施。 | |3.3 采購業(yè)務部負責： | |3.3.1 與客戶洽談業(yè)務； | |3.3.2 組織合同評審； | |3.3.3 跟蹤落實所簽訂的銷售合同。 | |3.4 各有關(guān)部門配合采購業(yè)務部做好合同評審工作。 | |4. 定義：無 | |5．工作程序： | |5.1 合同的接受： | |5.1.1 業(yè)務員與客戶簽訂的書面協(xié)議； | |5.1.2 客戶的電話、傳真等； | |5.1.3 口頭的初步協(xié)議。 | |5.2 擬定合同草案： | |銷售業(yè)務員與客戶根據(jù)洽談結(jié)果及雙方意向，擬定合同草案，內(nèi)容包括： | |5.2.1 銷售產(chǎn)品名稱、型號、數(shù)量、包裝、規(guī)格、運輸及交付方式、日期等； | |5.2.2 產(chǎn)品單價、運輸、貯存及交付費用，付款方式等； | |5.2.3 產(chǎn)品技術(shù)及質(zhì)量要求； | |5.2.4 客戶特殊要求； | |5.2.5 違約責任； | |5.2.6 其它須確定之事項； | |5.2.7 采購業(yè)務部業(yè)務員應將擬定的合同草案及時回傳給采購業(yè)務部。 | |5.3 合同評審工作應在正式簽訂合同之前進行，且每份合同都要進行評審。 | |5.4 合同分類： | |5.4.1 無特殊要求且技術(shù)上能夠滿足客戶需求的合同為常規(guī)合同； | |5.4.2 客戶有特殊技術(shù)要求的、不是本公司常規(guī)產(chǎn)品的合同或現(xiàn)有生產(chǎn)條件無法滿足 | |客戶要求的合同為特殊合同。 | |5.5合同評審： | |5.5.1常規(guī)合同的評審： | |無特殊要求且發(fā)生金額在10萬元以下的常規(guī)合同由采購業(yè)務部部長與生產(chǎn)部部長會簽 | |，作為合同評審的結(jié)論，經(jīng)采購業(yè)務部蓋章即可生效。 | |無特殊要求且合同發(fā)生金額在10萬元以上的常規(guī)合同由總經(jīng)理批準，經(jīng)采購業(yè)務部蓋 | |章即可生效。 | |5.5.2 特殊合同的評審： | |特殊合同由采購業(yè)務部填寫《會議通知單》發(fā)生產(chǎn)部、工程部等部門，進行會議評審， | |特殊合同評審的內(nèi)容包括： | |本公司的技術(shù)力量是否能保證合同要求； | |生產(chǎn)能力是否能保證合同要求； | |質(zhì)量體系及檢驗設備是否能保證合同要求； | |交付時間是否能得到保證； | |包裝要求的保證能力等； | |合同各條款是否具有法律效力。 | |5.5.3 合同評審應對合同每一條款進行確定，如存在不確定條款應由采購業(yè)務部會同 | |有關(guān)部門與客戶協(xié)商解決，并簽訂補充協(xié)議； | |5.5.4經(jīng)評審后的合同應確保： | |各項要求都有明確規(guī)定并形成文件； | |任何不確定的條款都已得到解決，雙方理解達到一致； | |本公司有滿足合同的能力。 | |5.5.5合同評審會議應確定是否需要制訂《質(zhì)量計劃》； | |5.5.5經(jīng)評審后的合同應有明確的結(jié)論，并簽署在《合同評審表》上，且各部門也應在該| |表上簽定意見； | |5.5.6采購業(yè)務部將評審后的《合同評審表》及合同報總經(jīng)理批準后，采購業(yè)務部蓋章即| |可生效。 | |5.5.7參加合同評審會議的人員必須簽到； | |5.5.8采購業(yè)務部做好會議記錄。 | |5.6合同管理： | |5.6.1 所有草簽的合同應登記，可不編號； | |5.6.2通過評審的合同及《合同評審表》，采購業(yè)務部應統(tǒng)一編號； | |5.6.3采購業(yè)務部將合同及《合同評審表》進行分類、歸檔，并加以妥善保管。 | |5.7 合同的更改 | |5.7.1 合同更改的前提： | |客戶要求更改； | |本公司由于不可抗拒的原因需對合同進行修改。 | |5.7.2 客戶要求更改合同的實施： | |a.采購業(yè)務部接到客戶要求更改合同的通知后，將客戶的要求記錄在《合同更改通知單| |》上，得到客戶確認后，呈廠務經(jīng)理或總經(jīng)理批準； | |b.合同更改得到廠務經(jīng)理或總經(jīng)理批準認可后，采購業(yè)務部將顧客確認的《合同更改通| |知單》復印留底后傳至相關(guān)部門； | |c.各部門按 《合同更改通知單》對本部門的工作實施更改。 | |5.7.3本公司要求更改合同的實施： | |a.本公司由于不可抗拒的原因無法履行合同時，采購業(yè)務部應先用電話與客戶聯(lián)系， | |取得客戶同意后，填寫《合同更改通知單》以適當?shù)姆椒▊鬟f給客戶，要求客戶蓋章后 | |寄回本公司； | |b.采購業(yè)務部復印留底后將顧客確認的《合同更改通知單》發(fā)放各相關(guān)門； | |c. 各部門按《合同更改通知單》對本部門的工作實施更改； | |5.8 非正式合同的管理： | |5.8.1 對于口頭、電話等訂單，采購業(yè)務部應在《口頭、電話合同登記表》上記錄并復 | |述記錄內(nèi)容給客戶，以確認登記內(nèi)容的正確性，客戶確認后，記錄人確認，并報采購 | |業(yè)務部部長審核后在意見欄內(nèi)注明確認意見后按合同分類進行評審。評審程序同上。 | |5.8.2 對有特殊要求的口頭、電話合同，亦應按5.5.2-5.5.6條款進行評審。 | |5.9合同的發(fā)放： | |5.9.1采購業(yè)務部將生效的合同的復印裝訂成冊后，填寫《計劃生產(chǎn)任務通知單》發(fā)給生| |產(chǎn)技術(shù)部，作為生產(chǎn)部編制生產(chǎn)計劃的依據(jù)； | |5.10采購業(yè)務部應按《文件控制程序》做好合同及《合同更改通知單》的發(fā)放工作。 | |5.11合同實施的監(jiān)督: | |5.11.1合同簽訂后,采購業(yè)務部應跟蹤檢查所簽訂的銷售合同的實施,并把檢查、執(zhí)行 | |、變更等內(nèi)容的總體情況記錄在《合同登記表》上； | |5.11.2 財務部做好資金回收的監(jiān)督管理工作； | |5.11.3 采購業(yè)務部部長亦應做好銷售合同實施的監(jiān)督工作以保證合同的執(zhí)行。 | |相關(guān)文件和記錄： | |BF/QJ-024 《合同評審記錄》 | |BF/QJ-025 《電話、口頭訂單登記表》 | |6.3 BF/QJ-026 《合同登記表》 | |批準 | |審核 | |編制 | | |日期 | |日期 | |日期 | |
7.2.2 合同評審控制程序(doc)